秘书国家职业资格考试历年录像题参考答案.docx
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秘书国家职业资格考试历年录像题参考答案
秘书国家职业资格考试
历年情景题参考答案
录像题答题技巧
一、录像题主要考点
1、办会:
会议的准备、组织;应急处理
2、办事:
安全维护、用印、报销、值班、工作日志、办公用品的使用
3、沟通:
是否具备沟通技巧
二、录像题固定得分点
1、办公环境:
窗帘遮挡阳光、光线是否充足、文件柜的摆放、办公设备的摆放、办公桌是否整洁、绿色植物美化。
2、礼仪:
着装是否规范、接听电话是否规范、日常礼仪规范。
3、工作表现:
电话能否规范记录、各种办公设备能否正确使用。
三、录像题答题格式
1、电源裸露,存在安全隐患。
(×)
2、报销凭单填写不完整。
(×)
3、能够对工作日志及时进行修改。
(√)
四、录像题评分要求
1、每一点计2分,答出答案中的10点,即可给满分。
2、如考生所写答案未包括在答案中,只要清楚有道理,每点可给2分。
第一题:
(2005年11月)
1、电话线缠绕,有安全隐患。
(×)
2、文件柜靠墙摆放。
(√)
3、办公桌干净、整洁、摆放有序。
(√)
4、电话机摆放位置正确。
(√)
5、秘书着装符合要求。
(√)
6、选择光盘类型正确。
(√)
7、办公室摆放绿色植物,美化环境。
(√)
8、悬挂窗帘遮挡阳光正确。
(√)
9、处理文件及时,立即传真合同、发送通知。
(√)
10、发送会议通知电话礼仪正确(有问候语、自报姓名、告别语)。
(√)
11、重要文件随意放在办公桌上,忽视保密安全。
(×)
12、办公室张贴禁烟标志、有环境保护意识。
(√)
13、上司约会临时改变没有立即记入工作日志并告知,导致后来遗忘。
(×)
14、移开挡道物品,有安全意识。
(√)
15、电话边备有笔和留言条,能马上记录。
(√)
16、重要会议文件未做到保密安全,随意泄漏会议内容。
(×)
17、报销凭单填写不完整。
(×)
18、报销未附发票。
(×)
19、报销未经领导签字,不合规范。
(×)
20、零用现金保管不安全、抽屉没有锁。
(×)
21、随意泄露敏感会议内容,无保密意识。
(×)
22、工业局电话接听不符合礼仪规范,无问候语和告别语。
(√)
23、工业局电话记录正确,并能将关键词复述。
(×)
第二题:
(2006年11月)
1、秘书着装正确。
(√)
2、电源裸露,电线随意缠绕,存在安全隐患。
(×)
3、放置灭火器,有安全意识。
(√)
4、办公桌整洁。
(√)
5、办公室光线充足,有窗帘遮挡阳光。
(√)
6、接听电话及时。
(√)
7、电话应答语正确。
(√)
8、知道用印程序,要求填写申请单。
(√)
9、会议时间有变,能够对上司及个人工作日志及时进行修改。
(√)
10、能够管理上司工作日志。
(√)
11、能够及时预订会议室。
(√)
12、能够及时将会议变动信息通知相关人员。
(√)
13、严格遵守用印程序,知道用印申请表上必须要有负责人签字。
(√)
14、碰到不明确的情况,能够主动向上司请示核准。
(√)
15、介绍信的保管不符合规定。
应放在加锁的抽屉里,随用随开。
(×)
16、知道印章必须要加锁保管。
(√)
17、文末落款章位置正确,骑年盖月。
(√)
18、文末落款章盖反了,用印不符合规范。
(×)
19、知道未经批准不能随意开空白介绍信。
(√)
20、用印后能够进行用印登记。
(√)
21、介绍信正文填写不完整,只填写了办事人姓名。
(×)
22、介绍信存根未填。
(×)
第三题:
(2006年11月)
1、进经理办公室时没有敲门(×)
2、随意省略值班记录(×)
3、清楚值班情况(√)
4、能通知值班人员值班
5、交接班不连续,导致工作失误。
6、秘书着装正确(√)
7、犯错后没有自我反省,说话语气挑衅,引起同事间矛盾(×)
8、背后议论同事,挑起矛盾(×)
9、报销时没有与同事沟通,引起矛盾
10、电话在三声内接起(√)
11、电话问候语正确(√)
12、能及时记录电话内容(√)
13、公司设备出问题,先将责任推到客户一方(×)
14、办公桌上有分类文件夹(√)
15、解决问题的态度不积极(×)
16、电话结束语正确(√)
17、能及时反省问题,并改进(√)
18、能及时建立交接班制度(√)
第四题(2007年5月)
1、着装正确。
(√)
2、办公桌摆放整洁有序。
(√)
3、电脑显示屏不应放在来访者一眼就能看到的地方。
(×)
4、通知缺乏具体的时间。
(×)
5、通知没有写清楚会议的地点。
(×)
6、开机顺序错误,应先开打印机,后开主机。
(×)
7、不可带电拔插设备。
(×)
8、应先使用“打印预览”功能查看打印效果。
(×)
9、处理邮件时能够将重要内容标出。
10、能够进行来件登记。
11、将信封与信订在一起,可以避免地址丢失而导致无法回复。
12、复印机需提前开机预热,不应使用时再打开。
(×)
13、少量不同型号的纸张复印可以使用旁路供纸,不必非换纸盒供纸。
(×)
14、能够正确放置原稿。
(√)
15、能够正确设置复印份数。
(√)
16、忘记将复印原件取出。
(×)
17、使用复印机后能够及时洗手。
(√)
18、有窗帘遮挡阳光。
(√)
19、文件夹有分类标签。
(√)
20、使用礼貌用语。
(√)
21、复印室不通风。
(×)
第五题(2008年5月)
1、着装正确(√)
2、坐姿端正(√)
3、办公环境符合要求(√)
4、数码相机确实不适合拍摄自然风光(√)
5、使用数码相机拍摄时确实应靠近被摄体(√)
6、使用数码相机时,物距太近会导致拍出来的图像变形(√)
7、物品领用申请表必须要有领导签字(√)
8、具有保密意识(√)
9、未经签字批准就将数码相机借出(×)
10、降低扫描速度可以减少噪音(√)
11、能够催还文件(√)
12、不清楚读盘是刻录机的一个附带功能(×)
13、不应把刻录机当作读盘光驱使用,会缩短使用寿命(×)
1.参考答案:
1.着装符合职业要求。
(√)
2.能提前到会场做准备。
(√)
3.会前要求调节会议室温度,注意通风。
(√)
4.热情招呼开会人员礼让递水,沟通得当。
(√)
5.能提醒领导准点开会。
(√)
6.能事先通知与会人员开会的主题,做好准备。
(√)
7.问卷没有综合,没有给每人一份。
(×)
8.对会议的评估基本到位。
(√)
9.会议结束前注意收集对会议的反映意见。
(√)
10.对于会后暂留人员能做妥善安置。
(√)
11.会前资料准备不足。
(×)
12.对会议服务人员环境培训没有到位。
(×)
13.能控制会议经费的使用。
(√)
14.能马上收拾会议室。
(√)
15.能请领导在会议记录上签字。
(√)
评分标准:
1.本题满分为20分
2.每答对1点给2分,答对10点即得满分。
3.如考生答案与参考答案有出入,只要阐述合理,即可给分。
4.本题要求只作正误点说明,不作更正性的分析。
2.参考答案:
1.电话用语规范。
(√)
2.出现问题,能够主动为其他同事承担责任。
(√)
3.有时间意识,能够按照领导的要求迅速赶回企业处理紧急事务。
(√)
4.知道如何使用跟踪卡。
(√)
5.在指导新来的秘书工作时,不能将有关的要求和方法传授清楚。
造成钟秘书工作被动和失误(×)
6.对档案工作熟练,业务能力强。
(√)
7.知道如何为自己的领导分忧,主动提出替刘经理去送文件,使刘经理能够避免面对领导批评的尴尬局面。
(√)
8.知道去领导办公室递送文件要随身携带纸笔,能够在领导授意时及时记录。
(√)
9.能够进领导办公室敲门和双手递送文件,知道与领导沟通时应有的礼仪要求。
(√)
10.向领导汇报工作简洁、清楚。
(√)
11.知道制定大型活动要有应急方案。
(√)
12.在制定大型活动的应急方案时要提前与保安等部门进行沟通和协调,不能只是关起门来制定方案。
(×)
13.与领导预约要尽量打出提前量,不能让领导感到太仓促。
(×)
14.知道在网上发布内部会议信息(√)
15.会议信息在网上发布后,缺少确认或提醒环节。
(×)
16.懂得如何用手写速记的方式将领导的授意及时记录下来。
(√)
17.能够对领导询问的敏感问题做出得体回答,不在领导面前随便评判同事,或扩散一些小道消息。
(√)
18.离开领导办公室时忘记关门。
(×)
19.能够主动关心其他同事,注重团队之间的团结和相互鼓励,能够主动化解同事之间的矛盾。
(√)
20.能够在同事工作中出现困难时主动帮助和指导她们。
(√)
21.喝咖啡的动作不合礼仪要求。
(×)
试卷情景分析:
该情景题涉及到办公环境管理、会议管理、商务沟通等方面知识。
一、办公环境管理
办公环境包括硬环境、软环境两大要素。
硬环境包括办公宣含会客室、接待室)内的空气、光线、颜色、办公设备及室内布置等外在条件。
要求:
1在会客室或办公室摆放一些鲜花或绿色植物;
2做好室内通风和温湿度的调节;
3防止光线太弱或过强;
4保持室内整洁和安全。
录像中高叶的办公室缺少绿色植物,办公桌零乱,文件随意堆放在椅子上是错误的;办公自动化设备摆放合乎规范,室内光线自然是对的。
二、会议管理
(一)会前
在会议召开前,秘书要根据会议需要做好准备工作。
录像中高叶对碰头会的准备还是比较充足的。
表现在:
其一,根据王总的指示拟定会议议题―商量小型产品展示会事宜;其二,确定参与人员―销售部吴经理、公关部马经理、保卫处方主任等;其三,确定会议的具体时间和地点―10:
00在1号会议室;其四,把开会的时间地点通知到每个人其五,提记录,把握好会议进程,处理好突发事件等等。
录像中高叶做得还是比较好的。
其一,大家入座后即宣布开会,明示会议议题,要求大家发表意见;其二,能把握会议进程:
讨论一归纳一统一意见一布置任务一宣布散会,整个会议紧凑且效率高;其三,安排钟苗秘书做好会议记录;其四,能处理突发事件,即当吴、马两位意见不和时能及时加以制止和引导,化干戈为玉帛。
但是,高叶会前检查的多媒体设备直到散会也不见其发挥作用,不知是没准备好资料还是忘了。
这一点显然是错误的。
(三)会后
会议结束后,秘书还有许多工作要做。
就高叶召集的“经理碰头会”而言,要关闭多媒体设施,整理会议室,落实会议精神,检查工作进展情况。
录像中高叶能亲自检查会场布置情况,对。
至于关闭多媒体设施和整理会议室,因自己忙于与吴经理个别交谈,可安排钟秘书去做。
三、商务沟通
办文、办会、办事都离不开沟通。
有效沟通对推动各项工作顺利进行有重大作用。
秘书人际沟通有横向沟通与纵向沟通。
横前到会场检查多媒体设,备情况,发现问题马上请相关人员检修。
这些都是做得对的。
(二)会中
在会议期间,秘书也有许多工作要做。
就高叶召开的“部门经理碰头会”这种小型会议而言,要安排好座次,宣布会议议题,做好会议
或通知、会议和演示等形式。
上行沟通主要采取当面汇报、听取意见、设意见箱、开小组会、收集信息反馈表等形式。
如何实现有效沟通?
首先要尊重对方。
要以平等尊重的态度让对方进入轻松的、无障碍的交流。
其次要理解对方。
要通过换位思考、现身说法使对方心悦诚服。
录像中高叶在与会人员之间出现矛盾冲突时,能运用柔性管理策略积极化解矛盾,会后能主动找受委屈一方―吴经理面对面地沟通,沟通中又能尊重对方,并通过换位思考、现身说法化解对方的心理障碍,化被动为主动,这些都是对的。
2009年5月国家秘书三级真题录像题答案
案例分析(第1题20分,第2题30分,共50分)
1.参考答案:
1.着装符合职业要求。
(√)
2.能提前到会场做准备。
(√)
3.会前要求调节会议室温度,注意通风。
(√)
4.热情招呼开会人员礼让递水,沟通得当。
(√)
5.能提醒领导准点开会。
(√)
6.能事先通知与会人员开会的主题,做好准备。
(√)
7.问卷没有综合,没有给每人一份。
(×)
8.对会议的评估基本到位。
(√)
9.会议结束前注意收集对会议的反映意见。
(√)
10.对于会后暂留人员能做妥善安置。
(√)
11.会前资料准备不足。
(×)
12.对会议服务人员环境培训没有到位。
(×)
13.能控制会议经费的使用。
(√)
14.能马上收拾会议室。
(√)
15.能请领导在会议记录上签字。
(√)
评分标准:
1.本题满分为20分
2.每答对1点给2分,答对10点即得满分。
3.如考生答案与参考答案有出入,只要阐述合理,即可给分。
4.本题要求只作正误点说明,不作更正性的分析。
2.参考答案:
1.电话用语规范。
(√)
2.出现问题,能够主动为其他同事承担责任。
(√)
3.有时间意识,能够按照领导的要求迅速赶回企业处理紧急事务。
(√)
4.知道如何使用跟踪卡。
(√)
5.在指导新来的秘书工作时,不能将有关的要求和方法传授清楚。
造成钟秘书工作被动和失误(×)
6.对档案工作熟练,业务能力强。
(√)
7.知道如何为自己的领导分忧,主动提出替刘经理去送文件,使刘经理能够避免面对领导批评的尴尬局面。
(√)
8.知道去领导办公室递送文件要随身携带纸笔,能够在领导授意时及时记录。
(√)
9.能够进领导办公室敲门和双手递送文件,知道与领导沟通时应有的礼仪要求。
(√)
10.向领导汇报工作简洁、清楚。
(√)
11.知道制定大型活动要有应急方案。
(√)
12.在制定大型活动的应急方案时要提前与保安等部门进行沟通和协调,不能只是关起门来制定方案。
(×)
13.与领导预约要尽量打出提前量,不能让领导感到太仓促。
(×)
14.知道在网上发布内部会议信息(√)
15.会议信息在网上发布后,缺少确认或提醒环节。
(×)
16.懂得如何用手写速记的方式将领导的授意及时记录下来。
(√)
17.能够对领导询问的敏感问题做出得体回答,不在领导面前随便评判同事,或扩散一些小道消息。
(√)
18.离开领导办公室时忘记关门。
(×)
19.能够主动关心其他同事,注重团队之间的团结和相互鼓励,能够主动化解同事之间的矛盾。
(√)
20.能够在同事工作中出现困难时主动帮助和指导她们。
(√)
21.喝咖啡的动作不合礼仪要求。
(×)