材料物资部管理制度.docx

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材料物资部管理制度

xx有限公司

物资材料部管理制度

发布日期：

2020年1月1日实施日期2020年1月1日

xx有限公司发布

物资材料部管理制度

一、总则

1．为规范统一公司日常采购工作，使其合理高效特制定本制度。

2．本制度适用于公司的日常活动。

二、采购

1．严格执行询议价程序

物品采购，必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。

2．采购会审、合同会签制度

物品采购必须有相关部门参与，汇总各方意见，经有关领导审核后生效。

3．职责明确

采购人员必须参与货物和服务的验收，采购货物质量、数量、交货等问题的解决，应根据合同要求及有关标准与供应商协商完成。

4．一致性原则

采购人员采购的物品或服务必须与采购计划单所列要求规格型号、数量相一致，在市场条件不能满足采购部门要求或成本过高的情况下，及时反馈信息供申请部门更改采购计划单以参考。

5．廉洁制度

所有采购人员必须做到：

（1）自觉维护企业利益，努力提高采购质量，降低采购成本。

（2）加强学习，提高认识，增强法治观念。

（3）廉洁自律，不能向供应商伸手。

（4）严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。

（5）工作认真仔细，减少失误。

（6）努力学习业务，广泛掌握与采购业务相关的新货品及市场信息。

6、采购程序

采购流程图

．供应商的选择:

供应商必须证照齐全，具有相关资质;对于经常使用的商品或服务，应较全面地了解掌握供应商的管理状况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况，建立供应商档案，做好记录，会同客服、销售、采购部门对供应商定期进行评估和审计;在选择供应商时，必须进行询议价程序和综合评估。

供应商为中间商时，应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象，供应商的报价不能作为唯一决定的因素;为确保供应渠道的畅通，防止意外情况的发生，应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。

．采购程序:

日常及其他零星物品的申请，由各使用部门应认真填写采购计划单后报上级部门统一申请。

对于较大数额物品的申请需要由总经理审批，最后交采购部门采购;采购询价、综合评估、会签合同，由采购部门协调财务及使用部门共同完成，报总经理审批。

使用部门负责采购物品的适用性，财务部门负责预算控制、价格调查、合同付款条款的审核，行政部门负责合同风险条款的审查。

采购部门负责合同条款的谈判，付款申请、索赔、采购档案的建立，市场信息的收集。

同时，与供方联系货物接送的时间、方式、到货情况、质量反馈及确认售后服务事宜;对于已审批完毕的采购合同，必须彻底跟踪，保证准确的交货期，以免影响公司运营。

如遇物料出现不能按期交货或已交货但质量未能符合要求的，必须第一时间向上级汇报，协商最快交货期，或商议其它解决方案。

并及时通知相关人员最新的材料到货时间;采购过程中发生变化时，需求部门应及时出具采购变更申请，由主管领导签字确认后交采购部门执行。

．付款程序

现金采购：

对零星材料的采购采用现金采购，现金采购限1000元以下，超过1000元必须经总经理签字认可，或进行公对公转账。

材料部门根据合同约定的付款方式及付款时间向上级主管部门提出申请，各主管签字，后附入库单，交给财务部办理付款手续。

无论汇款还是支票要求复印存档。

发票：

付款时必须索要发票，核对发票形式（普票或增值税发票）内容是否和合同约定一致，确认后交给财务部核销。

7、违约处理

．货物出现延期后，采购部应及时通知相关部门。

．货物出现质量问题后，由使用部门提出意见，报部门经理，交采购部门处理。

采购部门接到意见后，将情况上报总经理，并按投诉做紧急处理，将情况及时报给供应商，要求供应商换货或退货。

．采购部门与供应商协商不成的，或造成损失的，由财务部核算损失，采购部门负责追索，追索不成，由法院裁决。

8、审计监督

在采购询价、议价、合同签订、合同执行和采购结算过程中，必须有相关部门参与。

财务部门主要负责价格的核查及审计。

采购人员要自觉接受审计及针对采购活动的监督和质询。

3、入库验收、保管及发料、核算

1、供应商物料到货后通知保管员验收，工严格按照《采购申请单》检测材料，是否和采购单的中物料信息一致，物料规格及各项指标是否符合标准。

验收合格的在供应商送货单中签字；验收检验不合格的，提请采购人员处理。

2、库管员在材料合格后方可办理物料入库手续。

若实际验收数量与送货单数量由差异，由库管员在送货单中标注“实收数量”，并要求采购人员共同签字确认。

库管员根据相应的采购单、送货单、生产工单、验收结果等信息填制《材料验收入库单》，验收入库单上须有采购人员、主管领导和库管员签字，采购员对物料的质量负责，库管员对物料的数量负责。

材料验收入库单一式三联，一联传递到采购员，一联由仓库转交财务部，一联仓库留存。

3、仓储部门有义务把好最后一关，保证采购的物料无瑕疵，避免不必要的财产损失。

若发现采购的物料规格等与送货单、采购单、生产工单不符或者单据不齐全，仓储部门不得办理物料入库手续，并提请相关部门处理。

4、保管员必须根据及时登记物资台账，做到日清月结，保证仓储部的料台账的及时性和准确性。

5、贮存要求按国家有关货物贮存的规定执行，合理安排仓库库容、对不同物资采取合理保护措施，做好防火、防盗、防霉变等的处理，做到间距合理，摆放整齐，专库专用。

禁止无关人员进入仓库。

6、物资领用实行出库登记制度，库管员严格填写《出库单》并由领用人签字确认，经由主管部门的公司领导签字批准后方可办理领用；遇物资需紧急领用时，领用人应电话请示总经理或主管领导批准，库管员核实后方可办理出库事宜，但事后领用人须补报领导签字批准手续并交于库管员；

7、库管员根据物资库存情况及生产计划，力争做到“零”库存原则；

8、已领出物资使用剩余后，无论包装是否完好，必须及时返还仓库，在经库管员确认该剩余物资不影响下次使用的前提下，库管员填写《入库单》，将剩余物资接收入库进行统一管理。

9、月底由材料会计（料账）统一核算材料消耗和各工种用材料，统一分配材料成本到各流程。

材料会计每月要和财务对账，做到材料账面和财务账面的一致。

物资材料部负责人岗位职责

1、审核采购需求，决定合适的采购方式，负责仓库的管理。

2、分配、选择和维护潜在供应资源；负责供应商的调查和实地勘察，评估供应商的生产能力；

3、采购合约与订单的起草，签发以及管理；根据采购需要采取相应的应急行动或进行后续跟踪；

4、及时跟踪掌握原材料市场价格行情变化及品质情况，以期提升产品品质及降低采购成本。

5、解决与供应商在合约上产生的分歧以及支付货款问题。

6、制定采购谈判的策略和方案并加以实施；处理质量问题，以及退货方案的实施；

7、同公司内部其它各功能部门建立并维持良好的关系；对公司采购管理的政策和程序进行有益的宣传并提出建设性的改良建议；

8、运用一些战术性的方法如供应商伙伴关系，供应链管理等建立良好的供应商关系；密切与供应商的合作关系，做到投入、细致、深知，达到低价、快速、及时供货；处理供应商的问讯，异议及要求；

9、配合财务在整体上用的付款策略，如：

①整理，控制及存储原物料；

②立库存量与及时供货策略；

③解决库存矛盾；

④协助处理废弃或过剩的设备与物料；

⑤核发并实施标准化程序；改善流程；降低成本；规避成本以及成本的固定；

⑥跟进新产品和改良产品或服务之间的协调。

10、负责制定工作计划，监督工作计划的执行及完成情况

11、要严格按流程执行并做到货比三家，控制降低成本，对供应商进行管理及考评，每年按一定比例更新供应商（形成表单）。

12、组织本部门员工业务培训；

13、完成领导交办的其他工作。

采购员岗位职责

1、严格遵守公司规章制度，树立、维护公司的专业形象，保证公司的名誉不受侵害。

2.热爱本职工作，勤于学习新技术，了解新产品，注意市场信息的积累。

3.廉洁奉公，不徇私舞弊，不违法乱纪，勤俭节约，讲究职业道德。

4.负责公司生产及办公所需材料的采购工作。

5.负责供应商的开发、管理及维护工作。

6.坚决执行各项采购工作制度及公司各项规章制度。

7.大项、批量材料必须做多家供应商进行选择。

8.积极了解材料的短缺、发货、验收等实际情况，做到早知道，早处理。

9.及时协助财务部对照欠款数额或者合同要求安排对供应商进行付款。

10.具体工作完成后，按规定时间及时汇报本部门经理。

做到每周一小结，每月一总结，每年一审核。

11.完成领导交办的其他工作及临时任务。

12、参加本部门员工业务培训。

采购员工作流程

常用的工具材料及办公材料直接填写请购单，由部门经理和总经理签名后直接申请资金采购。

其他的采购的物品需按照以下流程：

一、下单：

1、计划审批单

“计划审批单”是进货业务的起点。

请购部门需要根据目前的生产状况制订进货计划，填写好“计划审批单”后在相关部门审批，送到采购部门。

2、询价

接到请购单后对请购单上的产品进行多家供应商询价，或根据公司供应商清单进行询价，并且记录相关信息和意见，以供总经理核准。

3、下定单

总经理核准后，采购员对核准的供应商下定单，同时根据采购情况向财务部门申请资金的支配。

根据规定向供应商签定采购合同。

2、到货

采购定单完毕以后，采购员根据采购定单上要求的供货日期，采用时间段向供货商反复确认到货日期直至材料到达公司。

三、入库

1、实物入库

采购员协助请购部门及质检员对供应商提供的产品进行核对，再入库。

收材料之前需确认供应商的送货单是否具备以下信息：

供应商名称，定单号，存货编码，数量；如定单上的信息与采购定单不符，需根据合同进行协商或退货处理。

2、单据入库

采购员根据收货单据进行整理入档，安排付款计划。

四、对帐

1、现金付款的要求开具实时发票，根据财务流程履行报销程序进行报销。

2、月结表

对签单的采购商，每个月20日前，采购员根据我公司收货员签字的送货单，我公司的入库单据和单价表核对向供应商进行对账，并填写月结表。

3、增值税发票

校对发票上的以下信息：

我公司的全称，帐号，税号，发票上的材料名称，数量，金额。

五、付款

根据手中单据及付款周期编制付款计划，送交财务部核准并安排付款

材料保管员岗位职责

1.认真填写出、入库登记台账，随时发料随时销帐，正常情况应按交废领新的原则暨交回损坏的物件的同时领取新的备件。

2.严格执行入库手续，物料进库时，仓库管理员要核实数量、规格、种类是否与货单一致；

3.入库的物料应按要求存放整齐，杜绝不安全因素;并用库存卡标识清楚。

存货入库后应及时入账，准确登记；

4.仓库管理员应按审核无误的出库单出库；物品出库时，必须有完善的出库手续，手续不全不与出库；如遇特殊情况，则须获得公司同意后方可出库，事后应补全出库手续；

5.材料出库后应由部长签字确认，并及时登记库存卡片和变更账目；

6.仓库管理员应坚持日清月结，凭单下账，不跨月记账，按时上报物品数量，做到账、物、卡一致；

7.为使仓库存货账实相符，必须做好日常盘点和月末盘点工作；

8.随时了解仓库的储备情况，有无储备不足或超储积压、呆滞和不需要现象的发生，并立即上报。

对不合格存货（例如超出保质期、变质）定期检查上报，并根据有关规定处理；

9.仓库管理员在上下班前应做好门、窗、电、水的开关工作；做好防火、防盗、防爆工作并保持库内清洁、整齐、空气流通；

10.仓库管理员应每天对仓库物品进行整理，禁止存放私人物品；

11.仓库理员要妥善保管好原始凭证，账本以及各类文件，要保守商业秘密，不得擅自将有关文件带出单位外；

仓库管理员调动或离职前，首先办理账目移交手续，要求逐项核对点收；如有短缺，必须限期查清，方可移交，移交双方及上级主管人员必须签字确认。

发料员岗位职责

1、遵守公司的各项规章制度，并做好相应记录。

2、见票装车发料，禁止无票装车。

3、按顺序装车，先进先出，并回收票据的发料联。

4、严格根据开票票据显示的产品种类、米数、吨数、车数进行发料。

5、监督审核所开票据的准确姓，核对无误后安排装车，遇到所开数量与实际不符，及时与开票员进行沟通，问题解决后再进行发料。

6、每天及时持发料联与公司出纳、收票员、开票员进行对账，核对无误后签字，将发料统计单交至公司出纳。

7、对厂区内部窑料发料，及时记录好所发窑料的车数，并随机抽查运窑料车的所装m3数情况，遇到多装、少装及时上报处理；每天与公司出纳、铲车司机、运窑料司机进行核对发料情况（品种、车数、米数），核对无误后报至开票员，由开票员开具票据，并由（铲车司机、运料司机、发票员）同时签字并整理后，交至公司出纳。

材料会计岗位职责

1.按照物资分类办法进行物资总帐和分账的设置，严格按照物资分类办法对物资进行分类汇总统计。

2.对场地材料员所统计的材料认真核对，票据是否齐全，收发是否一致。

3.及时了解材料员收到材料的进场工作情况，及时催促材料收、发是否及时。

并对所进材料进行汇总，

4.外协队伍的调拨材料是否相对应，以便对调拨数量的统计。

5.供应商的结算，检查票据是否齐全，数量与发票是否一致，有无白条出现，以防收料员少计或多计，引起不必要的对材料混乱和错误的记账。

6.每天做好供应商预付款的登记，并及时与财务沟通，掌握并了解供应商余额情况。

7.负责各种材料的原始凭证记录，核算依据，并准确及时地传递和反馈信息，及时分类保管好管理资料。

8.按时按月向财务传送材料入帐与消耗等的资料汇总情况，做到盈亏有原因，损坏有报告，记账有凭证，调整有依据。

9.忠于职守，实事求是，全面、准确、及时上报统计资料。

仓库和财务部都有材料明细账，各自登记和维护自己的材料明细账。

但仓库明细账是只有数量没有金额的。

仓库根据入库和出口单记账，财务是根据出入库数量加权平均计算出库金额的。

10、材料采购的实物与发票不同步。

可先用暂估价入账，待正式票收到后再将暂估价。

11、每月核对会计账与库管账的一致，并进行调账（数量与价格），就是“账账相符”，实物盘点，做到“账实相符”。

 12、会同相关部门制定存货的计量检验、收支、领退、保管核算、盘点清算等管理办法、规定和手续制度。

13． 审核汇编存货采购计划、控制存货采购成本，制定存货储备定额，提高储备资金利用 率。

14． 负责存货的日常明细核算和有关业务结算，按存货保管地点、类别、品种、规格、登记明细账，按成本核算的要求编制存货的进、出汇总表，进行账务处理工作。

15、领导交给的其他任务。

材料盘点管理办法

1、本办法适用于公司仓库存货、车间存货、外协存货的清查盘点。

2、仓库存货盘点：

对所有存放公司物资的仓库（包括在外库房）中存货的盘点，如原材料、燃料、辅料、外购件、自制件等的盘点

3、盘点方法：

实地盘点法。

4、职责分工：

财务部负责组织、协调、指导存货盘点工作，材料部配合，包括发布盘点通知、监督盘点过程、抽查复核盘点结果、发布盘点工作考核通报,根据公司领导的批复意见对盘点结果进行帐务处理。

5、盘点时点：

包括月度盘点，季度盘点和年度盘点。

具体时间由各部门协调拟定《盘点计划表》并组织实施，财务部每季度应至少安排一次不定期盘点，具体工作由财务部负责拟定计划并组织实施，重点检查卡、物相符率或账、卡相符率或账、卡、物相符率。

6、盘点要求

存货盘点前应进行清理整顿，分类、分区域按规定堆放好存货；收货待处理尚未进帐的物品应置于收货待检区，备好待发物料应置于备料区，并做好标识，不列入盘点范围，但须保留相关进出单据，以便盘点时作为补充证据；参与盘点的有关人员在进行盘点前要明确自己的职责、任务，事先做好准备。

盘点使用的单据、表格需要修改时，须经财务部部长签字后生效，否则追究盘点记录人员的责任；盘点工作要连续进行，不准中间中断，负责盘点各有关人员原则上不准请假，遇紧急事情时，应事先向盘点总指挥请假，获准后方可离开，各有关人员不得擅自离开岗位；盘点人员必须认真、准确对盘点物品进行清点、称量，如实填报盘点结果，真实反映资产结存状况，严禁弄虚作假，盘点报表填报要求数据准确、字迹清楚；盘点时应先清点或称量实物，再填《盘点表》核对账面数，盘点时发现物、卡、账不符，实物保管人员负责核实、查明原因；盘点时仓管人员需认真回答复盘、抽盘人员提出的问题，并说明实物出现盈亏、残损的原因，并由复盘、抽盘人员记录在案，当场未查实的问题由仓库管理部门于盘点后三天内查清原因，并出具实物盘点异常报告交财务部；各类存货的账、物、卡种类相符率要求为100％。

7、财务处理

盘点若产生盈亏，于盘点后2个工作日内，由仓库管理部门材料主管编制《盘点盈亏报告》，报部门负责人审核后交财务部。

财务部对《盘点盈亏报告》复核无误后，编制《盘点汇总表》，将《盘点盈亏报告》、《盘点汇总表》交总经理审批，要求在两个工作日内完成。

财务部、仓库管理部门在接到审批后的《盘点盈亏报告》1个工作日内完成账、卡调整工作。

8、盘点报告编制

每月自盘结束后2个工作日内，仓库管理部门应编写《盘点总结报告》（内容主要包括盘点情况说明、盈亏和处理建议、相关责任人的奖罚建议等）报总经理审阅。

附件：

《存货盘点表》

库存盘点表

盘点部门：

仓库：

日期：

序号

物料编号

物料名称

计量单位

规格型号

账面数

实际盘点

盘盈

盘亏

备注

数量

单价

金额

数量

单价

金额

数量

单价

金额

数量

单价

金额

1

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监盘：

保管：

制单：