济南中泰置业档案管理办法.docx

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济南中泰置业档案管理办法

档案管理制度

一总则

第一条目的：

规范集团档案管理，便于档案更好地查找利用，同时做好公司各项档案、文件、资料、公司经营工作等内容的保密工作，特制定本制度。

第二条适用范围：

公司内部资料、公司人事档案、各种客户档案与信息、各种业务报表与财务报表、公司办公设备资料、公司文件、公司财务档案等。

二管理职责

第三条集团总经办与各实体综合部为集团档案管理与监督责任部门，设专职或兼职管理员做好档案管理工作，集团总经办主任承担集团档案管理工作的管理责任。

第四条各部门负责本部门档案资料的管理与保管工作，并按照总经办或综合部的要求定期整理归档。

第五条集团人力资源部对集团所有人力资源相关档案的管理保存归档工作负责。

第六条集团财务部对集团所有财务档案的管理保存归档工作负责。

第七条集团市场部对集团所有客户档案信息资料的管理保存归档工作负责。

第八条集团审计部对集团审计工作产生的各类档案资料的管理保存与归档负责。

三岗位责任制

第九条集团总经办主任职责：

一．定期检查档案工作，及时协调解决档案工作中的问题，确保相关制度的贯彻执行和工作的有序开展。

二．组织贯彻执行国家、省市、行业与集团有关档案工作的法律法规和业务标准。

三．负责督促和进行企业档案工作规划、计划及规章制度的编制、实施工作。

四．对档案管理人员的工作情况进行检查指导、组织业务培训，并对文件资料归档工作进行监督检查。

五．对公司保密工作进行监督与考核。

第十条集团档案管理人员职责：

一．贯彻执行国家、省市、行业与集团有关档案工作的法律法规和业务标准，在分管领导指导下开展工作。

二．具体进行企业档案工作规划、计划及规章制度的编制、实施工作。

三．及时总结企业档案工作情况，向分管领导汇报，并提出工作建议和意见。

四．负责档案的收集、整理、统计、鉴定、保管及利用工作。

五．根据管理职责分工范围做好对各部门及所属实体的档案管理工作的监督与指导。

六．监督相关部门加强有关文件资料的前期控制，保证齐全完整、系统、准确。

七．采取有效措施，确保档案的安全管理，最大限度的延长档案使用寿命。

八．树立为公司、为员工服务的意识，及时准确的做好档案利用与信息传递与反馈工作。

九．做好保密工作。

第十一条各部门、各实体兼职档案管理人员职责：

一．认真执行国家、省市、行业与集团有关档案工作的法律法规和业务标准，在集团档案管理人员指导下开展工作。

二．负责本部门本单位各类文件资料的积累、立卷和归档工作，做到归档文件完整、准确、及时、规范。

三．参加集团组织的业务培训及其他相关档案工作的各项活动等。

四．完成档案管理人员交办的相关其他工作。

五．做好保密工作。

四档案管理细则

第十二条档案管理要求

一．各个层次的各类档案资料必须保证原件保存完整、安全。

二．各类档案资料应定期由各职能部门、业务部门和各实体根据集团档案管理人员的要求向集团总经办或集团档案管理职责部门移交，须填写接收清单（一式两份），一份由集团档案管理人员保存；一份由传交人保存。

原则上各部门业务档案由部门经理或内勤收齐后传交给集团档案管理人员，各实体由综合部收齐后传交给集团档案人员，不同类别的档案资料如人力、财务、审计及业务资料等应根据管理职责由不同职责部门负责收集保管，最终根据工作需要传交集团档案管理人员。

三．收集的档案、资料，必须定期整理、分类、移交；合同、协议，人事档案应每月整理；内部报表、客户资料应每季整理。

原则上不常用的档案可每半年集中整理一次，一年上交一次。

四．档案的分级管理

AAA级――――公司的初建资料；营业执照，法人经营许可证等公司证件；公司财务报表，工商报表；公司重要客户资料；公司人事档案、财务档案。

AA级――――公司对外合同协议；办公设备资料；公司文件；一般客户资料等。

A级――――公司管理制度；公司下发的通知；员工总结、计划；公司内部报表等。

五．档案管理工作中使用的表格原则上采用青岛市档案局统一印制的表格。

第十三条档案保存期限与鉴定销毁：

一．公司AAA级档案资料原则上为永久保存（直到公司歇业），财务档案根据国家规定；AA级档案资料保存期原则上不得少于十年，A级及其它档案视情况而定，一般为五年以上。

二．档案的鉴定：

1．档案的鉴定一般5年一次，采取逐卷审查的直接鉴定法。

2．由总经办牵头成立档案鉴定小组，根据国家、省市和集团有关规定确定鉴定标准开展鉴定工作。

3．对失去保存价值需要销毁的档案登记编制档案销毁清册，附档案鉴定报告报各个相关领导审核批准。

三．档案的销毁：

1．销毁档案时应由两名人员在场，对需要销毁的档案根据销毁清册认真核对，销毁后销毁人应在清册上签字。

2．任何部门与个人不得将需销毁的档案资料做其他用途及当废纸出售。

3．销毁过程产生的各种文字记录资料应立卷存档。

第十四条档案资料的利用、借阅与索取：

一．公司内部人员利用一般档案资料，需经所在部门负责人批准，并填写《查阅档案登记薄》；外单位查阅者，需持有所在单位介绍信，经本公司经理助理级以上领导批准方可查阅。

二．利用档案一般只限在档案管理部门视线区域内查阅，未经允许不得摘抄、复制档案，如需要复制需经过档案管理部门经理、分管经理以及公司主要领导批准。

三．档案利用者要爱护档案资料，严禁涂改、圈划、抽换、批注、污损、褶皱等，如发现以上问题由档案管理人员追究当事人的责任。

四．因特殊情况需要借阅档案资料者，必须填写《借阅档案资料登记表》，A级档案及AA级档案的借阅需经部门经理或副总签字认可；公司AAA级档案、资料的借阅必须经总经理批准方可借阅。

借阅的档案、资料须妥善保管、爱惜，不得随意增删、涂改。

未经许可不随意翻录，更不得转借他人。

档案借阅后须及时归还，不得遗失。

五．凡外派工作或调离本公司人员，外出和离职前应归还所借档案资料，否则不予办理有关手续。

六．档案管理人员应定期对档案利用情况进行统计分析。

第十五条报表等资料的管理

一．本条中所指的报表是各部门定期向总经理上交的报表、总结等。

二．所有报表由各部门拟定（也可由管理部或总经理直接拟定），由管理部统一审核后交总经理批准后，方可使用。

各部门的报表在各部门电脑中分设文件夹管理，可以不打印的尽量不打印，以节约办公成本，提高工作效率。

三．必须打印的报表，填写必须规范、完整，字迹清晰，一目了然，且不得涂改、不得使用铅笔及彩色笔。

四．报表必须按时上交（或挂网），迟交或未交将按有关工作时间延误的规定给予处罚。

五．报表不实或隐瞒重要数据，给予警告并给予扣罚100～500元工资，造成损失的，给予记大过一次，并按损失情况与公司规定进行500元以上处罚直至辞退。

第十六条财务档案的管理

财务档案的管理，根据财政部、国家档案局制发的《会计档案管理办法》执行。

详细条款见附件1。

第十七条奖罚

一．各公司兼职档案管理人员及其上级主管在本单位以及集团档案管理工作中工作突出，为集团档案管理工作目标的提升作出了成绩，总经办每年终给予申请C～A类浮动工资的奖励。

二．违反档案管理各项细则要求，每违反一项由责任人予以捐献100元。

三．不按照总经办和综合部的要求及时整理上交档案或上交资料不完整规范，由责任部门经理或主管承担管理责任，按照每项工作50元/天兑现。

四．严重违反规定，造成公司档案资料损坏或丢失，给企业造成泄密隐患等，则按照情节给予不同的行政记过处分，情节恶劣者直接辞退。

五保密制度

第十八条保密工作规范：

一．公司秘密关系到公司的利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。

二．公司全体员工都有保守公司秘密的义务。

三．公司保密工作，实行既确保秘密又便利工作的方针。

四．公司秘密包括下列事项：

1.公司重大决策中的秘密事项；　

2．公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策；　3．公司内部掌握的合同、协议、意向书及可行性报告、主要会议记录；

4．公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表；

5．公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息；

6．公司职员人事档案、工资性、劳务性收入及资料；

7．其他经公司确定应当保密的事项；

8．公司密级档案资料。

五．公司一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。

六．公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。

1．绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的利益遭受特别严重的损害，公司经营发展中，直接影响公司权益的重要决策文件资料为绝密级；

2．机密是重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害，公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级；

3．秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司的利益遭受损害，公司人事档案、合同、协议、职员工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。

4．属于公司秘密的文件、资料，应当依据本规定标明密级，并确定保密期限。

保密期限届满，自行解密。

七．文件与档案管理部门应根据以上原则对各类档案与资料等在文件右上角标识出其密级。

第十九条保密措施

一．属于公司秘密的档案、文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁,由总经理办公室或分管副总经理委托专人执行,采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由档案管理人员与电脑主管负责保密。

二．对于密级文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施：

1．非经总经理或主管副总经理批准，不得复制和摘抄；　

2．收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施　

3．在设备完善的保险装置中保存。

4．属于公司秘密的设备或者产品的研制、生产、运输、使用、保存、维修和销毁，由公司指定专门部门负责执行，并采用相应的保密措施。

5．在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，必须事先经总经理批准。

三．具有属于公司秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列保密措施：

1．选择具备保密条件的会议场所；

2．根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定；　

3．依照保密规定使用会议设备和管理会议文件；

4．确定会议内容是否传达及传达范围。

四、任何人不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。

五．公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告总经理办公室和综合部；总经理办公室和综合部接到报告，应立即作出处理。

六．公司规定的泄密是指下列行为之一

1．使公司秘密被不应知悉者知悉的；　

2．使公司秘密超出了限定的接触范围，而不能证明未被不应知悉者知悉的。

第二十条档案保密制度：

一．集团各级档案管理人员及其相关人员、有机会接触公司各类档案资料的所有人员必须按照本制度要求做好公司档案保密工作：

二．档案资料的保密工作的职责与监督权在集团总经办与各实体综合部，应根据集团档案资料的实际情况负责对纸质档案、电子档案及其他各种载体的档案确定密级，以及降密和解密工作，并负责监督考核相关人员的保密工作。

三．凡属密级档案均应由总经办及综合部统一保管。

因工作需要各部门保管,保管人需签订保密合同书后，方可行使保管工作。

四．档案利用者在利用密级档案时须经公司主要领导批准，并仅限于在总经办、综合部及档案管理人员监督下使用，同时必须维护档案的机密安全，不得记录与扩散档案内容。

五．公司因对外经济、技术交流和合作以及资产与产权变更等原因需要提供和转让档案资料的，必须经集团总经理批准，并由转让经手人与接受人签订合同等形式明确保密义务与责任后方可取出档案。

六．任何人未经允许不得携带公司密级档案资料离开公司。

第二十一条公司客户档案保密制度：

一．客户档案是为了做好销售、售后等工作的重要资料，客户档案的保密工作是为了保证公司利益与正常发展，避免同行业恶性竞争给公司造成不必要损失的重要工作。

二．客户档案管理工作职责部门为集团市场部，各实体销售部、售后部与信息反馈部为具体执行部门，以上部门经理对保密工作负全部责任。

三．各单位客户档案专职管理人员必须与集团市场部签订保密责任承诺书，如岗位人员变动必须立即重新签订。

四．客户档案管理人员守则：

1．客户档案管理人员必须严格保守客户资料秘密，不准在任何非工作场合谈论相关内容。

2．不准随意摘抄、摘录、拍摄、复制等传播公司客户档案内容，不准利用职权私自复印档案资料等。

3．不准向无关人员提供和泄漏档案内容，不准在不利于保密的时间、场合与地点存放、使用、查阅和进行有关客户档案内容的工作。

4．妥善保管客户档案资料，不准随意堆放，离开和班后必须将档案放入橱柜中并锁好，避免丢失和泄漏；节假日应进行安全检查，确保安全。

5．工作中形成的有客户档案资料的废纸应立即销毁，不得随意乱丢。

6．客户档案信息需要上网公布，须经过部门经理审核与总经理批准，严防操作不当造成秘密泄漏。

7．经过批准销毁的客户档案资料，须参考档案管理办法列出销毁清单，由两人以上销毁。

8．任何人员需要查阅客户资料必须经部门经理批准方可查阅，并不准形成文字资料带走。

9．不准将公务活动中形成的应归档的文件、资料与信息据为己有，客户档案整理工作一律不得离开公司进行。

第二十二条处罚

一．出现下列情况之一者，给予警告，并扣发工资100元以上300元以下：

1．泄露公司秘密，但尚未造成严重后果或经济损失的；

2．已经违反本制度规定，但尚未造成严重后果，能积极改正的。

二.出现下列情况之一的，予以记过处分并扣发工资300元以上500元以下：

1．泄露公司秘密，已经造成损失，但能够积极挽回和减少造成的后果与经济损失的；

2．重复违反本制度规定，但尚未造成过严重后果的；

三．以上均由责任人的部门经理或上级主管承担管理责任，按照责任的80％同时扣罚。

四．严重违反规定，泄密情节严重者造成公司工作被动，给公司正常经营造成严重隐患和损失者，将视其情节予以辞退或追究其法律责任：

1．故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的；　

2．故意违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的；　

3．利用职权强制他人违反保密规定的。

六附则

第二十二条本制度自总经理批准下发之日起执行。

第二十三条本制度解释权在集团总经办。

承诺书

我作为（实体）（部门）客户档案管理的责任人（或有机会接触档案的管理人员），对于客户档案的保密工作承诺如下：

1、本人已熟知并愿遵守集团的《档案管理规定》有关保密工作的规定。

2、本人愿严格按“客户档案管理人员守则”开展工作。

3、本人如发现任何人有不符上述规定及集团要求的行为或嫌疑时，都立即向集团总经办或市场部报告。

4、不做其他违反法律法规规定，违反集团文件规定的行为。

我保证：

严格遵守以上承诺，如有违反，愿接受集团有关保密管理规定的处罚，直至承担法律责任。

如因本承诺产生争议，我同意提交青岛市相关部门诉讼解决。

联系电话：

承诺人：

时间：

年月日