最新办公室职责.docx

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最新办公室职责

行政管理部工作职责

1、了解和掌握全公司的工作情况，为公司领导正确决策提供准确、及时、全面、有效的信息，协调公司各科室相互配合，开展工作。

2、督查公司各部门贯彻国家有关政策、法规和执行公司各项规章制度、会议决议的落实情况。

3、做好全公司综合文字材料的起草工作。

4、负责做好工会、共青团、妇联、计生、安检、综合治理、信访工作。

5、做好有关会议的通知、电话的接听、传达记录工作，催办决议事项的贯彻落实。

6、做好公司档案、印章的管理和固定资产的登记及管理工作。

7、做好公司营业执照、税务登记证等证件的年审及资质升级工作。

8、做好考勤、卫生、小车、门卫管理等工作。

9、按照标准，搞好来客接待工作。

10、及时承办公司领导交办的其它临时性、指令性工作。

行政部岗位职责

一、岗位名称：

办公室主任

1、负责办公室全面工作，落实完成办公室各项目标任务。

2、配合公司各部门工作的有效开展，为各部门提供优质的服务。

3、负责公司公章的管理。

具体要做到：

建立公章使用登记台账，对于需盖的文件必须由主管副总或总经理签字，否则不予办理。

对于特别重要的协议和合同且总经理不在家不能当面汇报的必须通过电话汇报，并做好登记。

盖章前要认真审查文件内容及相关签字，严禁先盖章后签字和盖空白章。

4、负责组织公司领导通知的各类会议，并及时跟踪会议决议的落实。

5、负责企业文化建设工作。

原则上每年的妇女节、劳动节、建党节、国庆节要分别组织集体娱乐活动，特殊情况不能实施需征得领导同意。

6、负责办公用车的合理调度，原则上县城人民路以南不予派车。

7、负责公司各类文字材料、办公费用、考勤的把关审核。

8、每年12月25日前会同相关副总按照年初公司与各部门签订的目标责任书和安全目标责任书进行考评，为年终评优评先工作提供准确、可靠依据。

9、做好公司领导交办的其他临时性工作。

二、岗位名称：

办公室副主任

1、协助办公室主任落实完成各项目标任务。

2、负责公司工会工作，建立健全工会档案。

3、协助抓安全的副总做好平时的安全生产监督、检查工作，每月中旬进行一次。

4、协助党支部书记做好党务工作。

包括入党积极分子培养、预备党员转正，组织党员活动等，半年进行一次党费收缴。

5、负责各类报表材料的呈送。

6、做好办公会议的记录工作。

7、做好公司领导和办公室主任交办的其他临时性工作。

五、岗位名称：

内勤

1、负责公司档案的管理工作。

必须建立详细的档案记录，要求分类存放并进行编号，原件、复印件分开存放，对于存档和借阅要当场履行签字手续，防止无可追查，保障各类档案的规范性。

对于重要证件要特别注意有效日期，需要换证必须提前3个月告知行政文秘进行办理。

2、负责公司考勤管理工作。

严格执行公司考勤制度，每月26-28日提取指纹考勤机数据与平时收集的假条对照，制作出考勤报表。

在有人员入职或离职的情况时要及时处理考勤机数据信息。

3、负责公司的水费、电费、电话费缴纳工作。

此项工作必须在接到通知后两天内完成。

4、负责会议的通知，工作电话的接听、记录、传达。

5、建立健全公司各项规章制度，做到每月一次向各部门收集相关信息和资料，并及时进行整理汇总。

6、至少两天一次向总经理及各副总通过短信进行工作汇报，汇报内容要简洁、明了。

7、做好公司领导和办公室主任交办的其他临时性工作。

六、岗位名称：

文员

1、负责会议室的卫生，做到每次会议后及时打扫，时常保持干净整洁。

2、负责会议室多媒体的播放和维护，保持各类设备始终处在良好的工作状态。

设备使用后必须用布遮盖，防止溅水和落灰，最大程度的延长使用寿命。

3、负责对公司空调、电脑、监控等设备和电器的保养维护工作。

空调和电脑每季度（第一个月1-10日）进行一次保养、清洗，并做好台账记录；监控设备每半年进行一次保养维护，摄像头要做到随脏随擦，保证清晰的图像画面；自动烧水器每月1-5日进行一次除垢。

4、负责生产施工现场图片的收集，为公司广告宣传提供强有力的资料。

平时多与后勤科室、二级生产单位、子公司联系沟通，遇到新工程、大项目要及时前往拍照。

5、负责公司小车管理工作，建立详细的车辆管理台账（含购车时间、车辆型号、维修、保养、事故等），确保车辆的有效使用。

督促各司机认真记录车辆管理清单，每月的25日至30日要对当月记录情况进行一次检查。

6、负责上级机关、业务部门、兄弟单位的来客、来访接待和招待。

7、负责办公设备管理。

建立办公设备管理台账，要详细掌握各部门的办公设备数量、品类等信息，对于调换、新购设备要及时进行登记，时常保持信息的准确和有效性。

8、做好公司领导和办公室主任交办的其他临时性工作。

七、岗位名称：

小车司机

1、严格按照公司领导的指令行车，为办公用车做好服务。

2、积极参加业务和安全学习，自觉遵守交通规则，服从交通管理人员的指挥，做到无违章、无事故、安全礼让、文明行车。

3、一车一清单，对于清单的记录要详细、具体、准确，严禁漏记、错记、不记。

4、负责所开车辆的清洗工作，保持干净舒适的乘车环境。

5、负责所开车辆的维修、保养、挂牌、保险办理、违章处理等工作，并做好记录。

6、坚持安全检查制度，平时做好车辆检查，不开病车，节约油耗，保持车况车貌良好，按时进行车辆年审等工作。

7、手机必须保持24小时畅通，做到随叫随到，出车准时，在单独行车时，负责车上物品的安全。

8、车辆回公司后必须停放在车位上，严禁随意停放，夜晚不得在外停放，必须停放公司。

特殊情况需主管领导批准。

9、完成公司领导和办公室主任交办的其他临时性工作。

八、岗位名称：

门卫

1、热爱本职工作，做好公司辖区内的安全保卫工作。

2、注意仪表、仪容、着装整齐、严于职守、礼貌待人。

3、维护公司利益，严格把好门卫关。

为外单位车辆、物资进出必须登记，来访人员必须填好《来访人员登记表》，出门需有被访人签字，物资需有相关部门负责人签字后方可放行。

4、树正气、立新风，敢于同坏人坏事做斗争，发现可疑人员或不正常现象，及时向领导汇报，如遇紧急情况，向公安部门报警。

5、夜里值班人员，必须做好勤巡逻、勤观察、勤检查，发现不正常现象，应采取有效措施，及时处理，如遇重大问题，立即向领导汇报。

6、严格执行交接班制度，做到处理问题有记载，处理结果有着落。

7、认真做好门卫内外及卫生区域的保洁和花草修剪工作。

8、完成公司领导和办公室主任交办的其他临时性工作。

盛鑫公司员工工作守则

为提高员工素质，加强规范管理，建立一个高效、协调、规范的管理体系。

公司制订出台了此《员工守则》，对员工行为提出了要求，请公司全体员工认真学习，严格遵守。

第一条遵纪守法严守机密

1、遵守国家法律法规和公司的一切规章制度，认真履行岗位职责。

2、不向外人谈论本企业的机密，不向市场竞争对手透露公司生产、技术、经营信息、有关业务方面的情况和提供业务技术方面的帮助。

未经许可不得向外界提供公司管理资料和其他非公开的内部资料。

3、遵守公司与员工之间的约定，未经许可不得向任何第三者透露任何公司情况。

4、不私自从事与公司业务无关的活动或不得利用工作时间兼作其它公司的业务。

5、员工不得利用公司的资产、资源、资料、业务关系、内部消息、工作职权或影响力，以谋取个人或其他人员或其他团体组织的利益。

6、不得携带违禁品、危险品或与工作无关物品进入工作场所。

7、不得私自携带公司财产和公物（包括资料）出公司。

8、除办理本公司业务外，不得对外擅用本公司名义。

9、不得任意翻阅不属自己负责的文件、帐簿表册或函件。

10、本公司员工因过失或故意给公司造成名誉和经济损失的，公司有权依法追究其相应经济责任和法律责任。

第二条敬业爱岗恪尽职守提高办事效率

1、员工应有高度敬业的精神、责任心和团结协作的工作态度。

杜绝因不正确的工作态度导致的工作事故。

2、全面优质地完成本职工作，对工作中的各个环节和各项内容都要本着认真负责的精神，上下道工序之间的工作必须认真交接，事事着落。

第三条关心企业团结同事荣辱与共

1、以公司利益为重，个人服从公司。

2、自觉维护公司形象、声誉和利益，树立全局观念。

有责任及时向领导报告不利于公司名誉、业务、项目等各方面的情况。

3、积极参加公司建设，行使自己权利并对公司的发展提出自己无保留的意见。

4、同事间团结协作，岗位间要加强合作，相互协调，不得推诿扯皮、推卸责任。

5、同事之间要和谐相处，互相尊重，不得发生影响员工团结、合作的作为。

6、对人对事坦城、公正、客观。

7、谦虚谨慎，作风民主，富有涵养，能够听取和容纳不同意见，以诚待人，自觉维护公司团结。

8、工作中出现失误，应勇于承认错误，承担责任，不诿过于人。

9、坚持重合同、守信用，对企业和社会负有责任感、荣誉感，以实际行动塑造企业形象。

10、尊重客户、尊重同行；在与外商交往中，做到有利有节，不亢不卑。

第四条礼貌待客举止文明

1、对客户要礼貌、热情、耐心、周到。

2、接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的员工应主动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。

接听电话要“您好，××××！

”开头，“再见”结尾。

忌生硬，影响企业形象。

3、主动了解客户要求，尽力满足客户要求，不能解决的问题认真做出解释。

4、为广大客户提供热情的咨询服务，对客户的答复不可模棱两可、夸大其辞和随意承诺，更不能推诿扯皮。

5、公司大力提倡使用文明用语。

6、个人的言行举目得体、大方。

7、工作时精神饱满，姿态端庄，举止文明。

8、仪表：

衣着要干净、整洁、大方，工作时间男士严禁穿短裤，拖鞋，女士严禁着浓妆、穿超短裙。

9、微笑服务：

在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注释对方，微笑应答，切不可冒犯对方。

第五条注重学习进取向上提高综合素质

1、加强本岗位业务知识的学习，不断更新知识，提高业务技能。

适应公司发展的需要。

2、加强文化学习，不断提高道德修养和理论水平。

3、注重调查研究、收集信息，积极为公司的发展出谋划策，向公司提有参考价值的意见和建议，加快公司的发展步伐。

4、不固步自封，要不断进取，勇于创新，敢于尝试和承担风险。

5、不断学习，以求进步，做一个称职的员工。

对所从事的业务，应以专业标准为尺度，从严要求，高质量完成本职工作。

第六条严守纪律

严格遵守劳动纪律和岗位职责,保持有序的工作秩序。

上、下班不迟到、早退或无故缺勤。

上岗时，保持良好的精神状态，不擅自离岗，员工上班时间不得做与工作无关的事情。

1、工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，玩游戏等无关活动，确保办公环境的安静有序。

2、文明办公，禁止在办公区域喧哗、打闹，自觉做到语言文明，和气待人。

3、不在办公室接待因私来访亲友，不把与工作无关的人员带入办公室，不把未成年人带入办公区。

不乱扔纸屑、果皮，不随地吐痰。

4、因事请假，按规定办理请假手续，事后及时销假。

短时间离开单位外出办事，要向部门负责人请假说明。

5、提前五分钟到达工作岗位，清洁办公桌面和场所环境，做好进入工作状态的准备，按时开始工作。

6、下班时，清理收拾好文件、办公用品；要做到重要文件入柜上锁，确保安全；并清洁周围环境，保持良好状态。

7、杜绝吵架、无理取闹等不文明行为。

8、保管好文件、废弃文件应予以销毁。

9、除因公或工作原因外，不私自带非本公司人员及其它无关人员进入办公区。

10、开会时间不迟到。

确定不能参加会议时，提前告诉会议召集人。

11、召集会议应提前通知，说明开会时间、地点、会议议题和结束时间，并确保通知到参加者。

12、除紧急情况外，员工不得在上班时间打私人电话。

未经领导同意，更不得打私人长途电话，违者将扣发工资50-100元/次。

13、内勤员要认真做好短信息的发送工作，做到不迟报、漏报、误报。

14、所有员工手机必须保持24小时畅通，确保随时的工作联系。

15、每周的周一、周二和周六必须穿工作服，特殊节日和临时活动需穿另行通知。

第七条爱护公司财物注意节约

1、所有使用电脑的员工必须确保公司数据资料不被泄露及不受电脑病毒污染，XX不得改变软硬件设置，也不得变更电脑中储存的数据。

2、计算机只能用于工作目的使用，不得在计算机上装有游戏类及其它工作无关的程序。

3、对所保管的文书财物及一切公物应善尽保管之责，不得私自携出或借出。

4、员工必须在不影响工作效率和质量的前提下，节约办公物品，杜绝浪费，不损坏。

5、下班时要整理好工作用具，摆放整齐。

最后离开办公室的员工，应关闭窗户，检查电脑、电灯、电扇、空调等用电设备的电源是否关好，无遗留问题后，方可离去。

6、生产施工、办公设施要保持清洁并在固定位置摆放，如有移动应及时复位。

7、厉行节约，节约用电、用水、用油等。

办公用品费用核算到人；外出办事，住宿、交通等费用不超标。

8、各自的办公设备自行负责日常保洁，重大办公设备（如电脑、打印机、投影机、复印机）必须专人负责日常管理，严禁非工作人员随意操作。

9、对于所有办公设备损坏或发生故障时，当事人要立即报修，及时排除故障。

10、公司所属之有形、无形资产，员工均有义务善加保护，不得任意浪费及损坏。

第八条爱护环境讲卫生

1、在积极努力地做好各项工作的同时，要注意劳逸结合。

2、每位员工应保持、爱护工作环境整洁卫生，不得在工作环境内吸烟。

3、各部门要严格按照卫生区域的划分做好环境卫生的保洁工作，确保干净舒适的工作环境。

4、每位员工应自觉参加每日清洁与月末大扫除。

本制度的检查、监督部门为公司企业管理部，违反此规定的人员，将酌情给予通报批评或相应的经济处罚。