制度汇编四部门管理.docx
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制度汇编四部门管理
部门管理制度
一、行政部管理制度
1、行政部部门职能
文件名称
行政部部门职能
部门定编
行政1名
组
织
机
构
图
部
门
职
能
1.负责贯彻公司领导指示。
做好联络沟通工作，及时向领导反映情况、反馈信息；综合协调各部门的工作；检查和督办有关工作。
2.根据领导意图和公司发展战略，负责起草年度工作计划、年度工作总结和其他重要文稿，牵头或协助公司的规划研究。
3.协助总经理处理日常工作。
4.组织、安排公司会议，或会同有关部门筹备有关重要活动，做好会议记录，整理会议记要。
5.负责公司来往文件和信函的收发、登记、传阅、拟办，做好公文的拟订、审核、印刷、传递、催办和检查及文书档案资料的归档立卷管理的工作。
6.负责企业文化的策划和建立工作，通过各种方式和方法与其他部门一道，建立强有力的企业凝聚力和鲜明的企业文化特色。
7.为丰富员工文化生活，组织安排各种文体活动和旅游活动。
8.做好公司历年大事记的原始资料和编纂工作。
9.负责公司保密工作及法律事务，妥善保管和正确使用公司印章和介绍信。
10.负责公司办公用品的管理，包括公司办公用品审核、发放、使用登记、保管、维护管理工作，负责传真机、复印机、长途电话、计算机的管理和使用。
11.负责公司车辆管理工作，满足公司业务用车的合理要求。
12.负责公司人力事务管理工作，制定有关人力资源的政策和规章制度，经批准后，组织实施。
13.负责人员的招聘、录用、辞退、考核和奖罚工作，确保人员的准入和退出机制完善、调控效果良好。
14.负责制订公司岗位编制，协助公司各部门有效地开发和利用人力，满足公司的经营管理需要。
15.负责拟制公司薪酬制度和方案，建立行之有效的激励和约束机制。
16.协助财务和各部门做好考勤和排班工作。
17.负责公司整体培训工作。
18.完成总经理交办的其他任务。
3、行政岗位说明书
3.1行政文员岗位说明书
职位名称
行政文员岗位说明书
直接上级
行政人事部经理
岗位定编
1
直接下级
工作概要：
安排会谈、向电话询问者提供信息、收发日常邮件，进行文档管理，对其他行政和业务方面的工作提供行政支持。
工作职责
行政人事部文员在行政人事部经理领导下工作，对行政人事部经理负责。
履行以下的职责：
1、员工请假、调休的登录，并统计每日请假人数，制作出勤日报表。
2、撰写会议通知、会议记要、日常信件和工作报告。
3、会谈、会务安排。
4、将信件及其他记录归档；备份信件及其他文档。
5、安排商务旅行，做好预订工作。
6、接待访客。
7、分发和控制办公用品。
8、完成领导交办的其他工作。
工作流程
任职条件
教育水平
大学专科
专业
人力资源相关专业或其他专业同等学历
经验
2年以上工作经验
知识
通晓行政人事管理的专业知识、具备财务管理、法律、产品特性等方面的知识
技能技巧
掌握WORD,EXCEL等办公软件使用方法，具备基本的网络知识，具备一定的写作能力，文书档案管理知识
个人素质
具备较强的工作责任心，敏锐的观察能力、沟通能力；具备人际交往能力，有亲和力，热情大方，工作积极主动；有强烈的责任感和事业心，工作认真负责，且对业务精益求精，具有较强的分析能力和执行能力；服从主管安排，吃苦耐劳，能适应企业现状和规章制度要求。
二、财务部管理制度
1、财务部部门职能
文件名称
财务部部门职能
部门定编
财务经理1名出纳1名会计1名仓管1名录单员1名开票员1名
组
织
机
构
图
部
门
职
能
1、严格按《财审管理制度》和《会计制度》要求组织和实施日常会计核算和财审管理。
2、按照国家税法规定按期报税，诚信纳税，协调好企税关系。
3、加强公司财物管理，定期和不定期组织对公司的实物及货币资金进行盘点清查，保证账实相符。
4、坚持原则，严格按规定开支公司费用，认真审核原始单据，把好费用报销关，有权对不真实、不合法的票据不予报销。
5、加强成本管理，严格控制采购成本和生产加工成本，有权对高于定价或不符合规定的物资拒付货款。
6、按规定认真编制和及时向公司总经理报送会计报表，并进行财务分析，做到数据真实、计算准确、内容完整、账表相符、说明清楚、分析得当。
7、按规定整理、装订、妥善保管会计资料，负责对财会资料和文件进行归档管理，不得外借和泄露公司商业秘密.
8、有权对公司所有人员违反财经制度的行为进行制止；有权对公司造成损失人员应承担的经济责任提出处理意见。
9、每月至少协助总经理召开一次经营状况分析会，有义务向总经理提供相关资料和数据。
10、完成总经理交办的其他任务。
3、财务部岗位说明书
3.1会计岗位说明书
职位名称
会计岗位说明书
直接上级
财务部经理
岗位定编
1
直接下级
工作概要：
公司的各往来账的核算、银行及现金日记账的核算、公司在资本市场的相关运作。
工作职责
会计在财务部经理领导下工作，对财务部经理负责。
履行以下的职责：
1、负责银行往来业务核算。
2、负责登记现金日记账及相关明细账。
3、研究并掌握公司在资本市场上的运作规则及相关的法规条例。
4、对市场部的销售情况进行核对、核实汇款、调账、催单。
5、完成领导交办的其他工作。
工作流程
任职条件
教育水平
大专以上
经验
2年以上工作经验，无不良记录
知识
熟悉会计核算和会计法规；
熟悉经济法、税法的有关知识；
良好的计算能力、统计能力；
具备一定的判断力。
所学专业
财会专业
个人素质
具备较强的工作责任心，敏锐的观察能力、沟通能力；具备人际交往能力，有亲和力，热情大方，工作积极主动；有强烈的责任感和事业心，工作认真负责，且对业务精益求精，具有较强的分析能力；服从主管安排，吃苦耐劳，能适应企业现状和规章制度要求。
3.2出纳岗位说明书
职位名称
出纳岗位说明书
直接上级
财务部经理
岗位定编
1
直接下级
工作概要：
成本统计与核算，对仓储、保管、收发、统计工作
工作职责
出纳在财务部经理领导下工作，对财务部经理负责。
履行以下的职责：
1．现金收付，登记现金手册，并编制现金收支日报单。
2．现金及时存行，支票及时进帐，同时保证日常报销所需要的备用金的支取和款项的收取和支付。
3．负责收据和发票等票据的管理。
4．负责代收代付款项的收取和划付。
5．登记现金帐、银行存款帐、管理费用明细帐。
6．计算和发放员工工资。
7．收入类单据的清理并制证或清理后转入会计制证。
8、完成领导交办的其他工作。
工作流程
任职条件
教育水平
大专以上
经验
2年以上工作经验，无不良记录
知识
熟悉会计核算和会计法规；
熟悉经济法、税法的有关知识；
具备一定的判断力。
所学专业
财会专业
个人素质
具备较强的工作责任心，敏锐的观察能力、沟通能力；具备人际交往能力，有亲和力，热情大方，工作积极主动；有强烈的责任感和事业心，工作认真负责，且对业务精益求精，具有较强的分析能力；服从主管安排，吃苦耐劳，能适应企业现状和规章制度要求。
3.3仓管员岗位说明书
职位名称
仓管员岗位说明书
直接上级
财务部经理
岗位定编
1
直接下级
工作概要：
负责公司物资的验收、入库、发放、保管、盘点，做到手续清楚、数字准确、保管得当，开单迅速、不出差错。
工作职责
仓管员在财务部经理领导下工作，对财务部经理负责。
履行以下的职责：
1、认真登记商品（材料）数量金额明细表，每月结帐应与盘点数相核对，发现差异，应查找原因，及时处理。
2、做好防火、防盗、防腐、防潮、防毒、防虫等工作。
3、科学储存保管、控制库存业务；合理制定库存物资补充计划，并填制《物资申购单》，控制最高库存量和最低库存量。
4、随时掌握库存状况，及时提供库房物资进、销、存的数据，充分发挥库房蓄水池作用。
5、按时向财审室上报《存货进销存明细表》。
6、完成领导交办的其他工作。
工作流程
任职条件
教育水平
高中（或中专）毕业
经验
2年以上工作经验，无不良记录
知识
熟悉仓库管理软件
所学专业
仓库管理知识；计算机基础知识、办公软件知识
个人素质
具备较强的工作责任心，敏锐的观察能力、沟通能力；具备人际交往能力，有亲和力，热情大方，工作积极主动；有强烈的责任感和事业心，工作认真负责，且对业务精益求精，具有较强的分析能力；服从主管安排，吃苦耐劳，能适应企业现状和规章制度要求。
3.4录单员岗位说明书
职位名称
录单员岗位说明书
直接上级
财务部经理
岗位定编
1
直接下级
工作概要：
日常订单的录入及维护、产品销售分析、商店信息的更新与维护
工作职责
录单员在财务部经理领导下工作，对财务部经理负责。
履行以下的职责：
1.根据仓库提供的单据准确无误及时录入（接单后8小时内）录入系统。
2.每月核对仓库的收支存报表的正确性。
3.每月抽查核对系统与仓库手工帐及实物的一致性。
4.每月对相关指标的统计。
5.按时完成上级领导临时下达的任务。
6.对零件的物料编码有添加与维护权。
7.对各仓库的单据的及时性与填写正确性有监督权和辅导权。
8.对物料编码规则有制定与修改权。
9、完成领导交办的其他工作。
工作流程
任职条件
教育水平
高中（或中专）毕业
经验
2年以上工作经验，无不良记录，对数字敏感，良好的数据分析能力
知识
录入管理知识；计算机基础知识、办公软件知识
所学专业
统计或文秘类相关专业
个人素质
具备较强的工作责任心，敏锐的观察能力、沟通能力；具备人际交往能力，有亲和力，热情大方，工作积极主动；有强烈的责任感和事业心，工作认真负责，且对业务精益求精；服从主管安排，吃苦耐劳，能适应企业现状和规章制度要求。
3.5开票员岗位说明书
职位名称
开票员岗位说明书
直接上级
财务部经理
岗位定编
1
直接下级
工作概要：
为了实施领料程序,保证生产所需,提供领用票证,在物票一致范围内,做好物资的领用开写票据的工作。
工作职责
开票员在财务部经理领导下工作，对财务部经理负责。
履行以下的职责：
1、严格按照工作日程表上班，佩证上岗，准时工作。
2、文明服务，规范操作，开具交易发票字迹清楚，计算准确。
3、严格遵守交接班制度，上班上岗，不串岗离岗，不扎堆闲谈，不看书刊，不办私事。
4、严格遵守发票管理制度，认真保管好交易发票，工作用具妥善保管。
5、及时做好当班汇总表，交易发票凭据及时整理上交。
6、严禁向客户购买、索要商品、钱物，不搞人情交易，禁止与客户吃喝玩乐，谋取私利。
7、完成领导交办的其他工作。
工作流程
任职条件
教育水平
高中（或中专）毕业
经验
2年以上工作经验，无不良记录，良好的数据分析能力。
知识
计算机基础知识、办公软件知识
所学专业
统计或文秘类相关专业
个人素质
具备较强的工作责任心，敏锐的观察能力、沟通能力；具备人际交往能力，有亲和力，热情大方，工作积极主动；有强烈的责任感和事业心，工作认真负责，且对业务精益求精；服从主管安排，吃苦耐劳，能适应企业现状和规章制度要求。
三、销售部管理制度
1、销售部部门职能
文件名称
销售部部门职能
部门定编
销售部经理1名销售员11名
组
织
机
构
图
部
门
职
能
确保销售机构实现年度计划的销量目标和销量增长率，具体为：
1、销售管理：
制定年度公司业务计划，监督全国各地区业务计划的实施，负责全国和地区销售业绩，实现预定的销售目标。
2、资金管理：
订单管理，回款管理，销售费用管理。
3、销售队伍管理：
吸引、发展和保留优秀销售和管理人才。
4、客户关系管理：
制定年度客户和经销商拜访计划，并监督计划的实施，确保客户满意，同大客户高层和设备科、经销商建立良好的关系。
5、地区管理：
规划和落实地区销售组织机构，最大限度地发挥公司的业务潜力。
6、市场推广活动实施：
执行市场部各产品线的市场推广计划，组织实施。
7、地区业务的协调管理：
协调公司各部门在各地区的业务开展。
8、信息管理：
收集市场需求信息和客户满意度信息。
2、销售部各岗位说明书
3.1销售部职员岗位说明书
职位名称
销售部职员岗位说明书
直接上级
销售部经理
岗位定编
1
直接下级
工作概要：
进行市场开发，签订销售合同；跟踪订单，对客户进行售后服务。
工作职责
销售部职员在销售部经理领导下工作，对销售部经理负责。
履行以下的职责：
1、协助销售区域经理制订销售计划。
2、负责寻找代理商，进行销售区域市场代理商开发与维护。
3、负责销售工作，完成销售目标。
4、负责对销售市场的信息收集。
5、负责销售区域市场推广工作。
6、协助产品创新工作。
7、参与售后服务工作。
8、完成领导交办的其他工作。
工作流程
任职条件
教育水平
大学专科以上
经验
2年以上工作经验，1年以上本行业或相近行业营销或管理经历
知识
通晓贸易业务知识，掌握市场营销相关知识，具备财务管理、法律等方面的知识，了解公司所经营产品技术知识。
所学专业
营销管理相关专业
个人素质
具备较强的工作责任心，敏锐的观察能力、客户服务能力、沟通能力；具备人际交往能力，有亲和力，热情大方，工作积极主动；有强烈的责任感和事业心，工作认真负责，且对业务精益求精；服从主管安排，吃苦耐劳，能适应企业现状和规章制度要求。
四、采购部管理制度
1、采购部部门职能
文件名称
采购部部门职能
部门定编
采购部经理1名采购员3名
组
织
机
构
图
部
门
职
能
1、掌握市场信息，开拓新货源，优化进货渠道，降低采购费用。
2、会同库管部、会计部确定合理物资采购量，及时了解存货情况，进行合理采购。
3、根据生产计划，制定物资供应计划并组织实施。
4、汇总各部门的采购申请单，编制采购作业计划。
5、选择、评审、管理供应商，建立供应商档案。
6、组织供货合同评审，签订供货合同，实施采购活动。
7、建立采购合同台帐，并对合同执行情况进行监督。
8、进行市场寻价，采购所需物资。
9、采购物资的报验和入库工作。
10、采购过程中的退、换货工作。
11、采购部合同、供应商档案、各种表单的保管与定期归档工作。
12、做好保密工作。
2、采购部各岗位说明书
3.1采购部职员岗位说明书
职位名称
采购部职员岗位说明书
直接上级
采购部经理
岗位定编
1
直接下级
工作概要：
负责公司的产品供应和供应商管理
工作职责
采购部职员在采购部经理领导下工作，对采购部经理负责。
履行以下的职责：
1、协助采购部经理制定部门发展规划和年度供应计划。
2、负责控制和监督供应合同履行。
3、负责对供应商进行管理。
4、完成领导交办的其他工作
工作流程
任职条件
教育水平
大学专科以上
经验
2年以上工作经验，1年以上本行业或相近行业营销或管理经历
知识
通晓贸易业务知识，具备采购供应、企业管理、法律等方面的知识。
所学专业
相关专业
个人素质
具备较强的工作责任心，敏锐的观察能力、客户服务能力、沟通能力；具备人际交往能力，有亲和力，热情大方，工作积极主动；有强烈的责任感和事业心，工作认真负责，且对业务精益求精；服从主管安排，吃苦耐劳，能适应企业现状和规章制度要求。
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