XXXX论坛新闻发布会策划方案.docx

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XXXX论坛新闻发布会策划方案

XXX论坛新闻发布会策划方案

2016年6月19日

一·发布会框架

1．新闻发布会主题

2．发布会地点——国际会议中心

3．发布会时间——2016-7-17

4．主办单位：

5．承办单位：

6．协办单位：

7．参会人员（300人）

嘉宾（领导，客户）

媒体（广告公司，媒体记者）

观众

与会人员（其他企业商业伙伴）

二·发布会内容

待补充

三·发布会流程

（一）媒体接待

1．媒体接待类型

●媒体发布会流程（会议正常进行中的采访）

●媒体专访接待（在发布会前期接待和结束后专访）

●自由采访（会议结束后）

2．媒体接待流程

1）邀请、确认参会媒体。

比较重要的主流媒体需要反复确认，精准沟通，传送会议需要宣传的内容。

2）准备会议内容的宣传资料

（宣传单、流程单、签到本、签到笔、饮用水）

3）勘察发布会现场。

1　会议的地点、场地、规模、桌椅、区域划分（媒体区、嘉宾区、普通观众区）是否合理（时间、交通、场地桌椅没有问题）

2　考察嘉宾休息室、专访区、现场签到处、接待处地点。

3　确认现场布置。

时间、布置的形式、以及布置人员、协调人员（会议场地的工作人员）

4　现场布置确认。

（资料是否准备齐全、布置是否完善、设备正常运行）

5　来宾签到

3．专题采访接待

1）根据专题采访要求，组织不同部门人员接受采访，合理安排时间

2）发布会之后采访还是之前采访，之前采访主要在于宣传本次大会，吸引相关人员来参会，对新闻发布会造势，之后采访为报道总结，进一步提高大会的知名度。

3）邀请、确认专访的媒体，并对此次专题采访内容进行精准的沟通。

4）采访内容和采访提纲送达采访媒体单位。

5）采访当天，被采访人员需提前到达与媒体进行采访内容沟通。

6）整理采访文件。

包括采访纪要、挑选图片、关注电视播出时间、报纸发稿时间。

1　需要反复确认时间。

一般报纸会在第二天发稿，电视播出的会滞后一天。

2　所有媒体活动都需存档，一般情况下，平面媒体提供样报，电视，广播媒体报道提供视频或音频光盘，交由档案室归档。

3　内部相关媒体报道需在网站、官微上展示发布会内容。

4．会议结束后自由采访

1）签到处填写自由采访登记表

2）会后由工作人员安排自由采访环节

四·执行方案

（1）会议前期筹备

1.时间安排

序号

时间

任务安排

人员分工

1.1

2016-6-20

确定邀请嘉宾、媒体、主持人、参会人员名单

开会讨论决定

1.2

确定活动主办方、协办方、承办方

开会讨论决定

1.3

制作邀请函、准备新闻发布会内容材料

文案部门

1.4

确定新闻发布会的宣传方式、宣传平台、宣传材料。

宣传部门

1.5

预定新闻发布会的具体地点

开会讨论决定，财务部

1.6

确认新闻发布会赞助商

开会讨论决定

1.7

会议服务人员分工

2.任务详情

任务一：

确认邀请嘉宾名单、相应的媒体机构、以下为可邀请媒体机构。

网络媒体平台

报社杂志机构

新浪、搜狐、腾讯、今日看点传媒

中国青年报、

《北京特快》新闻热线   

《京华时报》新闻热线   

《特别关注》新闻热线   

《娱乐信报》新闻热线   

《七日七频道》新闻热线   

《北京青年报》新闻热线   

《北京您早》新闻热线   

《北京晚报》新闻热线   

《生活面对面》新闻热线   

《法制报》新闻热线   

《法治进行时》新闻热线 6504  

搜狐新闻中心 －6288  

《北京晨报》新闻热线 96101  

千龙网新闻热线  

注意：

主要联系与新闻发布会内容相关媒体，教育类、大学生、青年类媒体杂志、报社。

关系密切的新闻传媒合作伙伴。

任务二：

确定活动主办单位。

一般来讲，主要由金旗教育承办，世界大学生发展论坛主办，今日看点传媒、以及教育、大学生众创空间、大学生组织等行业协会协办本次活动。

（获得相关行业的支持，提高本次分享会的知名度、美誉度）。

任务三：

制作邀请函，发布会材料。

发布会内容：

包括开场视频、新闻发布会相关视频、嘉宾简介、项目介绍、新闻呢发布会ppt、发布会问答内容。

邀请函针对参会人员的不同设置为三种

参会人员

邀请函类型

嘉宾

电话、纸质、邮件。

可以结合发送。

参会媒体机构

电话、纸质（回馈单）

主持人

当面邀请，电话邀请，公司内部人员则可提前确定。

行业协会、合作伙伴

电话、邮件。

普通观众、校园负责人

微信H5、群通知、短信。

注意：

重要人员邀请分三次去邀请，每次务必收回回执单。

第一次邀请：

7月1日

第二次确认：

7月10日

第三次确认：

7月16日

任务四：

新闻发布会宣传方案。

新闻发布会的宣传方案通主要分为三次来进行宣传

时间

宣传方式

宣传内容

2016/7/10

活动主办单位的微信公众平台、网页、官方微博。

介绍本次新闻发布会的项目简介，邀请嘉宾、时间、地点、流程。

2016/7/13

H5宣传、相关微信公众平台微信软文互相推送、联系报纸、网站、报刊、海报、展架。

现场特色活动简介、设置的抽奖活动介绍。

会议主题、会议目的。

2016/7/17

新闻发布会邀请的媒体机构，报纸，杂志，网站、官方微信平台。

发布会现场记录视频、发布会议谈话、签署的文件、会议照片。

任务五：

发布会地点预定、场地提供哪些服务。

北京国际会议中心酒店，需要到现场实地考察并确认服务内容。

场地服务内容

主办方布置材料

现场电脑、投影仪、音响话题设备

桌椅、签到桌椅、场地规模、

场地灯光照明卫生环境、饮用水、

交通道路便利程度

横幅：

3条

易拉宝展架：

8个

饮用水：

若干

签到用具：

登记表三份/10张

活动LOGO展示牌：

暂定3个

活动背景墙（签名墙）：

1张

鲜花：

3束

参会证：

嘉宾（若干）

媒体证（若干）

普通观众（若干）

胸花：

若干

竖幅、飘空气球、拱形门等

注意：

具体考察会议现场提供服务与自己所需的服务、场地提供的服务与自己所需的服务。

任务六：

新闻发布会赞助商

赞助商分为首席冠名赞助、一般赞助、

赞助商

赞助服务

回报

首席冠名（金旗教育）

赞助资金、公司宣传平台、横幅、背景墙制作。

直接在活动的所有资料上打印上公司名称标志，在活动的名称中加上该公司的名称。

一般赞助

饮用水、参会胸卡、易拉宝展架。

在胸卡、参会资料的扉页上附上该赞助商的标志。

广告赞助

广告费用

在宣传资料上印有赞助企业的标志

任务七：

活动工作组人员分工

所有的会议服务人员主要来自主板单位公司，以及部分活动志愿者（在校大学生、向他们提供实习证明）。

活动工作组

工作内容

具体人员

1.综合协调组

1）负责发布会工作的总协调；

2）总体工作方案的起草和批报；发布会日程安排；

3）协调各小组展开活动；

4）负责落实领导的相关指示；协调发布会的相关事宜；

2.联络组

5）负责对接嘉宾，媒体机构和参会人员的联络、邀请、接送；

6）负责会议的邀请函额制作、发送、反馈汇总；

7）负责收集会议发言人的发言材料；

3.接待组

8）负责与会嘉宾的抵离接送；

9）负责会议签到期间的相关服务工作；

10）负责宣传部门交办的其他事宜；

4.会务组

11）负责发布会材料的设计与印刷；

12）现场布置及相关服务工作；

13）发布会议礼品、嘉宾胸花的设计、定制；

14）负责有关发布会秩序控制、现场安全、有序、顺利的进行；

15）安排发布会现场自由采访、专题采访后续的采访；

16）负责宣传部门交代的事宜；

（2）会议活动执行

1.时间安排

序号

时间

任务安排

负责人

2.1

2016/7/10

确认新闻发布会的所需的内容材料，布置材料到位。

会务组

2.2

2016/7/17

布置会场

会务组

2.3

2016/7/17

媒体签到

接地组、综合协调组

2.4

2016/7/17

发布会的正式进行

主持人

2.5

2016/7/17

发布会结束后自由提问

主持人、会务组

2.任务详情：

任务一：

确认新闻发布会的所需的内容材料，布置材料到位。

盘点物品、清查各种准备情况

任务二：

布置会场

1.签到台设置在会议厅门口；

2.主席台加下面的剧院式或课桌式摆放（中小型发布会可采用圆桌摆放式，以拉近与记者的心理距离），同时在发布会的后面会预留一些无桌子的座椅备用；

3.在背景板两侧有屏幕播放相关视频；

4.主席台的席位安排，在主席台设立领导或贵宾位，以接受记者的提问；

5.新闻发布会会场还可竖立一些项目的宣传画；

6.会议室现场还需要配备有投影设备和电源、足够的麦克风、可以租用微信上墙仪器；

7.茶水与果点、纸巾、签到簿和签名笔等物品，最大限度地满足媒体的需要。

同时为了保证传媒所用设备的安全，应多配备一些工作人员，以防设备仪器被盗；

8.布置会场流程：

（提前一天或者召开前一天早上布置，暂定为当天布置会场）

时间

事项

注意

2016/7/17

最后一次确认布置材料的类型、数量，做出详细的清单，方便会后清点物资。

确定到场人员的名单、建立数据库，方便会后核对人员名单

提醒参会人员参会

会务组和宣传组带齐物品出发

考虑交通堵塞情况，以免耽误布置会场

到达会场，开始场外布置

与场地供应商协调布置地点，确保布置广告的牢固性。

场内布置，调试各种机器设备及网络通信情况

与场地服务人员做好沟通，在机器设备出现问题后及时解决，更换机器

检查布置情况，最后确认场地布置无误。

安排会场人员休息。

9.模拟效果图

任务三：

会议签到

签到分为嘉宾签到、媒体签到、普通观众签到。

签到人员

签到方式

签到器具

嘉宾

背景墙/人数统计签到

背景墙、马克笔

媒体

媒体登记表/自由采访/专题采访登记表

登记表、签字笔

观众

观众登记表

登记表、签字表

任务四：

发布会流程

待补充（包括会中的发言人讲话、与观众的互动环节、还有香槟庆祝等）

（3）会议后期安排

在会议结束后，安排完记者提问之后开始会议的收尾工作。

时间

事项

注意事项

2016/7/17

参会人员退场

保持退场有序、以免发生踩踏事故

会务组负责拆除、回收会议相关用具。

整理清点物资。

核对会前布置物资清单。

以免遗漏。

发稿部门、会议宣传部门负责整理会议中的视频、讲话、照片等内容资料。

注意资料的有效性和时效性。

2016/7/17

及时联系新闻媒体发稿，以及内部网站的宣传推广工作，由宣传组整理稿件选择时机发送。

再三确认会议的宣传推广工作

2016/7/18

由接待组负责向参会人员，参会媒体、嘉宾发送感谢信。

可以是邮件、短信。

五·风险应对

（一）会前准备要点 

1、向相关与会人员发送邀请函，重要领导务必到位；如有特殊状况领导不到位，则应立即上报决策小组，立马定夺人选。

2、会场物料准备必须提前采购完备，易损坏物料可备双或多份； 

3、做好发布会上随时出现状况的应急准备，对易出现状况环节应多增加工作人员维护。

（二）会议中的风险应对

（三）会后注意事项 

1、确保与会嘉宾等重要人员的会后送别；

2、确保现场拆卸有序进行； 

3、确保相关新闻人士对此次发布会做相应报道。

4、在会议结束后，对会议媒体机构表示发送感谢信。

六·财务预算

（一）宣传物资（预算）

序号

项目

规格

单价（元）

数量

费用（元）

1

嘉宾、媒体邀请函

精

3

20

60

2

参会证

一般

3

200

600

3

工作证

一般

2

50

100

4

发布会纪念品

300

赞助

5

横幅

50mm*4m

3

50

150

6

易拉宝

1.5m*80mm

8

50

400

7

LOGO展示牌

LED灯

2

200

400

8

背景墙

3m*4m

1

400

9

活动资料简介

A4纸

0.1

1000

100

总计

2110

（二）现场布置材料（预算）

序号

项目

内容

单价（元）

数量

费用（元）

1

发布会现场签到处

签到牌

3

5

15

签到纸

0.1

50

5

签到笔

2

10

20

马克笔

3

5

15

2

会场布置材料

海报

8

10

80

鲜花

100

3

300

胸花

5

10

50

双面透明嘉宾牌

5

10

50

3

场外布置

大型的宣传背景版

69

1

70

导示牌

12

10

120

气拱门

100

1

100

4

会务人员

餐费、车补

50

10

500

总计

1325

（三）媒体、场地租赁邀请费用

序号

项目

内容、规格

单价（元）

数量

费用（元）

1

场地租赁

容纳300人的会议厅

2

媒体邀请费用

预计邀请媒体的媒体

合计

（四）赞助费用

序号

项目

规格

单价（元）

数量

费用（元）

1

赞助商

首席冠名

2000

1

2000

2

赞助商

广告费赞助

300

5

1500

3

赞助商

饮用水、水果、零食类

2

300

600

合计

3100