档案管理系统设计说明书.docx
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档案管理系统设计说明书
管理信息系统课程设计
人事档案管理
沈阳理工大学——工业工程
李阜涛
2011/6/4
企业档案管理信息系统设计
摘要
信息是管理是一项极为重要的资源,管理工作的成败取决于能否做出有效的决策,而决策的正确程度则在很大程度上取决于信息得质量。
所以能否有效的管理信息成为企业的首要问题,管理信息系统MIS在强调管理、信息的现代社会中越来越得到普及。
企业信息管理通常是比较复杂,由于各类信息繁多难归集,利用计算机支持企业高效率完成企业信息管理,是适应现代企业制度要求,推动企业信息管理走向科学化、社会化、规范化和自动化,从而提高企业信息管理效率。
本系统选用VisualBasic6.0软件作为开发工具,VisualBasic是一种高效的客户/服务器模式以及分布式数据库应用程序的前端开发工具。
利用此软件完成了企业档案信息管理系统的员工档案信息管理功能,同时具备了管理员设置模块、查询模块、增添模块、删除模块、修改模块、统计模块,输出模块等。
本系统的开发基本满足企业档案信息管理的要求,用户界面友好,提供的信息丰富准确,使管理工作的各环节能够顺利而有效的进行,具有良好的实用价值和可观的发展前景,极大的提高了企业信息管理的效率,是企业的科学化、规范化管理、自动化的重要前提条件。
关键词:
管理信息系统MIS,VisualBasic6.0,档案管理
数据库（MicrosoftOfficeAccess2003
一、应用背景
管理信息系统起初应用于最基础的工作,如打印报表、计算工资、人事管理等,进而发展到企业财务管理、库存管理等单项业务管理,这属于电子数据处理（EDP,ElectronicDataProcessing系统。
当建立了企业数据库,有了计算机网络从而达到数据共享后,从系统观点出发,实施全局规划和设计信息系统时,就达到管理信息系统的阶段。
随着计算机技术的进步和人们对系统的需求进一步提高,人们更加强调管理信息系统能否支持企业高层领导的决策这一功能,更侧重于企业外部信息的收集、综合数据库、模型库、方法库和其他人工智能工具能否直接面向决策者,这是决策支持系统（DSS,DecisionSupportSystem的任务。
我国20世纪70年代末有少数企业开始MIS的局部应用。
“六五”期间,选择一些大型企业进行MIS的开发试点,其中首都钢铁公司、北京第一棉纺厂、湖北第二汽车制造厂、宁江机床厂等取得了经验。
20世纪80年代中后期,在全国性的计算机应用热潮中,许多企业纷纷从财务管理、人事管理等单项应用入手,尝试建立MIS。
许多企业,如北京内燃机厂、北京电视机厂、沈阳鼓风机厂、天津渤海无线电厂的MIS初具规模,建立了覆盖全厂的计算机网络。
“八五”期间,企业逐步走向市场,MIS建设的目标和需求日益明确。
一些企业的系统,如北京第一机床厂、山西经纬纺织机械厂、成都飞机制造公司等都达到了很高水平,与企业中其他系统集成,形成了CIMS。
目前,我国MIS已经有了相当的普及率,几乎覆盖了各个行业及各个部门。
有了以上应用的基础,根据当前企业的现状与需求,特别建立了适合企业的档案管理体统,为企业提供高效的管理功能。
二、系统可行性分析
系统分析（又称逻辑设计是管理信息系统开发的关键环节,要求在系统调查的基础上,对新系统的功能进行细致的分析,并建立一个新系统的逻辑模型。
新系统的逻辑模型由系统数据流程图、概况表、数据字典、吃理逻辑表达式及有关说明组成。
最后要完成系统分析报告（也称为系统逻辑设计说明书。
在系统设计阶段要做认真、细致的分析、研究工作,避免新系统在功能上存在先天不足或缺陷。
因为新系统模型是建立在对现行系统的分析及要求的基础上的,所以系统调查工作要进行得深入、细致、全面。
用户可以对新系统的逻辑模型提出意见,双方经过讨论、修改,最后达成共识,并完成系统分析报告（系统逻辑设计说明书,经有关领导审批通过之后,转入系统设计（又称系统物理设计阶段。
通过对相关企业的调查,企业档案管理系统要完成的功能主要有:
1.档案管理主要完成对员工档案的查询、增加、修改或删除。
2.档案管理还要完成对部门档案的查询,员工花名册的打印。
3.档案管理系统要能够统计满足任一条件的人数,如文化程度、
政治面貌和年龄等。
由于在企业中,从领导到管理人员的的业务认识是一致的,而且
该企业有良好的管理基础,企业的经济效益良好,对建立系统的费用有能力支出,因而在建立系统的管理上、技术上和经济上都是可行的。
三、系统分析
1、组织结构
了解清楚对象系统内部各种组织机构,向系统分析人员进一步明确调查对象和方向。
通过调查可得一般企业组织结构图如下:
企业组织结构图
总
经
理企划部销售部生产部科研部财务部人事部行政文员采购科生产科调度科产品设计科研发科企业规划科厂房设计科会计科档案科广告科外联科销售科财务科招聘科绩效管理科
2、业务流程
业务流程图体现了信息的流动过程,调查管理业务流程时应顺着原系统流动的过程逐步进行。
通过对企业管理业务的实际调查分析,弄清了该企业档案管理工作的业务流程和管理功能,系统的档案管理业务流程如下图所示:
企业档案管理业务流程图
从业务流程图可以看出该企业的档案管理主要有以下几项功能:
一、档案单审核,人事部的审核员负责对入职员工所填的档案单进行审核,检查档案单填写的是否符合要求,档案的信息是否真实。
不合格的档案单交由人事部返还给员工重新填写,合格的档案单转给档案室进行档案存储。
二、登录档案存储台账,管理员依据合格的档案单登记档案存储台账,记录每一笔档案业务。
员工
员工入职档案登记表人事部与员工签订合同审核员不合格员工入职档案表合格员工档案单任职通知相关部门档案存储台账
档案信息查询及管理
三、档案信息查询及管理,管理员根据企业要求对档案的信息进行维护和日常管理（包括添加,删除,更改,查询,人数统计,部门花名册打印等功能。
3、数据流程图
根据档案管理的业务流程图和相关功能得出档案管理的数据流程图如下图所示:
档案单合格档案单不合格档案单
入档数据查询
查询
档案存储
档案数据查询查询
出档数据查询
离职单合格离职单不合格
离职单
档案管理数据流程图
4、数据字典
根据数据流程图对图中的各个元素做出如下说明:
4.1数据项（档案单录入为例
数据项编号:
I01—01
数据项名称:
员工编号
简述:
某员工的代码
员工档案单审核入档处理员工离档处理离职单审核档案统计输出档案维护处理档案录入档案查询
类型及宽度:
字符串型、10位
取值范围:
“0000000000”—“9999999999”
4.2数据结构
数据结构编号:
B01—01
数据结构名称:
员工信息表
简述:
员工入职所填档案情况
数据结构组成:
员工编号+姓名+性别+出生年月日+部门+学历+
政治面貌+职位+职称+联系电话+联系地址+当前
状态
4.3数据流
数据流编号:
C01—01
数据流名称:
档案单
简述:
新入职员工填写的入职档案登记表
数据流来源:
员工
数据流去向:
档案单审核模块
数据流组成:
姓名+性别+出生年月日+部门+学历+政治面貌+
职位+职称+联系电话+联系地址
数据流量:
约10张/日
高峰流量:
约20张/日
数据流编号:
C01—02
数据流名称:
合格档案单
简述:
经审核合格的员工档案登记单
数据流来源:
档案单审核模块
数据流去向:
档案单处理模块
数据流组成:
姓名+性别+出生年月日+部门+学历+政治面貌+
职位+职称+联系电话+联系地址
数据流量:
约10张/日
高峰流量:
约20张/日
数据流编号:
C01—03
数据流名称:
不合格档案单
简述:
经审核不合格的员工档案登记单
数据流来源:
档案单审核模块
数据流去向:
员工
数据流组成:
姓名+性别+出生年月日+部门+学历+政治面貌+
职位+职称+联系电话+联系地址
数据流量:
约1张/日
高峰流量:
约1张/日
4.4处理逻辑
处理逻辑编号:
P01—01
处理逻辑名称:
档案单审核
简述:
审核员工送来的档案登记单是否合格
输入的数据流:
档案单
处理描述:
检查员工送来的档案单是否符合要求,信息是
否与简历及真实情况一致,不合格的返还给员
工叫其重新填写,合格的档案单送到人事部让
档案室登记档案存储。
输出的数据流:
合格档案单、不合格的档案单
处理频率:
约10次/日
处理逻辑编号:
P01—02
处理逻辑名称:
入档处理
简述:
根据合格档案单,将入档数据记入档案存储
输入的数据流:
合格的档案单
处理描述:
根据合格的档案单,将入档数据记入档案存储。
输出的数据流:
入档数据
处理频率:
约10次/日
4.5数据存储
数据存储编号:
F01—01
数据存储名称:
档案存储
简述:
记录员工入档数据的信息
数据存储组成:
员工编号+姓名+性别+出生年月日+部门+学历+
政治面貌+职位+职称+联系电话+联系地址+当前
状态
关键字:
员工编号
相关联的处理:
P01—01,P01—024.6外部实体
外部实体编号:
S01—01外部实体名称:
人员简
述:
新员工入职
输入数据流程:
C01—03输出数据流程:
C01—02
四、系统设计
4.1系统功能设计
档案系统功能设计是以档案的业务流程和数据流程为依据的。
根据档案管理系统的业务流程和数据流程,可得出档案管理系统的具体功能如下图所示:
档案管理系统功能模块图
档案信息管理系统
用户管理档案管理
系统
用户设置档案录入档案维护档案查询
档案输出档案统计重新登录关于
退出系统
4.2系统运行环境与数据库设计
基于当前信息和经济的发展趋势和企业的办公化自动成度,综合考虑各方面因素后系统的运行环境设计为在WindowsXP平台下运行,程序的设计语言为VisualBasic6.0企业版。
数据库为MicrosoftOfficeAccess2003版本。
系统的硬件要求为PC机,256M以上内存,320G以上硬盘。
4.3代码设计
基于系统的运行环境,根据系统分析,设计了2个数据表文件,它们的具体结构及说明如下:
4.3.1管理员密码表
字段名称数据类型字段含义宽度是否为空Name文本用户名10NotNULL
Pwd文本密码10NotNULL
4.3.2员工信息表
字段名称数据类型宽度是否为空
员工编号文本10NotNULL
姓名文本10NotNULL
性别文本2NULL
出生年月日日期/时间12NotNULL
部门文本8NotNULL
学历文本4NULL
政治面貌文本4NULL
职位文本10NULL
职称文本4NULL
联系电话文本12NULL
联系地址文本50NULL
当前状态文本4NULL
4.4输入输出设计
在系统的输入/输出设计上遵循的是既满足用户需求又方便用户
使用的原则。
输入界面的设计不仅考虑数据输入窗口的格式,而且考虑如何使输入数据的错误率尽可能小,为此在程序中加入了对数据的校验和判断等功能。
界面的输出要求在屏幕上显示,并能对部门员工的花名册进行Excel表格导出,为此在程序中加入导出程序。
4.5数据库设计
本系统的数据库采用MicrosoftOfficeAccess2003,并用采用ADOC对象模型访问数据库,且使用Recordest对象操作记录。
五、系统实施
5.1系统登录界面的代码及设计
当运行此软件时出现如上图所示的登录对话框,相关属性如下表:
控件属性属性取值
Frametext请输入用户名和密码Label1text用户名:
Label2text密码:
Text1user选中
Text2pwd选中
CmdOKtext确定
CmdCanceltext取消
在CmdOK控件的Click事件中输入如下的程序代码:
PrivateSubcmdOK_Click（
DimuserAsString,pwdAsString
user=txtUser.Text
pwd=TxtPwd.Text
Adodc1.CommandType=adCmdText
strSQL="Select*from管理员密码表WhereName='"&Trim（user&"'"+"ANDpwd='"&Trim（pwd&"'"
Adodc1.RecordSource=strSQL
Adodc1.Refresh
IfAdodc1.Recordset.EOFThen
MsgBox"无此用户名或密码不正确!
请重新输入!
!
"
Else
MsgBox"登录成功!
"
MDIForm1.Show
UnloadMe
EndIf
EndSub
在CmdCancel控件的Click事件中输入如下的程序代码:
PrivateSubcmdCancel_Click（
End
EndSub
5.2系统主界面的代码及设计
5.2.1主窗体菜单设计
在VisualBasic的工具栏中单击“工具”下的“菜单编辑器”按照下表添加菜单相关项并设置相关属性。
对象属性属性值
一级菜单—“用户管理”标题用户管理
“用户管理”的二级菜单标题用户设置（mnuYH
一级菜单—“档案管理”标题档案管理
“档案管理”的二级菜单标题档案录入（mnuLR“档案管理”的二级菜单标题档案查询（mnuCX“档案管理”的二级菜单标题档案统计（mnuTJ“档案管理”的二级菜单标题档案维护（mnuWH“档案管理”的二级菜单标题档案输出（mnuSC
一级菜单—“系统”标题系统
“系统”的二级菜单标题重新登录（mnuLog“系统”的二级菜单标题退出系统（mnuExit“系统”的二级菜单标题关于系统（mnuAbout
相关菜单代码:
PrivateSubMDIForm_Load（
EndSub
PrivateSubmnuAbout_Click（
frmSplash.Show
EndSub
PrivateSubmnuCX_Click（
FormCX.Show
EndSub
PrivateSubmnuExit_Click（
UnloadMe
EndSub
PrivateSubmnuLog_Click（
UnloadMe
FormLog.Show
EndSub
PrivateSubmnuLR_Click（
FormLR.Show
EndSub
PrivateSubmnuSC_Click（
FormSC.Show
EndSub
PrivateSubmnuTJ_Click（
FormTJ.Show
EndSub
PrivateSubmnuWH_Click（
FormWH.Show
EndSub
PrivateSubmnuYH_Click（
FormYHGL.Show
EndSub
5.2.2主窗体状态栏设计
（1从Toolbox工具箱中拖动StatusBar控件到FrmMain窗口上。
（2用鼠标右击StatusBar控件,选择“属性”菜单项。
（3在弹出对话框中,切换到“窗体”选项卡,索引1的窗格文本设置为“档案管理信息系统”,最小宽度设置为2700.85,对齐方式为sbrLeft。
（4单击“插入窗格”按钮,索引设置为2的窗格文本设置为“作者:
李阜涛”,最小宽度设置为2099.90,对齐方式为sbrLeft。
（5单击“插入窗格”按钮,将索引为3的窗格的自动调整大小设置为sbrSpring。
（6单击“插入窗格”按钮,将索引为4的窗格宽度设置为1800.00,对齐方式为sbLeft,样式设置为sbrDate。
（6单击“插入窗格”按钮,将索引为4的窗格宽度设置为
1400.31,对齐方式为sbRight,样式设置为sbrTime。
5.3用户设置的代码及设计
单击用户管理下的二级菜单,用户设置出现如下对话框:
次对话框控件的相关属性如下表:
控件属性属性取值
Frame1text查找
Frame2text用户管理
Label1text用户名
Label2text用户名
Label3text密码
Text1text选中
Text2text选中
Text3text选中
Command1text确定
Command2text添加
Command3text删除
Command4text更新
Command5text删除
初始化窗体Click事件中输入如下的程序代码:
PrivateSubForm_Load（
Text1.Text=""
Text2.Text=""
Text3.Text=""
EndSub
在Command1控件的Click事件中输入如下的程序代码:
PrivateSubCommand1_Click（
IfLen（Text1.Text>0Then
Adodc1.CommandType=adCmdText
Adodc1.RecordSource="select*from管理员密码表WhereName='"&Trim（Text1.Text&"'"
Adodc1.Refresh
IfAdodc1.Recordset.RecordCount=0Then
MsgBox"没有找到你要的相关记录,请重新输入!
"
Text1.Text=""
Else
Command2.Enabled=False
EndIf
Else
MsgBox（"请指定要查找的员工编号"
EndIf
EndSub
在Command2控件的Click事件中输入如下的程序代码:
PrivateSubCommand2_Click（
IfLen（Text2.Text>0Then
IfLen（Text3.Text>0Then
Adodc1.CommandType=adCmdText
Adodc1.RecordSource="select*from管理员密码表"
Adodc1.Recordset.AddNew
IfAdodc1.Recordset.RecordCount>0Then
Adodc1.Recordset.Fields（"Name"=Text2.Text
Adodc1.Recordset.Fields（"pwd"=Text3.Text
MsgBox"添加成功"
EndIf
Else
MsgBox（"请输入用户密码!
"
EndIf
Else
MsgBox（"请输入用户名!
"
EndIf
EndSub
在Command3控件的Click事件中输入如下的程序代码:
PrivateSubCommand3_Click（
DimkeyAsInteger
IfLen（Text2.Text>0AndLen（Text2.Text>0Then
IfAdodc1.Recordset.RecordCount>0Then
key=MsgBox（"真的要删除["&Trim（Text2.Text&"]的基本信息吗?
",vbExclamation+vbYesNo+vbDefaultButton3
Ifkey=vbYesThen
Adodc1.Recordset.Delete
MsgBox（"您的信息已成功删除"
EndIf
EndIf
Else
MsgBox（"请先查找信息"
EndIf
Command2.Enabled=True
Text1.Text=""
Text2.Text=""
Text3.Text=""
EndSub
在Command4控件的Click事件中输入如下的程序代码:
PrivateSubCommand4_Click（
IfLen（Text2.Text>0AndLen（Text2.Text>0Then
Adodc1.CommandType=adCmdText
Adodc1.RecordSource="select*from管理员密码表"
Adodc1.Recordset.Fields（"Name"=Text2.Text
Adodc1.Recordset.Fields（"pwd"=Text3.Text
Adodc1.Recordset.Update'更新记录
MsgBox（"您更改的信息已经更新"
Else
MsgBox（"请先查找信息"
EndIf
Command2.Enabled=True
Text1.Text=""
Text2.Text=""
Text3.Text=""
EndSub
在Command5控件的Click事件中输入如下的程序代码:
PrivateSubCommand5_Click（
FormYHGL.Hide
MDIForm1.Show
EndSub
5.4档案录入的代码及设计
单击档案管理下的二级菜单,档案录入出现如下对话框:
次对话框控件的相关属性如下表:
控件属性属性值Label1text员工编号Label2text性别Label3text姓名Label4text出生年月Label5text部门Label6text职位Label7text政治面貌Label8text职称Label9text学历Label10text联系电话Label11text联系地址Label12text当前状态Text1text选中Text2text选中Text3text选中Text4text选中Text5text选中Combo1text选中Combo2text选中Combo3text选中Combo4text选中Combo5text选中Combo6text选中Combo7text选中
Command1text保存Command2text取消
在Command1控件的Click事件中输入如下的程序代码:
PrivateSubCommand1_Click（
IfLen（Text1.Text>0Then
IfLen（Text2.Text>0Then
IfLen（Combo2.Text>0Then
IfLen（Text3.Text>0Then
Adodc1.CommandType=adCmdText
Adodc1.RecordSource="select*from员工信息表"
Adodc1.Recordset.AddNew
IfAdodc1.Recordset.RecordCount>0Then
Adodc1.Recordset.Fields（"员工编号"=Text1.Text
Adodc1.Recordset.Fields（"姓名"=Text2.Text
Adodc1.Recordset.Fields（"出生年月日"=
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