房地产协同办公系统应用规划20.docx

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房地产协同办公系统应用规划20

房地产协同办公系统应用规划

一、协同办公系统设计规划

建立协同办公管理平台，加强单位内部管控，实现远程协作、远程审批管理、知识共享，规范内部管理流程，提高办公效率。

部署规划：

协同办公系统采用B/S架构，系统部署在总部服务器，不用安装客户端。

总部人员通过内部局域网快速访问，下属各分子公司和办事机构通过VPN或其他网络方式远程协同办公，出差人员通过互联网或手机网络远程访问办公，加快内部的沟通联系和协作。

二、主要部门应用

1）公司领导：

Ø文件审批：

可实现异地远程审批

Ø报表查阅：

查询关心的各类财务和营销报表，报表可以主动推送到领导桌面

Ø计划审定：

查阅审定分管部门的计划。

Ø任务安排：

通过系统进行任务的安排和分解，可以方便的催办、督办，办理结果实时反馈。

Ø信息查询：

可以查看关心的公司的其他各类信息。

Ø工作检查：

根据领导需要，查看分管的各部门和人员的工作情况。

2）办公室：

Ø日常协作：

包括日常工作汇报、安排、工作确认、文件传递、BBS交流等。

Ø行政审批：

招待费使用审批、办公用品领用、办公用品采购审批、文件审批、请示报告、印章使用申请和记录、车辆使用申请、IT系统问题/需求/权限申请等。

Ø人事审批：

请假审批统计、岗位变动审批、培训审批、出差申请、招聘审批、员工转正审批、KPI绩效考核表等。

Ø员工异动审批

Ø计划管理：

计划上报等

Ø文件管理：

规范文件管理，文件共享查阅

Ø信息发布：

通知、文件、制度发布，内部调查发布等。

3）财务部：

Ø日常协作：

包括日常工作汇报、安排、工作确认、文件传递、BBS交流等。

Ø财务审批：

发票开具申请、借款审批、合同款支付审批、报销审批、付款计划审批、资产清查盘盈、盘亏表等。

Ø文件管理：

财务年报、月报、日报报送，文件共享查阅

Ø信息发布：

财务制度发布等。

4）合同审计部：

Ø日常协作：

包括日常工作汇报、安排、工作确认、文件传递、BBS交流等。

Ø合同审批：

合同审批等。

Ø文件管理：

合同管理，文件共享查阅

5）营销中心：

Ø日常协作：

包括日常工作汇报、安排、工作确认、文件传递、BBS交流等。

Ø合同审批：

特殊价格审批、营销策划报告、楼盘销售报告等。

Ø计划管理：

营销目标计划上报等

Ø文件管理：

合同管理，销售月报、日报上报，文件共享查阅

三、系统功能实现：

1）加强管控：

Ø书面安排：

领导通过协同办公平台以书面方式安排下属工作，安排内容具体直观，避免了工作任务信息传递中被遗忘、衰减、扭曲的情况。

Ø快捷跟踪：

领导每次进入系统后，可以很直观的通过“跟踪事项”查看安排下去有哪些工作，以及工作的执行情况，可对没有及时办理的人员及时催办，保障事务执行更加有效。

Ø待办查询：

工作人员进入系统后提示最新的待办事务信息，通过“待办事项”可以查看所有待办事务，并且对待办事务轻重缓急一目了然。

Ø执行反馈：

工作任务执行后，执行结果通过系统及时反馈。

Ø流程绩效：

工作任务安排后，可设定办理期限，授权的领导可以统计工作人员超期办理的情况，可实现对工作人员的工作绩效做量化的评估。

2）远程办公：

Ø远程访问：

系统以B/S架构设计，异地机构可通过VPN专网或互联网访问系统，按单位的管理要求，及时向相关领导和管理部门上报报表、传递文件、汇报工作等，降低距离对工作沟通的影响。

Ø过程记录：

同时，这些汇报、沟通、办理过程一一记录，一方面确认双方的行为，另一方面，过程记录作为企业经验财富沉淀。

Ø分时异地协作：

领导出差在外，建立系统后，领导可通过网络访问系统审批工作，而不局限于领导的办公电脑。

下属汇报和领导审批不用同时在公司中。

一方面有效提高事件处理效率，另一方面避免紧急事件处理破坏单位管理规范和原则。

3）知识管理：

Ø知识管理：

系统可将原来在局域网内共享的信息，统一存储到系统知识文档库中。

同时，建立岗位学习资料、行业知识库等，帮助公司更好的管理各种资料，同时加强内部学习管理。

Ø文件上报：

财务报表、其他部门上报报表存放于指定空间，领导可以方便的查阅。

Ø权限管理：

各单位和部门分配独立文件空间，管理各自的文件资料，并可以根据管理需要给予相关人员管理、编辑、读、浏览、打印、下载等权限。

Ø知识沉淀：

系统对事件和项目的处理人员、意见、结果、过程全程记录，沉淀成为企业知识财富。

为将来类似事件和项目处理提供参照，对于新入职的工作人员帮助较大。

Ø信息更新通知：

系统可设置信息订阅，文件有更新及时发送信息通知。

4）规范管理：

通过表单流程应用模版设计，规范管理表单样式、规范审批流程、规范填写方式，需要的时候可对相关表单做统计和查询，可达到单位内部规范管理的效果。

系统可根据单位具体情况设计行政、销售、财务等各类管理应用。

举例如下：

行政管理类

人事管理类

销售类

财务管理类

招待费用预审批

请示报告

印章使用申请

出差申请

车辆使用申请单

信息系统问题、需求、权限申请

失职问责分析流程

请假审批

考勤管理

岗位变动审批

绩效考核表

培训审批

招聘效果考核

员工转正审批

外出培训审批

员工异动审批

评标报告

定标审批

采购计划审批

合同审批

特价销售审批

发票开具申请

借款审批

付款审批

报销审批

预付款申请

采购日付款计划

资产变动审批

备注

1.所有规范审批表单内容可以由相关部门做统计查询。

2.统计查询可以查询统计数字，还可以点击查看具体组成单据。

3.如：

车辆使用可以统计行车里程、百公里油耗等情况。

5）超期管理：

Ø各级领导可对安排下去的工作任务设定办理时限，系统自动记录未按时处理人员信息，作为内部考核依据；

Ø各项管理流程可设定专门督办人对进行监督管理，催办未按时处理人员，授权后在必要的时候可以采取换人操作，保证流程执行；

6）邮件管理：

Ø系统实现了与邮件系统的整合应用，在系统中可以直接收发邮件。

并且邮件与协同打通，可实现邮件转协同、协同转邮件的应用。

Ø在系统内部，协同功能比邮件更强大、使用更方便，完全可以替代内部邮件的功能。

7）日程管理：

Ø使用者可以设置个人日程，系统定时提醒

Ø待办事务可以转换为日程安排

Ø授权秘书可以帮助领导填写日程事件，及时通知领导重要事务。

8）计划管理：

Ø建立集团内部门和人员的计划和日志的网上上报机制

Ø实现计划批示、计划总结等应用

9）工作汇报和审批：

Ø通过协同管理模块、表单管理模块等实现工作的汇报和审批。

Ø汇报可以以文本格式、word格式、excel格式以及各种附件形式提交给领导，节约时间，查阅方便，通过系统直接发起申请，不用当面递交，不会因为领导不在、等待审批浪费时间。

Ø需要审批的事项都集中在领导的待办事项中，审批工作可以集中处理。

领导不会因为下属经常敲门而入，被打断思路。

10）信息通知：

Ø通过系统公共信息模块中的公告、新闻、调查和讨论区，实现组织无纸化的发放公告通知，并可以在第一时间通知所有的下属部门。

Ø信息发布快捷高效，减少纸张浪费，同时办公室发布信息后可查看公告被各部门和人员查看的时间和是否查看。

11）项目管理：

Ø通过实用项目管理，把跨部门、多人参与的复杂事项设计成项目，比如各种在建项目工程，把与工程项目相关的信息一一呈现：

项目进度、项目待批文件、项目付款审批、项目文档、项目合同、项目会议信息、项目讨论、项目留言等。

Ø领导不用参与项目全过程，但在需要的时候，可查看关心的项目的完成进度、资金成本情况等信息，从全局上监控和管理事件。

四、为企业带来的价值

1）规范内部管理：

Ø系统以表单＋流程＋权限控制＋统计查询的方式，把管理制度以模版的方式加以固化，单位管理更规范，使用更方便。

Ø系统应用的各类表单，相关管理人员可以方便的统计和查询。

Ø当管理发生变化，或者单位有新的管理制度需要融入系统应用的时候，系统可以方便的设计出新的表单，这种修改不涉及代码的改变。

2）提高执行力：

Ø领导安排工作任务后，可随时查阅、监督任务执行状态、结果、过程变动等，下属办理的情况及时反馈。

可以有效提升任务执行效果，避免安排事务后遗忘的情况。

Ø同时工作任务安排以书面方式进行，避免口头传递出现信息衰减、扭曲，造成工作人员任务执行不理想，以及事后扯皮和抵赖行为。

3）实现异地办公，提高审批效率：

Ø无论在异地还是在差旅中，协同管理让我们请示、审批、资料传递等等日常办公不受时间空间的影响，领导“忙”的管理颈瓶，异地不好管的情况将有巨大的改观。

Ø传统办公方式汇报和审批需要当面进行，在协同办公平台中，即使领导不在办公室，或者在外地出差，工作人员仍然可以在系统中发起工作汇报，只要领导进入系统，即可查看并审阅。

Ø同时，如果领导或工作人员没有进入系统，重要的工作事务和会议通知等重要信息，可以以短信方式直接发送到手机。

领导点击短信可以进入系统，在手机上直接审批回复

4）工作效率提高：

Ø个人：

对每个人来说，进入系统后，每天需要审批和办理的事务，需要跟进的工作事务，工作日程事件等个人事务非常清晰，时间管理更有效，个人工作效率更高。

Ø组织：

在系统中各部门和分公司统一平台办公，相互之间可以通过网络传递文件和信息，沟通效率提升，事务处理效率加快，效果提高；

5）提高组织学习能力：

Ø知识整理分类：

建立信息的分类管理方法，收集、整理信息，分类成型知识

Ø经验沉淀：

系统中每一个事务的处理过程、意见和结果等都以流程的方式保存，一方面避免时候的扯皮、抵赖的行为，另一方面，这些事务的处理方法可作为后来者的学习和参考文献。

这些内容是单位宝贵的知识财富。

Ø知识共享：

建立单位的多媒体文件库、宣传资料库、业务知识库、岗位资料、管理制度、新职员入职资料等共享资料库，通过授权实现文件借阅、共享，建立学习型组织。

6）提升信息发布效率：

Ø单位文件很多，原来一份文件要印发很多份，办公室需要一一分发到各部门和分公司，相对比较麻烦，而在系统中办公室可通过系统发布文件，即发即收，只需要一分钟就可以传递到各个部门和单位。

7）降低费用：

Ø传真、电话费用：

日常沟通、报送文件都可以通过系统完成，降低整个集团内部的传真、电话、纸张费用。

Ø纸张、打印费用：

使用系统后，除了必须的档案文件，其他文件都可以用电子方式传递和查阅，减少单位打印费用，以及因打印产生的办公用品的消耗和折旧。

Ø人力成本：

通过协同管理平台实施达成人均事务处理能力的提升，在组织扩张过程中有效进行减少对新人的雇佣数量，从而达成对人力资源成本抑制。

如年度人力资源成本抑制系数为5-15%。

100人规模的企业将减少年度工资支出为12万－36万。

五、规范管理应用举例：

系统设计及应用

1）规范管理：

通过设计模版来控制各种表单、流程、填写规范，使用人员不需记忆太多的规范，直接调用模版即可按规范执行，使得规范管理的可执行性加强。

降低了使用人员学习的困难。

举例：

办公用品购买申请

规范审批流程

规范审批表单

规范每个处理人填写规范，即每个处理人只能在该他填写的位置填写内容

2）审批效率提升：

表单审批通过网络传递，在发出后，30秒钟之内传递到处理人并给处理人信息提示，处理效率得以提升。

处理过程、处理时间、处理意见一一记录。

保障审批事项的严谨性。

3）表单统计查询：

表单审批、未审批的情况，可以方便的查询和统计。

六、系统整合集成

致远协创与其他产品的整合应用通过接口技术、插件技术、关联技术三个层面实现。

1.接口技术：

是通过接口开发，实现与其他系统的数据级整合应用，主要实现异构系统之间的组织机构同步、信息互通、数据互通等。

这些接口包括：

●插件接口标准

●数据库访问接口

●基于XML的数据交换标准

●工作流接口

●文档接口

●短信接口

●消息提醒接口

●功能插件接口

2.插件技术：

是致远将已成熟实现的与即时通讯系统、移动应用系统、手机短信、电子签章系统、身份验证系统、活动目录系统等作为标准插件，供用户选配的一种方式。

3.关联技术：

是异构系统间集成的最简便的一种方式，主要实现异构系统间的单点链接、单点登录应用。

七、系统安全

现代信息管理中系统和数据是否安全一直是信息化建立的最大问题，不安全的因素可能来源于各种各样：

可能是有意的，也可能是无意的；可能是来源于企业外部的，也可能是内部人员造成的；可能是人为的，也可能是自然力造成的。

总结起来，大致有下面几种主要威胁：

●非人为、自然力造成的数据丢失、设备失效、线路阻断

●人为但属于操作人员无意的失误造成的数据丢失

●来自外部和内部人员的恶意攻击和入侵

前面两种的预防基本相同，可以加强企业内部的管理，可以规范操作来减少这种不必要的损失。

最后一种是当前Internet网络所面临的最大威胁，是电子商务、政府、企业、个人上网等顺利发展的最大障碍，也是企业网络安全策略最需要解决的问题。

基于internet技术并布局与可以通过internet访问的系统，安全性的要求很高，致远协创A6协同办公软件充分考虑了这些安全的要求，支持多级多种安全管理。

通过数据库安全性、系统数据安全性、应用服务器安全性、传输安全性、身份确认逐渐保证，同时提供身份认证插件保证客户安全。

●IP控制：

通过配置，可以达到限制IP，控制到某个IP。

某个时间段登录协同管理系统。

●验证码：

在用户名和密码支持外，系统随机产生验证码，一同验证登录用户。

●加密锁：

致远协创产品提供用户端加密锁，只有带有加密锁的用户才可以访问协同管理系统，适用用于内外网分开控制。

●支持CA中心，实现证书发放，收回。

●建立安全电子公文：

致远协创可以集成第三方提供安全公文，采用经过国家主管部门鉴定和认可的密码算法和密码模块，如PCI数据密码卡、USB数据密码机、PCMCIA安全PC卡等，综合运用对称和非对称密码体制，结合数字证书、数字信封、电子盖章、身份认证、授权访问等安全技术，对电子公文和电子印章的存储、传输和使用进行全程加解密和签名验证。

真正满足了通过网络传输公文时所要求的准确、及时、安全、保密等条件，可以广泛应用于党政机关和企事业单位的公文交换、传输领域。

八、部分案例：