档案管理制度0.docx

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档案管理制度0

档案管理制度

档案管理制度篇一第一章总则一、目的档案是公司企业文化的重要部分，为了加强公司的档案管理工作，特制定本制度。

二、管理部门综合部是公司文书档案的管理部门，其主要职责如下：

1、制定或参与制定档案工作的规章制度。

2、对公司其他部门文件资料的归档工作进行监督和指导。

3、做好公司档案的收集，整理，保管和利用工作。

4、做好永久性档案向有关机构移交的工作。

5、提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理的现代化和科学化。

第二章公司档案管理一、归档范围公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须阅卷归档，具体分类如下：

1、办公文件包括公司的各种请求与批复文件、各种申请文件（如申请用印文件）、公司对外发文（公司发出的工作计划、方案、安排、总结、汇报，简报、通知等文件）、注册年检资料、验资文件、融资资料、法律事务、处理纠纷等具有保存价值的文件。

2、证件性文书资料包括法人营业执照，各种项目许可证等资料，企业和产品获得各种荣誉证书，证明等资料。

3、法规性文件，包括上级颁布需要公司执行或者由公司发行的各种标准，规章制度等。

4、公司的重大决议：

包括由公司会议、总经理办公会及相关行政会议等形成的文件和会议材料会议记录等。

5、计划性文件：

包括公司整体计划或规划，开发计划，项目质量计划，营销计划，财务计划等。

6、总结性文件：

包括公司年度和月度工作总结，下属部门的年度、月度总结工作报告，方向性工作总结调查报告等。

7、批示性文件：

包括公司种类计划指标，技术指标等以及公司各项任命的指示等。

8、凭证性文件：

包括公司各部门上报的在日常活动中形成的各种原始记录和凭证，如财产状况等。

9、声像制品资料：

包括公司在经营活动，或政治文化娱乐活动中，以及在外学习考察时，由外部人员提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料，音像资料等。

10、技术档案：

技术方面一切需要存档的各类资料。

11、会计档案：

有关会计工作的方针，政策，制度，预算，计划，总结，报告，合同以及往来文书等都应归档。

会计凭证，会计帐簿，会计报表等会计核算专业资料可由财务部门自行存档。

12、人事档案：

公司人事档案由部门自行立卷，归档，管理。

二、管理部门1、公司档案工作实行集中与分散相结合的管理体制，由综合部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。

2、公司设立三个档案管理点，技术档案由技术质量部负责建档和管理。

会计档案由财务部门负责建档和管理。

其他各类档案包括人事档案由综合部负责建档与管理，同时综合部还负责其他部门移交档案的管理。

3、各档案点管理的文件不能随便处置，由综合部定期归档，统一处理。

第三章平时归卷一、各部门要健立健全平时归卷制度，对处理完毕或批存的文件资料，由部门档案管理人员集中统一保管。

二、公文承办人员应及时将办理完毕或经领导批存的文件资料收集齐全，并加以整理，交由部门档案管理人员归档。

第四章立卷一、立卷要求：

遵循文件的形成规律与特点，保存文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

二、归档文件资料的种数，份数以及每份文件的页数要保持齐全完整。

三、卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的应排列在一起。

四、永久，长期和短期文件应按不同情况填写目录，填写字迹要工整。

第五章文件质量要求一、字迹清楚，图物相符，图样清晰，图表整洁，签字手续完备。

请求和批复，印本和底稿，正文和附件必须立在一起。

二、复印，打印文件及照片字迹，线条和影像的清晰和牢固程度应符合设备标定质量。

三、录音录像资料应保证载体的有效性。

声像档案设立必须详细记录事由，时间，地点，主要人物，背景，摄录者，归档声像资料必须是原版原件，清晰完整。

四、各类实物档案（奖品，奖杯，锦旗，证书，牌匾等）必须原件归档，并保持其完好无损。

第六章档案级别分类机要档案按照级别分为“绝密”“机密”“秘密”三级。

一、绝密档案包括：

公司经营发展中的经营策略，经营方向，经营规划，经营项目、经营决策，战略性的合作协议以及合同金额在元以上的合同。

二、机密档案包括：

1、财务资料。

2、公司重要会议记录。

3、公司经营情况。

4、人事档案，薪资性档案，劳动合同。

5、技术档案。

6、金额在元至元的合同。

三、秘密档案包括：

1、重要项目资料。

2、项目合作协议。

第七章档案借阅利用一、公司内档案利用形式1、提供档案原件。

2、提供档案复印件。

二、借阅管理1、档案主要归本公司使用，外单位人员一律不准借用本公司档案，如遇特殊情况，需经公司总经理特批，方可借阅。

2、各部门工作人员可以借阅本部门业务范围内的档案资料，如查阅非本部门的重要资料或密级档案，须填写《档案借阅单》由部门经理，所涉及部门经理，总经理签字方可借阅。

3、档案的借阅者应保持档案的完整和完全，不得私自影印，复制，不得擅自拆散，调整，抽取，污损，不得转借。

4、对珍贵或易损的档案，应制成复制品加以利用，若有需要，复印件可加盖公章。

5、档案一般不得外借，若有特殊情况，可由借用人填写《档案借阅单》说明情况，由部门经理，总经理批准后，限期借出，到期归还，若延迟归还需要重新填写《档案借阅单》说明情况，若不慎丢失，须及时追查，并报主管部门及时处理。

6、有下列情形之一的，给予罚款或开除处理，情节严重的，可依法追究刑事责任。

A：

损毁，丢失，或擅自销毁公司档案。

B：

擅自向外界提供，摘抄公司档案。

C：

涂改，伪造档案。

D：

未及时上报归档者。

第八章档案清理一、档案管理人员应维护档案清洁。

二、对破损档案及时进行修补。

第九章档案销毁管理一、对已失效的档案，由档案管理员登记造册，经相关领导共同鉴定，报总经理批准后，按规定销毁。

二、经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。

三、销毁文件必须在指定地点时行，并派专人监销，销毁后，由监销人员在销毁清单上签字确认。

篇二档案管理办法第一条目的为加强企业档案管理工作，维护档案的完整与安全，便于企业各部门人员的利用，充分发挥档案在生产、管理中的作用，根据国家有关档案管理的法律、法规，制定本办法。

第二条适用范围本办法适用于企业在行政管理、生产建设、经营管理等过程中所形成具有保存价值的文件材料，包括行政、人事、工程、经营、财务等各种档案。

第三条职责档案管理工作设立档案管理员，对企业内的档案资料实行统一管理，各部门设立二级档案员，由档案管理员组织协调。

档案管理员，负责组织各部门做好档案归档工作，对档案文件进行验收、整理、保管和提供利用，并对各部门文件资料的收集、整理、归档工作进行组织、指导和监督。

各部门档案员，负责部门内档案的收集、整理工作，并于指定时间将部门档案移交至档案管理员。

第四条档案的分类及编号

（一）类别设置本企业档案共分八大类：

文书档案（A）、工程档案（B）、合同档案（C）、会计档案（D）、人事档案（E）、声像档案（F）、实物档案（G）、设计档案（H）。

大类用英文字母作代字,大类以下的属类用阿拉伯数字作代号。

大类及属类设置如下:

A文书档案B工程档案C合同档案D会计档案D1会计报表D2会计账簿D3会计凭证D4其他会计材料E人事档案E1财务综合部E2总经办E3设计部E4技术部E5项目管理部F声像档案F1视频F2照片G实物档案H设计档案

（二）编号方法1.文书档案编号文书档案采用单件归档方法，其编号结构模式为：

分类号（含大类代字及保管期限代号）/年度/件号。

保管期限代号永久为1，30年为4，10年为5，同一保管期限的归档文件每年从“1”开始编件号。

例：

A/1/20xx/1件号（第1件）年度（20xx年）保管期限代号（永久）大类代字（文书档案）2.工程档案编号工程档案按工程项目组卷，其编号结构模式为：

分类号（含大类代字及工程项目代号）/案卷号。

每个项目从“1”开始编案卷号。

例：

B1/1案卷号（第1个案卷）工程项目代号（第1项工程）大类代字（工程档案）3.合同档案编号合同档案采用单件归档方法，其编号结构模式为：

分类号（含大类代字及保管期限代号）/年度/件号。

保管期限代号永久为1，30年为4，10年为5，同一保管期限的归档文件每年从“1”开始编件号。

例：

C/1/20xx/1件号（第1件）年度（20xx年）保管期限代号（永久）大类代字（合同档案）4.会计档案编号会计档案采用单件归档方法，其编号结构模式为：

分类号（含大类代字及属类代号）/年度/件号。

同一属类的归档文件每年从“1”开始编件号。

例：

D3/20xx/1案卷号（第1个案卷）年度（20xx年）属类代号（会计凭证）大类代字（会计档案）5.人事档案编号人事档案按个人组卷，其编号结构模式为：

分类号（含大类代字及属类代号）/案卷号。

每个员工从“1”开始编案卷号。

例：

E1/1案卷号（第1个案卷）部门代号（财务综合部）大类代字（人事档案）6.声像档案类编号

（1）视频档案，采用按件归档整理方法，一次工作或活动所形成的视频为一件档案材料，其编号结构模式为：

分类号（含大类代字及属类代号）/年度/件号。

每年从“1”起编件号。

例：

F1/2016/1件号（第1件）年度（20xx年）属类代号（视频）大类代字（声像档案）

（2）照片档案，按组整理归档，一次活动形成的照片为一组，其编号结构模式为：

分类号（含大类代字及属类代号）/年度/组号/张号。

每年从“1”起编组号，每组照片从“1”起编张号。

例：

F2/20xx/1/1张号（第1张）组号（第1组）年度（20xx年）属类代号（照片）大类代字（声像档案）7.实物档案编号实物档案每年按件整理归档，其编号结构模式为：

分类号（大类代字）/年度/件号。

每年从“1”开始编件号。

例：

G/20xx/1件号（第1件）年度（20xx年）大类代字（实物档案）8.设计档案编号设计档案按年度立项项目组卷，其编号结构模式为：

分类号（含大类代字及工程项目代号）/年度/案卷号。

每个项目从“1”开始编案卷号。

例：

H1/20xx/1案卷号（第1个案卷）年度（20xx年）设计项目代号（第1项）大类代字（设计档案）第五条文件的整理和归档时间

（一）文件的整理1.归档的文件应完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保存，图文字迹应符合形成文件设备（打印机、复印机、扫描仪等）标称的质量要求。

2.归档的文件应为原件。

因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。

字迹清楚工整，纸张及文件格式符合国家要求，避免使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料。

3.归档的文件一般一式一份。

重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。

4.档号章、档案盒背脊、备考表等项目，使用蓝黑墨水或碳素墨水钢笔填写，也可盖字粒章或打印；档案目录应当打印并使用A4规格纸张。

5.总经办要定期对已超过保管期限的档案进行鉴定，对确无保存价值的档案进行登记造册，经部门领导审核、总经理批准后方可销毁，任何人不得擅自销毁档案。

（二）文件的归档时间各部门档案员应按照相关规定时间向档案管理员移交上年度档案，集中管理。

电子档案需相关部门负责人上传至指定移动硬盘的文件夹中。

序号档案类别负责部门归档内容移交时间1文书档案财务综合部各类资质文件、证件（营业执照正副本、组织机构代码正副本、IC卡、国地税税务登记证副本、开户许可证等）由财务综合部负责保管相关经办部门会议记录、会议纪要、简报、公司发文、工作计划、工作总结、设备及资产的登记资料等每季度移交2合同档案财务综合部工程承包及发包、销售、购置、商务、转让等各类合同协议的正本原件工程类合同待工程完工结算后3个月内移交，其他合同于次年2月移交3人事档案总经办个人简历、入职表、身份证明材料、学历、职务证明材料、契约性文件员工入职1周内移交财务综合部异动（调动、转正、调薪、离职等）、绩效管理、培训及奖惩等相关材料由财务综合部负责人办理好手续1周内，移交4工程档案技术部电子及纸质相关资料，具体见《工程档案归档范围及保管期限》待工程完工结算后3个月内移交5会计档案财务综合部相关资料，具体见《会计档案归档范围及保管期限》由财务综合部负责保管6声像档案相关经办部门相关资料，具体见《声像档案归档范围及保管期限》活动结束后1个月内移交7实物档案相关经办部门相关资料，具体见《实物档案归档范围及保管期限》实物颁发后1个月内移交8设计档案设计部电子及纸质相关资料，具体见《设计档案归档范围及保管期限》于次年2月移交第六条各类文件材料归档范围及保管期限

（一）文书档案文书档案归档文件采用单件归档整理方法，以“件”为单位进行排列、装订、编页码、编档号。

不同年度的要分开整理。

1.划分保管期限：

按照《文书档案归档范围和保管期限表》，将归档文件材料划分为永久、30年、10年三种保管期限。

2.排序：

对同一形成年度同一保管期限的归档文件进行排序。

一般按时间、机构或问题、文号等先后顺序排列，尽量将同一事由的文件排列在一起。

3.编页码：

没有编页码的文件，以“件”为单位对有效页面编连续页码，正面编于右上角，反面编于左上角，本身有正确页码或单页的文件不需再编页码；1份文件各部分（如收、发文处理单和定稿）已有独立正确的页码时不用再编页码，合并计算其总页数即可。

编页号时采用打码机。

4.盖档号章：

每“件”加盖档号章，档号章的位置一般盖在文件首页左上方空白处。

如文件首页上方不够位置盖章，可盖在文件首页左下方空白处，如上下方都不够位置，可另加白纸封面。

档号章可用字粒章填写，也可手工填写，要求工整。

档号章示例：

全宗号类别号A期限永久年度20xx机构件号1全宗号：

是档案馆进馆单位所编制的实体管理号，无则不需填写。

类别号：

文书档案大类代字期限：

文件保管期（永久，30年，10年）年度：

文件形成年度机构：

归档文件的承办机构（规范化简称）件号：

文件在该年度同一保管期限内的排序号5.装盒：

将整理好的归档文件按照编号顺序装入文书档案盒内，并填写档案盒背脊、盒内备考表。

不同年度不同保管期限的归档文件不能装在同一盒内。

6.著录上传：

在文书档案Excel中著录每份归档文件的基本信息。

著录项目包括：

全宗号、类别、保管期限、年度、件号、文号、责任者、文件题名、日期、页数等。

7.文书档案归档范围及保管期限序号归档文件材料名称或类型保管期限备注1企业筹备期的可行性研究、申请、批准，企业章程，董事会、股东会、监事会和经理层机构及变更永久2董事会、股东会、监事会活动永久3企业制定的规章制度永久4企业年度总结、计划永久5一般的会议纪要、30年6综合性行政事务30年

（二）工程档案工程档案的平时收集和管理工作由技术部指定专人负责，与项目建设进程同步。

从项目申请投标起，即应开始进行工程档案材料的收集，项目竣工后，要及时补充收集相关材料，确保文件材料的齐全完整。

1.组卷：

工程档案按建设项目，区分前期准备、设计、施工、监理、竣工、使用维护等形成阶段，结合考虑文件材料内容、数量、保管期限进行组卷。

案卷题名应简明、准确地揭示建设项目名称、阶段名称、文件材料种类。

2.编号：

整卷装订的案卷，以卷为单位编连续页码。

编号时，只对文件材料的有效页面编页码，空白页面不编。

编号位置：

正面编于右下角，反面编于左下角。

编页号时采用打码机。

本身有正确页码或单页的文件材料不需再编页码。

3.案卷装盒：

整卷装订的，将装订好的案卷按照编号顺序装入档案盒内。

散件装订的，将卷内文件目录、文件材料依次装入档案盒内。

4.著录上传：

在工程档案Excel中著录每个案卷和每份卷内文件的基本信息。

卷内文件著录项目包括：

全宗号、类别、保管期限、文号、责任者、文件题名、日期、页数、备注等；案卷著录项目包括：

全宗号、项目编号、案卷号、案卷题名、立卷单位、保管期限、密级等。

同时在档案移动硬盘上传每份卷内文件相应电子文件，无相应电子文件的卷内文件需扫描上传。

电子档案存放路径：

可移动硬盘\工程档案\工程项目案卷号。

5.工程档案归档范围及保管期限序号归档文件材料名称或类型保管期限备注1招标文件永久2投标文件3中标通知书4监理、设计、施工合同5工程开工报告及施工组织设计、技术交底6图纸会审、变更及洽商记录7设计变更单及相关资料（报价单，审核确认单）8施工现场签证记录9隐蔽工程检验记录10现场施工图片11施工日志12施工材料合格证和检验报告13工程结算书14工程结算审批表、竣工验收移交证明书、交工验收现场记录及竣工验收报告等15相关竣工图纸（三）合同档案合同档案采用单件归档方法，以“件”为单位进行排列、装订、编页码、编档号。

不同年度的要分开整理，合同档案保存期限为永久。

1.排序：

对同一形成年度同一保管期限的归档文件进行排序。

一般按时间、机构或问题、文号等先后顺序排列，尽量将同一事由的文件排列在一起。

2.编页码：

没有编页码的文件，以“件”为单位对有效页面编连续页码，正面编于右上角，反面编于左上角，本身有正确页码或单页的文件不需再编页码；1份文件各部分（如收、发文处理单和定稿）已有独立正确的页码时不用再编页码，合并计算其总页数即可。

编页号时采用打码机。

3.盖档号章：

每“件”加盖档号章，档号章的位置一般盖在文件首页左上方空白处。

如文件首页上方不够位置盖章，可盖在文件首页左下方空白处，如上下方都不够位置，可另加白纸封面。

档号章可用字粒章填写，也可手工填写，要求工整。

档号章示例：

全宗号类别号C期限永久年度20xx机构件号1全宗号：

是档案馆进馆单位所编制的实体管理号，无则不需填写。

类别号：

合同档案大类代字期限：

文件保管期（永久）年度：

文件形成年度机构：

归档文件的承办机构（规范化简称）件号：

文件在该年度同一保管期限内的排序号4.装盒：

将整理好的归档文件按照编号顺序装入文书档案盒内，并填写档案盒背脊、盒内备考表。

不同年度不同保管期限的归档文件不能装在同一盒内。

5.著录上传：

在合同档案Excel中著录每份归档文件的基本信息。

著录项目包括：

全宗号、类别、保管期限、年度、件号、合同编号、责任者、合同题名、日期、页数等。

（四）会计档案会计档案采用单件归档整理方法，以“件”为单位进行排列、装订、编页码、编档号，不同年度的要分开整理。

“件”是归档文件的整理单位，一般以每份文件为1件。

1份会计报表为1件、1本（份）账簿为1件、1册（本）凭证为1件。

“件”题名应准确概括该件会计档案的形成单位、时间、内容、文件名称。

1.编码：

没有编页码的文件，以“件”为单位对有效页面编连续页码，正面编于右上角，反面编于左上角，本身有正确页码或单页的文件不需再编页码；1份文件各部分已有独立正确的页码时不用再编页码，合并计算其总页数即可。

凭证类不需要编页码。

编页号时采用打码机。

2.盖档号章：

每“件”加盖档号章，档号章的位置一般盖在文件首页左上方空白处。

如文件首页上方不够位置盖章，可盖在文件首页左下方空白处，如上下方都不够位置，可另加白纸封面。

档号章可用字粒章填写，也可手工填写，要求工整。

档号章示例：

全宗号类别号D1期限永久年度2016机构件号1全宗号：

是档案馆进馆单位所编制的实体管理号，无则不需填写。

类别号：

文书档案大类代字期限：

文件保管期（永久，25年，15年、5年）年度：

文件形成年度机构：

归档文件的承办机构（规范化简称）件号：

文件在该年度同一保管期限内的排序号3.著录上传：

在Excel中著录每份归档文件的基本信息。

著录项目包括：

全宗号、类别、保管期限、年度、件号、文号、责任者、文件题名、日期、页数等。

4.会计档案归档范围及保管期限序号归档文件材料名称或类型保管期限备注D1报表（包括各级主管部门汇总财务报告）1年度财务报告（预、决算）永久包括文字分析2月、季度财务报告5年包括文字分析D2账簿1现金出纳账25年2银行存款账25年3总账25年4明细分类账25年D3凭证1原始凭证15年2记账凭证15年3汇总凭证15年D4其他1会计移交清册15年2会计档案保管清册永久3会计档案销毁清册永久4银行余额调节表5年5银行对账单5年（五）人事档案在员工入职一周内建立统一的基础档案，实行一人一档的立卷方法。

根据员工的异动（调动、转正、调薪、离职等）、绩效管理、培训及奖惩等，由财务综合部负责人办理好相关手续后，移交给档案管理专员。

档案管理专员应及时将相关资料归档，装入员工内部人事档案袋，并做好目录填写。

1.著录上传：

在人事档案管理系统中著录每位员工的基本信息。

2.人事档案归档范围及保管期限序号归档文件材料名称或类型保管期限备注1员工个人简历定期2员工入职表定期3员工转正申请表定期4员工与企业的劳动合同等契约性文件定期5员工身份证明材料（如身份证复印件等）定期6员工学历、学位和专业技术职务证明材料（复印件）定期7员工在本企业工作期间的考核、考绩、鉴定材料等定期8有关员工任免、聘用、待遇、奖惩、离职等方面的文件材料定期9员工在本企业工作期间参加各种培训的证书定期10员工参加社会保险、医疗保险等方面的文件材料定期11有关该员工的其他应归档文件定期（六）声像载体档案u视频档案：

一项工作或活动所形成的音频或视频作为一件档案材料，视频按“件”整理归档。

收集的视频应具有完整准确的文字说明，包括活动的时间、地点、内容、主要人物姓名或景物名称、摄录者等要素。

文字说明宜用“TXT”文件保存。

1.视频档案存储格式要求：

属于模拟信息或不符合归档数字格式要求的音频或视频应先按以下要求转换为标准数字格式：

MKV、AVI、MOV、MX、WMV、ASF、ASX、RM、RMVB、MPG、3GP、MPEG-2、MPEG-4、M4V、DAT、FLV、VOB等应转换为MPEG-4文件格式，并保留原始格式，同时保存一份FLV格式便于利用。

2.储存：

在声像载体档案Excel中著录每件视频的基本信息。

著录项目包括：

档号、视频题名、录制时间、录制长度、备注等。

同时在档案移动硬盘上传每件视频。

储存路径：

可移动硬盘\声像载体档案\视频档案\“年度”命名（“年度”一般指摄录年度）的文件夹。

每段剪辑后的音频或视频文件以“摄录日期·地点•活动内容。

摄录日期：

用8位阿拉伯数字表示。

摄录地点：

记述地点全称。

活动内容：

记述清楚活动主题、主要人物姓名、职务。

u照片档案：

照片要选择该项工作或活动内容具有代表性的进行归档，归档照片应图像清晰，冲晒成4R规格，以便入册保管。

1.照片说明文字：

应包括活动时间、地点、主题、主要人物及其位置、拍摄者等要素。

2.相片标签：

u每组照片打印一份《照片组文字说明标签》，例：

组号F3/20xx/8拍摄地点市会议中心拍摄日期20xx0702拍摄者张××数码照片张数15纸质照片张数10组文字说明20xx年7月2日，市XX局在市会议中心召开全市档案工作会议。

副市长×××、特邀嘉宾×××出席了会议u每张纸质照片打印一份《照片文字说明标签》，例：

档号F3/2008/8/1拍摄时间20080702拍摄地点市会议中心拍摄者张××文字说明20xx年7月2日，市XX局在市会议中心召开全市档案工作会议。

图为副市长×××（中），特邀嘉宾王×××（右一）、市XX局局长×××（左一）在会议主席台上3.著录上传：

在声像载体档案Excel中著录每件照片档案的基本信息。

著录项目包括：

档号、相片题名、拍摄时间、相片所在页号、备注等。

同时在档案移动硬盘上传每件相片。

储存路径：

可移动硬盘\声像载体档案\相片档案\以“年度”（一般指拍摄年度）命名的文件夹。

按照一组照片对应一个文件夹的原则，在“年度”文件夹下建立以“拍摄日期+地点+事件内容+拍摄者或来源”命名（“拍摄日期”用8位阿拉伯数字表示，“拍摄者或来源”应用“（）”括起）的文件夹，将拍摄或扫描后形成的数码照片存储（按JPEG标准格式存储，内容特别重要的宜同时选择RAW、TIFF等文件格式存储）在该文件夹下，每张数码照片按顺序号命名，对于主要人物的合照，应以“主要人物及其职务（在照片中的位置）”命名该张照片，以方便归档人员整理著录。

4.声像档案归档范围及保管期限序号归档文件材料名称或类型保管期限备注1反映本企业主要职能活动和工作成果的照片、VCD等永久2领导人和著名人物参与本企业有关重大活动的照片、VCD等永久3本企业组织或参加的重要外事活动的的照片、VCD等永久（七）实物档案1.归档的实物应当拍照，所拍照片需刻盘脱机保存，两者之间要建