公路建设项目档案案卷质量要求.docx

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公路建设项目档案案卷质量要求

第三部分

档案案卷质量标准

1范围

本标准规定了新疆公路建设项目档案资料的排列、组卷、编目以及卷皮卷盒、卷内表格质量的要求。

本标准适应于新疆交通建设局工程项目参照执行。

2术语

2.1公路建设项目文件材料

是指记录和反映公路建设活动中形成和使用的文字、图表、声像等技术文件的总称。

2.2公路建设项目档案

是指在公路建设项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工、监理、竣工全过程形成的应当归档保存的文字、图样、图表、计算、声像等形式与载体的原始记录。

2.3案卷

是指由互相联系、价值大体相同的若干文件材料、图表组合而成的一组档案文件集合体。

2.4案卷皮

是指每一案卷的外封皮。

2.5卷（盒）内目录

是指登录案卷内文件材料题名及其它特征。

2.6总目录

是指整个竣工文件的目录。

2.7索引目录

是指针对某项工程所列的目录。

2.8卷内备考表

卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。

2.9档号

是指根据交通建设局提供的项目档案分类编号，填写档案的项目代号.分类号.案卷流水号。

分类号及案卷流水号的举例：

X。

X。

X...。

X_______m

案卷流水号

施工标段号

工程分类目

工程基本类目

工程基本类目：

是指竣工文件归档的类型即：

1.工程综合类;2.工程设计类;3.工程决算类;4.工程竣工图类;5.工程施工类；

6.工程监理类;7.交通工程类；8.房建工程类；9.工程科研类。

2.10归档号

是指施工、监理单位向建设局档案室移交的临时的全部案卷的用铅笔填写的编号。

3组卷及组卷职责

3.1组卷就是把一组有机联系的文件材料，以卷的形式组合在一起，便于保管、保密和利用。

3.2综合类、工程决算类文件材料由交通建设局负责组卷。

3.3工程设计类文件材料由设计部门负责组卷。

3.4工程施工类文件材料及竣工图、表由施工承包单位负责组卷。

3.5工程监理类文件材料由监理单位负责组卷。

3.6工程科研类文件材料由承担科研课题的单位负责组卷。

4案卷内科技文件材料的收集、排列

4.1有关项目的前期文件先按类型收集，再按文件的性质、内容、问题分别按年度、及其重要性整理。

勘察设计文件材料和项目设计文件，应按项目或专业整理。

项目建设过程中上级批文等重要文件材料应随同相关的科技文件材料一起排列。

技术文件按管理、依据、证明排列。

（即批复在前、请示在后，正件在前附件在后，印件在前、定稿在后，转发文件在前、被转发文件在后，译文在前、原文在后的顺序排列）。

4.2施工类和监理类文件材料

4.2.1施工监理开工前资料：

先按某个单位或分部工程收集其文件材料。

管理性文件是批复在前、请示在后，正件在前附件在后，印件在前、定稿在后，转发文件在前、被转发文件在后，译文在前、原文在后的顺序排列；原材料的质量证明书、出厂合格证等依据性材料先按原料类型收集,按表头朝里、左侧和下放留空的方法粘贴在A4纸张上；各料场的、每一批形成的、各型号的原料试验、检测（验）资料汇总归类（监理单位仅仅做这一项）；分项工程开工报告及批复单汇总排列。

4.2.2施工监理开工后资料：

先按分项工程收集资料。

每一个分项工程材料所含类型：

施工—试验类、施检类、质评类、验收类类；监理—试验类、施检类、质评类。

再把每一个分项工程内各工序形成的同样资料汇总归类、按桩号或资料形成的前后顺序排列。

4.3竣工图：

4.3.1变更设计一览表先按工程类型收集、再按时间排列。

4.3.2变更图纸及批文先按工程类型收集、再按时间排列。

4.3.3竣工图先按工程类型收集、再按时间和内容排列。

4.4案卷内图文混合文件材料是按文字材料在前、图样在后的顺序排列。

案卷内文字材料只对其图样作补充或局部性说明时，应图样在前、文字材料在后。

4.5竣工图按专业、图号排列。

5组卷要求

5.1组卷要遵循公路工程文件材料的形成规律和成套性特点，保持案卷内文件材料的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐全，符合档案管理要求；便于档案的利用和保管。

5.2公路工程项目竣工文件按照《交通建设局工程项目档案编制办法》执行。

5.3工程施工、监理文件材料应按工程项目、标段、单位工程、分项工程及工序同类资料进行组卷；竣工图按单位工程、结构、内容等组卷；设备文件按专业、台件等组卷；管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷。

5.4案卷内文件材料必须准确反映问题的公路建设项目活动的真实内容。

必须是现场形成的第一手材料（原始件），不允许用复印件。

案卷及卷内文件材料不重份；统一卷内有不同保管期限地文件材料，该卷保管期限从长。

5.5要保证案卷内反映问题的科技文件材料的完整、准确、系统。

5.5.1完整指工程项目建设全过程中应归档的技术资料、文件、图表等各种文件材料原件齐全。

5.5.2准确是指档案的内容真实反映工程项目竣工时的实际情况和建设过程，做到图物相符，技术数据准确可靠，签字手续完备。

5.5.3系统是指按其形成规律，保持各部分之间的有机联系，分类科学，组卷合理。

5.6卷内文件材料数量要适当，文字材料厚度在2.5cm~3cm（已成册材料是2~6cm），一般在100页~300页之间，图纸厚度在2.5cm~3cm（已成册材料是2~6cm）。

5.7组卷是在不超过规定厚度的基础上可以把若干分项或若干有机联系的文件材料组成一个案卷，也可以把一个分项或一个有机联系的文件材料分成若干个案卷。

5.8案卷内科技文件材料的制作和书写材料必须耐久。

禁用热敏纸、圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸等易褪色的书写材料。

5.9案卷内文件材料字迹要清晰、端正，图面要整洁。

5.10编制各种竣工图，必须在施工过程中（不能在竣工后），竣工图必须逐张加盖竣工图章（见图1）。

竣工图章盖在图表上方空白处，使用不褪色印泥并签署相关内容。

图1

绘制单位

XX公路（项目名称）X标段工程竣工图

绘制人

技术负责人

绘制日期

监理单位名称

监理人

252530

80

5.11凡在施工中，虽有一般性设计变更，但能将原施工图加以修改补充作为竣工图的，可不重新绘制，由施工单位负责在原施工图（必须是新图）上注明修改的部分，并附以设计变更通知单和施工说明，加盖“竣工图”章后，即作为竣工图。

5.12凡结构形式改变、工艺改变、平面布置改变、项目改变，不宜再在原施工图上修改、补充者，应重新绘制改变后的竣工图。

因设计原因造成的由设计单位负责重新绘制；因施工原因造成的，由承包的施工单位负责重新绘制；因其他原因造成的，由建设单位自行绘图或委托设计单位绘制。

施工单位负责在新图上加盖竣工图章并附以有关记录和说明，作为竣工图。

5.13图纸组卷采用两种方式：

1）如果施工图是蓝图者在这基础上绘制竣工图，折叠成A3纸张大小。

2）如果施工图是A3标准纸张绘制的，竣工图样式原样不变。

6案卷的编目

6.1编写案卷页号

6.1.1案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。

案卷封面、扉页、目录、备考表不编写页号。

6.1.2单面书写的文件材料在右下角编写页号，双面书写的文件材料正面在右下角背面在左下角编写页号，空白面不编号。

统一采用黑色的打码机打页号，页号不能小于三号字体大小。

图纸页号放置在图纸标题栏的右上角。

成套图样或印刷成册文件，不必重新编写页号。

各卷之间不连续编页号。

6.2目录的编制

6.2.1卷内（盒内）目录

是指案卷内登记文件及其排列次序的目录。

6.2.1.1顺序号用阿拉伯数字，首份文件材料从1起依次标注。

6.2.1.2文件材料题名填写文件材料标题的全程,一般应照实抄录；没有标题或标题不能说明文件材料内容的文件材料，可自拟标题，外加“（）”号；

6.2.1.3文件编号填写文件的文号或图样的图号；

6.2.1.4责任者填写文件材料的直接编制部门或主要责任者；

6.2.1.5起止日期填写案卷内文件材料形成的起止日期；

6.2.1.6页次填写每份文件材料首尾页上标注的页号；

6.2.1.7卷内目录排列在案卷文件材料的首页之前，不编写页号；列具体目录之前要列出本卷的总标题（在本卷内归入的主要内容的题名）和分类标题（本卷内归入的某一个主要内容的题名）。

卷内目录式样见表1。

6.2.1.8成套的图纸，原有图样目录在内容上可替代卷内目录内容时可不在重新编制卷内目录，如其内容不能替代卷内目录时，需要重新编制卷内目录。

在案卷的首页加盒内目录，末页加备考表，并加盖档号章。

6.2.1.9凡不装订的盒内文件按件加盖档号章。

6.2.2索引目录

是指总目录内某一大类文件材料分成若干分册而形成的目录。

或针对某个单位、分部工程来编写的目录；索引目录内容与卷内目录总标题是一致的。

索引目录式样见表2。

6.2.3总目录式样见表3。

6．3案卷封面的编制

6.3.1档号用铅笔填写案卷流水号。

6.3.2工程设计、施工、监理类案卷题名是由两个部分组成——第一：

项目名称（施工图上名称）、合同名称、本合同总里程；第二：

能揭示本案卷文件材料的简明、准确的内容。

6.3.3工程依据性、基础性、竣工、交工综合性案卷题名的主要内容是责任者、内容、文种。

6.3.4案卷题名要简炼、明确、能反映卷内文件材料内容，一般不超过五十个字。

6.3.5立卷单位填写负责卷内文件材料组卷的部门或项目负责部门。

如由若干单位形成的，则填写该案卷的主要承办单位。

6.3.6起止日期填写卷内文件材料形成的起止日期；

编制日期填写案卷内文件材料的起止日期或案卷形成日期。

6.3.7保管期限填写其划定的保管期限；密级依据保密规定填写。

施工或监理单位填写工程项目中标单位。

6.3.8案卷封面一律用计算机打印，数字统一用阿拉伯数字填写。

封面条目逐一填写，案卷盒正面不填写。

6.3.9案卷封面和盒脊背地档号，暂用铅笔填写；移交后由接收单位统一正式填写。

6.4卷内备考表要表明案卷内文件材料的件数、页数，不同载体文件的数量，说明组卷情况，以及在组卷（盒）案卷使用过程中需要说明的问题（立卷（件）人、检查人、立卷（件）日期等）；卷内备考表排列在案卷内文件材料的尾页之后，不编写页号。

实例：

卷内文件材料20件或100页，照片2张、图纸1张。

6.5案卷扉页的编制见表4。

6.5.1项目档案名称以公路的起始、终点城市名，并注明XXX至XXX段竣工文件。

6.5.2类别按档案分类编号规范的七类标明，如工程综合类、工程施工类。

。

。

。

6.5.3合同段按工程项目划分的标段。

6.5.4里程起讫桩号按工程项目划分的标段起讫桩号（统一装号、施工装号？

）。

6.5.5名称按档案分类编号规范中的要求标明本卷内容。

6.5.6立卷单位标注本案卷立卷单位全称。

6.5.7日期按编制的起止日期。

6.5.8档号应依据交通建设局提供的项目档案分类编号规则，填写项目代号、档案分类编号和案卷顺序（流水号）号。

按以一个部门所形成的案卷总目录的前后顺序编号。

7档案份数及案卷的装订

7.1业主前期资料一套；土建工程施工、监理技术资料一套，施工单位竣工图一式三套，其他资料一套；房建工程施工、监理技术资料三套，竣工图四套，其他资料一套；交通工程施工、监理单位技术资料和竣工图三套，其他资料一套；各项目执行办、总监及驻地监理单位资料一套。

7.2文件材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式；除了各施工、监理单位第一套资料暂不装订（刻制光盘用），其余资料一律按要求装订。

案卷内不允许有金属物。

单份文件材料装订时，应在卷内每份文件材料首页右上角加盖档号章。

7.3案卷装入标准档案盒。

不装订的个别资料按照盒内目录的编排次序排列有序，编写好页码装入盒内。

外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。

7.3.1档案盒脊背填写：

档号栏填写档案分类号，合同号-总盒数-本盒号，总卷数-本卷号，套数；案卷题名栏填写项目名称，本盒内单位或分部工程汉语拼音首字简写，立卷单位名称。

例：

（4代表施工类、1代表工程类别、1代表施工标段号、1代表案卷顺序号）：

图2

档号

4.1.1.1

05HT-153盒-6盒

201卷-6、7卷

（1）

案卷题名

G216线北屯至清水河公路改建项目

LJTSHF

新疆路桥总公司

7.3.2档案装具依据交办发[2001]390号文件《公路竣工文件材料立卷归档管理办法》第二十条之规定执行（内容略），统一到交通建设局档案室购买，全线统一标准，不得擅自使用不规则的装具。

7.4案卷装订要牢固、整齐、美观、不同尺寸的文件材料要折叠成统一幅面。

卷内文件材料装订前或放入盒内前必须除掉金属物。

7.5案卷装订采用三孔一线法，两眼间隔8cm，案卷底边和装订边要整齐，脊背边与底边成900直角后方可装订。

8保管单位目录

8.1科技档案归档目录：

按档号的前后顺序，以保管单位为对象的总目录。

见表5

8.2科技档案归档接受签证目录：

按类别以保管单位为登记的目录。

见表6

表1卷内目录

序号

文件编号

责任者

文件材料题名

日期

页次

备注

总标题

分类标题

每一类型

具体内容

盒内文件目录

件号

责任者

文号

题名

日期

页数

备注

表2索引目录

土石方工程

第一分卷土石方工程开工前开工批复、请示及附件

第二分卷土石方工程开工前各料场试验、检测资料

第三分卷土石方工程K234+000~K234+500开工后不良地基处理资料

第四分卷土石方工程K234+000~K234+500开工后试验、检测、质评、验收资料

……………………………………….

表4扉页

G314线国内起止地方名称

和硕至库尔勒段竣工文件

类别：

工程施工

合同段：

03

里程起讫桩号：

K230+400~k249+250长18.85km

档号：

4.1.1.1

名称：

沥青混凝土K23O+400~K231+000分项工程材试、施检、质评、验收资料

新疆路桥总公司

二零零四年十二月

组卷流程图

档案移交流程图