检验检测机构原始记录编制规范.docx

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X X X X 检 测 技 术 有 限 公 司

检内-[2021]-002

原始记录编写规范

2021-02-28发布 2021-03-15实施

XXXXXXXX 检测技术有限公司 发 布

检内-[2021]-002

目 录

前 言 II

1范围 1.

2规范性引用文件 1

3术语和定义 1

4报告基本要求 2

5报告内容 3

附录A（资料性附录）报告字号和字体 8

附录B（资料性附录）检验报告示例 9

附录C（资料性附录）检验结论用语 24

参考 文献 25

I

检内-[2021]-001

前 言

本规范按照RB/T214—2017给出的规则起草。

本规范由南京会悦检测技术有限公司提出并归口。

本规范起草单位：

南京会悦检测技术有限公司。

本规范主要起草人：

芦丽娟、王婷、王妍、夏逸雨。

本规范由南京会悦检测技术有限公司负责解释。

本规范首次发布。

联系信息如下：

单位：

南京会悦检测技术有限公司电话：

025-57356684

地址：

南京市高淳区古柏经济开发区荆山东路12号邮编：

211300

II

检内-[2021]-002

原始记录编写规范

1范围

检内-[2021]-002规定了原始记录编制的术语和定义、基本要求和内容要求。

本规范适用于南京会悦检测技术有限公司（以下简称公司）原始记录的编写，检验检测行业、领域或标准规范对原始记录有特定要求的，从其规定。

其他类型机构编写的原始记录可参照执行。

2规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。

凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB3100国际单位制及其应用

GB/T3101有关量、单位和符号的一般原则

GB/T3102（所有部分）量和单位

GB/T8170数值修约规则与极限数值的表示和判定

RB/T214—2017 检验检测机构资质认定能力评价检验检测机构通用要求

3术语和定义

3.1

原始记录

通过一定的表格形式，对检验检测各项生产活动和业务活动所做的最初的数字或文字的记载。

它是机构各项检测活动的客观反映，是未经过加工整理的第一手资料。

4目的

为了保证检测结果的准确性、公正性，从检测操作程序、检测原始记录到检测报告的具,每个环节都要进行严格管理和控制。

检测原始记录是检测的重要记录凭证,是出具检测报告的依据。

检测报告的质量往往受检测原始记录真实性、完整性和准确性的影响,因此要保证检测原始记录的规范、准确。

5原始记录基本要求

5.1原始性要求

原始记录应体现检测过程的原始性。

观察结果和数据应在产生的当时就予以记录,不得事后回忆、另行整理记录、誉抄或无关修正,但后续可根据需求再实施具体的计算步骤。

5.2真实性要求

第7页共7页

原始记录的数据必须是真实的,数据的表达应真实无误的反应测量仪器的输,出包括数值、有效位数、单位,必要时还需要记录测量仪器的误差。

记录必须在检测全过程按操作程序步骤及时,不记许录事后补记或誉抄更改。

备份电子形式储存的记录应防止未经授权的侵入或修改。

5.3有效性要求

实验室应确保使用的原始记录格式为有效的受控版本。

5.4溯源性要求

原始记录中应完整记录检测中各种方法条,件包含足够充分的信息，包括但不限于测试环境信息、测试

条件、使用仪器、仪器设置、每项试验测试日期和人员、审查数据结果的日期和负责人等，以便在可能时识别不确定度的影响因素,并确保该检测在尽可能接近原条件的情况下能够重复。

整改后合格的试验,项记目录

中仍须保留原不合格的原始数据以及整改的方法。

5.5完整性要求

原始记录的内容是检测报告的重要来源。

为了方便检测报告的生,原成始记录内容应完整地体现检测依据、检测项目、检测方法、检测数据和必要的过程数据。

5.6可操作要求

制定原始记录文件时,应充分考虑记录的可操作性。

通过使用规范的语言文字、检测依据的规范描述语句、简单易用、尺寸合适的数据表格、给每个检测数据留出足够的填写空间,可等保证原始记录的可操作性。

应依据检测项目特点,按照检测流程顺序或标准条款顺序安排各检测项目在原始记录中的位置,顺提序升原始记录的可操作性。

5.6.1页码编号

封面、声明页一般不加页码。

报告宜有总页数和本页数，以“第×页共×页”表示。

“第×页”：

首页为第1页，以下各页依次排列。

“共×页”：

首页、数据页、附件页的总页数。

5.7印章

检验检测专用章/公章应加盖在报告封面的机构名称位置或检验检测结论位置，骑缝位置也应加盖。

资质认定标志加盖（或印刷）在报告封面上部适当位置。

6报检测原始记录的设计

检测原始记录文件应为受控文件,一般设计为表格的形式,以便于检测人员（包括抽样、采样人员）在每次检测过程中都能准确无误地填写这些基本要索。

6.1格式

6.1.1栏目内字符间不留不必要的空格。

文字采用国务院正式公布、实施的简化汉字。

6.1.2不确定、不适用或不选择栏目内容统一填写“/”，不得空白。

6.1.3记录中的字号和字体参见附录A，宜采用A4纸印制。

6.2任务/受理信息

6.2.1受理编号。

原始记录文件中应注明每项检测任务的编号,它是方便实验室内部管理的编号,应具有唯一性。

例如:

任务编号、记录编号、项目编号、申请编号、报告编号等。

当检测任务需要出具报告

检内-[2021]-002

时,如果原始记录使用的任务编号与最终报告编号不一致,则记录中应补充报告编号,且报告编号应与原

始记录编号有唯一性对应关系。

6.2.2编号规则年月日-流水号210101-01表示21年01月01日第01号任务。

6.2.3检测标准（方法）。

原始记录文件中应明确写明检测依据的标准名称和版本号。

检测依据可以是现行标准、客户指定的标准（非现行标准、企业标准等）、客户自定的测试方法等。

当客户对检测的特殊要求与标准相偏离时,应在检测依据栏或原始记录的相关位置进行描述。

6.2.4检测项目/参数。

当检测项目是检测依据的全部内容时,检测项目可不必全部列出,写明“全部

项目或全部参数”既可。

如果检测项目是检测依据的部分内容,时应在原始记录中明确本次检测涉及的项目条款号或名称。

6.3样品信息

6.3.1样品信息包括样品名称、型号规格、样品数量、样品编号（受理编-号流水号）;适用时还可包括样品送检单位、样品初始状态、样品附属件等。

6.3.2样品名称。

检测样品的名称应是客户委托任务书指定的名,称或是检验检测机构检查样品后并同客户沟通协调后确定的、可正确描述样品的名称。

6.3.3型号规格。

记录中样品的型号应是实际检测样品的型号,该型号应包含在客户委托任务书的型号中。

记录中应写明与检测项目相关的产品规格信息。

6.3.4样品数量、样品编号。

样品数量要与样品编号相对应。

样品编号应具有唯一,以性方便实验室

内部样品流转和存储管理。

6.3.5样品初始状态。

当样品的初始状态可能会影响后续的检测或判,定并在试验开始前对样品的初始状态进行调整的,应在原始记录中记录样品的初始状态以及对样品做出的调整

6.4检测环境条件信息。

6.4.1检测时的环境温度和湿度。

环境温（湿）度对检测项目有影响时,应记录检测时的环境温度和湿度,该数值应是真实和有效的。

当环境温度和湿度与检测标（准方法）中的规定环境温度和湿度不吻合时应停止检测,直至达到检测标准（方法）中规定的环境温度和湿度。

记录检测时的环境信息也关系到原始记录的可追溯性。

如果日后检测报告/数据需要复查,应在相同的环境条件下开展复查检测,

6.4.2②其他环境信息。

当其他环境条件（如大气压、海拔条件、气体含量、气流等）对检测项目有影响时,记录中应写明这些环境条件。

6.5相关人员信息

6.5.1包括抽（采）样人员、检测人员、审核人员的签字或等效标识,以及适用时其他相关人员（如解释和说明人员）的签字或等效标识。

抽（采）样人员、检测人员和审核人员的签名要确保经本人确认,由本人负责。

6.6检测日期

6.6.1检测日期可以是某一天、某一个检测周期、一天内的某一段时间。

应根据检测项目的特点，定义检测日期的表达形式。

应防止在检测日期上刻意模糊时间段。

应真实记录检测时的日期。

针对不同检测项目在不同日期

6.7数据结果记录

6.7.1数据结果记录的位置可以是下划线、空格、方框或表格等形式。

数据结果记录应出现在原始记录的适当位置,并与检测标准（方法）的描述文字相协调。

数据结果记录应包括所有检测过程产生的数值及导出过程、图谱、图像、标准曲线等记录信息。

6.8数据判定或结果描述

6.8.1数据判定的方式可以是“√"“×""P""F""Pass""Fail""/""N/A"—"“合格”“不合

格”“不适用”等清晰无歧义的描述，并且应在记录的显著位置描述本记录中对数据判定方式的约定

6.8.2结果描述应按照标准规定或与客户约定的方式进行客观全面的描述。

6.9检测仪器信息

6.9.1包括检测仪器的名称[如型号、厂家（适用时）]、受控编号和校准周期（或校准有效期截止日期）。

6.10场地信息

6.10.1场地信息是实施检测项目的场地位置的描述。

全部检测项目在实验室自有场地进行,可时简单描述为“本实验室”,如实验室有多场所,也应明确具体的检测场所信息。

6.10.2全部或部分检测项目在分包实验室场地或委托方实验室场地进行,时应在原始记录的适当位置进行记录,例如在检测项目旁注明该场地的名称。

7使用检测原始记录的要求和归档

7.1使用法定计量单位。

如“米”的符号应为“m”非“M",“千克”的符号应为“kg"而非“Kg",“千瓦”的符号应为

“kW"而非"KW"等。

7.2更改。

原始记录的内容和信息不得随意删减或增加,确实存在错误需要更改时,不可擦涂掉,而应采用杠改的形式,保持原有数据和内容清晰、可辨识,将正确的内容写在旁边,并由修改者签名或采取等效标识予以识别。

关键数字更改要说明原因,原始记录由记录者本人修改,他人无权更改。

对电子存储的记录也应采取同等措施,以避免原始数据的丢失或未经授权的改动。

7.3检测原始记录的归档管理。

检测结束后的原始记录,一般以样品编码为唯一性标识,按归档要求将其与检验报告副本、委托书、抽样单（如果有）、任务派出单等装订成册,并按报告编号依序存放,方便查阅。

原始记录的存放处应满足防潮、防腐的要求,以保证档案保存期限内不被损坏。

原始记录一般保存期不少于6年。

涉及仲裁检验、重大索赔理赔案件及司法诉讼的原始记录应保存至结案止。