pp商务信函签名.docx

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pp商务信函签名

p.p.商务信函签名

　　篇一：

商务信函

　　第1节商务信函的布局

　　当写一封商务信函时，你需要遵守一定的标准格式。

通常来说，一封商务信函应该有以下七个主要部分组成：

信头，日期，封内名称和地址，称呼，正文，结尾敬辞，签名。

但是根据信件的不同类型，还可能包含以下内容比如，编号，经办人，主题，附件，抄送和附言。

1.主要部分

　　信头

　　信头通常放在信笺上部中央。

信头包括发信人公司名称，地址，电话号码，电报、电传地址传真号，网址，甚至电子邮件地址等信息。

　　日期

　　日期放在信头最后一行的下面几行。

注明日期时，需注意以下几点：

　　信内名称和地址

　　这一部分指收信人的姓名和地址，包括的信息应按以下顺序排列：

　　1）收信人的姓名和头衔

　　2）收信人的公司名称

　　3）公司名称和门牌号，街道名称和号码

　　4）区/镇/市名

　　5）国家/州/省的名称以及邮政编码

　　6）国家名称

　　当写信内名称和地址时，可以参考以下信息：

　　?

为了表示你的礼貌，可以在收信人的名字前面加诸如先生，女士，小姐等尊称。

?

如果收信人的名字不知道，你可以称呼他为销售经理，副总，总裁等官方头衔。

?

信内名称和地址的例子：

　　称呼

　　每封信通常以称呼开始，根据发信人和收信人的关系以及信函的正式程度，称呼是不同的。

　　?

如果信是写给个人的，在名字前面加礼貌用语。

比如：

亲爱的史密斯先生，亲爱的珍小姐，亲爱的琼斯女士。

有时，一些特别的称呼也可以用作问候语。

“亲爱的”这个词用在收信人的姓前面，比如亲爱的帕克教授或者亲爱的克林顿博士

　　?

如果收信人的姓名和性别不知道或者这封信更正式一点的话，可以使用“DearSir”,“DearSirs”,“DearSirorMadam”,或者“ToWhomItMayConcern”。

但是美国人通常使用“Gentlemen”而不是“DearSirs”。

　　?

美国人写信时，通常在称呼后面加冒号，而英式写法则用逗号代替。

　　DearMissJane:

　　DearMissJane,

　　正文

　　这是一封信里最重要的一部分。

在这一部分需要给收信人传递一些信息，开始写之前，应该注意以下两点：

　　写这封信的目的是什么？

　　呈现这封信最好的方式是什么？

　　写信时，你应该把写好商务信函的七条原则记住，这七条原则将在第二部分做详细说明。

你最终的目的就是使你的信更专业，清楚，正确并且容易理解。

　　结尾敬语

　　这部分不过是以礼貌的方式结束信件，以下是商务信函中最常用的结尾敬语。

　　签名是指写信人的签名或者签写信人代表的公司名。

签名通常包括以下内容：

　　1）写信人代表的公司名称

　　2）写信人手签

　　3）打印签名

　　4）写信人工作职位

　　2.可选部分

　　以上提到的七部分是商务信函的必要部分。

根据不同的目的，一封信也可能包括以下一个或几个方面：

　　编号

　　编号可以使回复与先前的通信相联系，并确保它们可以及时到达正确的人或部门。

它可以避免处理信件时的误解和麻烦。

编号可以采用以下三种方式：

　　?

当一个公司给另一公司写信时，编号通常在信头上注明“Ourref.”or“Yourref.”?

编号可以作为回信首段的一部分，比如：

　　“Thankyouforyourletter,referenceAB01,of4May……”感谢您五月四号发来的编号为AB01的信件。

　　?

编号可以在主题中出现。

如：

　　DearSir,Thankyouforyourletterof4May.

　　注意项

　　当给一个机构写信但作者希望信被转给某一个人或某一部门处理时，经办人是必要的。

它通常放在封内名称和地址与称呼之间，并标下划线。

可以使用“Attention:

”,“Attentionof”,or“FortheAttentionof”这样的表达方式。

然而，如果你知道收信人的姓名，就把收信人的名字直接写在封内名称和地址的首行，避免用注意项。

比如：

　　标题

　　有两种类型的标题：

主标题和段落标题。

　　?

主标题

　　这种标题放在称呼语的下面并标下划线。

它可以帮助确保信函及时传递到正确的收信人或部门。

如果来信含有标题，你最好在回信时使用它以便提醒发信人。

如果你要开始一个通信，使用标题可以由同一主题引出许多信件。

?

段落标题

　　标题放在每一段的段首来表明这一段要解决的问题。

段落标题都用大写字母，其后用句号（有些人更喜欢用冒号或者破折号）来将标题和内容间隔开。

段落标题可能有用，但是最好是一封信只涉及一个主题，因为涉及不同主题的信需要由不同部门或个人办理。

　　比如：

　　我们希望确认一下我们在过去两个月内相互通信达成的条款规定。

　　付款条款：

通过以我方为受益人的、保兑的、不可撤销的、采用即期汇票的信用证付款，信用证必须在装运期前一个月到达我方。

　　装运条款：

必须在六月底之前装运，禁止转运和分批装运。

　　包装条款：

货物包装在纸箱里，用柔软材料衬着,每箱装10小包。

　　代理人签署

　　“PerPro.”是拉丁语perprocurationemde的缩写，意为“代理”。

严格来说，只有合伙人有权签他公司的名，但是为了方便，也可通过授权书将签署权授予一位负责的职员，不过授权签署也有来自习惯的。

在任何一种情况下，代理人可用“perprocurationem”或者“perpro.”,有时直接缩写为“”的形式进行签署。

比如：

　　PerPro.ChinaNationalImport&ExportCorporation

　　Signature

　　经办人代号

　　经办人代号由口述信件的人和秘书或打字员的首字母组成。

首字母通常要大写并放在签名的下方靠左边缘。

这两部分由冒号或斜杠分开。

例如：

　　DS/alDS:

al

　　附件

　　如果信件里含有附件，在左下方标注“Enclosure”或简写“Enc.”or“Encl.”如果不止一份附件，最好标注附件的数量，下面是几个例子：

　　Enclosure

　　Encls.2pricelistsand1catalogue

　　Enc.BillofLading

　　抄送

　　有两种类型的副本标记，第一种是在收到信函副本的人的名字前面加“cc”or“cc:

”标注。

因为现在大多数副本都是影印的，许多人使用CXorPC来标记。

这种标记打印在原件和副本上。

　　Thesecondtypeofcopynotationisspecifiedonthecopyonlybytheabbreviation“bcc”andtherecipient’sname.Nooneotherthantherecipientofthe“bcc”andyouwillknowheorherhasreceivedacopyoftheletter.第二种标记方法是只有在副本上出现简写的“bcc”加上收信人姓名，这样只有该收信人和你知道他或她已经收到信的副本。

　　抄送在信中可采用以下形式：

　　ccThesalesmanager

　　CXMissJones

　　bccMr.SmithClinton

　　附言

　　附言通常用于以下情况：

　　1）补充说明信件中被疏忽的内容，应该尽量避免出现这种情况。

　　2）许多主管偶尔手写添加一些附言使得信更有亲切感。

　　3）在写销售信时，作者经常把最后的有力的论据放在附言中加以强调。

　　例如：

　　附言……7月12日在年度销售会议上与贵方见面。

　　附言……这种玩具很畅销，在2008年顾客评价中知名度最高。

　　3.边距

　　边距对于给读者留下好的视觉印象非常重要，边距应该产生好的画面效果，左右边距通常为30毫米，简要的信函的边距可以宽至34毫米。

　　4.第二页的写法

　　除了销售信以外，商务信函通常只写一页，但是有时信息太复杂也可包含两页或多页。

当你需要写的内容超过一页时，第二页的信头可采用如下形式，内容包括收信人姓名，日期，页码。

比如：

　　TheOrientalTradingCo.,Ltd.June6,2008

　　-Page2-TheUniversalTrading,2009

　　“-tobecontinued-”（待续）这一短语可以加在第一页页尾的右侧，第二页纸张的质量、尺寸和颜色要与第一页一致。

　　第2节商务信函的格式和信封的写法

　　有几种可接受的商务信函写作格式，其中三种格式是最常使用的：

缩格式、平头式和半平头式（或混合式）。

　　1.商务信函的格式

　　缩格式

　　信内名称地址部分每行都比上一行缩进3到5个空格，正文部分每一段的第一行也要缩进3到5个空格。

第二章中Letter-2就是采用这种格式。

　　平头式

　　在这种形式下，每一行都从左边空白边缘写起，但是有时信头可以放在中间。

段落之间有加一空行。

这种风格更加受欢迎，因为它使信件看起来更加平衡，更容易打字。

第二章中Letter-2就是采用平头式。

　　半平头式（混合式）

　　它是上述两种风格的混合形式。

信内名称和地址部分用平头式，正文中每一段的第一行用缩格式或者反过来。

第二章中Letter-2就是采用这种混合格式。

　　2.信封地址的写法

　　通常来说，发信人的姓名和地址放在信封的左上方，收信人的姓名和地址放在信封中央。

信封上的地址可以用两种形式来写：

缩格式和平头式。

内容和风格要与信内名称和地址相一致。

　　平头式:

　　缩格式:

　　以下几种情形下，信封地址需要加入特别标记：

　　?

如果信件是通过中间人而不是邮政系统传递给收信人，中间人名字后需加“Kindnessof”,“Bycourtesyof”,“Byfavorof“or“Withfavorof”类似的语句。

　　DrWilliamBrown…………………收信人名字

　　KindnessofProf.WaterSnow….…中间人名字

　　?

如果信件是先邮寄给中间人，然后由中间人转交给收信人时，中间人的姓名和地址

　　前需加“C/O”类似的语句。

　　Mr.ParkDavis……………………收信人名字

　　C/OMr.Wood…………………….中间人名字

　　200DoswellAvenue………………中间人的地址

　　…

　　USA

　　?

当要寄介绍信时，信封的左上方会注明“IntroducingMr.…”,

　　“Tointroduce…”或者“Recommending…”等类似的语句。

　　?

诸如“个人的”、“机密的”、“私人的”、“立即”、“紧急的”等词语也可标注于信封

　　左下方来表明信函的性质。

　　第3节商务信函的写作原则

　　一封好的商务信函可以留给读者好的印象并且带来更多的商业机会。

因此，掌握商务写作技巧非常重要。

你必须牢记以下几个原则，这些原则可以总结为7C，就是清楚，简洁，具体，正确，礼貌，完整和周到。

　　1.清楚

　　要确保你的信足够清楚而不被误解，模棱两可的信息可能给双方带来麻烦，而双方进一步的解释会浪费宝贵时间。

因此，当你能确定需要表达什么时，要用简单、普通的词汇直截了当地表达出来。

　　2.简洁

　　简洁是指用尽可能少的语言表达你的观点。

一方面，应该避免使用长句，多使用简短的词和句子。

另一方面，应该避免使用过时的词和行话。

　　有时你要写一封长信，好的做法是把信分为几段，每一段表达一个主要观点。

　　3.具体

　　商务写作应该具体明确而不应该笼统概括，特别是当作者需要回信，解决问题，发盘或接受时。

你应该使用明确的事实、数字和时间来强调具体性。

　　4.正确

　　正确的语法，标点和拼写是商务写作中基本的要求。

另外，当你要给出涉及日期、规

　　篇二：

27种常用英文商务信函

　　27种常用英文商务信函

　　1请求建立商业关系

　　RogersChemicalSupplyCo.Omaha8,NebGentlemen:

WehaveobtainedyournameandaddressfromAristoShoes,Milan,andwearewritingtoenquirewhetheryouwouldbewillingtoestablishbusinessrelationswithus.Wehavebeenimportersofshoesformanyyears.Atpresent,Weareinterestedinextendingour,rangeandwouldappreciateyourcataloguesandyourpricesarecompetitivewewouldexpecttotransactasignificantvolumeofbusiness.Welookforwardtoyourearlyreply.

　　Verytrulyyours自米兰职权里斯托鞋类公司取得贵公司和地址，特此修函，祈能发展关系。

多年来，本公司经营鞋类进口生意，现欲扩展业务范围。

盼能惠赐商品目录和报价表。

如价格公道，本公司必大额订购。

烦请早日赐复。

此致

　　2.回复对方建立商业关系的请求

　　Thankyourforyourletterofthe16thofthismonth.Weshallbegladtoenterintobusinessrelationswithyourcompany.Incompliancewithyourrequest,wearesendingyou,underseparatecover,ourlatestcatalogueandpricelistcoveringourexportrange.Paymentshouldbemadebyirrevocableandconfirmedletterofcredit.Shouldyouwishtoplaceanorder,pleasetelexorfaxus.本月16日收到有关商务关系的来函，不胜欣喜。

谨遵要求另函奉上最新之出口商品目录和报价单。

款项烦请以不可撤销保兑之信用状支付。

如欲订货，请电传或传真为盼。

此致敬礼

　　3.请求担任独家代理

　　Wewouldliketoinformyouthatweactonasoleagencybasisforanumberofmanufacturers.WespecializeinfinishedcottongoodsfortheMiddleeasternmarket:

Ouractivitiescoveralltypesofhouseholdlinen.Untilnow,wehavebeenworkingwithyourtextilesdepartmentandourcollaborationhasprovedtobemutuallybeneficial.Pleaserefertothemforanyinformationregardingourcompany.WeareveryinterestedinanexclusivearrangementwithyourfactoryforthepromotionofyourproductsinBahrain.Welookforwardtoyourearlyreply.`本公司担任多家厂家的独家代理，专营精制棉织品，包括各灯家用亚麻制品，行销中东。

与贵公司向有业务联系，互利互作。

贵公司纺织部亦十分了解有关业务合作之情况。

盼望能成为贵公司独家代理，促销在巴林市场的货品。

上述建议，烦请早日赐复，以便进一步联系合作。

此致敬礼

　　4.拒绝对方担任独家代理

　　Thankyouforyourletterof1Septembersuggestingthatwegrantyouasoleagencyforourhouseholdlinens.Iregrettosaythat,atthisstage,suchanarrangementwouldberatherpremature.Wewould,however,bewillingtoengageinatrialcollaborationwithyoucompanytoseehowthearrangementworks.Itwouldbenecessaryforyoutotestthemarketforourproductsatyouend.Youwouldalsohavetobuildupamuchlargerturnovertojustifyasoleagency.Weenclosepricelistscoveringalltheproductsyouareinterestedinandlookforwardtohearingfromyousoon.9月1日

　　有关建议担任家用亚麻制品独家代理的来信收悉。

谨致衷心谢意。

目前时机尚未成熟，不能应允该安排深感抱歉。

然而，本公司乐意与贵公司先试行合作，为今后合作打下基础。

为证明担任独家代理的能力，贵公司宜上述货品作市场调查，研究是否可扩大现有之营业额。

奉上该货品之报价单，敬希查照。

专此候复。

此致敬礼

　　5.同意对方担任独家代理

　　Thankyouforyourletterof12Aprilproposingasoleagencyforourofficemachines.Wehaveexaminedourlongand,Imustsay,mutuallybeneficialcollaboration.WewouldbeverypleasedtoentrustyouwiththesoleagencyforBahrain.Fromourrecords,wearepleasedtonotethatyouhavetwoserviceengineerswhotooktrainingcoursesatourMilanfactory.thesoleagencywillnaturallybecontingentonyoumaintainingqualifiedaftersalesstaff.Wehavedrawnupadraftagreementthatisenclosed.Pleaseexaminethedetailedtermsandconditionsandletusknowwhethertheymeetwithyourapproval.Onapersonalnote,ImustsaythatIamdelightedthatweareprobablygoingtostrengthenourrelationship.IhaveverypleasantmemoriesofmylastvisittoBahrainwhenyouentertainedmesodelightfully.IlookforwardtoreciprocatingonyournextvisittoMilan.Myverybestwishestoyouandyourwife.4月12日建议担任为公室器具之独家代理来信已经收悉。

过去双方合作皆互利互助，能获您的眷顾作我公司于巴林的独家代理，殊感荣幸。

据知您公司两服务技师曾到我公司米兰工厂受训。

相信您公司在取得代理权后，仍会继续注重合格售后服务人员的训练。

现随信附上协议草稿，请查实各项条款，惠复是盼。

能加强业务，我亦感到欣喜，前次到访巴林，蒙盛情款待，不胜感激。

祈盼您莅临米兰时，容我一尽地主之谊。

此致敬礼

　　6.借引荐建立业务关系

　　Atthebeginningofthismonth,IattendedtheHarrogatetoyfair.Whilethere,IhadaninterestingconversationwithMr.DouglasGageofEdutoysplcaboutselectinganagencyforourteachingaids.Douglasdescribedyourdynamicsalesforceandinnovativeapproachtomarketing.Heattributedhisowncompany’ssuccesstoyourexcellentdistributionnetworkwhichhasservedhimforseveralyears.WeneedanorganizationlikeyourstolaunchourproductsintheUK.Ourteachingaidscoverthewholefieldofprimaryeducationinallsubjects.Ourpatented‘Matrix’mathapparatusisparticularlysuccessful.YoumayhavereservationsaboutAmericanteachingaidssuitingyourmarket.ThisisnotaproblemsincewehaveacompleterangeofBritishEnglishversions.IencloseanillustratedcatalogueofourBritishEnglisheditionsforyourinformation.Pleaseletmehaveyourreactionstothematerial.IshallbeinLondondur