高等学校档案归档范围及保管期限表.docx
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高等学校档案归档范围及保管期限表
高等学校档案归档范围及保管期限表
党群类档案归档范围和保管期限
DQ11党务综合
序号
类目名称
保管期限
1
2
3
4
5
6
7
8
9
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14
15
16
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19
上级党组织有关党的建设的文件材料（如文件的本针对本校的，则永久保存）
本校党代会文件材料
（1）大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批复等
（2）提案及办理情况；会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等
（3）参考文件；工作人员名单；工作证；代表证、列席证及选票式样
本校党委会、常委、党委扩大会、书记校长碰头会、总支书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件
党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）
党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知
以党委名义召开的工作会议材料学校工作形成的文件材料
校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料
党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿
党委工作简报
党委大事记
党群系统启用印章的文件和印模
党群系统重要统计材料
党委各部、委、各总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复
党委保密、秘书工作的有关文件
重要的群众来信来访及处理材料
党委与有关机构联系、协商工作的来往文件
分党校、总支直属支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表
分党委、总支、直属支部建党工作及有关材料
分党委、总支、直属支部人员奖励及有关材料
DQ12纪检
长期
永久
长期
短期
永久
永久
永久
永久
永久
永久
永久
永久
永久
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
序号
类目名称
保管期限
1
2
3
4
5
6
上级纪委关于纪检工作的文件
纪委工作规章制度
纪委工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计
校纪委会议记录
党员处分、复查材料
群众来信来访及处理意见
长期
长期
永久
长期
长期
短期
DQ13组织
序号
类目名称
保管期限
1
2
3
4
5
6
7
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9
10
11
上级关于组织工作的指示、决定、通知简报
本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料
本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知
落实政策的有关材料
副处级以上干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知等（包括上级批准的，要附任免呈报表）
副处级以上干部名册
总支、支部改选报告、审批材料
各总支、支部委员名册
党员名册
关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料
发展新党员、预备党员转正的名册
长期
永久
永久
长期
永久
永久
长期
长期
长期
长期
长期
DQ14宣传教育
序号
类目名称
保管期限
1
2
3
4
5
上级关于宣传工作的文件
本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结
教职工政治思想工作动态及调查材料
理论学习的决定、通知、计划、总结
反映本校重大活动的剪报及图表
长期
永久
长期
长期
永久
DQ15统战
序号
类目名称
保管期限
1
2
3
4
5
6
7
上级关于统战工作的文件
本校统战工作计划、决定、报告、通告和总结
统战工作情况调查、典型材料、统计报表
本校各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料
台、港、澳和侨务工作材料
各民主党派成员和负责人名册及有关材料
统战工作重要会议记录
长期
永久
永久
永久
长期
长期
长期
DQ16工会
序号
类目名称
保管期限
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
上级有关工会工作的文件
工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计
会员代表大会的有关文件（通知、名单、报告、决议、选举、结果、领导讲话、大会发言等文件）
表彰工会先进集体个人的材料、名单
处分会员的有关材料
工会委员会会议记录、纪要
基层工会干部名册
会员名单
妇女工作材料
家属工作材料
长期
永久
长期
长期
长期
短期
长期
长期
长期
长期
DQ17团委
序号
类目名称
保管期限
1
2
3
4
5
6
7
8
上级关于团的工作文件
本校团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件）
本校学代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和文件）
团委工作计划、报告、总结及规章制度
团委工作典型调查材料、优秀团员的材料
表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料
处分团员的材料及复查材料
批准入团、离团材料及名单
长期
永久
永久
永久
长期
长期
长期
长期
9
10
11
12
13
14
15
16
17
团干部名单
团员名册
团委会议记录
学生会文件、材料
本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料
各分团委的有关材料
研究生会的有关材料
团委牵头进行的重大活动的有关材料
社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
行政类档案归档范围和保管期限表
XZll行政综合
序号
类目名称
保管期限
1上级有关学校行政管理的综合性文件长期
2全校性的规章制度永久
3学校年度、学期工作计划、报告、总结永久
4校长办公会、书记校长碰头会议记录、纪要永久
5校务委员会委员名单、会议记录、纪要永久
6各学院的工作计划、报告、总结和会议记录长期
7校领导的重要讲话和参加校外会议发言稿长期
8本校教育事业规划、计划及上级批复永久
9学校评估材料永久
10本校向上级的请示及其批复永久或长期
11本校各单位的请示及学校的批复长期
12有关全校性工作的调查材料和经验总结永久
13学年报表及综合统计永久
14启用印章的文件及印模永久
15本历史沿革、情况介绍永久
16本校大事记、简报、信息、动态等永久
17校史工作材料永久
18校友工作材料长期
19校庆工作材料长期
20群众来信来访文件材料长期
21普选工作材料短期
XZ12人事
序号
类目名称
保管期限
1上级机关有关人事工作的文件长期
2本校人事工作的规章制度长期
3人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录永久
4关于机构编制规划、计划报告、上级批复永久
5关于校内机构设置、变化的文件材料永久
6人事处权限内的干部任免文件及名册永久
7表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料长期
8处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料长期
9教职工动态月报长期
10师资培养、管理工作计划、规定、总结永久
11教师进修计划、安排、总结长期
12教师工作量的规定和执行情况长期
13教师业务考核材料长期
14人事统计报表永久
15教职工名册（分单位的总册、分类名册）登记表永久
16教研室、研究室正副主任名册长期
17教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复长期
18教职工工资调整材料、名册长期
19教职工转正定级材料长期
20教职工校内调动材料长期
21教职工的录用、调入的有关材料（包括转移行政、
工资关系介绍信）长期
22教职工调出的有关材料（包括转移行政、工资关
系介绍信存根）长期
23教职工援外和支援边远地区材料短期
24教职工离休、退休、退职、离职等及有关荣誉证
书授予工作的材料长期
25教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料长期
26教职工退休后重新工作的材料长期
27教职工福利工作长期
28教职工商调函件长期
29使用临时工有关材料长期
30群众来信来访材料长期
XZ13监察、审计
序号
类目名称
保管期限
1上级有关监察、审计工作的文件长期
2本校监察、审计工作方面的规章制度长期
3监察、审计工作计划、总结、调查报告长期
4监察、审计工作统计年报及重要报表长期
XZ14武装、保卫
序号
类目名称
保管期限
1上级有关公安保卫工作的文件长期
2本校公安保卫保密工作方面的规章制度长期
3本校公安保卫工作计划、总结、报告、调查材
料、统计报表永久
4本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料
及上级的批复、判决书长期
5本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上
级的批复长期
6要害部门的公安保卫、消防工作长期
7上级有关武装、人防、民兵、军训工作的文件长期
8本校武装部职责范围内的规章制度长期
9武装部工作计划、总结、调查报告长期
10武装部工作统计年报及重要报表长期
11复员、转业、退伍军人、
军烈属名册和登记表（卡）长期
12军训活动安排等有关材料长期
XZ15后勤
序号
类目名称
保管期限
1上级有关后勤工作的文件短期
2本校后勤管理处及各科规章制度长期
3本校后勤工作计划、总结报告、调查材料长期
4房屋管理、调配使用、转户等的规定、总结长期
5防震、防汛、环保、节能工作的文件材料长期
6爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规
定、通知等文件长期
7师生员工健康状况调查材料及统计表永久
8本校计划生育工作文件及领取独生子女证名册长期
9伙食、车辆、校园绿化等短期
XZl6档案、图书、文博
序号
类目名称
保管期限
1上级有关档案、图书情报、博物工作的文件长期
2档案、图书、文博规章制度长期
3档案、图书、文博工作计划、报告、总结长期
4档案、图书、文博工作概况、发展规划、统计及统
计年报永久
5档案、图书与校外交流的有关材料长期
6档案馆指南、全宗索引永久
教学类档案归档范围和保管期限表
JXl1综合
序号
类目名称
保管期限
1上级下达有关教学工作文件材料长期
2教育改革、培养目标、专业设置、学制等方面
指导、规定及办法永久
3本校制定各种教学计划、规章制度、会议纪录、
调研报告、总结等永久
4教学质量检查评估、总结和各级优秀教学质量
奖材料、教学成果奖材料长期
5非学历教育的培训班、进修班材料长期
6统计报表永久
7学生运动会材料长期
JXl2学科实验室建设
序号
类目名称
保管期限
1上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料长期
2学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料永久
3重点学科、专业、实验室建设材料永久
4学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料长期
5学科、专业、实验室建设统计报表永久
JX13招生
序号
类目名称
保管期限
1上级有关招生工作的文件材料长期
2招生计划、规定、生源计划长期
3新生录取材料及新生名单长期
4委培、代培、自费生计划、合同及名单长期
5招生宣传、招生工作总结短期
6研究生入学试题及指导教师名册长期
JX14学籍管理
序号
类目名称
保管期限
1新生入学登记表永久
2学生成绩卡片永久
3学生成绩总册永久
4在校学生名册永久
5学生学籍变更材料（升学、留级、休学、复学、
转学、退学、专升本材料）永久
6学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级）长期
7学生处分材料长期
JX15课堂教学与教学实践
序号
类目名称
保管期限
1各专业教学计划（教学大纲）永久
2课程建设要求及安排、校历表、课表长期
3各系、科、专业课程试题库长期
4典型教案、重要备课记录长期
5教学实习、生产实习计划、总结及相关材料短期
6社会调查、社会实践计划、总结及有关材料短期
JX16学位工作
序号
类目名称
保管期限
1上级有关学位工作文件材料长期
2本校学位评定条例、办法及计划、总结长期
3学位委员会会议记录、决定长期
4学位委员会授予各层次学位清册永久
5本科生优秀学士学位论文长期
6博士、硕士研究生学位论文及评审材料长期
JX17毕业生
序号
类目名称
保管期限
1上级有关毕业生分配的文件材料长期
2毕业生工作计划、简报、总结长期
3毕业生供需统计、计划、合同长期
4毕业生正式分配方案及调配派遣名册永久
5毕业证、派遣证存根领取签收册长期
6毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料长期
JX18教材
序号
类目名称
保管期限
1自编、主编教材长期
2各系各专业使用教材目录长期
3自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集长期
4其他有保存价值的自编参考资料短期
附录：
存系教学类档案教材
序号
类目名称
保管期限
1毕业生论文及评审意见长期
2课堂教学材料、课程进度表短期
3教师任课安排、教案长期
4优秀实习报告短期
5本专业教学检查、调查材料及总结短期
6教师工作量核算、等级材料短期
科学研究类档案归档范围和保管期限表
KY11综合
序号
类目名称
保管期限
1科研行政管理文件材料长期
2科研计划管理文件材料长期
3科研成果管理文件材料长期
4科研经费管理文件材料长期
5申报科学基金及有关批复长期
6学会工作（学术活动）材料短期
KYl2-1科研准备阶段
序号
类目名称
保管期限
1开题报告与课题调研论证材料长期
2任务书、合同、协议书永久
3课题研究计划、设计长期
4计划执行情况、计划调整或撤销报告短期
5课题投资和预决算材料短期
KYl2-2研究实验阶段
序号
类目名称
保管期限
1实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录永久
2数据处理材料，包括计算机处理材料（如程序设计说明、
框图、计算结果等）。
永久
3设计的文字说明和图纸（底图、蓝图、机械设计图、电子
线路图等）永久
4研究工作阶段小结、年度报告长期
5配套的照片、底片、录音带、录相带、幻灯
片、影片拷贝等永久
6样品、标本等实物的目录永久
KYl2-3总结鉴定阶段
序号
类目名称
保管期限
1研究报告、研制报告永久
2论文专著永久
3工艺技术报告永久
4技术诀窍报告永久
5专家评审意见永久
6鉴定会材料长期
7鉴定证书永久
8推广应用意见长期
9课题工作总结长期
KYl2-4申报奖励阶段
序号
类目名称
保管期限
1科研成果登记表永久
2科研成果报告表永久
3科研成果奖励申报与审批材料永久
4科研成果获奖材料原件或影印件永久
5专利申请书或证书原件或影印件永久
KYl2-5推广应用阶段
序号
类目名称
保管期限
1转让合同、协议书永久
2生产定型鉴定材料永久
3成果被引用或投产后反馈意见短期
4推广应用方案及实施情况长期
5扩大生产的设计文件、工艺文件长期
6成果宣传报导材料短期
7对外学术交流材料长期
基本建设类档案归档范围和保管期限表
JJll综合
序号
类目名称
保管期限
1上级有关基建工作的文件长期
2基建工作规章制度长期
3基建工作计划、总结、简报长期
4基建工作总体规划永久
5基建工作年度（季度）总结、统计报表永久
6基建工程财务预、决算长期
7全校性总体规划、设计总平面图永久
8水、电、气管道分布图永久
9地质勘探、地形测量材料永久
JJl2－1可行性研究
序号
类目名称
保管期限
1项目建议书及上级批复永久
2可行性研究报告永久
3项目评估永久
4环境预测、调查报告永久
5设计任务书及计划任务书永久
JJl2－2设计基础
序号
类目名称
保管期限
1工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地
质图、勘察记录、化验试验报告、
重要土、岩样及说明永久
2地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备
及安装测量定位、观测记录永久
3水文、气象、地震等其它设计基础材料永久
JJl2－3设计文件
序号
类目名称
保管期限
1初步设计长期
2技术设计永久
3施工图设计短期
4技术秘密材料、专利文件永久
5设计计算书长期
6关键技术实验永久
7总体规划设计永久
8设计评价、鉴定及审批长期
JJl2－4工程管理文件
序号
类目名称
保管期限
1征地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书永久
2承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件永久
3施工执照永久
4水、电、气、暖供应协议书永久
5产权证书永久
JJl2－5施工
序号
类目名称
保管期限
土地施工文件
（1）开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要短期
（2）施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、
施工安全措施、施工工艺长期
（3）原材料及构件出厂证明、质量鉴定长期
（4）建筑材料实验报告长期
（5）设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批永久
（6）土建施工定位测量地质勘察永久
（7）土、岩试验报告，基础处理，基础工程施工图永久
（8）隐蔽工程验收记录永久
（9）工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、
事故处理报告永久
（10）分项、分单位工程抽量检查、评定长期
（11）交工验收记录证明长期
（12）竣工报告、竣工验收报告永久
2设备及管线安装施工文件
（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要短期
（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、
设备代用审批长期
（3）焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录长期
（4）隐蔽工程检查验收记录长期
（5）强度、密闭性试验报告长期
（6）设备调试记录短期
（7）施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告长期
（8）系统调试、实验记录长期
（9）管线清洗、通水、清毒记录短期
（10）管线标高位置，坡度测量记录长期
（11）中间交工验收记录证明，工程质量评定长期
（12）竣工报告、竣工验收报告长期
3电气、仪表安装施工文件
（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审短期
（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、
设备代用审批长期
（3）调试、整定记录长期
（4）性能测试和校核长期
（5）施工安装记录，质量检查评定，事故处理报告长期
（6）操作、联动试验短期
（7）电气装置交接记录短期
（8）中间交工验收记录、工程质量评定长期
（9）竣工报告、竣工验收报告长期
JJl2－6竣工验收
序号
类目名称
保管期限
1竣工验收报告永久
2全部竣工图纸永久
3质量评审材料永久
4工程现场声像材永久
5竣工验收会议决议文件永久
JJ12-7基建财务、器材管理
序号
类目名称
保管期限
1财务计划、年度计划短期
2工程概算、预算、决算永久
3主要材料消耗、器材管理短期
4交付使用的固定资产永久
JJ12-8生产技术准备、试生产
序号
类目名称
保管期限
1技术准备计划短期
2试生产管理、技术责任制长期
3试车方案、产品技术参数、性能、图纸短期
4设备试车、验收、运转、维护记录长期
5安全操作规程、事故分析报告长期
6技术培训材料短期
7工业卫生、劳动保护材料长期
仪器设备类档案归档范围和保管期限表
SBll综合
序号
类目名称
保管期限
1上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件长期
2本校仪器、设备管理的规章制度长期
3设备工作计划、报告、总结、调查材料长期
4仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案长期
5仪器、设备移交清册及设备仪器报废、调拨报告
和批复长期
6本校有关仪器、设备业务工作的年度统计材料长期
SB12外购仪器设备
序号
类目名称
保管期限
1申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录
等）委托协议长期
2上级或主管领导批复和准购批示长期
3定购合同（复印件）和会谈纪要、记录等长期
4进口设备过程中有关的技术商务文件长期
5开箱记录及装箱单长期
6安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单长期
7验收报告及文件材料长期
8索赔来住函件及结果文件长期
9设备说明书及全套随机文件材料与设备共存
10使用、检修、故障事故记录（设备履历书）与设备共存
11重大事故的调查分析及处理意见与设备共存
12技术改造和开发过程中形成的文件材料与设备共存
出版类档案归档范围和保管期限表
CB11综合管理
序号
类目名称
保管期限
1上级有关编辑出版工作的文件长期
2上级召开的编辑出版工作会议文件短期
3本校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、
简报和重要会议记录永久
4本校编辑出版工作规章制度、统计报表永久
5编辑出版部门管理形成的文件材料短期
C
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