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程序文件
QB
胜利油田胜利报业发展有限责任公司企业标准
SLBY/CX-01/14-2011
程序文件
编制：
郇红卫
审核：
段于峰
批准：
版本：
A/0版
受控状态：
分发号：
2011－04－01发布2011－04－01实施
胜利油田胜利报业发展有限责任公司发布
程序文件目录
条款号
文件编号
文件名称
负责部门
页码
4.2.3
SLBY/CX-01-2011
文件控制程序
生技部
2
4.2.4
SLBY/CX-02-2011
记录控制程序
生技部
6
5.6
SLBY/CX-03-2011
管理评审控制程序
生技部
8
6.2
SLBY/CX-04-2011
人力资源控制程序
公司办
11
7.2
SLBY/CX-05-2011
与产品有关要求评审控制程序
市场部
14
7.4
SLBY/CX-06-2011
采购控制程序
采购部
16
7.5.1
SLBY/CX-07-2011
生产和服务提供控制程序
生技部
19
7.6
SLBY/CX-08-2011
监视和测量设备控制程序
生技部
21
8.2.1
SLBY/CX-09-2011
顾客满意度测量控制程序
市场部
23
8.2.2
SLBY/CX-11-2011
内部审核控制程序
生技部
25
8.2.4
SLBY/CX-11-2011
产品的监视和测量控制程序
生技部
29
8.3
SLBY/CX-12-2011
不合格品控制程序
生技部
31
8.5.2
SLBY/CX-13-2011
纠正措施控制程序
生技部
33
8.5.3
SLBY/CX-14-2011
预防措施控制程序
生技部
35
4.2.3文件控制程序
SLBY/CX-01-2011
1目的
为使公司质量管理体系运行的各个场所都能得到相应文件的有效版本，防止误用作废文件，特制定本程序。
2范围
本程序适用于与公司质量管理体系有关的文件的控制（包括适当范围的外来文件）。
3职责
3.1生技部是质量管理体系文件的归口管理部门。
a）负责组织编写质量手册，并组织审定会签，负责发放、更改和管理；
b）负责受控文件清单的编制，确保文件的更改和现行修改状态得到识别；
c）负责组织对现有质量管理体系文件的定期评审。
3.2生技办负责相关技术性文件的使用和管理。
3.3管理者代表负责审核质量手册。
3.4总经理批准质量手册。
4工作程序
4.1工作流程图
文件范围和分类→文件编制与审批→文件编号→文件发放→文件更改→文件换版和作废→文件保管和使用→外来文件控制
4.2文件的分类
公司的质量管理体系文件包括以下几类：
a）质量方针和质量目标（见质量手册）；
b）质量手册；
c）含程序文件、作业文件和记录；
d）外来文件：
国家有关法律法规和地方规章；各类技术标准、规范及政府行政文件等。
4.3文件的编写、审核和批准
4.3.1总经理组织制定公司质量方针和质量目标。
4.3.2质量手册由生技部编写，管理者代表审核，总经理批准。
4.3.3作业文件由生技部组织该项工作所涉及的部门人员编写，由管理者代表审核，总经理批准。
4.3.4质量记录表格作为上述相应文件的一部分进行管理。
4.3.5法律法规、标准、政府行文等外来文件由生技部收集，总经理批准其适用性。
4.3.6文件编写应遵循的原则
a）质量手册应符合选定的质量管理体系要求标准及国家法律、法规要求和公司的实际情况。
b）作业支持性文件符合质量手册的规定和要求。
c）文件的编写应符合公司实际，并具有可操作性，在发布前得到批准，以确保文件的充分性与适宜性。
4.4文件的编号
质量管理体系文件以文件名称和编号标识，编号规定如下：
a）质量手册编号：
公司代号/质量手册—年度
示例：
SLBY/SC01-2011表示公司2011年发布的质量手册
b）程序文件编号：
公司代号/程序文件代号—文件序号
示例：
SLBY/CX-01-2011表示公司2011年发布的第01号程序文件
c）作业文件编号：
公司代号/作业文件—文件序号
示例：
SLBY/ZY-01-2011表示公司2011年发布的第01号作业支持性文件
d）记录编号：
公司代号-记录—标准条款号—记录序号
示例：
SLBY/JL-4.2.3-01表示在4.2.3条款《文件控制程序》中出现第01号记录
e）原有的文件和记录表格现在继续使用的，仍用原来的名称和编号标识（若有编号），旧表格用完或旧文件作废后，再印制新表格或编制新文件时，则以新的编号标识。
4.5文件的发放
4.5.1文件要建档分发，分发时，生技部负责填写《文件发放/接收登记台账》经管理者代表批准后按发放范围发放。
4.5.2文件发放时，接收人在《文件发放/接收登记台账》上签字，注明接收文件的分发号、接收日期等。
每份文件都有不同的分发号，以便追溯。
4.5.3当需使用文件的人未领到文件时，可向文件管理员提出申请，生技部主任批准后补发给文件使用人，并填写《文件发放/接收登记台账》。
4.5.4当文件使用人的文件严重损坏影响使用时，应到生技部办理更换手续，交回破损文件，补发新文件，新文件的分发号仍沿用原文件的分发号，文件管理员将破损文件按作废文件处理。
4.5.5当文件丢失时由负责人填写《文件换发申请单》，说明原因，必要时写出书面检查，经管理者代表批准后到生技部领用新文件，文件管理员在发放文件时应给予新的发放号，并注明原发放号作废，必要时将作废文件分发号通知各文件使用部门，防止误用。
4.6受控文件范围与标识
4.6.1公司使用的及提供给认证机构的质量手册（包含了质量方针和目标、程序文件）、各种管理性文件和技术性文件、标准，均为受控文件。
4.6.2生技部负责编制公司和本部门的受控文件清单，各部门编制自己的受控文件清单，并每年更新一次。
4.6.3受控文件需加盖“受控”印章，下发时加注分发号。
公司使用和提供给认证机构的与质量体系有关的文件，都要加盖“受控”章，注明分发号。
4.7文件更改
4.7.1文件在使用过程中需要修改时，申请修改部门（人）提出修改意见并填写《文件更改通知单》报生技部，由原审批人审批后，生技部负责更改，并通知到文件持有者。
4.7.2对于改动量不大的单页，采用划改方式修改；改动量大的单页，采用换页的方式修改。
采用换页的方式修改时，每更改一次，更改状态依次由0变为1、2、3……
4.8文件换版
4.8.1第一版的文件定为A版，换版按A、B、C……的顺序进行。
4.8.2经管理评审确定的现行质量手册需换版时，应及时换版。
4.8.3若现行的质量体系文件改动量超过30%以上，则需要换版。
4.8.4换版后文件发放仍按本程序4.5条款规定发放，并处置所有的作废文件，确保使用现场都能得到受控文件的有效版本。
4.9文件的作废和保留
4.9.1作废的体系文件应加盖“作废”印章，由文件发放部门负责收回，需销毁时，填写《文件销毁申请》，经管理者代表批准后统一销毁，并填写相应记录。
4.9.2因某种原因需保留作废的文件时，需加盖“保留供参考”印章后，方可保留。
4.11文件的借阅和复制
需要借阅复制与质量体系有关的文件时应填写《文件借阅、复制记录》，经生技部主任批准后，向资料管理人员借阅、复制。
复制的受控文件必须加盖“受控”章并注分发号，领用人员按4.5条款领用。
4.11文件的保存
a）文件的保存要有适宜的环境和文件柜，防止文件损坏和丢失，便于检索。
b）公司级质量体系文件的备份文件和资料由生技部存档保管。
c）各部门的文件由各自负责保管。
d）受控文件应保持清晰，易于识别。
4.12外来文件的控制
4.12.1与产品有关的外来文件由生技部进行管理，控制分发并使其处于受控状态，确保使用处获得有效文件。
4.12.2与质量管理体系有关的各种外来文件，均按本程序规定控制管理。
4.13每年年底，生技部负责组织对现有质量管理体系文件进行评审，必要时进行修订，并再次批准。
在此期间文件使用部门应及时掌握文件的适用性，若发现不适用时，执行4.7条款的规定。
4.14对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。
4.15作为质量记录的文件，应执行《记录控制程序》。
5相关/支持性文件
5.1《记录控制程序》
6质量记录
6.1文件更改通知单
6.2文件发放/接收登记台账
6.3文件借阅、复制记录
6.4文件销毁记录
6.5受控文件清单
文件修改记录
序号
编号
修改页码
修改状态
编制/修改人
批准人
生效日期
1
2
3
4
4.2.4记录控制程序
SLBY/CX-02-2011
1目的
为了准确及时的提供产品质量符合规定要求和质量管理体系有效运行的证据，并为采取纠正措施和预防措施及实现可追溯性提供依据，特制定本程序。
2适用范围
本程序适用于质量管理体系运行中产生的所有质量记录（包括有关供方的质量记录）的控制。
3职责
3.1生技部是本程序的归口管理部门，负责对记录的设计、使用、保存和销毁实施。
3.2各部门负责本部门所涉及的质量记录的设计、使用、销毁和存档。
4工作程序
4.1质量记录的范围
质量管理体系有关的所有质量记录，包括来自供方的质量记录。
4.2质量记录的标识
新设计的质量记录及原有的质量记录表格的编号，执行《文件控制程序》中4.4（c，d）条款的规定。
4.3质量记录表格的发放
质量记录的空白表格属于质量体系文件的一部分，由各使用部门负责设计交生技部审核，由生技部统一编号、登记发放（不加盖受控章）。
格式的更改，执行《文件控制程序》有关文件更改的规定。
4.4质量记录的填写要求
4.4.1质量记录用钢笔或黑色碳素笔，按记录的内容填写。
字迹工整清楚、完整、准确，不需填写内容的空项要用“—”标记。
4.4.2确因笔误需修改时，应在错误处划一直线，填上正确内容，由修改人员签字或盖章，保持原始记录的真实性。
4.5质量记录的收集、保存和存档
4.5.1生技部将公司所有与质量管理体系运行有关的记录汇总，编制《质量记录清单》，内容包括名称、编号、保存期、存档时间、存档地点等，生技部汇集各种记录的样本。
4.5.2各部门的质量记录要设专人及时收集并保存。
4.5.3所有质量记录应每月整理一次，分类按形成的时间顺序装订成册。
在封面上注明部门、记录名称及月份。
4.5.4质量记录的存档
各种质量记录的归档时间、存放地点，执行《质量记录清单》中规定。
4.6质量记录的管理和保存
4.6.1质量记录要设专人管理，分类保存并按形成的时间顺序整理好，便于检索。
4.6.2质量记录的保存条件要防潮、防水、防蛀、防晒、防丢失。
4.6.3质量记录的保存期执行《质量记录清单》中的规定。
4.7质量记录的查阅
4.7.1顾客需要查阅质量记录要得到管理者代表的批准，并填写《文件借阅、复制记录》。
4.7.2公司内部的人员查阅要经生技部主任批准，并填写《文件借阅、复制记录》，防止丢失与损坏，确保质量记录的完整性。
4.8生技部每年检查一次各部门质量记录的使用、管理情况，对不符合要求的，要求其采取纠正措施预防措施。
4.9质量记录的销毁
超过保存期的质量记录，由质量记录保存部门填报《文件销毁申请》，经管理者代表批准后，在本部门负责人的监督下销毁。
5相关/支持性文件
5.1《文件控制程序》
6质量记录
6.1质量记录清单
6.2文件销毁记录
6.3文件借阅复制记录
文件修改记录
序号
编号
修改页码
修改状态
编制/修改人
批准人
生效日期
1
2
3
5.6管理评审控制程序
SLBY/CX-03-2011
1目的
按计划对质量管理体系进行评审，以确保其持续的适宜性、充分性和有效性。
2范围
适用于对公司质量管理体系的评审。
3职责
3.1总经理负责主持管理评审活动。
3.2管理者代表负责报告质量管理体系业绩，提出改进建议，组织编写的管理评审报告。
3.3生技部负责评审计划的制定，收集并提供管理评审所需的资料，负责对评审后的纠正措施、预防措施进行跟踪和验证。
3.4各部门负责提供与本部门工作有关的评审所需资料，并负责实施管理评审中提出相关的纠正措施、预防措施或改进决定。
4工作程序
4.1工作流程：
管理评审计划管理评审输入管理评审准备管理评审实施
管理评审输出跟踪与验证
4.2管理评审计划
4.2.1管理评审一般每年一次，在年度最后一次内审结束后进行，两次评审之间相隔不超过12个月。
4.2.2生技部在管理评审前3日编制《管理评审计划》，报管理者代表审核，总经理批准，计划主要内容包括：
a）评审时间
b）评审目的
c）评审范围
d）评审人员
e）评审依据
f）评审内容
4.2.3总经理可根据下列特殊情况决定增加管理评审的频次，并确定具体的评审时间。
a）公司组织机构、产品范围、资源配置发生重大变化时；
b）发生重大质量事故或顾客关于质量有严重投诉或投诉连续发生时；
c）当法律、法规、标准及其他要求有变化时；
d）市场需求发生重大变化时；
e）将要进行第二、三方审核或法律、法规规定的审核时；
f）质量审核中发现严重不合格时；
g）当总经理认为必要时。
4.3管理评审输入
管理评审输入应包括以下方面有关的信息：
a）审核结果，包括第一、二、三方质量管理体系审核，产品质量审核等结果；
b）顾客的反馈，包括满意度的测量结果及顾客沟通的结果等；
c）过程的业绩和产品的符合性，包括过程、产品测量和监控的结果；
d）改进、预防和纠正措施的状况，包括对内部审核和日常发现的不合格项采取的纠正措施和预防措施的实施及其有效性的监控结果；
e）以往管理评审跟踪措施的实施有效性；
f）可能影响质量管理体系的各种变化，包括内外环境变化，如法律、法规的变化、新技术、新工艺、新设备的开发等。
g）质量管理体系运行状况及改进建议，包括质量方针和质量目标的适宜性。
4.4管理评审准备
4.4.1在年度最后一次内审结束后，由管理者代表向总经理汇报质量管理体系的业绩，着重说明薄弱环节和存在的突出问题，提出改进建议。
4.4.2生技部负责根据评审输入的要求，组织评审资料的收集，准备必要的评审资料，由管理者代表确认。
4.4.3各部门负责提供与本部门有关评审资料和信息。
4.5管理评审的实施
4.5.1管理评审由总经理主持，有关单位负责人参加，生技部做好会议记录。
4.5.2评审采用会议发言、讨论或现场检查的形式，对质量管理体系业绩进行评价，对其改进作出决定或措施。
4.6管理评审的输出
4.6.1管理评审的输出应包括以下方面的有关措施或决定：
a）质量管理体系及其过程的改进，包括对质量方针、质量目标、组织结构、过程控制等方面的改进或调整；对质量管理体系的适宜性、有效性和充分性的评价。
b）产品的改进，对现有产品符合要求的评价，包括是否需要进行产品、过程审核；
c）资源需求等。
4.6.2评审结束后，由生技部根据管理评审输出的要求进行总结，编写《管理评审报告》，经管理者代表审核，交总经理批准，发至相应部门并监控执行。
本次管理评审的输出可以作为下次管理评审的输入。
4.6.3评审报告内容包括：
a）目的；b）时间；c）参加人员；d）评审综述；e）评审结论；f）改进意见；
g）发放范围
4.7改进、纠正措施、预防措施的实施和验证
改进、纠正措施、预防措施经总经理批准后，由生技部负责组织实施与验证，实施与验证的结果交下次管理评审。
4.8管理评审后采取的质量改进涉及的文件更改由生技部负责按本手册第4.2.3节“文件控制程序”中的有关规定进行管理。
4.9管理评审产生的相关质量记录由生技部按照本手册第4.2.4节“记录控制程序”中的有关规定进行管理。
5质量记录
5.1管理评审计划
5.2管理评审报告
5.3管理评审验证报告
文件修改记录
序号
编号
修改页码
修改状态
编制/修改人
批准人
生效日期
1
2
3
4
5
6.2人力资源控制程序
SLBY/CX-04-2011
1目的
对承担质量体系职责的人员规定相应岗位的能力要求，并采取措施满足规定要求。
2范围
适用于承担质量管理体系规定职责的所有人员，必要时也包括供方人员、外协单位相关人员。
3职责
3.1公司办是本程序的归口管理部门
a）负责组织编制确定各职能人员的任职要求。
b）负责公司《年度培训计划》的制定及组织实施。
c）负责职能人员、管理人员考核。
3.2各部门
a）编制本部门职能人员的任职要求；
b）组织本部门员工参加培训。
4工作程序
4.1人员能力
4.1.1从事影响产品质量工作的人员应是有能力的，对能力的判断应从教育、培训、技能和经验方面考虑。
4.1.2公司办组织各部门确定各职能人员的任职要求。
4.1.3公司办依据各岗位人员的《岗位职责、权限》，作为选择、招聘、安排人员的主要根据。
4.2能力、培训和意识
4.2.1培训计划
每年的一月上旬，公司由公司办根据人员的素质、知识结构、资源变更、公司发展需要以及以前培训的效果等，制订出培训计划，经总经理批准后实施。
4.2.2培训的类别
a）新入厂人员和在岗人员的安全和质量意识教育；
b）转岗、上岗前的作业技能培训；
c）提高在岗人员知识或技能的培训；
d）质量管理体系要求和文件的培训；
e）特殊工种（包括起重工、吊车司机、锅炉工、电焊工、电焊工等）的上岗培训；
f）外出培训。
4.2.3培训资源的配备
公司办根据公司培训计划，制订具体实施方案，组织有关部门合理配备培训所需的场地、资料、师资等资源，报总经理批准执行。
4.2.4培训实施
a）班组长以上管理人员和部室全体人员，由公司办负责组织进行ISO9001：
2008标准、质量管理体系文件培训。
b）操作工人岗位技能培训（包括上岗和转岗等）由生技办提出培训需求申请，公司办组织实施。
c）公司办负责技能培训和考核，包括新职工上岗培训和老职工转岗培训和考核。
d）内审员培训由生技部负责组织外出培训。
4.2.5计划外培训
根据实际情况组织计划外的临时培训或外委培训时，由公司办填写《计划外培训申请表》，报总经理批准，公司办组织实施。
4.2.6培训记录
公司办组织培训后要填写《培训记录表》，同培训形成的相关材料一起建立所有人员的培训档案。
4.2.7意识提高
通过教育和培训，使员工意识到：
a）满足顾客和法律、法规要求的重要性；
b）违反这些要求所造成的后果；
c）自己从事的活动与公司发展的相关性。
公司鼓励员工参与质量管理，为实现质量目标做出贡献。
4.2.8评价所提供培训的有效性
a）通过理论考核、操作考核、业绩评定和观察等方法，评价培训的有效性，评价被培训人员是否具备了所需的能力，并填入《培训记录表》。
b）每年第四季度公司办组织各部门负责人，汇总《培训记录表》总体评价培训的有效性，征求意见和建议，以便更好制定下年度的培训计划；
c）公司办加强对员工日常工作业绩的评价，可随时对部门员工进行现场抽查，对不能胜任本职工作的员工，应及时暂停工作，安排培训、考核或转岗，使员工的能力与其从事的工作相适应。
4.3公司办负责建立、保存员工培训档案，保持教育、培训、技能和经验的适当记录。
5相关/支持性文件
5.1《岗位职责、权限》
6质量记录
6.1年度培训计划
6.2培训记录表
6.3计划外培训申请表
6.4岗位人员评价表
文件修改记录
序号
编号
修改页码
修改状态
编制/修改人
批准人
生效日期
1
2
3
4
5
7.2.2与产品有关要求的评审控制程序
SLBY/CX-05-2011
1目的
提高合同签订质量，确保公司产品具有满足顾客和适用的法律法规要求的能力。
2范围
本程序适用于对产品要求的确定和评审。
3职责
3.1市场部是本程序的归口管理部门，负责识别顾客的需求和期望，并组织有关部门对与产品有关的要求进行评审，并负责与顾客沟通。
3.2生技办负责评审产品生产能力、质量要求的检测能力。
3.3生技部负责评审采购能力。
3.4总经理负责组织合同的评审。
4程序
评审时机→评审方式→对顾客要求的确认→评审内容→合同的变更
4.1评审时机
公司在接受合同、书面订单、口头订单，向顾客做出提供产品承诺之前，市场部应组织相关人员对与产品有关的要求进行评审。
4.2评审方式
评审可采用会议、会签、电话等方式进行。
对于有现货的常规产品，总经理、分管副总在合同或订货单上签字评审；
对于无现货的常规产品，总经理组织有关部门人员沟通，签字确认。
对于批量大，产值高的常规产品，由总经理组织有关人员召开评审会议，签字确认。
4.3对顾客要求的确认
当顾客没有提供书面要求时，在接受顾客要求前，市场部应对顾客的要求进行确认，确认方式可灵活掌握，如电话、传真等；要将详细确认内容记录在《口头订单确认记录》中，并向顾客复述一遍，得到顾客的认可，并记录联系人姓名、电话等。
4.4评审内容
4.4.1各项要求已明确规定；
4.4.2任何与要求不一致的地方都已得到解决；
4.4.3公司有能力达到所述的要求。
4.5合同/订单的变更
如合同/订单有任何更改，市场部应对修改过的合同/订单进行重新评审，并将更改内容正确传递到相关人员。
5质量记录
5.1产品要求评审表
5.2合同登记台帐
5.3合同更改通知单
5.4订单确认记录
文件修改记录
序号
编号
修改页码
修改状态
编制/修改人
批准人
生效日期
1
2
3
4
5
7.4采购控制程序
SLBY/CX-06-2011
1目的
为了保证采购的物资符合规定要求，特制定本程序。
2范围
本程序适用于能够直接影响到最终产品和服务质量的原材料、备品备件品采购，以及对供方进行选择、评价和控制。
3职责
3.1采购部是本程序的归口管理部门。
a）负责按公司的要求组织对供方进行评价，编制《合格供方
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