档案室工作职责.docx
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档案室工作职责
档案室工作职责
一、抓好《档案法》的学习宣传工作,提高档案管理的法制观念。
二、收集全村范围内各种档案材料,加强领导和监督管理工作。
三、抓好专职档案员的专业学习和培训工作,提高档案管理工作人员的业务素质。
四、加强文件材料的管理,搞好立卷归档工作,确保文件材料的完整与齐全。
五、创造条件,做好档案室的规范化建设。
六、做好档案的移交和保密工作。
七、抓好档案的管理和利用,为现代化建设服务。
八、做好全村各科室文件、材料的打印工作。
九、做好各种数据的统计、汇总工作,制作上报软盘。
十、完成领导交办的其他任务。
村级档案管理办法
一、村级档案工作是村级工作的组成部分,是提高村级工作效率和工作质量的必要条件,是维护本村历史面貌的一项重要工作,为实现科学管理,更好地为村级工作服务,要认真实施《村级档案工作条例》。
二、档案工作实行统一领导,对本部门的档案,遵照集中统一管理的原则进行收集、整理、保管和提供利用。
三、建立科学的管理制度,配置必要的设施,确保档案的安全,逐步实现档案管理的现代化。
四、建立档案统计制度,对档案的收进移出、保管、利用等情况进行统计。
五、根据国家有关规定,编制本村的《档案保管期限表》。
六、定期对超过保管期限的档案进行鉴定、销毁。
鉴定档案必须在领导人主持下,由档案人员和有关业务部门组成鉴定小组共同进行。
鉴定结束后,提出工作报告,对确无保存价值的档案登记造册,经村领导人批准后销毁,销毁时要有两人负责监督,并在销毁清册上签字。
档案员岗位责任制
一、认真学习马列主义、毛泽东思想,学习和宣传《档案法》。
学习档案业务知识,努力提高政治觉悟和业务水平,做到“忠于职守,遵守纪律,具备专业知识”。
二、熟悉保管档案的情况,编制使用的检索工具,做到准确、迅速地查找档案。
三、建立健全档案的报送、借阅、利用、统计等制度。
四、努力完成本单位档案的年终统一立卷归档工作任务。
五、做好库房的“八防”工作,保证库房的绝对安全的清洁卫生。
六、模范地遵守《档案法》及国家的保密规定。
七、积极主动地开展档案的利用工作,努力为本村各项工作服务。
八、对案卷要定期检查,发现问题及时处理。
调动工作时,应办理档案交接手续。
文件材料立卷归档制度
一、凡是本村工作活动,具有查改利用价值的文件材料,均定期立卷归档。
二、村委会内部各职能机构,在工作中形成各门类和载体的文件资料,均属归档范围。
三、在日常进行文件整理的基础上,年终时,应将全年文件材料收集齐全、完整,区分文件的重要程度,保持文件之间的密切联系。
四、分清年度、级别,以问题为主,采取年代、组织机构(或问题)分类法合理组卷。
案卷标题简明确切,卷内文件排列有序。
五、村里设立的临时机构形成的文件材料,亦应按照要求整理归档。
在结束任务后移交档案室。
六、各科室本年度文件在第二年度四月底前完成立卷归档任务。
档案保管制度
一、档案的排列应按不同保管期限,从上至下,从左至右按顺序进行排列。
二、档案橱柜统一编号,按规范排列整齐,并编制案卷存放索引便于查找。
三、确保档案的完整与安全,非管理人员不得进入库房。
四、档案库房要做到防火、防盗、防潮、防高温、防尘、防虫、防鼠、防强光,严禁存入易燃易爆物品及其它杂物。
五、不断改进档案保护技术,对破损、褪变档案及时修复或复制。
六、建立全宗案卷,以积累存储本村案件的全宗介绍、立卷说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录等材料。
七、定期对档案保管的状况进行全面检查,并作记录,发现问题及时向领导汇报,采取积极有效措施,保护档案的安全。
档案查阅利用制度
一、查阅档案资料者,须持有村介绍信、注明利用者身份和利用档案资料的目的、范围。
二、借阅重要文件、刊物、资料必须按照文件阅读范围进行阅读。
三、本村的档案一般在档案室查阅,必须借出的档案在办好借阅手续后,应限期归还。
四、因工作需要,必须摘录,复印原件时,应该按照有关规定经批准后,方可进行。
五、利用者要爱护档案,不得损坏,涂抹和圈画。
六、利用者须填写查阅登记表和档案利用效果登记簿。
档案资料保密制度
一、档案保密工作,坚持既要维护档案的完整和安全,又要便于利用的原则。
二、村级档案是现行档案,主要供本村和上级主管单位使用,不属于开放范围,不得向社会开放。
三、档案人员模范执行《保密法》及中央保密委员会制定的《保密守则》,做到“十不”。
四、库房要保证绝对安全,坚持节假日值班制度。
五、对违反保密制度的要及时报告,造成重大损失的要严肃处理。
档案统计制度
一、对档案的收进移出、案卷数量、利用等情况及时准确地进行统计,统计情况要记录。
二、按照统一规定和要求,向同级和上一级档案业务管理机关报送本档案基本情况统计表,并于每年一月份补报上一年度的全宗变化情况。
三、对实藏档案和资料的保管情况进行定期检查,遇有特殊情况应立即检查,及时处理。
重大活动档案登记制度
一、凡反映本村历史面貌,重大只能活动和重要业务活动的多种形式的记录,均属于登记范围。
二、重大活动登记制度是保证归档材料及时性、系统性和完整性的有效措施,实行谁主办(会议、活动),谁参加(参观、开会),谁接待(上级和有关领导),谁负责登记的办法,及时登记归档。
三、办公室和有关科室须明确一名同志负责此项工作,建立重大活动登记簿,登记并收集、整理有关文件资料,妥善保管,按规定组卷归档。
四、档案室负责收集、整理个科室登记情况和应归档的文件材料,编撰本村年度大事记。
档案鉴定销毁制度
一、根据《档案法》及有关规定,严格执行档案保管期限及鉴定、销毁、处理程序。
二、及时界定保管期限届满的档案,由档案鉴定小组逐卷审查,做出处理意见。
确需延长保管期限的,经领导批准,可适当延长。
三、档案鉴定结束后应写出工作报告,对确无保存价值的档案登记造册,经领导批准后销毁。
未经鉴定和领导批准,任何单位和个人不准擅自销毁档案。
四、销毁档案须在村领导的指导下,指派两人监销。
监销人要认真履行职责,并在销毁清册上签字,注册销毁时间、地点和方式,严禁将需销毁的档案作废纸处理,流向社会或改作他用。