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财务共享服务解决方案

文件编号：

财务共享服务解决方案

用友软件股份有限公司

2015年01月29日

版本管理页

新世纪集团信息化项目——财务共享服务解决方案

文件状态：

[]草稿

[]正在修改

[]内部定稿

[]提交审核

[]正式发布

文件标识：

内部使用

当前版本：

V1.0

保密级别

一级（仅限内部使用，杜绝外部非用友领域传播）

作者：

祁飒、张颖、刘文娟、刘美廷、徐欣、李小英

完成日期：

产品组合

NC用业平台+网上报账+现金管理+固定资产+总账

内部讲师

第一部分共享服务基础知识

一、财务共享服务的概念

财务共享服务中心（FinanceSharedServiceCenter）是近年来出现并流行起来的会计和报告业务方式。

它是将不同国家、地点的实体的会计业务拿到一个SSC（共享服务中心）来记账和报告，这样做的好处是保证了会计记录和报告的规范、结构统一、而且由于不需要在每个公司和办事处都设会计，节省了系统和人工成本，但这种操作受限于某些国家的法律规定。

注：

SSC：

SharedServicesCenter共享服务中心

（来源：

陈虎，董皓《财务共享服务》）

二、财务共享服务的价值

现阶段大多数集团企业的财务管理模式为分散式的外派模式。

每个板块、分公司、子公司均设有独立的财务部门，独立进行财务核算，然后按照层级关系定期将财务信息上报合并。

这种财务模式在集团公司规模较小、业务范围限定在一定区域内的时期发挥了很大作用。

为了更好地适应集团战略转型和精细化管理要求，推进集团财务管理转型，可以借助财务共享服务中心这种新的管理模式，达到统一核算标准和核算流程，提高财务核算质量和效率，减少财务人员总量，降低财务管理成本的目的，实现集团财务管理链条扁平化，提高风险管控能力。

1、统一核算标准、统一核算流程，提高财务核算质量和效率

建立财务共享服务中心，将下属分子公司的财务核算工作剥离出来，财务共享服务中心利用信息系统和影像扫描技术，使用统一的核算标准、统一的核算流程，远程为集团成员单位提供财务核算、资金结算、报表编制等财务服务，实现及时记账、及时结账、统一出具财务报表，提高财务核算的质量和效率。

2、减少财务人员总量，降低财务管理费用

业务的扩张使得财务机构越来越多，传统模式下各主体分别配置一套完整的财务人员（包括财务经理、会计和出纳等），目前已经产生了近百个财务核算机构，需要大量的有能力的财务人员。

建立财务共享服务中心，充分发挥财务共享服务中心的规模优势，减少财务人员总量，降低财务管理费用。

3、实现集团财务管理链条扁平化，提高风险管控能力

财务共享服务中心的建立，推进财务业务一体化，促进企业核心业务的发展，集团的各项战略和财务管理直接传递至基层单位的核心决策层，使会计核算与业务一线建立直接通道，大大加强了企业的管控力度，同时促进会计核算和财务管理的完全分离，使得更多高素质财务管理方面的专业人员做财务管理工作，加强国家相关法规政策、集团战略、政策的理解，防范各种运营风险。

4、提升企业的核心竞争力和整合能力，有效支撑企业的发展战略

集团在建立子公司或收购其它公司时，“财务共享服务中心”能马上为这些新建的子公司提供财务核算服务。

将财务管理人员从繁杂的非核心业务工作中解放出来，集中精力为公司业务部门的经营管理和高层领导的战略决策提高质量的财务决策支持，促进核心业务的发展，提高财务管理水平与执行力，加速企业整体战略的实现。

三、企业向共享服务转型，通常会面临四个方面的变革：

◆组织（Organization）：

通过共享服务转型，实现组织的扁平化，同时支持高效动作

◆人（People）：

利用规模技能，优化服务交付，提高运营效率，降低成本

◆流程（Process）：

最佳实践与标准化相结合，标准化、流程化

◆技术（Technology）：

有赖于ERP、工作流、影像技术、自助服务的发展

用友NC财务共享服务产品套件在上述四个方面都有系统全面的应对方案。

四、财务共享服务常见组织形式

实施财务共享服务后，财务组织职能发生重大变革。

财务工作中高附加值的工作与低附加值的工作分离，通过较低成本的共享服务中心处理低附加值的交易性工作，集团财务管理部门集中资源完成会计制度制定、业务考核、决策支持、资金筹划、税务筹划等高附加值的工作。

基于上述思路，财务共享服务的实施要求财务组织结构与岗位职责发生重大变化，具体如下图所示：

图：

财务共享中心与集团财务组织的关系

按上述原则，财务共享服务实施时，常见集团财务组织结构如下：

1、财务共享服务中心：

一般按业务分小组管理。

同时建立资金结算组、综合支撑组、档案管理等辅助小组，配合完成交易类业务处理。

a）各类业务小组：

常见是按业务类型，如费用、资产、工程、收入等分不同的小组，对于多业态的集团企业，可以按不同行业分组，如酒店、景区、商品业务分不同小组。

业务小组主要处理各种来自全员发起的服务请求，企业可以根据自身情况分审核岗、复核岗，审核岗负责审核服务请求、生成会计凭证，复核岗负责审核会计凭证的正确性，也可以不分岗，只设计一个审核环节，同时审核单据与生成凭证。

常见业务小组划分如下

●费用组：

◆员工费用会计：

负责全集团员工个人费用、借还款业务的核算。

负责员工薪酬、社保等的核算；

◆人工成本会计：

负责员工薪酬、社保等的核算；

◆公司费用会计：

负责支付给供应商的各项成本费用的核算；负责公司费用往来帐款日常勾销。

●工程资产组：

◆工程会计：

⏹负责在建工程、工程物资相关会计核算；

⏹负责在建工程的减值、报废等核算；

⏹负责编制竣工决算报表及竣工结算的相关档案保管和移交；

⏹负责工程项目往来帐款日常勾销；

⏹负责工程转固资产的建卡工作。

◆资产会计：

⏹负责固定资产（无形资产）增加、减少、折旧、减值的核算；

⏹负责跨本地网的资产调拨核算；

⏹配合进行资产的实物管理。

●应收\收入组：

◆应收会计：

⏹负责所有营业收入的核算；

⏹负责应收款及收款的核算（含核销）；

⏹负责坏账计提及坏账损失确认。

◆应付会计：

主营业务中存在大量商品及服务采购的企业，往往要建立专门的应付核算组，从事原应付会计所处理的主要工作。

⏹负责应付账款的核算；

⏹负责针对应付账款的付款业务审核与核算（含核销）。

●岗位分工：

◆审核岗：

负责审核分支机构费用开支事项的合理性、报销单据的合规性，复核系统录入的正确性，审查费用开支及标准的合规性

◆复核岗：

负责审核上述业务单据涉及的会计凭证、账务处理的正确性、规范性和合法性

●总账报表组：

⏹对总账中的会计凭证进行审核记账

⏹月末结转、月末对账、结账处理

⏹财务报表编制与上报

b）资金结算组：

独立于上述业务处理组外，会成立专门的资金结算组。

●负责日常管理和监督监控分支机构支付账户；

●负责支付账户银行头寸动态管理；

c）综合支撑组：

●会计制度衔接：

负责根据会计政策制定具体会计核算操作规则,；指导会计核算，反馈执行意见，参与会计政策制订；

●流程管理：

⏹负责SSC内部流程体系建设与流程优化；

⏹负责SSC岗位操作规则的设计与优化；

⏹负责外部部门与SSC相关业务流程的设计和优化。

●IT支持与服务支持：

⏹归口管理与SSC业务相关的信息系统需求及与周边系统接口建议；

⏹管理SSC使用的财务信息系统主数据、用户权限等；

⏹负责SSC满意度调查与结果运用；

⏹负责员工投诉的跟踪处理；

⏹负责知识库的建立与更新维护；

⏹负责员工信用管理；

d）档案管理组：

●票据档案管理

⏹负责全省票据流全流程的总体管理，包括票据收集、传递、扫描、档案归集等的流程设计、操作规则制定；

●票据稽核

⏹负责地市票据的收集、票据分拣；

⏹负责原始票据与扫描件一致性的稽核负责将单据移交档案管理人员

●档案管理

⏹负责记帐凭证的打印及与原始凭证的匹配；

⏹负责全省会计档案的装订与保管；

⏹负责全省影像档案的归集、存储与妥善保管；

⏹负责会计档案的借阅管理。

2、集团财务管理部门：

除共享服务中心外，集团为了加强财务管理，应该按专业领域设立财务管理部门。

常见部门包括：

a）财务管理部：

●负责会计制度与规范的制定；

●负责公司财务决策支持与管理报表编制，为财务共享服务中心、基层财务科提供业务指导等；

b）预算管理部：

●负责公司全面预算管理，包括预算指标下达、预算编制、预算分析、预算评价与考核等；

c）资金管理部：

●负责资金的调度、资金付款计划的编制与审批等

●对未来的资金头寸进行预测，根据资金缺口情况进行投融资处理

3、基层财务部门：

负责本单位的财务管理工作，原始凭证扫描上传及实物档案的整理归档，固定资产的管理、材料成本的核算等

案例：

某财务共享服务项目实施后财务部组织结构

五、财务共享服务常见流程

任何一个企业的业务都可以梳理成几大类、几小类流程

各类业务的常见流程如下：

注：

若凭证保存在当地，则最后一个环节是当地会计档案管理员打印装订凭证及原始单据；若凭证保存到总部，则需当地档案管理员把粘贴好的原始单据邮寄到总部，由总部档案管理员再打印并装订凭证

流程优点：

分工明确，影像扫描效率高、准确率高。

业务审批时可以看到原始单据影像。

第二部分共享服务应用方案

第一章集团及业务运营背景假设

1.1企业背景

由新世纪集团所属的亚洲浆纸股份有限公司APP投资的新世纪纸业集团成立于1996年3月，占地面积1.14平方公里，总投资12.5695亿美元，是一家专业生产经营中高档生活用纸的集团公司，

公司拥有2家造纸厂，8大外设加工厂，分别设于天津、沈阳、成都、武汉、福州、广东、海南、清远等地，并设有遍布全国的营运销售网络。

目前，公司年产生活用纸原纸48万吨，成品加工年产60万吨。

全国员工人数超过13,000人，是亚洲最大的生活用纸产销公司之一。

多年来，新世纪纸业集团始终秉承绿色、环保的发展理念，以木浆、竹浆，结合革新造纸工艺，生产优质健康的生活用纸产品,公司集开发、生产、销售于一体，是同行业中具有进出口权的知名企业。

优质产品

新世纪纸业优质产品分为一般消费品和商用消费品。

其主要产品有：

卷筒卫生纸、抽取式卫生纸、珍宝卷纸、盒装面纸、抽取式面巾纸、袖珍面纸、纸手帕、餐巾纸、厨房用纸、大型卷筒卫生纸、擦手纸和湿纸巾。

有纸质天然洁白、柔软、细腻、吸水性强、拉力好等特点，集团依托原材料的竞争优势与持续的市场投入，致力打造成中国中档生活用纸领先品牌。

先进设备

新世纪纸业旗下无锡抄纸厂拥有两台从奥地利进口的世界最大、最先进的生产用纸纸机，目前纸机车速可达近2130米/分钟。

另一台从意大利进口，同类型，涉及车速2400/分钟的纸机也于011年3月建成投产。

同事，新世纪位于海南的抄纸厂也拥有者多台进口纸机和国产纸机，在成品加工工艺方面，新世纪汇集了世界顶级的生产用纸加工包装设备，百余条全自动化成品加工生产线20%来自意大利、德国等欧洲国家，80%来自日本、台湾等地，设备全部采用自动化生产控制，严格的生产工艺保证了产品的优质。

企业大事记

年度

大事

2012年

3月APP生活用纸事业部2012年全球MBOS大会于中国苏州召开

4月新世纪无锡工厂活得加工贸易转型升级示范企业

5月新世纪无锡工厂获得江苏开放型经济先进企业

9月中国纸业可持续发展论坛在武汉-孝感举行

2011年

3月新世纪纸业无锡厂九号纸机开机

5月美国佛吉尼亚州长及其代表团来访新世纪纸业集团有限公司

8月新世纪纸业集团正式加入“联合国全球契约”及“CEO水之使命”

2010年

1月举办新世纪湿纸巾厂奠基仪式

12月获得中国环境标志产品认证

2009年

6月协办“立足中国，绿色承诺”中国纸业可持续发展论坛2009

2008年

4月荣获“环境保护重大贡献企业”称号

2007年

2月通过OHSAS1801（职业健康安全体系）认证

3月荣获“2006年度环保先进单位”称号

2004年

3月新世纪纸业通过ISO14001环境管理体系认证，成为国内首家生活用纸

通过环境认证的企业

2000年

2月通过ISO9001体系认证

1999年

1月无锡加工厂纸机#1、#2投入生产

1998年

12月加工厂开始投产，配合多条全自动流水线，实现月产生活用纸80万

箱。

1996年

3月新世纪纸业有限公司成立

企业愿景,使命与理念

清洁生产，绿色循环

关爱不止，加倍呵护

舒适体验，优质生活

企业认证与荣誉

获得ISO管理体系认证：

2000年通过ISO9001体系认证，2004年新世纪纸业通过

ISO14001环境管理体系认证

2010年获得中国环境标志产品认证

2007年通过OHSAS1801（职业健康安全体系）认证

2008年通过PEFC-COC林产品监管链管理体系认证，

2006年获得中华环境友好生活用纸企业殊荣

导读：

✓集团组织结构

新世纪纸业集团总公司与纸业销售总公司是法人公司，东莞工厂、无锡工厂及所有销售分公司为非法人公司。

✓相关假设内容索引

序号