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秘书学概论复习资料

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第1章：

秘书学概述

现代秘书发端于清代的幕学，作为一门独立的学科产生于20世纪80年代初期。

经过30年的发展，秘书学明确了自身的学科性质和研究对象，初步形成了学科体系，具备了比较明确的研究领域，但学科地位还待进一步提高。

秘书学与多门学科存在相关性，而且学习和研究秘书学必须注重理论和实际相结合。

幕学核心：

刑钱之学本质：

佐治之术

秘书人的标志性工作：

文书工作，档案管理

秘书学的发展状况主要特征

建立了秘书学科，但未发展为常规学科

关注基础理论，但没有获得实质性突破

成立研究组织，但影响不够广泛，活动不够正常

创立了秘书学学科体系，提出秘书学分支学科，但学科体系还有待进一步完善，分支学科优待进一步规范

有了自己的专业期刊，但期刊档次不高

秘书工作是秘书学研究对象

秘书学的研究就是要通过对秘书工作的诚如研究，发现隐藏的本质规律，为人们从事秘书工作提供科学的理论指导。

秘书工作的构成要素（秘书人员，秘书工作方法，秘书工作的内容，秘书工作的对象和环境）

秘书学的学科定义就是对秘书学科性质的阐释。

秘书学的研究方法

（1）理论联系实际

1，理论来源实际

2，理论应用于实际

3，理论与实际之间需要构筑顺畅的通道

（2）重视经验性研究

秘书学创立缘于对秘书工作的经验总结，没有对现代秘书工作的经验性研究，便没有秘书学额

经验性研究的成果充分体现了秘书学的应用性，密切了于实践的关系，增强了学科对现实工作的指导性

秘书学的经验性研究渗透性着理论的成分，经验性研究的成果既为秘书学理论提供了素材，又在很大程度上证明了秘书学里理论的价值。

第二章秘书和秘书角色

你眼中的秘书

工作要求：

察言观色，基础知识，专业知识，素养素质

秘书本身：

上司的助手，为上司出谋划策。

国际职业秘书协会所下的定义：

具有熟练的办公室工作能力，不需要上级敦促即能能主动负责，积极进取、干练果断，能在授权范围内作正确决定的经理助手

秘书的定义：

狭义：

掌握文书并直接辅助领导者全面处理事物的专门人员

广义：

在领导身边或中枢机构工作并以办文、办会和承办领导交办指示为主要辅助任务

秘书的职业定义：

从事办公室程序工作、协助上司处理政务及日常事物，为决策及实施提供和服务的人员

秘书的分类

二分法：

公务秘书和私人秘书

公务秘书：

在国家机关、国有或集体企事业单位以及官办社团中担任秘书工作的公职人员。

由组织人事部门考察选用，由国家支付薪酬。

私人秘书：

就是私人企业、外资企业、民办社团以及其他雇主那里承担秘书工作的雇佣人员

横向分类___根据秘书工作内容或者从事行业为标准的分类

秘书工作的业务分工（行政秘书）

秘书工作的行业特征（商务秘书）

纵向分类：

按照秘书业务水平为标准的分类

秘书角色

定义：

是一种具体的角色，是由秘书在社会中的活动内容方式决定的，要白兔社会的依附性，应该更加重视自己的后成地位（复杂性、多样性、开放性）

社会公众对秘书角色的认知偏差

秘书是花瓶秘书是“二首长”秘书是领导的家奴

秘书角色的定位（领导的助手）

秘书在组织中所承担的角色，集中体现在辅助领导的活动中以及秘书与领导的关系中

助手是秘书职业产生的根本原因

助手是配角的具体内涵

助手与参谋之间并不存在对立关系

助手角色的重要性

1，是参谋不是二首长

2，是事物处理者不是家奴

3，是“公关”者不是“交际花”“花瓶”

4，是文书处理者不是“作家”“秀才”

秘书角色的把握？

具备明确的秘书意识

协调好秘书角色冲突或者角色矛盾

根据角色规范合理调适角色，避免角色失当（角色越位、角色失责）

第3章秘书机构

秘书机构

是各党政机关、企事业单位、社会团体等组织的有效组成部分

是各级各类领导机关综合性办事机构和参赞性机构

是为行政组织。

行政领导服务的，是行政组织的一部分

秘书机构的组织形式

因人设置（综理制）因事设置（分理制）混合设置

秘书机构的设置原则

适应性原则

精简高效原则

1秘书机构人员要精干

2要减少秘书机构的内部层次，内部机构要科学，保证秘书机构规范有效

3分工合理，重视秘书机构的群体优化

秘书机构的性质（机密性）

（1）综合辅助性（是秘书机构的本质属性）

1辅助决策中的综合性

2管理职能的综合协调

（2）系统中介性

1系统中介的兼顾性

2系统中介的沟通性

3系统中介的协调性

（3）组织关系的相对封闭性

1上下级秘书机构之间具有业务指导关系

2横向秘书机构之间的互相交流关系

秘书机构的管理（p47~52）

第4章秘书的职业素养

定义：

秘书的职业素养是秘书从事职业活动所需要的优良职业道德、扎实的专业知识、较强的职业能力和健康的个性心理的总和，秘书的职业素养是从事秘书活动的基本条件

所谓职业道德，是同人们的职业活动紧密联系的职业特点所要求的道德准则、道德情操与道德品质的总和。

秘书的基本职业道德规范是：

忠诚领导

秘书的职业道德

忠诚守信

甘居幕后

洁廉自律

谦和谨慎

一位称职的秘书：

须具有基本的配角意识和具有和有条件的主角意识，其关键是自己的价值取向

秘书的知识结构

（1）基础知识

1科学文化基础知识

2哲学和政治经济基础知识

（2）专业知识

1秘书专业知识

2行业业务知识

（3）相关知识

1法律类知识

2管理类知识

3心理学知识

秘书能力结构

（1）基本能力

观察力思维力记忆力注意力想象力

记忆力:

记忆力是知识、保持、在认识和重现客观事物所反映的内容和经验能力。

良好的记忆能力是秘书从业人员的必备能力之一。

秘书部门是信息的枢纽站、集散地。

信息的收集、储存、加工、输出、反馈等处理过程，都需要秘书具有良好的记忆力，以确保信息的保真度和传递的有效性。

如果没有良好的记忆能力，就会产生信息沟通障碍，也可能错失良机

（2）职业能力

秘书的职业能力是指从事秘书工作所具备的职业能力，它是秘书能力结构中的核心部分。

秘书具有辅助决策、沟通协调、处理事务的基本职能。

需要完成办文、办会、办事的基本工作内容。

1表达能力

2办事能力

3信息处理能力

4人际交往能力

5管理能力

人际交往能力：

妥善处理与组织内外相关人员关系的能力，包括周围坏境建立广泛联系以及正确处理上下左右关系的能力。

秘书工作需要和不同的人打交道。

秘书在上传下达、协调关系、迎送接待等。

因此，学会处理人际关系，提高社交能力，是秘书人员必备的能力要求

（3）操作能力

1现代化办公设备的操作能力

2书法和快速记录技术

3计算机和网络技术

4文案处理技能

秘书的个性心理

秘书的性格：

稳健、乐观、内敛、豁达、幽默

秘书常见的心理障碍：

压抑依赖厌倦

秘书心理障碍的调适

1正确认识秘书职业，培养职业兴趣

2提高自我心理调节能力，完善自己的心理品质。

3掌握人际关系方法，建立良好的人际关系环境

4寻求适合的途径，消除心理压力

第5章秘书工作的内容和特征

秘书工作是秘书学研究的主要内容。

秘书工作内容比较广泛，不同时期不同性质的组织，秘书工作的侧重点不同。

秘书工作的本质属性和基本特征是既有联系又有区别的两个问题

秘书工作的内容

秘书工作是为了完成辅助领导实施有效的决策和管理而在一定范围内的劳动

主要内容：

文书撰拟文书处理信息工作协调工作会务工作接待和信访工作档案管理办公室日常管理工作随从工作交办工作

文书处理

文书处理指的是对文书的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联。

衔接有序的工作。

关于文书处理工作的归属问题，《党政机关公文处理工作条例）（中办发（2012）14号，2012年4月）第六条、第七条明确规定，“各级党政机关应当高度重视公文处理工作，加强组识领导，强化队伍建设，设立文秘部门或者由专人负责公文处理作”、“各级党政机关办公厅（室）主管本机关的公文处理工作，并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

”可见文书处理是秘书工作的基本内容是具有法规性依据的，且文书处理的概念中包含文件的整理和归档工作

会务工作

会务工作就是各种会议的筹备、组织和服务工作。

会务工作作为秘书工作的基本

内容，与文书工作一样有极高的认可度。

会议具备了决策、沟通、协调、传播多种功能，是目前行政管理中最主要也是最基本的手段之一，是领导活动基本的方式。

任何形式和规模的会议，都需要相应的会议组织工作，如会议计划的拟订、会议文书的制作、会议场所的布置、会间活动的安排与协调，以及会后的收尾工作，同时，需要说明的是，会务工作还涵盖了各种仪典的组织工作，如开幕仪式、签字仅式以及会见与会谈的安排等。

会议的筹备、组织和服务工作通常由格书人员和秘书部门承担，大型会议或者涉及多个单位的会议则通常成立专门的会议机构，秘书人员也会参与其中、因此，我们认为秘书承担会务工作体现了其辅助管理的基本职能。

秘书工作的本质属性（辅助性）

秘书工作属性对辅助性的限制原因

首先，秘书工作的辅助性具有综合、全面的特征，这是最且标些性的总书工作涉及领导工作的方万面面。

其次，秘书工作的输助具有直接性。

起书工作的输助是一种直接的辅助，秘书工作直接受命并服从于领导活动，又直接对领导活动负责。

再次，秘书工作的辅助具有非独立性。

秘书工作是伴随着集团统治和领导群的出现而产的。

它的使命要求它始终从属于、服务于统治着和领导者。

秘书的辅助具有综合性、直接性和非独立性的特征，在这些特种中，综合性特征是最典型、最本质的。

秘书工作的特征

1被动性与主动性的对立统一

二事务性与思想性的对立统一

三常规性与随机性的对立统一

四保密性与随机性的对立统一

五综合性与专业性的对立统一

常规性与随机性的对立统一：

体现了秘书工作方式和节奏方面的基本特征。

常规性指的是秘书工作中存在着大量的经常出现、反复进行的工作，这些活动往往事先有预见、有计划的，活动内容常常有规可循的，秘书人员只要各司其职，按章办事，就能保证机关工作正常运转。

较典型的如文书处理活动，文书的收发、审核、登记、传阅、拟办、复核等各个环节的工作大多属于常规性的秘书工作，因此我们认为秘书工作有常规性的特征。

所谓随机性，是指事先未预计到的、突然发生的、需要秘书随机处理的活动，如临时受命调查某一事件，为临时决定召开的会议准备材料，向突然到来的上级视察人员提供有关资料等等。

第6章秘书工作的基本规律和发展趋势

规律是在物之间内在的本质联系秘书工作作为一种客观存在的社会现

象，工作在运行中有着本质的、固有的联系。

“双线”规律、辅助领导工作律、

跟踪辅助领导活动说是比较有代表性的规律总结，其中辅助领导工作律的表述更为清晰严密。

目前，秘书工作正向职业化、现代化、智能化、规范化、国际化的趋势发展。

“双线”规律：

发掘最基本矛盾辅助领导工作律：

科学的结晶跟踪辅助领导活动说：

基本规律

第7章秘书的基本职能

秘书职能是秘书职业活动的任务、职责、作用和效能的统称。

各种教材对秘书职能的认定各不相同。

我们认为秘书的基本职能应该是辅助决策、参谋咨询、沟通协调、处理事务。

四大职能各有侧重，但是相互联系、相互渗透，共同构成秘书职能的基本内涵。

辅助决策：

所谓辅助决策就是在决策的全过程中，在知识（包括理论），能力（包括技术），经验和经历等方面予决策主体全面的补充以提高决策的科学性和时效性。

辅助决策的职能基础

1秘书辅助决策的职能是领导工作的需要

2秘书综合性地位能为领导提供有效的依据

3秘书的中枢性特征能为辅助决策提供便利条件

辅助决策的过程和内容

决策准备阶段的秘书工作：

确定目标、拟定法案指导领导决策前的整个过程

决策确定阶段的秘书工作：

协助领导对决策方案进行判断和选择，做出决策的过程

决策实施阶段的秘书工作：

协调者

秘书辅助决策的特点：

辅助的全过程性

辅助的经常性

辅助的协调性

参谋咨询

特点：

从属性随机性权变形

秘书参谋咨询职能的体现

1辅助决策中参谋咨询

2信息工作中的参谋咨询

3文书工作中参谋咨询

4协调和查办中参谋咨询

5事务性工作中参谋咨询

秘书发挥参谋咨询职能中的注意问题

（一）强化参谋意识，主动参谋咨询。

意识决定行为，秘书如果没有参谋意识自然就不会有参谋行为。

对秘书而言，谦虚谨慎是工作本色，但并不是事事谨小慎微，处处墨守成规。

尤其在参谋服务上，更要敢为人先，勇于参谋，主动参谋，在参谋过程中不夹个人好恶，不过多考虑成败得失，以良好的心态进谏、进言。

（二）摆正位置，谋而不断。

秘书人员始终都处于辅助的位置，做到既参谋，又不越位。

秘书部门的参谋作用是为领导决策服务的“出谋献策”式的参谋作用，而不是指秘书人员单纯地为领导“出谋划策”。

秘书人员在参谋咨询的过程中只有发言权而无表决权，更无决定权。

“谋而不断”是秘书参谋活动的根本准则。

（三）讲究参谋咨询的方法和艺术。

参谋咨询的方法和艺术常常能决定参谋咨询成败。

秘书人员要努力提高自身的素质，适时、适地、适度地实现参谋咨询的职能注意因人而异，因势利导，选择恰当的时机与领导交流。

要注意应用语言的艺术，巧用比喻、典故让领导心情舒畅地接受建议和意见。

沟通协调

特点;综合性疏导性随机性

沟通协调的技巧

1善于运用感情调控

2把握好语言技巧

3善于抓住时机

处理事务

特征：

广泛性随机性围核性

秘书处理事务的类型

1日常程序性事务

2随机偶发生性事务

3领导交办性事务

4部门不管事务

第8章秘书工作方法

秘书的工作方法，指的是表书履行职能，完成工作任务的途径、程序和手段。

科学会理的方法有利提高工作效率，优化效果。

秘书的工作方法应该遵循规范性、适应性、灵活性的原则。

常见的秘书工作的方法有挡驾过滤、参谋进谏、请示报告、沟通协调，时间管理法等。

秘书的工作法指的是秘书履行职能，完成工作任务的途径、程序和手段，秘书工作的方法是与秘书的目标、任务和职能紧密联系在一起的。

秘书确定工作方法的原则

规范性原则适应性原则灵活性原则

秘书工作方法的获得

1在实践中总结经验形成方法

2掌握秘书工作方法需要与理论与实践相结合

3秘书的工作方法要不断创新中提高效率

秘书工作方法举要

（1）挡驾过滤的方法

1文件资料的过滤

2来访的挡驾

在秘书的日常接待工作中，为领导挡驾是非常重要的工作内容之一，合理挡驾可以保证领导能拥有一个良好的办公环境，集中精力静下心来考虑一些大事要事，秘书可能每天都会遇到无约到访的人，这些无约到访的人不管出自什么目的都会影响和干扰领导的工作节奏。

因此，秘书必须根据具体情况，权衡利弊，采取必要的挡驾的方法。

秘书挡驾的范围主要有；1.身份不明者和无关人员。

对于无约来访且急找额导者

秘书不能不假思索地直接引见，而应模清情况，做到该见则引见，不该见则不引见，进行合理挡驾。

2.产品推销、事务纠纷，消费投诉之类的来访者。

对于产品推销人员，秘书人员应根据本单位的具体情况，或直接谢绝，或引导他们去相关的部门。

对于事务纠纷或消费投诉之类的来访者，秘书更不能将矛盾上交，直接请出领导人。

3.涉及业务洽谈、人才流动、产品开发等类的来访者，在引见给领导之前，事先都必须征得领导同意。

不得直接将来访者引入领导办公室。

（三）来电过滤

（四）领导公关事务活动的过滤

二参谋进谏的方法

1坦诚直言法

2暗示法

暗示是指秘书不直白地表达自己的观点，而是用含蓄、间接的语言影响领导的心

理，使其对影书的本意能够心领神会。

工作中，有时难免会遇到主观性很强、不大喜欢别人提不同意见的领导。

也有时会遇到不能直言的特定场合。

秘书要善于观察、曲线求进，采用暗示的方法点到即止，让领导心领神会。

（3）因势利导法

（4）引经据典法

3请示报告的方法

1合理选择请示报告的内容

2灵活把握轻视和报告的时机

3找准报告的对象

4沟通协调的方法

1文件协调法

2回忆协调法

3信息协调法

4时间管理法

时间表控制法ABC工作法合理使用零碎时间法统计时间法

ABC工作法：

是指按工作轻重缓会排序，把要做的工作分为四类，既紧迫又重要且不需要花费太多时间的事情、紧迫但不重要的事情，紧迫但不重要的事情、既不重要又不紧迫的事情，秘书工作任务繁重，如果完全被动地按事情发生或者任务下达的时间先后次序，可能会顾此失位，而运用AIC工作法，能够抓住工作的关键，保证重点工作能及时完成，

秘书事务性工作处理艺术

1建立台帐法：

使工作从杂乱无序中走向规范有序

2追根溯源法：

主要是用于领导交办的各类特殊事项处理

3触类旁通法：

举一反三，为领导提供受高层次的服务。

4个人日志法：

作为一名秘书，每天必须处理大量的事务性工作，只有将有限的时间和精力集中处理重要事务，达到事半功倍的效果。

5综合处理法：

将事务性工作按照轻重规急的原则进行排到，优免处理重要的急事。

6授权委托法

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