外贸部门创立计划书讲解.docx

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外贸部门创立计划书讲解

外贸部门创立计划书目录

第一篇：

从事外贸的必要性：

外贸整体趋势以及做外贸的优势条件

第二篇：

外贸前期投入有哪些

1.外贸进出口资质的办理

2.阿里巴巴平台的购买与建立

3.选择货代、报检行与快递公司

4.公司形象的建立：

（营销网站建立、样品展厅、产品分类整理）

5.资金投入--成本估算

第三篇：

外贸人员职责

1.外贸部主管具体职责

2.外贸业务员具体职责

第四篇：

怎么执行

1、进出口资质的办理事宜

2、确定经营产品，客户群

3、怎样开发市场

1.B2B阿里巴巴国际站

2.整合营销平台

3.客户介绍

4.利用潜在客户资源

5.展会

5．外贸整个流程以及注意事项

6．目标与总结

第一篇：

WHY做外贸的必要性

1.外贸整体趋势：

从企业发展的长远考虑，贸易国际化是大势所趋。

2010年，广东中山灯具出口货值达13.48亿美元，居历年最高，同比增长37%，中山的电光源及灯具主要输往欧洲，美国，中东以及东盟地区，欧盟是中山灯具出口最大的市场，出口货值达3.25亿美元。

美国市场增速居四个主要出口市场之首。

在出口类别中，LED产品增长3倍有余，2010年LED产品出口约4292.3万美元，同比增长44%，LED技术在电光源及灯具的应用速度加快，取代了部分白炽灯和节能灯需求。

但是2012年由于欧洲经济危机，国际形势比较严峻，整体的国际贸易发展不是很好，专家预测2012年整个进出口行业的增长率为10%（2011年为20.3%），从相关货代行业来看，出货量大大削减，有的减少一半。

但是对于灯具行业，其受到的影响与其他行业相比还是比较小的，据商情网资料，欧洲和美国的本土需求正在减少，但是需求并不会大幅减少，由于政府政策的推动，LED照明市场不会如预期的增长率超过30%，但是仍将维持向上增长的势头。

2.外贸从事的优势条件

其一：

由于目前欧洲的经济危机，整个大环境处于一个相对低潮状况，现在进入外贸行业，挑战和机遇并存。

其二：

产品选择以LED为主，LED照明市场前景广阔；并且公司现有LED技术人员，基础条件比较好

其三：

贸易公司的货源选择性大，对于产品的质量要求，价格方面局限性小。

选择合适的供应商是关键。

第二篇：

外贸前期投入有哪些

1.外贸进出口资质的办理

到行政机关注册、登记。

包括工商、税务、海关、外汇局、商检局完成相关手续的办理，整个流程大概要两个月的时间。

2.阿里巴巴平台的购买与建立

外贸人员使用阿里巴巴平台的培训：

首先购买阿里巴巴基础平台，除了基础平台自身，还有一些附加的能够帮助提高产品曝光量的功能，阿里巴巴工作人员会结合公司的情况提出需要购买的相关产品的建议，公司可根据实际情况来决定购买与否。

在使用阿里巴巴平台之前，阿里巴巴公司工作人员会有相关的培训，指导业务员如何利用阿里巴巴搜索客户，上传产品的注意事项，关键词的搜索和应用，排名的原则等等一系列内容。

建立平台时间需要一个月。

3.选择货代、报检行与快递公司：

出货港口由供应商的产地以及客户要求决定。

洛阳的出货港口青岛，天津比较多。

也可以通过郑州出货。

货代的选择比较多，具体可以在出货前通过跟货代沟通比较不同货代的服务和收费来选择。

之前有合作过的货代可以由业务员或公司进行推荐，这样选择的时候跟稳妥快速一些。

是否需要报检行要根据产品性质来确定。

洛阳大小公司都在使用的是位于洛阳进出口检验检疫局中的代理。

价格固定；国际快递：

给国外客户寄样品和小件货都是走国际快递合算。

原因：

第一寄样品，一般样品费用需要有客户承担，包括样品自身以及运费（样品费看产品的货值和客户价值来决定是有公司承担还是由客户支付），寄样时要替客户考虑到成本，选择性价比高，服务好，时效快的快递，一般0.5公斤以内都是100多块钱，客户可以通过PAYPAL或者速汇金方式打到个人账户，或者是客户提供国际快递账户，我们免样品费，客户承担运费，只需要让快递上门取货。

第二是很多小订单数量只有几十公斤而且体积比较小，客户希望选择含运费的价格，这种更适合国际快递。

洛阳的国际快递也比较方便。

DHL，TNT，EMS等都比较方便，下单是可以先咨询费用在进行选择。

可以确定其中一到两家签订协议长期合作，这样在价格上可以拿到比较大的折扣。

如果公司开设自己的国际快递账号会更加方便一些。

4.公司形象的建立包括三个方面：

建立外贸营销网站，建立样品展厅（sampleroom），产品系列的整理。

1）建立外贸营销网站至关重要，这是公司在网上与国内外客户结束的重要窗口。

在不了解公司实际面貌和生产状况的前提下，网站可以比较直观的将公司的形象概况和产品呈现给客户，是客户有初步的了解。

另外，能够为外贸企业的营销型网站建设研究大量海外用户的地域特征及浏览习惯，最后敲定的网站主体设计感很现代化，网站色彩做到简洁明亮。

更重要的是，网站非常适合海外电子商务网站的运作，让海外消费者的客户体验变得更加棒，从而让询盘来得更加容易。

在制作网站过程中要去专业的网站制作公司过沟通多取经，从制作公司方面多了解国外客户的浏览习惯和风格，然后计入公司自己的特征，形成一个专业的网站。

2）有条件的话建立一个样品展厅，一方面便于公司自己的员，了解和熟悉产品是比较方便，第二在客户来访时候，能够把公司经营的产品直观的展现在客户面前，增加客户的信任度与专业程度。

3）产品整理，公司的经营范围比较固定，所以整理产品时相对比较简单一些。

需要一个系统的整理和编号，从而保证业务员自身在报价时候不混淆产品，能够分门别类的对产品进行整理，方便日后管理和查询。

外贸主管应当负责制作出一份产品目录，公司简介电子档，和一份常规产品报价单，给出参考价格以及上下浮动范围，以便整个部门报价参考。

5.前期资金投入：

见下表格。

项目名称

费用（RMB）

项目名称

费用（RMB）

进出口权费用

3600

电话费网费电费

1000

电子口岸IC卡两张

240

人员工资

78000

会计事务所年审报告

视验资金额而定

阿里巴巴平台

30000

技术监督局年审费

2000

网站

5000

海关核销系统及退税

5000

样品展厅装修及样品

根据实际摆放样品数量及种类来决定

国地税报税软件及服务费

800

银行账户管理费用

按不同银行标准

办公设备

8000

合计

133640

备注：

第一年做阿里巴巴和公司网站推广和展会（因为您说有政府的补资，而且具体参加哪个展会也没有确定，所以展会的资金没有算进去），业务员利用现在的资源开发客户。

人员工资只包括外贸业务人员工资。

除三项需根据不同标准确定的费用外，其他基本费用为RMB133640.此费用共参考用，实际费用按照实际操作需要核算。

第三篇：

外贸人员职责：

1.外贸主管的具体职责：

负责整个外贸部的发展，建立外贸工作流程与规章制度等前期工程；负责公司网站，电子简介、产品信息、报价单等建立与完善，维护和运行，与业务员共同开发客户，具体如下

1）负责对本部门长期规划，带领本部门人员开拓市场。

2）负责部门与客户交流、接触、开发管理

3）负责订单的统计，定金安排，尾款回收，出货情况，出货之前须通知会计。

4）负责部门的具体工作安排，做到有序

5）负责公司运作平台的建立与管理以及参展布置与管理

6）负责订单进展情况的检查与财务状况的账务检查。

7）遇到较难处理的事情，需要向总经理汇报并商议获得一致意见后实施。

8）协助部门同生产及其他各部门沟通

10）每周组织外贸部开一次例会，总计本周工作进展，与下周工作安排，并以报告方式递交总经理。

2、外贸业务员的具体职责：

了解和熟悉产品，利用B2B、公司网站和展会的推广平台，开发客户，维护客户，售后服务等。

具体如下：

1）深入学习公司经营的产品知识，对其结构，材质，性能，技术参数达到熟知程度。

2）服从主管工作安排，建立和维护公司提供的相关网络平台，积极开发客户。

3）新产品第一次报价前需要经过部门主管审核，报价须根据公司规定的上下浮动区间调整，不得擅自乱报价。

4）对自己的订单从头到尾全权负责，分清责任，如果由他人负责应该有书面说明。

遇到问题积极处理，自己不能做决定，需要向主管汇报，必要时向经理求助。

5）在做每项单据时，写明详细要求和内容，确认好每个细节问题，下订单时需要向主管申领订单号，以便公司统一管理。

6）负责自己客户的信息统计，定金与余款的记录，确保发货之前全部款项到位。

7）下达订单以及传达信息时要沟通到位，确保对方清楚意思表示。

8）积极配合其他部门工作，与会计，采购，质量管理需要相处融洽，不能随便发脾气。

9）及时跟进订单生产情况，如有新订单需要及时跟工厂沟通，以便及时安排生产。

10）负责订单的出货，以及各种单据制作，做好之后交给助理，联系货代安排出货。

（公司建立初期需要每个业务员自己完成单据，业务稳定后由专职单证员负责单据、报关等）

11）积极参加公司组织的产品及其他各方面的培训，主动提出对工作的意见和建议。

12）订单完成后，要整理订单归档。

第四篇：

怎么执行

1、进出口资质的办理事宜：

（一）、外贸注册登记办理：

1）企业名称核准

2）刻章，验资

刻章：

1.中英文公司名称章（条形章,蓝色）------用于箱单发票合同

2.报关专用章（椭圆形的,红色）

3.公司中英文及法人手签章（条形章,蓝色）

4.核销单用条码章（红色，内容上为公司中文全称，下为企业组织机构代码）

5.公司名称中文条形及组织代码章（盖在核销单上，蓝色）

6.公章（红色，中间有五角星）

7.财务章。

（以上所需章，如果公司有则不用再刻，如果没有，要刻相应的章）

验资：

不知道公司是否验资过，如果没有，到附近的银行进行验资，取得相应的验资报告

3）办理组织机构代码证（凭营业执照到技术监督局办理）

4）开立银行账户（凭营业执照，组织机构代码证，去银行开立基本账号，同时取消验资账户，记得开立外币账户）

5）买发票

（2）、进出口权办理流程

在工商登记注册后，须办理进出口相关手续。

首先，办理对外贸易经营者备案登记。

办理对外贸易经营者备案登记所需材料：

1）网上填写《对外贸易经营者备案登记信息表》并打印签字盖章。

网址是：

注意事项：

填写《对外贸易经营者备案登记表》（以下简称《登记表》），提交成功后，系统给出序号，记录此序号并在打印时输入。

在打印出的《登记表》第二页盖公司公章、法人代表签字。

填写《登记表》说明：

1.对外贸易经营者应按《登记表》要求认真填写所有事项的信息，并确保所填写内容是完整的、准确的和真实的；同时认真阅读《登记表》背面的条款，并由企业法定代表人或个体工商负责人签字、盖公司公章。

2.表内“进出口企业代码”无需填写，系统自动生成。

3.表内“住所”为营业执照登记的住所。

4.表内“经营场所”为办公地点。

2）营业执照复印件。

3）组织机构代码证复印件

4）企业法定代表人有效身份证证明复印件

（3）然后凭《登记表》在30天内到当地海关、检验检疫、外汇、税务等部门办理相关手续。

逾期未办理的，《登记表》自动失效。

（4）、进出口及相关手续办理费用

1）进出登记备案及培训

2）外汇开户许可证

3）国家外汇管理局进出口核销：

到外汇管理局申请出口核销备

4）海关登记：

到所属市区管辖海关办理备案登记手续，同时到公安局指定的地点申报报关专用章，领取《自理报关单位注册登记证明表》

5）电子口岸登记：

向海关中国电子口岸申请联合审批，取得入网许可，购IC卡、软件、读卡器、17999拨号上网卡，从而成为中国电子口岸正式会员。

6）退（免）税登记：

到所在市区国税局、地税局分别办理经营范围的变更手续，办理相关的退税登记。

7）检验检疫登记：

到出入境检验检疫局办理注册备案登记，如有需要可申请原产地证。

注：

1.若政府收费有变动，以变动后为准

2.代办进出口权手续费用：

1800元人民币

合计：

约6000元人民币

二、经营产品种类的确定与方向：

首先：

对外销售以LED产品为主打产品，原因：

第一，目前公司主要生产LED产品，且工程师和工人在这方面有丰富的实战经验，但是考虑到外贸产品和内贸产品可能会有一定的差别，生产时请按照客户的需求；第二，LED是未来灯具行业的主流产品，现在技术不是非常成熟，所以发展空间很大。

其次节能卤素灯，原因：

价格比LED便宜，暖光，与之前的白炽灯相比节能，寿命长，光效高，产品应用范围比较广；

再次相关配件：

灯头、电线、灯杯等。

主营产品可由市场调查结束后具体分析。

目前客户对市场产品要求多样化并且更新快，在稳定客户后，应逐步建立一个科研中心，根据客户的要求来设计产品，满足客户需求，同时在生产的过程中要严格产品的质量，使客户信赖产品，以便更好的长期合作。

三、客户群分析:

目前全国客户的购买力如下图所示，分为四大区域，欧洲买家：

31.83%，亚洲29.45%，北美21.65%，南美6.39%。

1.欧洲区客户群占比例最大，是最大的客户群，这些国家及地区经济发达，对产品质量要求高，客人比较守信誉，付款及时，但对贸易条件要求比较严。

同此区客人做生意一定要注重产品质量、包装细节、交货时间。

一定要确认的样品或所签的合同为准。

（此区作为公司重点开发市场）

2.亚洲为第二大市场，主要集中为中东。

东俄罗斯等国家，东亚日本、韩国，东南亚新加坡、泰国、马来、印尼等是灯具采购量不是很大。

中东市场的特点是以批发为主要的经营方式，产品以中低价为主，质量要求中等，求购数量巨大，主要为转口贸易，现货交易和订货贸易形式同时进行。

做货时候要以提供样品为准，注意出货时间，一定要在客户规定时间出货，还要注意货款回收，一定要在确保货款到位之后再发货（此区客户要小心对待，特别是印度客户，因为价格低，特别容易出现质量索赔问题）

3.北美市场；第三大市场，北美包括美国加拿大，经济发达，人们生活水平高，所以对产品质量要求高，客人较守信誉，付款及时，对贸易条件要求也比较严。

同欧洲客户类似，注意事项同欧洲客户。

（作为重点市场开发）

4.南美市场：

南美主要包括阿根廷、巴西、哥伦比亚、秘鲁等在内的国家。

南美经济一般，对产品质量要求一般，对贸易条件限制不是很严，要根据合同要求或者根据样品做货，其地区政治不稳定的原因，所以要注意收款问题，以及在出口前了解当地政府对贸易的一些要求和限制。

四，开发市场的途径：

1.B2B平台----阿里巴巴国际站

阿里巴巴平台使用之前应该做好以下准备工作：

1）阿里培训：

阿里公司的培训是对业务员开发客户，掌握平台技巧的一个直接要素，按照阿里巴巴的要求上传产品，能够增加产品的曝光率，增加收到询盘的机会。

阿里巴巴平台建好之后就看业务员是否能够有效实施，是否能够坚持。

阿里巴巴平台有一个主账号和子账号，主管可以管理主账号，并按照业务员承受能力分配询盘。

2）准备阶段：

利用一个月时间上传产品，建立样品室，利用这一个月时间学习产品知识，整理图片和产品类型，为每个产品编号，先整理出一个EXCEL表格，然后根据已列出的产品编号，依次上传产品，以免混淆。

3）展厅的样品可由技术人员提供，前期只需要一些常规产品，以后逐渐完善样品台，同时做好来样登记工作，每个样品需要贴上标签，包括产品名称，规格，并且拍照留存建立档案登记以便日后管理。

利用阿里巴巴平台，分为两种途径，第一，批发，第二零售。

1）零售的客户主要以样品测试，或者一些客户自用，因为含运费的价格比本国还有便宜，所以引起买家兴趣，我们可以在阿里巴巴速卖通频道上传在线零售产品，为了吸引客户眼球，以包邮的方式进行销售，当然事先要设计好模块，问清楚国际快递的价格，基本上不赚钱，但是优势是能够增加本站的信誉，零售跟国内淘宝一样，在客户确认付款后能够给予供应商评价，以此能够带来一些知名度。

2）批发主要以中小型客户为主，阿里巴巴成交量比较小，并且比较杂，但能够积累一些客户资源，根据客户性质，做长久之后也会转化为大客户，在批发方式的过程中应注意的事项：

a）上传产品的信息要齐全，关键词要丰富，要符合阿里巴巴设置的关键词原则，具体可由阿里巴巴工作人员进行培训。

图片要清晰，专业。

b）每周更新产品一次，保持自己的产品的关键词能够在前两页出现，保持TRADEMANAGER16小时以上在线。

c）收到客户邮件后，首先应该分析询盘的真实性，可通过客户的网站确定公司的性质，需要产品的内容和信息是否详细，是否有产品具体名称，规格参数要求，数量等等。

例如：

只是点击你的产品图片，发询盘给你，说我们对你的产品很感兴趣，请给我更多的产品信息，或者说请给我你们公司的目录和价格表，并没有给出想要的产品具体型号。

那么这种询盘的质量很低，可以不用回复。

在遇到有质量有价值的询价时，应该有固定的回复格式的报价单，信息内容要齐全，根据客户要求具体问题具体分析，根据客户所在地区，上班时间，尽早的做出回复，（例如对于美国客户：

于北京时间晚上7点上班，那么回复时间应该在我们下班之前5点左右，确保客户打开邮箱时候能够第一眼就看到你的报价）。

遇到trademanager在线客户的，有可能会问你相关技术参数的问题，如果不懂，请回复客户，我需要跟我们工程师确认一下，不要让客户觉得你不专业，在线跟你讨价还价的，如果价格很低，数量很多，需要跟上级进行确认，可以跟客户说由于您的数量比较大，我们会尽量申请一个最好的价格给你，我们会尽快邮件回复给您。

2.整合营销

1）定义：

整合营销是指外贸企业建立一个以自身企业外贸营销型网站为核心的平台，以国外买家的需求和习惯为基准进行营销渠道的整合，渠道包括搜索引擎营销，博客营销，B2B营销，黄页等保证海外买家能通过多种途径准确获得外贸企业的产品信息的营销方法。

外贸营销网站是指：

以现代网络营销理念为核心，通过将SEO概念融入网站网站的程序设计，域名选择功能规划等方面。

交给客户一个带有搜索引擎优化元素，符合搜索引擎规范的网站。

省略花哨的、无意义网页，营销网站的每一个页面都将会在产品销售过程中发挥作用。

把焦点放在网站的使用性、信息结构和最好的优化行径。

让浏览者可以快速查找产品，联系方式，来电咨询。

（SEO：

搜索引擎优化（SearchEngineOptimization，简称SEO）是一种利用搜索引擎的搜索规则来提高目的网站在有关搜索引擎内的排名的方式。

）

2）外贸营销网站应当包括以下内容：

完整的内容：

提供真实专业、清楚详细的、多图的产品说明，包括服务流程、企业情况，让客户更多的了解企业，拉近相互之间距离。

友好的用户体验：

对于用户体验最基础的就是打开网页的速度如何，导航是否明确，网页之间有没有死链接，页面之间连接是否良好。

只有拥有友好的用户体验，才能增加访客对你网站的友好度，最大化体现营销能力。

及时在线沟通：

如在线QQ，在线客服，SKYPE,MSN,在线留言等板块，增加网站互动性。

有良好的搜索引擎表现：

搜索引擎作为网站推广的重要方式，例如GOOGLE,数据显示网络客户群体98%来自搜索引擎和B2B，而其中GOOGLE占有64%，B2B占有18%，其他搜索引擎占有16%。

而B2B作为一个网站，其主要客户来源还是搜索引擎，大约占85%，而另外15%是通过展会，广告等渠道获得！

GOOGLE作为全球最专业，最权威的搜索引擎，一旦在GOOGLE上获得好的排名，其他搜索引擎的排名也不会差，只要能抓住GOOGLE的买家市场，基本也就抓住了全球买家！

详细的联系方式：

有企业详细方式，地址的地图，方便客户联系和找到企业，同时增加企业的可信度。

在线支付、在线购物的功能：

在线支付和在线购买可方便用户操作，节省用户时间，提高效率。

3）外贸网站的建设：

网络营销不仅仅是建立一个英文网站，除了以英文形式表现之外，还必须符合外国人的阅读习惯，这必须由有充分建站经验的服务商来提供。

服务器选择，由于国内出口带宽严重不足，在国外打开中国网站速度异常的慢，所以直接把网站放到国外服务器上，例如客户是全球化的群体，使用美国主机，其互联网资源丰富。

域名选择：

www.品牌+关键词.com最好一个域名注册三到五年（EX：

）

网站优化：

最基本的网站优化包括关键词优化，导航优化，标签优化，关键词密度等。

关键词搜索：

分为普通和热门关键词推广。

全球普通关键词推广是指定一个普通关键词搜索，面向全球所有国家，英文界面显示广告，并且保证时时显示，当客户搜索这一关键字时显示在搜索结果首页位置。

全球热门关键字推广是指定一个热门关键字搜索，面向全球所有国家，英文界面显示广告，并保证时时显示，当客户搜索这一关键字时显示在搜索结果首页位置。

网站设计要专业：

做工粗糙，会让用户觉得公司小，不专业且粗心。

界面应该简洁大方，色彩单一，不艳，避免使用FLASH，处理好产品图片，信息，针对不同的浏览器调试好界面。

建立好之后应由专人管理，负责网站的日常维护和产品资料的及时更新，并且重视网站的推销。

3、客户介绍：

这种情况也比较常见，质量和价格是首先的要素，客户有很多合作伙伴或者终端客户，因为物美价廉，老客户为你介绍新客户，或者觉得这个供应商特别值得信赖，给你介绍新的产品，新的市场。

4、如何利用潜在的客户资源：

可以在建立好阿里平台，但是没有收到询盘的那一个月，建立好开发信，做好公司电子产品目录，根据客户的以前询盘情况，了解客户对哪种灯有兴趣，再浏览一下客户的网站，了解客户目前的需要，有目的的发邮件给客户，从客户的反馈率有针对性的回应客户。

5、展会：

展会是开拓市场最有效，收获最高的途径。

从广交会得到的信息来看，每年广交会的采购商都比较稳定，基本都已经在潜在客户的范围内。

所以目前广交会质量不高，香港照明展、法兰克福照明展，以及土耳其照明展，比较专业，在全球影响比较大，综合费用比较高，但是只要质量和价格到位，回报也比较高。

并且很多是政府组团的，能够享受到国家补贴政策，为公司节省一笔开销。

5、外贸操作流程以及注意事项：

1、询盘：

首先应该确认询盘信息是否真实有效，可以通过阿里巴巴系统中自带的客户信息，包括公司名称，电话，邮箱，网址，客户邮件的内容确定；其次利用搜索引擎找到客户公司网站，确定客户类型，如果询盘的信息不是很详细，可通过其网站经营的产品种类，详细参数等，确定客户的质量要求，从而给出详细而精确的报价，如果客户询盘的信息很少，应当回复询问一下客户具体要求；然后进行客户信息登记，包括客户的名称，国家，联系人，联系方式，所询问产品以及详细要求，时间，所报的产品价格等。

回复客户询盘务必要迅速，内容简短并且有侧重点。

在展会过程中，要详细地给客户介绍产品，留下客户的名片。

然后进行跟踪，同时也要做好相应的客户档案卡，以便今后可以更好地管理客户。

2、报价单要统一格式，有明确的客户信息，产品要求，图片，MOQ,交货期，付款条件，价格，备注等。

MOQ应该根据客户的数量和性质确定，比如客户要求数量是10KPCS,那MOQ直接以10KPCS起批，如果客户要求是100PCS,而我们正常的MOQ是1000PCS，那应该和客户