如何做好圈长及辅导员.docx

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如何做好圈长及辅导员

一、如何做好圈长及辅导员

1.对QCC活动的再认识

1-1回归原点以了解QCC的真谛

（1）起源

为落实QC活动，必须强化基层人员的教育

进行方式：

‧鼓励基层干部与部属以读书会共同研读FQC杂志

‧鼓励定期集会使活动持续

‧鼓励学以致用，解决现场实际问题

（2）QCC的性质

自主性

教育性

永续性

科学性

团队性

（3）QCC的精神

尊重人性，创造有意义、明朗的工作场所

开发人无限的脑力资源

改善企业体质，使企业持续发展

1-2为什么要实施QCC（实施QCC有何好处）

（1）对个人

训练成员以科学化思考方式解决问题

充实成员的知识

激发潜能、提升能力

增进良好人际关系

提供成员体会工作的意义与乐趣

满足员工自我实现的需求

随企业发展，增加物质所得

（2）对企业

确实落实QC活动，以做好质量保证

提高现场士气

提高现场水平

管理上轨道

提高质量意识

提高问题意识

提高改善意识

培养基层员工自动自发

2.圈长应扮演的角色

（1）配合QCC的性质和目的，圈长要有效领导成员时，应充分发挥个人影响力。

（2）个人影响力的来源

自认为合法的领导者，并表现出领导者的形象

较高知识水平

有说服别人能力

与他人友善相处的性格及能力、和人

在同事间享有美誉，如正直、信用…等

较多的经验

能帮助部属或同事解决问题

能解决部属或同事间的纷争

能建立他人的信心

（3）圈长的职务

领导品管圈活动

决定品管圈活动的进行方向

激发全员参加、全员发言、全员分担的风气

促进全体圈员良好人际关系

与其它圈及建制之间保持良好的关系

协助圈长会议及推行委员会等活动

指导圈员固有技术、改善方法、统计方法等

3.辅导员（主管）应有的体认与角色认知

3-1角色认知

（1）组织正式活动

（2）与建制结合，是日常工作之一部份

（3）做圈员的后盾

（4）建立自己与圈员间良好人际关系（自主≠放任自由）

（5）方针之明确指出与对其之期待清楚

（1）以圈员为活动、营运之中心

（2）正确的引导QCC活动

结果与过程并重

观摩交流机会提供、争取

刊物教育训练提供

蕴酿自我启发相互启发之意愿

（3）辅导≠导演

3-2任务

（1）实施圈员、圈长之训练，正确指导应用QC手法，以提高活动能力

（2）促使活动与部门单位内日常业务之结合。

（3）掌握圈（组）员对活动之想法与做法，培养其自动自发参与活动之风气。

（4）正确辅导活动改善之问题，给予信心、荣誉以收活动之持续性与活泼化。

（5）协助圈会顺利进行，容易集会（圈会不是训话场所）。

（6）对活动本质之正确认识～信心与执着。

品管圈活动与日常业务之结合

持续不断改善

个人改善

品管圈改善

改善提案制度

改善报告制度

提案

问题解决

提案

问题解决

发现问题

标准化

遂行日常业务

部门任务目标

二、如何营运圈会活动

1.四种圈会的实施作法

进行有乐趣、有收获无拘束之活动环境

日

常

管

理

圈

会

朝

会

的

活

动

圈（组）长对圈员之传达、连络、报告、沟通上班或下班前后短时间在工作现场

‧向圈员说明本日工作重点及应注意事项或前日工作状况。

‧介绍新标准或规定。

‧改善活动分担工作确认，困难检讨、协调、对策、记录等。

研

究

学

习

圈

会

时

间

内

活

动

利用工作空档、稍闲时刻

‧管理新知介绍、轮谈。

‧工作心得、人生体念、报告。

‧新工作实施教育、教导。

‧有关活动之实例报告。

‧QC手法应用例。

感

情

交

流

圈

会

假

日

活

动

工作场所外之活动

‧假日、休息时间旅游康乐活动。

‧可在圈员家中进行（轮流）。

‧参与公司各项联谊活动。

‧包饺子、打牌、下棋、保龄球、KTV…等。

‧相互沟通、相互协助。

改

善

活

动

圈

会

定

期

时

间

内外

动动

依改善活动计划召开圈（组）会议

‧依活动计划表推进。

‧确实分担各员工作。

‧约定下次会议主题、时间、地点。

‧解决上级交待特别事项。

‧由圈长统合推进。

三、如何开好圈会

1.QCC圈会的问题点

形式化

出席率低

发言率低

闲扯（没主题）

只有少数人的声音

2.圈员不发言的原因

（1）圈员本身的心理障碍

多一事不如少一事

害怕他人批评

消极、羞怯、心虚、担心说错、做错

自我限制，觉得自己表达能力差

（2）如何克服？

私底下多沟通教育

谁都曾经犯错

透过训练人的表达能力提升

积极参与的意义

经常征询其意见，引导其谈话

利用机会公开表扬、赞美其优点

让他们担任工作，如记录、茶点准备等

安排QC手法、专业技术等的教育训练，由充实知识来提高其信心

（3）圈长主持圈会技巧不佳

主持人成了主讲人

只征询少数几人（明星圈员）的意见

未能适当诱导圈员发言

提出的意见未能引申、讨论

未能引导未发言者

会场气氛不佳─未能创造自由、轻松、愉快的温暖气氛

有人发言、有人聊天

会议一开始就注入紧张节奏，未孕育发言气氛

未妥善处理激烈争执场面

未处理泼冷水、酸葡萄、甜柠檬等否定气氛

未扭转会场冷淡无味的气氛

会议内容离题─部份圈员无法参与

3.主持圈会的要领

（1）会前的准备

明确圈会的目的

要讨论的主题是否适当？

主题的重点是否全体圈员皆关心？

主题的量是否会太多？

应该参加人是否皆能出席？

打听一下不能参加人员之原因

无法出席人员以书面意见表达

会场是否适当？

在预定时间内会场可使用否？

声音吵杂否？

桌子的分配适当否？

黑板等可利用否？

光线适当否？

时间是否适当？

了解参加人员的时间情形

会议开始及终了时间能明确通告

会议中的准备

必要的说明资料齐全否？

参加人员是否做好准备？

参加人员的资料齐全否？

会议记录的准备

谁来担任记录

记录哪些数据

是否考虑利用录音机来辅助记录

会议终了时，如何追踪查检？

圈会结束后如何联络无法参加人员？

开会结果未联络给他，易造成脱节

（2）会中如何使全员发言？

有人发言时须注意下列几点：

有人发言时，勿立即征求反对或批评的发言

有人发言时，勿马上转到其它主题

有人发言时，底下有人聊天，心不在焉，圈长须巧妙制止

好意见应给予肯定、赞美（口语、体语）

使发言踊跃的方法

以脑力激荡术KJ法等较具趣味性之方法引起全员的发言

以适当的发问方式诱导发言：

（A）对全体发问

（B）指名发问

（C）接力问答，以圈员提的问题转问别的圈员

（D）反问圈员自己的意见

把圈员分为几个小组，各小组分担主题讨论，再全体集会

圈长发言时间勿占太多，能多听别人的意见

不要让一个人长时间发言

四、QCC改善之历程（QCSTORY）

对策试行

（新主题）

（资料建檔）

发表成果

日常管理

成果比较资料整理

标准修订

对策效果确认

（对策提案）

对策检讨

改善对策研拟

重要要因掌握

事实瞭解

要因分析

改善主题选定

五、品管圈主题选定

1.何谓问题点

日常工作的处理过程中，「应有」现象与「实际」现象间，所产生的偏差或失衡。

2.问题点的现象与真因

问题

现象

QC手法

问题

真因

3.列出问题点

3-1列出工作上问题点

（a）日常工作经常发生的问题

（b）下工程或顾客经常抱怨的问题

（c）上级经常要求的问题

3-2举例

品质Q：

××产品不良率高

效率D：

××产品产量低

成本C：

××工程损耗成本高

士气M：

××班出席率低

安全S：

××设备伤害件数高

列出工作上常发生错误的项目

4.选定活动主题

日常工作问题点一览表

项目

评价

顺

序

本

身

问

题

顾

客

抱

怨

主

管

要

求

参

与

度

达

成

性

合

计

1.××不良率高

5

5

5

3

3

21

1

2.△△损耗成本高

3

1

3

1

1

9

3

3.○○效率低

5

1

3

3

1

15

2

评价：

5─非常

3─普通

1─少

选定主题：

如何降低××不良率

选定理由：

1.××产品内部失败成本高

2.××产品无法如期交货

3.××产品为公司主力产品

选题：

（例1）

问题点

评价

合

计

顺

序

本

身

问

题

顾

客

抱

怨

主

管

要

求

参

与

度

达

成

性

帐与实物不合

5

1

3

3

3

15

2

传票制作经常错误

3

1

3

1

3

11

4

找货品时间长

5

3

1

3

3

15

3

库存积压太多

3

1

5

3

5

17

1

选定主题：

如何提升库存周转率。

目标：

由目前（3月份）的9.7%，至5月底是提高至15%。

选定理由：

1.库存太多积压资金。

2.库存太多货品，不易储存摆放。

3.库存太多，容易造成过时产品或废品。

（例2）

问题点

评价

合

计

顺

序

本

身

问

题

顾

客

抱

怨

主

管

要

求

参

与

度

达

成

性

顾客等待时间长

3

5

1

1

1

11

4

与顾客时有争议

3

3

1

1

1

9

5

销售额无法突破

5

1

5

3

1

15

2

顾客讨价还价又未成交

5

3

5

3

3

19

1

销售传票弄错

3

1

3

3

3

13

3

选定主题：

如何提升询价成交率。

目标：

由5月份的12.3%，提高至9月份的25%。

选定理由：

1.讨价还价容易影响信誉。

2.成交率低、浪费时间，对其他顾客未照顾到。

3.长此以往，易伤害彼此交易情绪。

六、如何提出有效的改善对策

1.提出对策的要领

1-1提出对策的想法

（1）提升实力：

针对QCDMS1？

找Know-How（新）

≠应急、补漏洞（现象）

从整体、从根本做起再发、源流真因（对策易具体）

（2）现象→真象→原因→真因→对策

1-2提出对策的注意要点

对策要具体可行

尽量为自己能力可解决的对策

活用创造力思考原则

治本而非治标

提经济效益大的对策

安全上须考虑

管理上不发生矛盾

1-3改善对策的写法

条文式、数据化、图标、符合实际。

2.创造力之激发技巧

2-1何谓创造力

透过将以往的经验、知识、观念、及新的意念等，加以解体，分析、筛选而结合并予以具体化成为新的形式、价值或新的意义的思考能力。

2-2创造力的重要性

企业永续发展的泉源

需求多样化

人类文明的推动力

符合潮流趋势，带来成就

使人生更丰富美丽

2-3创造性思考技巧

B.S.法

‧不批评

‧激发想象力

‧尽量收集创意数

‧发展别人构思