上班族完美英文Email 轻松写.docx

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上班族完美英文Email轻松写

Unit1询问信（inquiry）和请求信（request）

询问信

DearJason,

IhopeyouhadagreatvacationlastweekinParis.Ilookforwardtohearingaboutitwhenyougetachance.IplantogotoPariswithmywifenextsummer.

Couldyoupleaseletmeknowwhenthenewversionofyourdesktoppublishingsoftwarewillbereleased?

Weareeagertopurchasethenewversionandarehopingitwillbeavailablesoon.

Thankyou,Jason,andIlookforwardtohearingfromyousoon.

Regards,

JeffLee

PurchasingManager

ElectronicPublishingInc.

（501）999-8800

写作步骤：

1.问候（greet）

2.询问近况（inquireaboutwell-being）

3.讲述需求（saywhatyouneed）

4.讲述需求原因（saywhyyouneedit）

5.感谢对方（并提供协助）（thankthereaderandofferassistance）

6.结尾（close）

词汇资料库

Preparefor/goonaclientvisit/asalescall

Preparefor/goto/participateinaconferencecall

Preparefor/attend/rehearse/goto/give/createapreparation

Preparefor/attend/goto/participateinameeting

Create/writeareport

惯用语资料库

情况

惯用语

例句

询问近况

Ihope（something）wentwell.

Howis/was（something）?

Ihopeyourweekendwentwell.

Howisbusiness?

讲述需求

Couldyouplease（dosomething）by/before（time）?

（Someone）am/areinterestedin（doingsomething）andwouldliketoknow（something）by/before（time）?

Woulditbepossibleforyouto（dosomething）by/before（time）?

Iwouldappreciateitifyoucould（dosomething）by/before（time）?

CouldpleasesendmethelatestsalesnumbersbyFriday?

WeareinterestedinbuyingyoursoftwareandwouldliketoknowthefollowingbyFriday?

WoulditbepossibleforyoutosendmethesalesreportbyFriday?

IwouldappreciateitifyoucouldsendmethesalesreportbyFriday?

讲述需求原因

（Someone）want（s）to（dosomething）

（Someone）need（s）to（dosomething）

（Someone）plant（s）to（dosomething）by/before（time）

（Someone）wouldliketo（dosomething）by/before（time）

Wewanttopurchasethesoftwarenextmonth.

Ineedtheinformationtoevaluatethesoftware.

Weplantobuythesoftwarebynextweek.

Iwouldliketosendthereporttotheclientbefore5:

00PM.

感谢对方并提供协助

Thankyou,（someone）,andIlookforwardtohearingfromyousoon.

Thanks,（someone）.Iappreciate（something）.

Thankyou,（someone）,andletmeknowifyouneed（something）.

Thankyou,John,andIlookforwardtohearingfromyousoon.

Thanks,John.Iappreciateyourhelp.

Thankyou,John,andletmeknowifyouneedanyfurtherinformation.

问候语

针对只有一位读者的问候语

情况

问候语

例句

正式书信

DearMr.（familyname）

DearMrs.（familyname）

标准商用书信

Dear（firstname）

（firstname）

非正式书信

（firstname）

Hi（firstname）

Hello（firstname）

针对2位以上读者的问候语

情况

问候语

例句

正式书信

DearMr.（familyname）andMrs.（familyname）

DearMessers（familyname）and（familyname）

DearMses（familyname）and（familyname）

标准商用书信

Dear（firstname）and（firstname）

非正式书信

DearEveryone

DearColleagues

DearTeamMembers

在用“DearMr./Mrs.”时，记得要用对方的姓或全名：

DearMr.RobertTolmasoff

DearMr.Tolmasoff

单数复数

Mr.Messers

Mrs.Mesdames

MissMisses

Ms.MsesorMss

特殊情行的问候语

情况

问候语

例句

未知的读者

DearSir/Madam

Dear（title）

推荐信或公开信

ToWhomItMayConcern

应避免的问候语：

DearBoth,DearSirs,DearLadiesandGentlemen,Dears,DearBoss

正确使用问候语的4个技巧：

1.在问候语之后，记得使用逗号或冒号，冒号会比逗号更正式；

2.在问候语中，除了“and”，每一个词的首字母都要大写；

3.在不同的情况下使用不同的问候语；

4.在当前的商业书信中，“dear”的使用频率已大幅降低，愈来愈常见的是直接使用对方的名。

结尾词

情况

结尾词

正式书信

Sincerelyyours

Yourstruly

标准商用书信

Bestregards

Regards

Sincerely

非正式书信

Cheers

Ciao

Noclosing

正确使用结尾词的3个技巧：

1.在结尾词之后，一定要使用逗号；

2.只有第一个字的前缀要大写；

3.不同情况使用不同结尾词。

请求信

Frank,

IamaseniorauditorfromcorporateheadquartersinSeattle.CouldyoupleasesendthefollowinginformationbyFriday?

Ineedtheinformationtopreparefortheauditnextweek.

1.Openaccountbalancestatement

2.Listofallsuppliers

3.Payrollbreakdownbydepartment

Thankyou,Frank,andIlookforwardtomeetingyounextweek.

Regards,

LynnWashburn

SeniorAuditor,Supercompany

206-209-5571

对不熟悉的人写请求信的步骤：

1.问候

2.表明自己身份（saywhoyouare）（用于之前没有联系过的人）

3.简述自己公司（describewhatyourcompanydoes）（用于第一次写信给对方）

4.陈述请求（statewhatyouneed）

5.需求期限（saywhenyouneedit）

6.感谢对方（并提供协助）（thankthereaderandofferassistance）

7.结尾

词汇资料库

Manufacture/produce:

mobilephones,computers,storagedrives,consumergoods,clothes

Provide/offer:

marketingservices,softwaresolutions,managementtraining,consultingservices,investmentadvice,shippingservices,healthinsurance

Design:

softwaresolutions,mobilephones,computers,storagedrives,clothes

惯用语资料库

情况

惯用语

例句

表明自己身份

Iam（title）from（company）

Iam（company’stitle）

Iam（title）from（location）

IamanaccountdirectorfromSupercompany

IamSupercompany’saccountdirector.

IamanaccountdirectorfromtheSingaporeoffice.

简述自己公司

（Someone）specializesin（doingsomething）.

（Someone）is/arealeaderin（doingsomething）

（Someone）provides（typeofservice）to（typeofclient）

Wespecializeinpublishinge-books.

Wearealeaderinpublishinge-books.

ElectronicBookLtd.providese-bookspublishingservicestowriters.

注意：

一般e-mail的发件人一栏和签名档，都会出现姓名，故在表明自己身份时，记得要加上职位。

如果你身在知名的大公司，可以省去“简述自己的公司”这一部分。

避免过多缩写和首字母缩写。

Unit2确认信（acknowledgement）

DearMr.Hollins,

IamthetrainingmanagerforRealPeople,atemporaryplacementagencylocatedinShanghai,China.WearetheleaderintemporaryplacementservicesinShanghai.

Wearelookingforaconsultingcompanytohelpusbecomemoreefficient.Couldyousendusyourlatestbrochuredetailingyourcompany’sservicesbyMonday,sowecandecidewhichconsultingcompanyisbestforus?

Thankyou,Mr.Hollins,andifyouhaveanyquestions,pleasedonothesitatetocontactme.

Regards,

JasonWang

HumanResourcesManager,RealPeople

33F128XinhaiRoad,Shanghai,China

Acknowledgement

DearMr.Wang,

Thankyouforrequestinginformationaboutourconsultingservices.

Thebrochureisnotyetavailable.Itshouldbeavailablenextweek.Whenthebrochureiscomplete,wewillsendacopytoyouraddressinShanghai.Inthemeantime,ifyouwouldliketolearnmoreaboutwhatwedoandwhatourclientssayaboutourservice,werecommendyouvisitourwebsiteat.

Thankyouagain,Mr.Wang,andifyouhaveanyquestions,pleasedonothesitatetocallorwrite.Mycontactinformationislistedinmysignaturebelow.

Bestregards,

JimWu

SeniorManager,XYZConsulting

（504）321-8789

写确认信的步骤：

1.问候

2.表达谢意（thankthewriterforinquiriesandorders）

3.陈述情况（statethesituation）

4.讲述未来工作（saywhatwillhappen）

5.给予替代建议（givesuggestionsforalternatives）

6.提供协助（offerassistance）

7.讲述联系方式（sayhowyoucanbecontacted）

8.结尾

词汇资料库

Useourwebsite/thenewversion/theonlineguide/theoldsoftware/lastyear’sforecast/anotherdiskdrive

Visitourwebsite/ourretailstore

Order/purchasethenewversion/theoldsoftware/anotherdiskdrive

Readourwebsite/theuseragreement/theonlineguide/lastyear’sforecast

Purchasethenewversion/

Downloadthenewversion/theuseragreement/theoldsoftware/lastyear’sforecast

惯用语资料库

情况

惯用语

例句

表达谢意

Thankyoufor（something）

Thankyoufor（doingsomething）

Thankyouforrequesting（something）

Thankyouforyourinquiry.

Thankyoufororderingthelatestversionofourdesignsoftware.

Thankyouforrequestinginformationaboutourconsultingservice.

陈述情况

（Something）isnotyetavailable/complete/finished/ready.Itshouldbecompleted/available/finished/ready（time）.

（Something）yourequestedwillbeready（time）.

（Something）willbeavailable（time）.

Weareoutofstockof（something）.Weshouldreceiveanothershipment（time）.

Iamworkingon（something）yourequested.

Iam（doingsomething）.

Thenewcatalogisnotyetavailable.ItshouldbereadybyMarch15.

ThedatayourequestedwillbereadyonMarch15.

ThenewcatalogwillbeavailableonMarch15.

WeareoutofstockofConciseWritingbyRobert.WeshouldreceiveanothershipmentonMarch15.

Iamworkingonthereportyourequested.

Iamworkingonyourrequest.

讲述未来工作

When（something）iscompleted/available/finished/ready,（someone）will（dosomething）.

Youshouldreceive（something）（time）.

Youshouldreceive（something）by（time）.

（Something）shouldbecompleted/available/finished/ready（time）.

Ihopetocomplete/finish（something）by/before（time）.

Whenthebookisavailable,wewillsendittoyouraddressinShanghai.

YoushouldreceivethebookonMarch18.

YoushouldreceivethereportbyFriday.

ThenewsalespresentationshouldbecompletedbyJune18.

IhopetofinishthereportbyFriday.

给予替代建议

Inthemeantime,ifyouwouldliketo（dosomething）,werecommendyou（dosomething）.

Ifyouneed（something）immediately,youmightconsider（doingsomething）.

Inthemeantime,youmightconsider（doingsomething）.

Inthemeantime,ifyouwouldliketolearnmoreaboutwhatwedoandwhatourclientssayaboutourservice,werecommendyouvisitourwebsiteat.

.

Ifyouneedthebookimmediately,youmightconsiderdownloadingane-book.

Inthemeantime,youmightconsiderusingtheoldsalespresentation.

提供协助

Thankyouagain,（someone）,andifyouhaveanyquestions,pleasedonothesitatetocallorwrite.

Thankyouagain,（someone）,andifyouhaveanyquestions/feedbackabout（something）,pleasefeelfreeto（dosomething）.

Ifyouneed（something）,pleaseletmeknow.

If（someone）canbeoffurtherassistance,pleaselet（someone）know.

Let（someone）knowif（someone）canbeoffurtherhelp.

Thankyouagain,Sam,andifyouhaveanyquestions,pleasedonothesitatetocallorwrite.

Thankyouagain,Mr.Wang,andifyouhaveanyquestionsabouttheshipment,pleasefeelfreetocontactme.

Ifyouneedanyhelp,pleaselet