项目采购管理有些表格.docx
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项目采购管理有些表格
采购管理
一、采购规划
工作说明：
项目采购规划确定哪些项目需求可以通过从项目部之外采购产品、服务或成果，它主要涉及项目物资需求计划、自制与外购确定、项目采购计划的编制、审核与批准等策划性工作。
1.1依据
1）WBS
2）项目范围说明书
3）项目管理计划
4）工程设计书
5）工程预算
1.2工具与技术
1）自制、外购分析
2）专家判断
3）合同类型选择
1.3成果
1）采购需求计划表（见采购附表一）
2）合同工作说明书
3）自制或者外购决策：
鉴于本公司无自制设备能力，无工程服务队伍，所以本项目所需要的材料、设备与工程服务均需外购。
采购附表一
序号
任务名称
WBS
编码
采购内容
合同预算
（万元）
前置任务
采购周期
（含交货）
0
采购
-
-
-
-
1
材料采购
4.1.1
基建钢筋、水泥、土石等辅料采购
50
16
1.25-2.8
4.1.2
工艺管道、门窗、井盖、线材等材料采购
80
16
1.25-4.30
2
设备采购
4.2.1
天然气压缩机主机采购
1500
4
1.6-4.30
4.2.2
<里程碑4>完成天然气压缩机主机采购
26
4.2.3
配套冷却设备采购
100
4,15,26
1.26-5.5
4.2.4
消防设备采购
100
15
1.26-4.30
4.2.5
散热通风设备采购
50
4,15
1.26-4.30
4.2.6
电力设备（含变压器、变压柜、照明配电箱和隔栅控制箱等）采购
50
4,15
1.26-4.30
4.2.7
各种仪器仪表设备采购
10
4,15
1.26-5.10
4.2.8
通信设备采购
20
4
1.6-4.30
4.2.9
配套修理工具采购
10
4,28,29,30,
31,32,33,27
2.10-4.20
4.2.10
<里程碑5>完成压缩机站其他材料采购
34
3
服务采购
4.3.1
安全帽、手套、被服等劳保品采购
10
17SS+1
1.2-1.24
4.3.2
锅碗瓢盆等后勤设备物品采购
20
17
1.8-1.24
4.3.3
其他生活用品采购
10
17
1.8-1.24
4
工程服务采购
4.4.1
土建工程服务采购
100
4
11.6-4.30
4.4.2
其他工程服务采购
20
41SS+2
11.8-4.30
二、发包规划
发包规划是针对需要招标的物品或服务，制作成供应商或包商参考，以获得他们的报价或建议书的招标文件，并产出采购文件及评估标准。
发包规划是确定采购和增购何物，以及何时与如何采购和增购所必须的过程。
2.1依据
1）采购需求计划表
2）合同工作说明书
3）项目进度管理
4）公司供应商列表以及评价
5）员工登记薄
2.2工具与技术
1）专家判断
2）标准表格
2.3成果
1）为每个产品形成采购文件：
每个采购文件包括：
a.项目总介绍，截标期
b.工作范围
c.标书制作要求
d.合同范本
e.交货期要求
2）形成投标商选择标准，见采购附表二
采购附表二投标商选择标准
采购标的
供应商必须的资质
供应商类似工作经验
基建钢筋、水泥、工艺管道
1.注册资金5000万元以上
2.有ISO9000质量体系认证
3.财务报表近三年无亏损
5年
为我公司供货2年以上，无不良记录
门窗、井盖、线材等材料
1.注册资金2000万元以上
2.有ISO9000质量体系认证
3.财务报表近三年无亏损
5年
为我公司供货2年以上，无不良记录
土石
1.注册资金100万元以上
2.有环保部门的许可
3年，
为我公司供货1年以上，无不良记录
天然气压缩机主机
1.注册资金10000万元以上
2.有ISO9000质量体系认证
3.有安装调试资质
4.财务报表近三年无亏损
7年
为国际一级石油公司供货2年以上，5个合同以上
配套冷却设备
1.注册资金5000万元以上
2.有ISO9000质量体系认证
3.有安装调试资质
4.财务报表近三年无亏损
5年
为我公司供货2年以上，无不良记录
消防设备
1.注册资金1500万元以上
2.有3C认证
3.有ISO9000质量体系认证
散热通风设备
1.注册资金1500万元以上
2.有ISO9000质量体系认证
3.有安装调试资质
4.财务报表近三年无亏损
电力设备（含变压器、变压柜、照明配电箱和隔栅控制箱等）
1.注册资金3000万元以上
2.有3C，CE认证
3.有ISO9000质量体系认证
4.财务报表近三年无亏损
各种仪器仪表设备
1.注册资金1500万元以上
2.有ISO9000质量体系认证
通信设备
1.注册资金2000万元以上
2.有3C，CE认证
3.有ISO9000质量体系认证
4.财务报表近三年无亏损
配套修理工具
1.注册资金1000万元以上
2.有ISO9000质量体系认证
安全帽、手套、被服等劳保品
1.注册资金500万元以上
2.有ISO9000质量体系认证
为我公司服务两年以上，无不良记录
锅碗瓢盆等后勤设备物品
1.注册资金500万元以上
2.有ISO9000质量体系认证
为我公司服务两年以上，无不良记录
其他生活用品
1.注册资金500万元以上
2.有ISO9000质量体系认证
为我公司服务两年以上，无不良记录
土建工程服务采购
1.注册资金3000万元以上
2.有中石油集团QHSE认证
3.有ISO9000质量体系认证
4.财务报表近三年无亏损
5.近三年劳动局无欠薪投诉
5年
为我公司服务两年以上，无不良记录
其他工程服务采购
1.注册资金1000万元以上
2.有中石油集团QHSE认证
3.有ISO9000质量体系认证
4.财务报表近三年无亏损
5.近三年劳动局无欠薪投诉
3年
为我公司服务两年以上，无不良记录
三、询价
3.1由质量部提出发标对象名单
鉴于该项目工期紧张，所需的物资与服务都是公司长期采购的，公司现有的供应商完全能满足这个项目的需求，所以不必采用媒体招标的模式，可以从公司的供应商中筛选出符合要求的做定向发标。
质量部根据采购附表二中对供应商的基本要求列出定向发标名单。
3.2采购部向名单中的供应商发出标书，并要求在三日之内答复投标意向。
3.3采购部负责组织在招标过程中对投标商的答疑，由设计部和工程部提供技术支持。
3.4采购部负责组织评标会，制定评标权重表，见采购附表三
采购附表三：
评标权重表
产品或服务
技术一致性权重%
交货期%
技术标得分权重%
商务标得分权重%
基建钢筋、水泥、工艺管道
60
40
50
50
门窗、井盖、线材等材料
60
40
50
50
土石
60
40
50
50
天然气压缩机主机
80
20
70
30
配套冷却设备
70
30
60
40
消防设备
70
30
60
40
散热通风设备
70
30
60
40
电力设备（含变压器、变压柜、照明配电箱和隔栅控制箱等）
80
20
60
40
各种仪器仪表设备
70
30
60
40
通信设备
70
30
60
40
配套修理工具
60
40
50
50
安全帽、手套、被服等劳保品
60
40
50
50
锅碗瓢盆等后勤设备物品
60
40
50
50
其他生活用品
60
40
50
50
土建工程服务采购
70
30
50
50
其他工程服务采购
70
30
50
50
3.5设计部和工程部负责编制技术标评分表，见采购附表四
采购附表四
技术一致性评分标准：
完全一致5分；
关键参数一致，次关键参数有三处以下偏离4分；
关键参数一致，次关键参数有5处以下偏离3分；
关键参数有一处偏离，或者次关键参数6处以上偏离2分
关键参数两处以上偏离1分
交货期评分标准：
最短交货期5分；
比最短交货期晚7天以内4分，
比最短交货期晚14天以内3分，
比最短交货期晚21天以内2分
比最短交货期晚22天以上1分
XX产品技术标评价表
投标商
技术一致性
交货期
技术一致性权重%
交货期权重%
技术标得分
A
B
C
D
E
3.6采购部负责编制最终评分表，见采购附表五
采购附表五
商务标评分标准：
最低5分；
比最低标高出5%以内4分；
比最低标高出10%以内3分；
比最低标高出15%以内2分，
比最低标高出16%以上1分，
技术标得分不足3分，不能参与商务标的评比。
XX产品最终评价表
投标商
技术标得分
商务标得分
技术标得分权重%
商务标得分权重%
总得分
A
B
C
D
E
3.7对于技术标得分无差异的采购项目，直接对比商务标价格，做出最终选择，见采购附表六
采购附表六
XX产品的最终评价表
投标商
技术标得分
商务标价格
最终排名
A
B
C
D
E
四、供方选择
4.1确定技术标评价委员会名单。
第一组的技术标评价委员会至少3人，第二组的技术标评价委员会至少7人，第三组技术标评价委员会至少5人，第四组的技术标评标委员会至少3人。
每个组针对每个评价项目评出一个分值。
以压缩机主机为例，利用采购附表四算出技术标得分
压缩机主机技术标评价表
压缩机投标商
技术一致性
交货期
技术一致性权重%
交货期权重%
技术标得分
A
5
4
80
20
4.8
B
4
5
80
20
4.2
C
4
4
80
20
4
D
3
4
80
20
3.2
E
3
4
80
20
3.2
以基建钢筋、水泥和工艺管道为例，利用采购附表四算出技术标得分
基建钢筋、水泥和工艺管道技术标评价表
水泥投标商
技术一致性
交货期
技术一致性权重%
交货期权重%
技术标得分
F
5
5
60
40
5
G
5
5
60
40
5
H
5
5
60
40
5
I
5
5
60
40
5
J
5
4
60
40
4.6
4.2在技术标合格的供应商中做商务标的评比。
利用采购附表五算出压缩机总得分：
压缩机主机最终评价表
投标商
技术标得分
商务标得分
技术标得分权重%
商务标得分权重%
总得分
A
4.8
3
70
30
4.26
B
4.2
4
70
30
4.14
C
4
4
70
30
4
D
3.2
5
70
30
3.74
E
3.2
4
70
30
3.44
利用采购附表六算出水泥总得分
基建钢筋、水泥和工艺管道最终评价表
投标商
技术标得分
商务标价格
最终排名
F
5
750000
3
G
5
720000
1
H
5
740000
2
I
5
780000
4
J
4.6
760000
5
说明，对供应商J的评价，采用附表六的权重法与FGHI四家供应商排名第一的G作比较，显然J的得分比G低，不影响G的排名。
4.3向选中的供方发授标函，签订合同。
压缩机主机的供货商为A投标商
基建钢筋、水泥和工艺管线的供应商为G投标商
五、合同管理
5.1召开开工会，确定各个合同的里程碑，见采购附表七
采购附表七，合同里程碑
以压缩机主机为例
合同名称
天然气压缩机主机
合同编号
ABC-1
工期要求
签发授标函日期：
2月15日
货物到现场日期：
4月30日
安装日期：
5月1日到5月5日
试运行日期：
6月1日到6月10日
里程碑
里程碑
计划完成时间
设计图纸审核完毕
2月22日
工艺书审核完毕
2月23日
检验检测计划审核完毕
2月26日
自产料件生产完毕
3月31日
外购料件进厂检验完毕
4月2日
组装完毕
4月20日
检验、调试完毕
4月23日
包装完毕
4月25日
运输到施工现场
4月28日
5.2制定周报制度，要求供应商每周报告生产进度与存在的问题。
采购附表八
项目合同周报（以压缩机主机为例）
合同名称
天然气压缩机主机
合同编号
ABC-1
填报时间
2013年4月7日，汇报范围（4月1日到4月7日）
本周进展
1.本周将自产料件分类运至各组装车间
2.原计划4月2日外购料件备齐延期3天于4月5日到齐
3.由于另一合同提前完工，车间有人力资源对本合同已经备妥的自产料件和外购料件提前进行组装，完成组装工作的15%
进度控制
里程碑
预计时间
实际时间
设计图纸审核完毕
2月22日
2月22日
工艺书审核完毕
2月23日
2月23日
检验检测计划审核完毕
2月26日
2月26日
自产料件生产完毕
3月31日
3月28日
外购料件进厂检验完毕
4月2日
4月5日
组装完毕
4月20日
检验、调试完毕
4月23日
包装完毕
4月25日
运输到施工现场
4月28日
发现的问题
外购料件进厂时间晚于计划3天，但是厂里对组装工作进行了提前安排，预计不会影响组装、调试等工作
下周工作计划
组装设备
5.3组织公司技术部门、财务部门、质量部门等解决供应商存在的问题。
5.4对供应商做绩效审计，审查在供货范围，质量标准，工期等方面是否符合合同要求。
5.4.1对设备供应商派出监理，其中压缩机主机的监理在合同里程碑到现场查验供货范围、质量标准是否符合要求，其他设备的合同则至少派出三次监理，分别在原材料进厂、合同中期和出厂检验时查验供货范围、质量标准是否符合要求。
5.4.2利用监理和周报审计工期是否符合要求
5.5对合同谈判、协商活动形成记录。
5.6对供应商支付进度款。
采购附表九（单位：
万元）
产品或服务
预算金额
实际采购金额
合同签订时间
二月付款
三月付款
四月付款
五月付款
六月付款
基建钢筋、水泥
40
38
2013-2-1
40
工艺管道、门窗、井盖、线材等材料
80
72
2013-1-29
36
18
18
土石
10
10
2013-2-8
10
天然气压缩机主机
1500
1430
2013-2-15
286
858
143
143
配套冷却设备
100
90
2013-2-4
27
27
36
消防设备
100
92
2013-2-9
28
28
36
散热通风设备
50
48
2013-2-4
15
15
18
电力设备（含变压器、变压柜、照明配电箱和隔栅控制箱等）
50
47
2013-2-9
14
14
19
各种仪器仪表设备
10
10
2013-2-9
10
通信设备
20
20
2013-1-20
15
5
配套修理工具
10
9
2013-2-14
9
安全帽、手套、被服等劳保品
10
8
2013-1-11
8
锅碗瓢盆等后勤设备物品
20
16
2013-1-9
16
其他生活用品
10
8
2013-1-17
8
土建工程服务采购
100
96
2012-11-15
10
21
60
5
其他工程服务采购
20
18
2012-11-12
14
4
六、合同收尾
本过程就是按照合同相关条款的要求，对照进行验收、核实，并且进行移交、付款等工作，以及解决未尽事项、关闭合同的过程。
6.1清理未关闭事项，例如付款、保函
6.2组织对产品或者服务的验收
6.3组织审核竣工文件
竣工文件包括：
出厂检验合格证（包含主要部件产品序列号）
操作手册
保养手册
备件清单（包括备件描述，用途和备件编号）
紧急情况联系卡：
注明设计、生产部门联系方式
6.4按照文控要求整理合同文档
6.5组织采购审计，主要对整个采购过程中各个环节所面临的各种风险进行评估与审计,主要包括：
采购计划、采购询价、供应商选择、合同评审、验收入库。
6.6对供应商做业绩评价，见采购附表十
6.7将采购文档移交给档案部门。
采购附表十
供应商评价表（以压缩机站为例）
供应商名称：
A公司
产品名称：
天然气压缩机主机
评价项目
要求
实际完成情况
评价
工期
4月30日到施工现场
4月28日到施工现场
优于合同要求
成本
1430万元
1430万元
于合同一致
用户部门对质量进行评价
工程部：
A供应商提供的天然气压缩机主机，质量符合合同要求，投产后两个月内设备运行正常。
本部门将对该设备的质量可靠性持续关注。
经理：
日期：
2013.8.30
HSE部门：
A供应商提供的设备以及安装调试服务符合环境、消防和职业卫生规范。
本部门将对该设备的后续表现持续关注。
经理：
日期：
2013.8.30
附件：
采购合同模板
合同号：
签订日期：
年月日
签约地点：
中国，北京
货物买卖合同
甲方：
____________________
乙方：
根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，甲乙双方本着平等、自愿的原则，经充分友好协商，订立本合同。
一、货物
甲方愿意按本合同规定的条件及价格向乙方购买，乙方愿意按本合同规定的条件和价格向甲方出售如下货物：
序号
货物名称
型号/规格
单位
数量
单价
（元）
总价
（元）
1
2
合同金额
人民币（含增值税）：
（大写）：
上述合同金额包括：
【】安装调试费
【】技术服务费
【】培训费
【】_________（其他费用）
（详细技术要求见附件）
二、交货时间、地点、方式、风险：
1.交货时间：
____________________。
2.乙方应在交货前_______个工作日，以书面形式通知甲方货已备妥并通知甲方具体交货时间。
如因乙方未能有效、及时通知甲方，导致双方未能按时交接货物的，视为乙方未按时交货。
3.交货地点：
___________________________________________。
4.交货方式：
货物必须交付给甲方或者甲方书面指定的代理人或收货人，并以甲方或甲方书面指示的代理人或收货人书面签收单据作为交接货证明。
该接货证明仅作为货物运到的证明，不得作为货物验收合格的证明，货物验收按照本合同检验规定进行。
5.交货内容：
乙方提供的货物应包括：
本合同及附件规定的设备、相关配件、专用工具以及其他甲方要求提供的各类文件和单证,包括但不限于技术资料、使用说明书、安装维修操作手册、零部件手册、换证凭单、质量证明书、合格书等。
如若短缺，均不能视为乙方完成交货义务。
6.货物的所有权及风险承担：
根据本合同货物交付的规定，乙方一经将货物交付甲方，货物的所有权即属于甲方，货物因意外毁损灭失的风险亦归甲方承担。
货物运抵指定交货地点并由甲方或甲方指定代理人或收货人签收书面收货单据前发生的一切货物毁损、灭失的风险、损失和费用由乙方承担。
三、包装及唛头：
1.乙方应依照惯常合理的商业标准对货物进行包装，并符合出口标准。
所有交付货物应具有适合远洋和内陆运输以及多次搬运、装卸的坚固包装，并根据货物的特点和需要，采取防潮、防雨、防锈、防震、防腐蚀等的保护措施，以保证货物安全无损地运抵使用国目的地，即甲方告知的货物最终使用地。
如由于包装原因产生货物毁损、锈蚀、丢失等损失的，乙方应承担因此发生的一切责任并赔偿该损失。
2.乙方应当保证提供准确、真实的有关货物包装信息，包括但不限于货物尺寸、重量、件数等，如果由于乙方提供的信息不准确而导致的任何甲方出口费用的增加，乙方应当承担一切责任并赔偿该损失。
3.包装物不回收，不另收费。
包装费用由乙方承担。
4.唛头：
根据甲方指示，乙方应在每个包装箱邻接的二个侧面上，用不退色的油漆或油墨以明显易见的文字字样印刷以下唛头标记：
______________________________________（填写唛头标记）
5.乙方应在包装箱外部刷上箱号，箱号应当连续，并且标注出总数。
6.乙方应按甲方的要求提供货物装箱单，并且在包装箱中装一份中英文货物装箱单。
7.包装要求：
对于海运货物，如果单件货物重量超过18吨或长度超过12米或宽度超过2.7米或高度超过3米，乙方应在交付运输前_____天，向甲方提供该超尺寸货物的三视图（正视、侧视、俯视）。
对于易燃、易爆等有害、危险的货物或存放温度需特别考虑处置的货物，乙方应将货物的名称、特性，特殊的搬运方法，保护措施和发生意外的应急方法提供给甲方有关中英文说明，以便甲方做出合理安排。
乙方应按照甲方的要求，对木质包装物进行熏蒸除害处理。
如本合同对货物包装有具体要求或不同于行业惯例的特殊要求的，乙方的包装应符合本合同的要求。
四、货款的支付：
支付按下列方式进行。
1.【】合同生效后个工作日内，甲方向乙方支付合同金额的%作为预付款。
【】甲方收到乙方提交的货物和甲方认可的增值税发票以及由最终用户出具验收合格证明后向乙方支付合同金额______%的货款。
【】甲方在收汇后个工作日内，向乙方支付合同金额____%的货款。
【】合同金额的_____作为质量保证金，质保期满后，如货物无任何质量问题，甲方向乙方支付质保金。
【】其他支付方式：
2.乙方开户银行：
户名：
_______________________________________
银行帐号为：
_____________________________________
乙方确认本款前述各项信息准确无误，若因乙方提供的前述有关信息有误，导致甲方不能按本合同约定正确、及时履行付款义务的，甲方无须承担任何违约责任；如款项已按乙方提供的上述信息实际支付则应视为甲方已履行付款义务；同时，乙方不能以此为理由不按期、适当、全面履行其合
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