档案室规章制度.docx

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档案室规章制度

档案室规章制度

篇一：

最新档案室管理制度汇编

档案室管理制度汇编

档案室管理制度

档案室应贯彻“以防为主，防治结合”的原则，限制和

克服不利于档案安全的因素，做到最大限度地延长档案寿命，便于档案的提供利用。

一、档案室应定期接收各种门类和载体的档案，实行集中统一管理。

二、对接收来的各类档案要认真检查质量，办理好交接手续，及时登记、分类、对号入座，档案资料要经常核对，做到帐物相符。

三、严格执行党和国家的保密制度，维护档案的安全和机密，任何人未经许可，不得擅自扩大使用范围。

四、认真执行档案的借阅制度，严防档案损坏、散失、失密，同时做好档案的利用统计工作。

五、保持档案室清洁卫生，严格做好防火、防潮、防干燥、防盗、防尘、防鼠、防强光、防高温等工作。

立卷归档制度

一、归档范围：

凡是本单位办理完毕的具有保存价值的各种文件材料包括党、政、工、团以及纪捡、人事、劳资、宣教、综合计划、监察、财会、后勤管理、信息、专门调查等工作中形成的各种形式和载体的文书材料，均应归档。

二、文书档案应在次年年初整理归档；会计档案由会计部门保管，各种专门调查、申报登记由经办部门立卷后移交档案室；声像档案、信息（参考声像档案规定整理）由职能科室按规定整理后于第二年一月移交档案室。

三、归档要求：

应归档的文件材料要收集齐全，完整，按照文件的形成规律，保持文件之间的历史联系。

分类、立卷，使案卷能正确地反映机关活动的真实面貌，便于保管和利用。

归档案卷封面应填写清楚、案卷标题要确切、简明，注明保管期限，案卷的卷内文件应有次序地排列、编号，填写“卷内文件目录”和“备考表”。

四、档案入库的交接手续是：

各主管科室交入库的档案列出清单，由分管领导审批同意后，交接双方及时办理签字手续。

一、严格执行《档案法》，增强法制观念，依法管好本局档案。

二、定期接受各种门类和载体的档案，实行集中统一管理。

三、对接受来的各类档案要认真检查质量，办理好交接手续，及时分类，对号入座。

经常检查核对档案资料，做到帐物相符。

四，保持室内清洁卫生，严格做好防火、防潮、防干燥、防盗、防尘、防鼠、防强光、防高温等工作。

五、认真执行借阅利用制度，严防档案损坏、散失、失密，同时做好档案利用统计工作。

六、严格执行档案法，维护档案的安全和机密，任何人未经许可，不得擅自扩大档案的使用范围。

一、档案统计要符合《中华人民共和国统计法》及其他有关法规、规章要求。

二、档案统计包括登记和统计两个部分。

档案室要建立档案工作统计台帐，档案人要认真细致地做好档案收进、移出、整理、鉴定、销毁、抢救、清理、保管的数量、状况及结构的登记和统计，还要做好档案检索、编研和利用情况的登记和统计。

三、档案统计内容与指标要保持一致性、稳定性和连续性,不得随意更改。

四、统计数字要准确无误，情况要真实，结论要正确，各项数字一律用阿拉伯数字书写，字迹工整、清楚、不得潦草和模糊。

五、档案室要定期对档案统计资料进行归纳整理，定期对统计数据进行必要的综合、分析和研究，从而及时发现问题，纠正错误，更好地认识和了解机关档案管理的现状，掌握发展规律，分析发展趋势，提高管理水平。

篇二：

公司档案室管理制度

中国供销集团南通国际棉花有限公司中棉集团南通棉花有限公司

档案管理制度

一、总则

1、为了规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和

有效性，特制定本制度。

2、本制度适用于公司及所属各部门档案管理。

各部门

包括经营部、财务部、综合部、仓储部、设备部、安全办。

3、本制度最终解释权归公司综合部办公室，综合部办

公室负责本制度的修订完善。

二、档案管理机构的设臵及基本要求

（一）档案划分及管理部门

1、档案是指本公司过去和现在，在从事经营管理、科

学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。

2、公司设立档案室，隶属于办公室，并设臵档案管理

员，负责档案资料的归档督促和日常管理工作。

公司制定明确的档案管理员岗位职责，档案管理员必须严格履行职责。

3、公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级和部

门级，公司级档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录。

1

（二）各部门资料管理

1、公司所属各部门必须设兼职的资料管理员，制定明确的资料管理员岗位职责，规范部门档案管理，对日常工作中形成的重要文件进行保管。

实行部门档案与公司档案归口管理。

2、各部门根据部门资料性质结合公司级档案管理办法，实行统一的标准分类管理。

3、资料管理员在归档期填写《部门档案移送清单》，将资料移送至档案室。

《部门档案移送清单》一式两份。

（三）档案归档期

1、公司的归档资料实行“年度归档”制度。

即每年二月份至四月为公司年度归档期，归档以前年度档案资料。

2、在档案资料归档期内，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。

各主管部门经理应积极配合与支持。

3、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。

凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

三、档案分类

（一）档案质量

1、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。

2

2、档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。

破损的档案文件要进行修复处理。

3、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。

4、档案盒表面为《档案目录》，档案盒内文件没有提名的，由档案人员根据内容拟定标题。

5、档案盒封面应注明立卷人，审核人，立卷时间。

（二）立档

1、档案文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。

2、跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总结放在最后一年立卷。

3、档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。

（三）密级

1、绝密：

一旦泄密会使公司利益遭受特别严重的损害

2、机密：

一旦泄密会使公司利益遭受严重的损害

3、秘密：

一旦泄密会使公司利益遭受较大的损害

3

4、内部资料:

一旦泄密会使公司利益遭受一般损害

5、公开资料：

公开有助于公司利益

（四）分类

1、公司档案按照部门分类，归集各部门的文件。

大致分为以下几类：

（1）综合部：

营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等；

（2）财务部：

凭证、账簿、银行资料、税务资料等；

（3）经营部：

经营合同等；

（4）仓储部：

出库单、入库单、商检单等;

（5）设备部：

记录台帐、设备资料等；

（6）安全办：

原始记录、中储棉公司安全相关文件等

（五）档案编号

1、档案分类各级名称经确定后，应编制《档案登记代码目录表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

3、公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理，按照《档案登记代码目录表》条款“对号入座”，各部门要积极配合公司档案管理工作。

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四、归档及保存年限

（一）归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的时间，系统的排列并填写《卷内目录》。

（二）归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定期和永久。

定期按文件材料的保持价值分为2年，3年，5年，10年，15年，20年。

1、永久保存：

（1）公司章程、合同

（2）股东名册

（3）组织规程及办事细则

（4）董事会及股东会记录

（5）财务报表

（6）政府机关核准文件

（7）不动产所有权及其他债权凭证

（8）工程设计图

（9）公司规章制度

（10）其他经核定须永久保存的文书

2、10年保存：

（1）预算、决算书类

（2）会计凭证

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篇三：

公司档案室管理制度

公司档案管理制度

一、总则

1、为了规范公司档案管理，特制定本制度。

2、本制度适用于公司的档案管理。

3、本制度最终解释权归公司办公室，办公室负责本制度的修订完善。

二、档案管理机构的设置及基本要求

1、档案是指本公司过去和现在，在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。

2、公司设立档案室，隶属于办公室，并设置档案管理员，负责档案的归档督促和日常管理工作。

公司制定明确的档案管理员岗位职责，档案管理员必须严格履行职责。

3、档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录。

4、档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。

三、档案分类

（一）档案质量

1、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。

2、档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。

破损的档案文件要进行修复处理。

3、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。

4、档案盒表面为《档案目录》，档案盒内文件没有提名的，由档案人员根据内容拟定标题。

5、档案盒封面应注明立卷人，审核人，立卷时间。

（二）立档

1、档案文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。

2、跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总结放在最后一年立卷。

3、档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。

（三）分类

1、档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。

2、公司档案大致分为以下几类：

2.1、文书档案

2.1.1归档范围：

a、集团资料

（1）各类营业证照（营业执照、组织机构代码证、开发资质证

书、税务登记证、投资协议、国土成交确认函、国土合同等

（2）公司章程

（3）集团公司或股东方发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等各类正式行文

b、红头文件

公司下发和上报的各类正式行文

c、外来文件

各政府机关部门、协会、学会下发给公司的与工程项目无关的其他行政性质的通知、邀请等文件

d、会议资料

（1）会议纪要利用明源流程存档

（2）专题会会议讲义

e、法律文件

（1）合同、协议审核；

（2）诉讼材料

f、物资采购合同

g、车辆资料

公司拥有所有权或使用权的机动车辆的基本信息资料、证件、保险单、维修记录、事故资料

2.1.2归档要求：

（1）、集团证照资料：

由专员关注各类营业证照更新时间，在证照更新后1周内提出档案复制申请，取得复印件存入档案室，并统一加盖“仅限用”字样。

（2）、行政文件：

红头文件、法律文件于每月第一周移交；外来文件、车辆资料由专员处理完成后3日内直接移交。

（3）、法律文件：

法律文件、与客户签订的协议原件于签订后3日内移交档案室。

2.2、人事档案

2.2.1、归档范围

（1）劳动合同、聘用协议；

（2）一般员工调动、任免、离职、降职文件；

（3）职称评定材料；

（4）面试表；

（5）劳务合同纠纷及处理材料；

（6）员工培训计划、总结、方案

2.2.2、归档要求

（1）员工个人档案由专员保存于部门档案柜；

（2）绩效管理资料由专员于每年2月份移交档案室；

（3）薪酬资料由专门负责人保管。

2.3、科技档案

2.3.1、归档范围（集中于工程部）

（1）勘察设计、施工、工程监理的招投标文件、合同（协议）。

（2）预算、结算文件：

（3）项目核准（立项）阶段

（4）方案审查阶段

（5）初设审查阶段

（6）施工许可证阶段

（7）竣工验收备案登记阶段

2.3.2、归档要求

（1）政府有关部门或行业管理部门的批复、批示性文件，由报建人员取得后3日内移交档案室；销支取得派出所出具的门牌号文件后3日内移交人事行政专员。

（2）工程部档案按项目的可行性研究、勘察、设计、施工、竣工验收阶段，在阶段工作完成之日起七日内移交给专员保管。

（3）施工图纸由工程部资料员按组团保存完整，并相应在二次深化图及其他工程部相关图纸上加盖“图纸确认”章、在技术洽谈单、变更备忘录后附图（变更图纸）上加盖“变更确认”章。

（4）招投标文件、合同类档案传签完成后，由经办人移交给专门负责人，专门负责人存入档案室一份，在另一份资料上加盖“财务部存档”字样后移交财务部。

2.4、会计档案

2.4.1、归档范围

a、会计凭证类:

原始凭证、记账凭证、汇总凭证；

b、会计账簿类：

（1）总账；

（2）现金日记账，

（3）银行存款账、银行明细账；

（4）辅助账簿；