文件控制记录史上最全.docx

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文件控制记录史上最全

股份有限公司

版本：

A1

编号:

XXXXXX4.2.3

文件控制程序

编制:

日期:

审核:

日期:

批准:

日期:

版次

修改次数

修改原因

文件名称

修改章节号

修改人

不批准人

实施

日期

A

0

首次制定

文件控制程序

2010.6.10

A

1

文件更改及时回收

文件控制程序

5.4.3

2013.10.15

文件控制程序

1.目的

本程序规定了文件的起草、批准、发行、发放、回收、作废、储存、保管、标识的方法,以确保现场都使用有效版本的文件，保证质量管理体系的有效运行。

2.范围

适用于公司内部的质量管理体系文件以及外来文件和标准的控制与管理。

3.职责

综管部负责管理性文件打印编号发放回收、归档、保管；

技术部负责技术性文件打印编号发放回收、归档、保管；

各部门主管负责执行有效文件的使用、保存管理；

管理者代表负责监察及维持本程序的有效实施。

4.程序

4.1流程图

4.1.1本公司内起草文件发行流程图（见附页1）

4.1.2本公司内文件更改流程图（见附页2）

4.2文件的分类

4.2.1从内容上分为:

a）质量手册

b）程序文件

c）工作文件（包括工作指导书、图纸、制程规格书管理制度）

d）记录表格

e）质量计划

f）适用的国际技术标准和国家技术标准

g）公司进行产品生产方面的切实可行之国家规则和规定

h）外来文件

4.2.2文件控制分为受控文件和非受控文件两类：

a）凡是公司内指导质量管理系统工作的文件需加盖“受控”章.

b）凡是外来文件需加盖“外来文件”章.

4.3文件的编写

4.3.1文件的编写：

a）《质量手册》按“HB××/QM-2012”格式编号，“HB××”为公司代号，“QM”为质量手册英文缩写，“2012”为公司2012年发布的《质量手册》的年编号。

b）《程序文件》按“HB××/QP××-2012”格式编号，“HB××”为公司代号，“QP”为程序文件英文缩写，“××”为程序文件流水编号，“2012”为公司2012年《程序文件》的年编号。

c）管理制度或作业指导类文件按HB××/ZD（WI）-2012”格式编号，“HB××”为公司代号，“ZD”为“管理制度”的中文拼音，“WI”为“作业指导书”的英文缩写，“2012”为2012年。

内部技术标准由技术部按国家相关规定编号编写。

d）外来文件采用原有编号。

e）部门的临时性工作文件按：

“综2012/04/12/01”编号。

“综”表示“综管部”，“2012/04/12/01”表示2012年4月12日发布的1号文件。

其它部门的临时性工作文件以此类推取部门名称的第一个字+发布时间+序列号。

a）b）c）d）为受控文件加盖“受控”章;技术部文件加盖技术专用“受控”章

4.3.2质量手册和程序文件由管理者代表组织相关部门编写.

4.3.3工作文件:

管理制度或作业指导书由使用文件部门组织编写.

4.3.4部门临时性工作文件由部门编写

4.3.5记录表格实行“谁使用谁设计”的原则,各部门共享的表格,由综管部指派人员收取信息作出修订.

4.4文件的审查、批准,确定发放对象.

4.4.1质量手册由总经理审批.

4.4.2程序文件编写完成后,由管理者代表组织文件编写小组人员进行商讨审查,由主管副总批准.

4.4.3工作文件或临时性工作文件由部门编写，部门主管审核，分管副总批准.

4.4.4凡是与文件内容有关的部门,至少应发一份给该部门

注:

文件的编写人、审批人不能为同一人,审核、批准可以为同一人.

4.5文件的备案、编号、打印、发放、登记

4.5.1公司管理性文件由综管部统一备案（电子文档）统一编号。

公司各部门将批准的文件（纸质）和电子文档一并提交给综管部文控人员备案；然后综管部文控人员在电子文件首页上编号；各部门根据确定的发放对象、份数打印；在下发前,在文件上加盖“受控”章；发放时，同时填写《文件发放/回收登记表》,并将文件的最新版号登记于《受控文件清单》.领用人员必须在《文件发放/回收登记表》上签名。

为提升公司形象所有发放的文件（包括提供给外部）上必须有公司LOGO（见8.附公司文件上必须加载的LOGO：

（二选一））。

4.5.2为了控制各部门持有的同样文件,便于区分,给各部门/使用人给定分发号按01、02……进行编号，分发号不能重复。

（见9.受控文件分发号规定）

4.5.3顾客需要手册、程序文件等文件时,经总经理同意后,可发放但不作发放登记,不作更改和回收。

4.5.4当使用部门/人的文件破损严重、影响使用时，应到综管部办理更换手续，交回破损文件，补发新文件，新文件的发放号仍沿用原发放号，文控人员将破损文件销毁。

并记录于《文件销毁记录》

4.5.5当使用部门/人将文件丢失后，应写出书面申请，经综管部负责人批准后，才能补发文件，补发的文件应给予新的发放号，重新执行以上有关程序,并应注明丢失的文件作废。

4.6文件管理

4.6.1各部门纸质文件使用专用文件夹保存，在编制《卷内目录》后按时间和部门分别放在文件柜或其它能防止文件损坏变质的设施内.电子文件由文控人员在编号后立即按时间和部门分别建立文件夹拷贝到相关硬盘上；（文件夹名称为：

文件名称+文件编号+发布时间）

4.6.2对纸质文件的使用，所有持有者应严格按文件操作,不得在文件上涂改,未经同意不得私自影印、照相.

4.6.3各相关部门的文件应由专人保管，防止丢失、外泄和损坏，凡供借阅的文件，应办理借阅手续，填写《文件借阅登记表》，未经文件的管理部门批准，不能复制和外借。

4.7文件更改

4.7.1文件的更改控制仅适用于“受控”文件。

当文件有下列情况时,需要更改时，应由更改的提出部门/人员填写《文件更改申请单》。

《文件更改申请单》应包括更改前内容、更改原因、更改后内容，经原审核、批准部门人审核、批准后方可更改。

a）文件发行后,发现文件不能与现实情况相适应时,原审批部门在下列情

况下应同意更改.

b）客户的要求变化.

c）因产品、设备发生变化

d）因组织结构、管理层隶属关系发生变化

e）质量管理系统发生变化;

f）内审、管理评审后采取纠正和预防措施,需要更改文件;

g）客户投诉、退货、生产过程中发生致命性不合格采取纠正和预防措施需要更改文件;

h）涉及到法律法规的变化;

4.7.2文件更改方式有以下两种:

4.7.2.1手写更改:

当满足以下条件之一时,原审批部门应同意采取手写更改方式,否则采取打印更改:

a）一页中有三处以下需要更改（包括三处）

b）一处更改小于20字.

c）原审批部门认为可以手写更改时.

4.7.2.2由文控人员根据原“文件发放回收登记表”到领用人处回收,文控人员或文件编写人员在更改处（包括正本）手写更改后交原审批部门审批签名（回收过程中直到生效日期为止,仍按原文件执行）.

4.7.2.3更改好后,由文控人员发给原领用人.

4.7.3打印更改:

当满足下列条件之一时,原审批部门应同意采取打印更改方式:

a）同一文件手写更改次数达三次（这时应将原手写更改的内容,同时打印出来）.

b）不满足手写更改的条件.

c）虽满足手写更改的条件,原文件审批人认为需要采取打印更改方式时.

4.7.3.1由申请更改人按更改内容打印,按4.4要求送审批.

4.7.3.2由文控人员按“文件发放回收登记表”回收失效文件（注意回收到生效日期为止,仍执行原文件的规定）.

4.7.3.3由文控人员按前述程序,发放登记于《文件发放/回收登记表》

注:

本公司起草的文件若打印更改,则打字人员应在需更改的条款以下划线表示此条有更改.

4.7.4受控图纸的修订:

受控图纸修订时必须编上“变更记事顺序号”,“变更记事顺序号”应在图纸说明或标注中加经说明。

此顺序号不等同于“文件版本号”.文件版本号是否升级,由审批人确定,并以版本号及顺序号同时较大者为最新之有效受控图纸。

4.8外来文件的控制和管理:

4.8.1外来文件,如顾客提供的标准、图样、图表要求、国际标准等包括国家法律法规,如果这些文件是用于指导生产,检验等工作的,确定须更改时,本公司内部与之相关的文件也须随之更改,则这些外来文件就要受控并登记于《受控文件清单》中，在备注栏标明“*******外来文件”。

4.8.2各部门都有责任收集经主管确认为受控的外来文件,定期（最长一个季度）将最新的的外来文件报综管部文控人员，由综管部文控人员登记于《受控文件清单》中,并根据需要发放，发放时盖上“外来文件”印章，发放的记录于《文件发放/回收登记表》.

4.9文件版本

公司所有文件初始版本为A/0，A为文件版本号，当文件换成第二版时版本换为B，0为该版的修订次数。

（0表示无修订），当文件第1次修订后为1，第二次修订为2。

。

。

。

。

以此类推.当文件修订到10时，该文件必须换版。

当体系整体作较大调整时，须修改版本号为下一新版本号为B/0，依此类推。

4.10文件作废

所有废止的管理性受控文件应由综管部统一回收,保留一份盖“作废保留”印章,其余销毁.并填写《文件销毁记录》。

技术性文件由技术部负责。

4.11最新版信息接收:

本公司通过与本地技术监督局信息中心联系（或网络）,从该中心（网络）获取有关国际标准等外来文件的最新版信息以保证本公司的外来标准等文件是最新版的.

4.11来不及完成正式图纸时,技术部可出临时图纸,盖“临时图纸”章,直到正式的图纸发出时,回收临时图纸，临时图纸由技术部处理.

5.相关文件和记录（见7.附表）

《文件发放/回收登记表》

《受控文件清单》

《文件更改申请单》

《文件评审记录表》

《文件借阅登记表》

《卷内目录》

6.附录：

流程图

附页1

公司内起草的文件发行流程图

流程负责部门/人

编制

编写人员

发放登记

管理

批准

审查

NO

审核人员

YES

NO

规定的文件审批部门

YES

文控人员

有关部门

见附页2

公司内文件更改流程图

流程责任部门/人

申请人

申请人

NO相关责任人

收回原稿

重新分发

批准

YES

NO相关责任人

YES

综管部

综管部

7.附表

有限公司

文件发放与接收记录

编号：

表单编号：

HB××/QR4.2.3A（A）

文件名称：

文件编号：

版本：

页码：

文件性质：

分发号

文件发放

文件接（回）收

份数

部门

签收日期

签收人

份数

回收日期

备注

填表人：

限公司

编号：

文件销毁记录表单编号：

HB××/QR4.2.3B（A）

序 号

文 件 号

标题

份 数

页 数

密 级

执行人员

日期

有限公司

文件更改申请单

编号：

表单编号：

HB××/QR4.2.3C（A）

申请部门

日期

申请人

文件名称

文件编号

版次

申请原因

原文内容:

修改后内容:

备注:

编制：

审核：

批准：

日期:

有限公司

文件借阅登记表

表单编号:

HB××/QR4.2.3E（A）

序号

文件/资料名称

文件编号

版次

页数

借阅份数

借阅时间

借阅人

备注

制表：

有限公司

受控文件清单

表单编号：

HB××/QR4.2.3F（A）

文件编号

文件名称

版次

页数

备注

制表：

有限公司

文件评审记录表

编号：

表单编号：

HB××/QR4.2.3H（A）

文件名称

文件版本

文件编号

发布日期

文件类别

修订日期

评审人员：

评审意见：

记录人：

评审日期：

审核意见：

审核：

日期：

批准：

日期：

有限公司

卷内目录

编号：

部门：

时间：

表单编号：

HB××/QR4.2.3G（A）

序号

表格/文件名称

文件编号

份数

责任人

备注

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

8.附公司文件上必须加载的LOGO：

（二选一）

9.受控文件分发号规定

有限公司

受控文件分发范围及分发编号规定

文件编号：

综2012/04/15

序号

文件名称

发放范围

分发编号

1

质量手册

程序文件

总经理副总经理管代综管部财务部PMC部技术部营销部采购部品质部设备部生产部人力资源部基建办

公司受控文件一律按以下发

放编号发放：

01-总经理

02-副总经理（经营）

03-副总经理（生产）

04-管代

05-综管部

06-财务部

07-技术部

08-营销部

09-采购部

10-PMC部

11-品保部

12-生产部

13-设备部

14-基建办

15-人力资源部

16-××公司

17-服务站

18-××公司

19-××公司

（所有部门的分发编号是

唯一的独享的）

例：

如果某份文件不发综管部那么总综管部的发文编号05将空着

2

公司管理制度

总经理副总经理管代综管部财务部PMC部技术部营销部采购部品质部设备部生产部

人力资源部基建办

×××公司服务站××公司

××公司

3

国家各种标准等外来文件

执行文件的相关部门

4

作业指导书

总经理副总管代PMC部

技术部营销部采购部品质部

设备部生产部