企业秘书离职问题及对策探讨.docx
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企业秘书离职问题及对策探讨
企业秘书离职问题及对策探讨
摘要:
市场经济大潮下，人才流失日益成为企业的主要问题，并呈现出严重化的趋势，而其中秘书的离职则更令企业领导者头疼，这对于企业而言无疑是一次巨大的冲击。
人员的合理流动是企业在发展中出现的一种正常现象，但诸多秘书人员的主动离职将不利于企业的发展，要培养一名既适合企业又能与领导紧密配合的秘书需要花费大量的时间、精力和成本，在这个更新换代飞快的时代，企业不可能花费大量的时间去培养新的秘书人员。
为了减少秘书人员流失带来的负面影响，本文结合秘书的工作特点，分析影响秘书人员离职的因素，包括个人因素、企业内、外部因素，得出影响秘书人员离职的主要原因是对薪酬不满意、工作压力大、自我价值无法实现及缺乏有合理的职业规划。
再针对发现的问题，通过优化秘书人员管理方略、提高秘书人员的职业幸福感和控制秘书人员的离职率三个方面，提出了降低秘书人员离职率的对策和建议。
关键词：
企业秘书；离职问题；管理
Discussionontheproblemofleavingthecompanysecretaryanditscountermeasures
Abstract:
Underthetideofmarketeconomy,thebraindrainhasincreasinglybecomethemainproblemofenterprises,andshowsaserioustrend,amongwhichthesecretary'sdepartureismoreheadacheforenterpriseleaders,whichisundoubtedlyahugeimpactonenterprises.Therationalflowofpersonnelisoneoftheenterprisesinthedevelopmentofnormalphenomenon,butalotofthesecretarypersonnelleavingvoluntarilywillbeconducivetothedevelopmentoftheenterprise,todevelopasuitableforenterprise,aswellasworkcloselywiththeleadershipofthesecretaryneedtospendalotoftime,energyandcost,inTheTimesofreplacementfast,enterprisecan'tspendalotoftimetocultivateanewsecretary.
Inordertoreducethenegativeeffectsofthesecretarypersonnelloss,combiningwiththecharacteristicsofsecretarialwork,thispaperanalyzestheinfluentialelementsofthesecretarialstaffturnover,includingpersonalfactors,theenterpriseinternalandexternalfactors,indicatesthatthemainreasonaffectingthesecretarypersonnelturn-overisnotsatisfiedwithsalary,workingpressure,unabletorealizeselfvalueandthelackofareasonablecareerplanning.Inviewoftheproblemsfound,thispaperputsforwardcountermeasuresandSuggestionstoreducetheturnoverrateofsecretarypersonnelbyoptimizingthemanagementstrategyofsecretarypersonnel,improvingthecareerhappinessofsecretarypersonnelandcontrollingtheturnoverrateofsecretarypersonnel.
Keywords:
corporatesecretary；separationissues；management
1绪论
1.1研究背景
在职场中，由于秘书的工作特性，加上受到个人因素或企业因素的影响，难免会产生离职的念头。
但目前存在一个问题是企业的领导者对秘书的离职没有引起足够的重视，大多数秘书的离职原因都是模糊不清的，员工离职率偏高会给企业的健康发展带来负面影响。
秘书人员作为领导的助手、企业发展的推动者，要是频繁跳槽，将对企业的信息保密、任务决策部署的有序推进造成致命的打击，探究秘书离职原因，寻找问题解决策略，对缩小秘书离职给企业带来的困扰，及时止损，具有非常重要的现实意义。
1.2研究目的及意义
现如今，许多企业领导者已经意识到要留住优秀的人才才能拥有更多的市场竞争力。
秘书对于企业来说是必不可少的，是传递信息的重要人员，而秘书的离职对企业会带来必定的损失。
为了降低秘书的离职率，企业必须从秘书的离职原因入手，消除秘书人员离职的倾向，为秘书人员提供更好的长期发展平台，实现企业与秘书人员的共同发展。
企业领导者需要分析员工离职的原因和规律，找出企业经营管理中存在的潜在风险，才能从根本上解决问题并化解危机，降低秘书离职的风险并提高企业的经济效益。
秘书是企业的核心人员，企业的发展离不开秘书人员的辛勤工作。
了解秘书人员离职的原因，有助于公司实施或完善相应的政策和制度，丰富企业文化，为企业留住优秀的秘书人员，减少人员流失所带来的负面影响，在竞争激烈的社会中获得长期的竞争优势。
2国内外研究现状文献综述
2.1国内研究现状文献综述
慕晓博（2016）认为，董秘的离职与薪水、学历、工作参与、年龄、所持公司股份以及具有财务和法律背景有关。
其中，工作参与度、薪资水平以及秘书的财法背景是影响秘书离职的最重要因素，而年龄的影响程度并不明显[1]。
对于秘书来说，一个企业是否能够给自己带来更好的发展也是离职的因素之一，企业的优秀程度也会影响着秘书的存留。
石晓璐（2016）指出，员工的招聘和离职都能体现出企业的人力管理能力[2]。
选拔适合企业的人才是关键，招聘员工时不根据企业的需求会导致企业的离职率增长，进而影响企业的工作效率和发展。
候俊龙（2017）认为部门员工离职管理的具体内容包括三个方面：
离职前的预防管理、离职中的过程管理以及离职的事后管理[3]。
员工的离职会给企业带来必定的打击，企业可以通过完善离职管理制度以减少损失，从而降低离职率。
樊欣蕾（2017）指出当前企业员工的离职率比以往有所增长，我国企业面临着迎不来人才，留不住员工的难题。
其中薪酬福利、工作压力、工作满意度、教育水平、组织承诺、人际关系、年龄及组织任期等都会影响员工离职[4]。
根据知网查询的文献资料，关于员工离职的资料有三千多条，截止2020年3月，关于秘书离职的仅有三条。
由此可见，关于秘书离职这一板块的研究是有空白的，可研究的空间还是比较大的，并且本文的研究成果可为我国企业关于秘书管理这方面做出贡献。
2.2国外研究现状文献综述
Araoz（2015）指出企业应该重点关注选拔人才的政策[5]。
人事部在发布招聘公告前，要注意其岗位的需求，在收到简历后进行人才筛选，遇到优秀的人才应尽量留用，降低以后企业的离职率。
MargaretA.Deery（2016）指出工资过低、工作预期与事实不符是导致员工离职的普遍原因，而重要原因是领导与员工之间缺乏沟通交流，降低了员工对工作的认同感[6]。
因此，为了给企业招聘更多适合的人才，企业必须重视每一个招聘环节，逐步完善企业的招聘管理制度。
综上所述，国内外学者少有从企业秘书离职角度出发进行研究。
企业秘书离职的原因很复杂，以上的研究大多数是研究员工离职的影响因素，并未探讨过解决方案。
因此，本文结合秘书的工作特性和影响员工的离职因素为切入点，探讨企业秘书的离职问题及企业采取的应对措施。
3企业其他员工与秘书离职的本质区别
3.1对领导的意义不同
领导和秘书之间是彼此依赖的关系，这种关系影响着秘书工作的成败，因此秘书能否正确处理与领导之间的关系显得尤为重要。
领导与秘书之间的关系不同于其他同事，秘书的主要职责是辅助领导顺利开展工作，在与领导不断地接触中了解领导的办事风格和工作习惯，不断地提高工作效率以适应领导的需求，在接触的过程中，领导与秘书相互影响、互相磨合。
秘书要站在领导的角度思考，为领导排忧解难，在领导犯错误时切记当面指出其错误，要暗中及时补救，维护好领导的形象。
对于领导而言，秘书就像是自己的左膀右臂，帮助自己解决工作上的问题，一旦领导与秘书之间建立了默契的关系，那么领导在工作中是很难离得开秘书帮助的。
3.2对企业的影响不同
不同岗位员工的离职给企业带来的影响是不同的。
在企业中，秘书负责把领导下达的指令准确的传达到各个部门，让各个部门相互配合，再给领导汇报各部门的工作成果，而秘书所传达的信息是否正确到位会影响企业的工作运转；另外，秘书也担任同事之间调解矛盾的“和事佬”，这也影响着企业的内部和谐，从而影响企业的发展。
秘书工作的范围十分广泛，这其中也包括了接待来访工作。
接待客户时，秘书的形象是否端庄、礼仪是否得体都会给客户留下一个印象，而这个印象也会反映出企业的文化如何，影响着客户是否愿意进行合作。
因此，秘书自身的素质和修养代表着企业的形象，秘书能力、素质的好坏将直接影响企业的发展。
每个企业都有其主要业务，每个职位都有其独特的地方。
相对于其他普通员工的流失，秘书人员的流失带来的损害更为严重，因为秘书人员掌握了企业的客户资源和公司机密，一旦泄露会给企业带来严重的损失。
4秘书人员离职因素分析
4.1个人因素
员工选择离职大多数是因为个人的一些问题而选择离职的，由于每个人的需求不同，所影响离职的因素也有所不同，本文列举的因素是共同因素。
4.1.1工作压力大
工作压力是由于工作量过多、岗位变更、职责过重或变动而对人造成的压力，这会对工作绩效和身心产生负面影响。
生活压力和工作压力人人都有，这些压力会使人感到疲惫和痛苦，一旦人们承受不住压力时就会瞬间崩溃，对身心造成某些损害，甚至威胁到生命。
由于社会的分工不同，人们所做的工作不同，压力也相应不同。
能力越大，责任越大，压力也会随之增大。
而工作压力产生的原因有很多，例如随着年纪的增长，身体无法承受高压的工作；或是每天连续不间断的工作而没有私人生活；或者限于自身学识、能力，没有用对工作方法而不能及时完成任务，从而导致业绩不佳，面临淘汰。
这些工作挑战带来的压力都会迫使员工产生离开的念头。
相对于其他岗位的员工来说，秘书作为领导与下属之间的沟通桥梁，夹在两者之间的压力自然较大，秘书不仅要完成领导的工作安排，还要将领导的要求清晰明确地传达给其他员工，而若秘书人员的心理抗压能力较弱，则离职的可能性会增大。
4.1.2同事间关系不好
员工可能会因为与人相处不融洽，厌倦了要搞好人际关系而产生离开企业的想法。
从员工的角度来看，职场不仅会使他们获得经济利益，还会让他们的自我价值得以实现，谁不想追求快乐的生活，即使偶尔也会被破坏，但最终还是可以修复的。
而站在企业的角度来看，有些职场上的伤害，足以让企业致命。
秘书人员既要处理好与领导的关系，也要处理好同事关系。
人际关系的质量会影响每个人的心情、生活和工作，甚至影响着企业氛围、团队沟通、企业运转、工作效率以及个人与企业之间的关系。
人与人之间相处时必然会产生摩擦，关键在于怎么处理，若是处理不好甚至无法处理，那么会给自己造成心理压力，持有不愿意上班的心态，从而产生离职的念头。
4.1.3薪酬福利不满意
薪酬是员工为组织提供服务而取得的各种方式的报酬。
企业不能忽视员工福利，这与员工的工资同等重要。
员工福利是根据雇佣关系和企业的支付能力来提高员工的生活水平，福利包括生活福利、工作福利和绩效奖励等[7]。
不管是基本工资还是公司福利，员工工作的最终目的就是获得劳动报酬，当员工在求职的时候就已经过滤掉低于自己期望薪资的企业了。
而长期员工的薪资一直达不到自己的期望值，已经不能满足自己的生活所需，也会选择离职。
在许多中小型企业中，由于企业规模小、资产并不雄厚，就会出现一人多用的情况，但企业给予的却仅是一个职位的薪酬福利。
而中小型企业的秘书就有许多职称，比如部门助理、行政人事专员、前台等，这也体现出了秘书基本是身兼多职的，加之秘书的工作量却不少但基本工资却不高，这会导致秘书人员的辞职率上升。
现在许多求职者在谋取职位时都十分看重企业提供的薪资福利，而许多中小型企业由于自身能力有限，并没有太多条件去创造丰厚的福利待遇给予员工，这客观上影响了人员的稳定性。
4.1.4自我价值无法实现
自我价值反映了个人在日常生活和社会活动中对社会的奉献，是社会对个体的一种认可，它是通过他人的接受、鼓励等逐步建立起来的。
在工作中，员工的努力需要得到企业的认可和赞扬，没有人会一直喜欢被人批评，做事得不到认可的感觉。
秘书人员更是如此，由于秘书人员所接触的大多是领导者，平日的工作经常被领导否决甚至苛责，那么秘书人员会受到挫折，不愿再为领导工作，从而选择离职。
因此，如员工努力工作都得不到企业充分认可，那么员工离职的可能性会增大。
经济收入、工作中的成就感和良好职业发展是秘书在企业中的真实需求，经济收入是秘书在企业稳定和发展的基础，企业的发展越好，秘书的收入也会相应提高，在企业的稳定性也会增强。
在工作中不断提升解决问题的能力会使秘书产生成就感，这会使秘书认为自己对企业是有价值的，自我价值也就得到了体现。
而职业的发展不仅是关于秘书个人的发展，也是需要借住企业发展的平台才能实现。
所以，自我价值需要通过企业价值来实现，企业领导者要努力创造条件，给秘书人员提供良好发展平台。
4.1.5缺少归属感
一个优秀的企业会使员工产生强烈的归属感和强大的凝聚力，促使员工朝着企业的既定目标和发展方向共同努力奋斗。
秘书所产生的归属感表现为对企业的满意度和忠诚度，归属感强的秘书态度积极、工作效率高，归属感弱的秘书则消极散漫、不愿意承担更多的工作。
企业领导者认为加薪能够提高秘书的归属感，事实上薪酬只是保障，文化氛围和管理机制也会对秘书的归属感产生直接影响。
假如秘书勤奋努力的工作都得不到企业或企业成员的认可时，也会产生想离职的负面情绪。
譬如，福州美科普口腔医学集团常常组织员工聚餐、会给每位员工过生日、对连续在岗工作超过5年以上的员工致以感谢并发放慰问金，为了消除员工的后顾之忧，集团坚持为员工缴纳五险一金。
这种人性化的政策降低了企业内部的人员离职率，不仅会吸引更多的人才，人力资源方面也得到了保障。
企业发展到一定程度后会形成自身的企业内涵，员工融入企业内涵后会提升对企业的自豪感，进而增强了员工的归属感。
4.1.6工作与家庭的冲突
在中国的传统观念中，男性作为一家之主负责养家糊口，而女性负责照顾丈夫和孩子的饮食起居。
随着时代的发展，这一观念已逐渐改变，男性不仅赚钱养家，而且女性也独立赚钱，但这导致男女在维持工作与家庭之间的平衡方面发生冲突。
对于秘书而言，结婚是工作和家庭的分割线，没有家庭之前，秘书能全身心的投入到工作当中，做事效率高；有了家庭尤其是有了孩子之后，会分一半甚至更多的心给到家庭，从怀孕开始就已经不适合做秘书的事务了，而产后也需要时间调理身体，还要陪伴孩子成长直至他上学之前。
在此期间，一旦秘书无法平衡工作和家庭，他们将选择放弃其中一样，事实上，工作和家庭是无法用一条界限就能清楚划分开来的，好的工作给家庭带来收益，生活就有了保障，家庭和睦才会使心情愉悦，努力工作。
不管是秘书人员还是普通员工，一旦他们平衡不了工作和家庭时，视乎二者在他们心中哪个更为重要，他们便会选择哪个。
4.2企业内部因素
4.2.1招聘不切实际
招聘主要是为企业选拔适合的人才，是人事管理过程中的重要组成部分。
任何企业都需要专业人才，并且招聘和培训的成本非常高，如果招聘到不合适的人员，不仅无法填补空缺，还会对企业构成不可估量的损害。
企业在招聘时忽略了人才的针对性，往后员工的离职率会大大提升，给企业带来持续的不良影响。
有些企业在招聘秘书人员的时候没有精准招聘，没有剖析用人部门的实际需求，而在进行招聘前，用人部门要先做好职位分析，表明胜任秘书岗位要具备什么条件，将招聘条件与人事部门交代清楚再发布招聘信息，这样招聘到合适人才的机率更大。
譬如，国内知名互联网企业京东在人事管理上面首先遵循价值原则，在选择和雇用人才时，应先考虑他们的能力和价值观。
刘强东先生将员工分为废铁、铁锈、铁、钢和黄金五类。
废铁是没有才能和价值观的人，他们连面试都无法通过。
铁锈是能力虽强却没有与公司相称的价值观的人，一旦发现此类人员将被清除。
铁是虽然价值匹配，但实际上显示的能力相对较低，这部分人将被保留以进行相应的训练。
京东的基础是“钢”，这类人占京东员工总数的三分之二，他们有能力，同时也认同企业的价值观。
而京东的核心是“黄金”，若一个企业有着20%的“黄金”却没有足够的发展空间，那么这些“黄金”将流向其他企业。
要确定员工是铁还是金，招聘过程最为关键，最合适的才是最好的，而不是最好的才是最合适的。
这个理念同样适用于企业秘书人员的招聘。
4.2.2企业的发展前景不明确
企业的发展前景也代表着员工的发展前景，当员工看不到企业的未来时，便不会再寄托希望在公司上，而离开公司。
2019年6月24日，中国人民银行发布了一则报告，报告称小型和微型企业在我国的金融机构提供融资服务方面面临更高的风险。
有数据表明，中小企业的平均寿命约为三年，相比之下，美国约为八年，日本约为十二年。
有些企业本来是以机械制造为主的，但是过两年企业的业务就涉及到金融，再过两年又踏足房地产项目，虽说企业的规模逐渐扩大，但风险亦随之增加，而老本行被后来者追上，新行业又拼不过老对手，终究变成一团糟。
当员工进入公司后，他们发现公司的发展前景不明确，因此他们不会在该企业任职太久，甚至会立即离开公司。
在中小型企业，特别是家族企业中，秘书很有可能会接触到企业的核心机密，洞悉企业的运营和管理，能够对企业的发展前景做出较为准确的判断，一般情况下，假若秘书察觉到企业因经营不善需要转型发展和人员优化时，都会选择与领导沟通，一起为企业的未来发展做谋划，但领导是否接受秘书的建议又是另一回事。
事实上，企业的发展大权牢牢掌握在领导者和家族成员手上，秘书位卑言轻，建议很难被采纳，与其待在一家毫无明朗前景可言的企业，倒不如选择另谋高就。
于是，秘书选择离职也就顺理成章。
4.2.3企业管理制度不完善
通常一个员工进入企业后，他会非常关心企业的管理制度，这些制度会让员工心里有杆秤，做事也会有分寸。
2019年3月27日，有程序员在网络上曝出某些企业利用996工作制对员工进行压榨，并将这些企业在网上逐一列出，呼吁人们抵制这种不合理制度。
一时之间，华为、阿里巴巴、京东、拼多多等公司先后上榜，就连中小型公司的名称都相继出现[8]。
996是指员工每周有六天、一天连续工作十二小时，如此长时间的工作违反了《中华人民共和国劳动法》的有关规定。
由于秘书的工作基本上都是琐碎而繁重的事务，加班都是常态，而有些领导为了节省成本，变相的让员工自愿加班，甚至还公然在组织内部推行加班文化。
这种加班制度将打乱秘书人员的工作、生活时间的平衡，损害员工身心健康，严重打击了秘书的积极性，继而对企业感到失望，难免会选择离职。
不完善的管理制度意味着管理者缺乏管理知识和技能，没有根据企业当前的员工现状来制定规章制度，随意管理会损害员工自身的合法权益，损害员工对工作的积极主动态度，间接降低员工对企业的忠诚度，员工便会对企业愈发不满从而选择离职。
4.3企业外部因素
4.3.1企业间人才抢夺
企业竞争的实质是人才的竞争。
优秀的人才是企业领导所渴望的，因为他们能为企业带来更好的效益与发展，员工会选择高薪、有发展前途和良好工作环境的企业。
因此，不仅存在资本市场的竞争，还存在企业间的人才竞争。
我国在2015年提出加强半导体产业的提议后，有3000多人跳槽到大陆公司，而著名的智库台湾经济研究院指出，有相当数量的人前往大陆，台湾有超过40,000名技术人员参与半导体开发，这意味着将近十分之一的技术人员流向了大陆[9]。
事实上，企业间的人才抢夺不仅是看人才的素质、能力，也要看企业是否有优渥的条件留人。
企业间高级秘书人才的抢夺愈演愈烈，不乏通过猎头公司挖竞争对手墙角的案例。
高级秘书掌握着更专业的知识和技能，并且行业工作经验丰富，如果企业缺失敏锐的市场洞察能力，不去主动争取，不为人才的提供优厚的报酬，就无法抢夺到优秀的人才，反而会浪费时间和精力。
因此，员工会选择去条件更好的企业就职，企业间的人才抢夺也是造成离职率高的原因之一。
4.3.2生活成本偏高
2019年，《经济学人》杂志发布了一篇关于全球生活成本的调查报告（如表4-1），所调查的生活成本包括人们的衣食住行方面的经费开支，目的是帮助员工计算生活成本、补贴和制定商务旅行费用标准，但不考虑人们的收入水平，也不包括房价。
实际上房价依旧是人们生活压力的主要来源，大多数在一、二线工作的年轻人顶着房贷和车贷的压力，再加上其余的生活开销，导致他们的生活成本逐渐增长，因而他们对于工资的要求就越来越高。
这对企业和人们的影响非常大，企业要花更多的资金招揽人才，人们也会选择更高薪的工作来缓解生活成本高带来的生活压力。
由表4-1可知，在我国，这十座城市的生活成本最高，物价飞速上涨，但是工资待遇与物价却不成正比。
从前程无忧招聘网站上所发布的招聘信息来看，实习秘书或者行政助理的工资一般在4500元以内，在这些一线城市中生活会有些许困难，导致秘书人员的生活压力越来越大，而在这种生活的压力下，秘书人员自然地会倾向于高薪的职业，继而选择离职。
表4-12019年中国城市生活成本排名
2019年中国城市生活成本排名
国内排名
全球排名
城市
1
1
香港
2
25
上海
2
25
深圳
4
45
大连
5
49
北京
6
56
台北
7
64
天津
8
67
广州
9
72
青岛
9
72
苏州
5预防企业秘书离职的对策
5.1优化秘书人员管理方略
5.1.1有效招聘和高效管理
招聘是企业进人的首要关卡，在招聘秘书人员的时候，招聘者要根据秘书的工作特性来进行挑选，秘书为领导工作，在招聘时要考虑应聘者的性格是否能跟领导友好相处，服从性如何；同时，秘书又要与下属和客户打交道，在招聘时要考虑应聘者是否细心、有无领导力、性格是否温和等等。
招聘不仅仅是招募个人到企业工作，要从多个角度分析应聘者是否真正满足了企业当前的需求，选拔秘书的关键是候选人要有相应的技能，且他们的个人行为、性格和工作态度须与企业相融合。
简历研究和面试是招聘的主要流程，部分企业会增加笔试环节。
简历研究是一个重要的步骤，有经验的HR可以从应聘者的简历中看出他们有没有频繁跳槽，从而分析应聘者的工作忠诚度，防止给企业造成更大的损失。
在研究完应聘者的简历之后，HR肯定会对其中的几位应聘者有深刻的印象，此时的面试就是进一步深
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