使用outlook 收发邮件.docx

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使用outlook收发邮件

使用outlook2000收发邮件

outlook2000是一个桌面信息管理程序，可用它来管理商务信息和个人信息。

例如，安排工作日程、收发电子邮件，对日记、联系人、名片进行管理等，也可以使用outlook2000查阅文档，管理本机信息或与他人共享的信息。

本节主要介绍使用outlook2000来收发电子邮件的方法。

利用outlook2000不仅能够方便地接收、发送电子邮件，轻松地创建、浏览邮件，还能非常有效地管理邮件。

outlook2000的启动

启动outlook2000有以下多种方法：

·在windows98桌面上双击outlook2000的快捷方式图标。

·选择“开始/程序/microsoftoutlook”菜单命令。

·单击任务栏上“快速启动栏”中的“outlook2000”按钮。

outlook2000启动后默认打开的窗口是“outlook今日”窗口，其内显示了今日的具体日期，以及“日历”、“任务”、“邮件”等栏目。

如图113所示。

图113outlook2000窗口

事实上，outlook2000窗口显示的内容可由其左侧outlook面板上的图标按钮来切换控制，该面板上有3个快捷方式图标组，分别是：

·outlook快捷方式组：

包括“outlook今日”、“收件箱”、“日历”、“联系人”、“任务”、“便笺”和“已删除的邮件”等图标。

·自定义快捷方式组：

包括“草稿”、“发件箱”、“已发送邮件”、“日记”和“outlook更新”等图标。

·其他快捷方式组：

包括“我的电脑”、“mydocuments”和“favorites”等图标。

单击outlook面板上相应的快捷方式组按钮，就可以进行组的切换。

图114是切换到“自定义快捷方式”组后，单击“日记”图标后的窗口显示。

图114“自定义快捷方式”组的“日记”窗口 

提示：

可以将outlook2000窗口左侧的“outlook面板”关闭，只需选择“视图”菜单中的“outlook面板”命令，去掉其前面的选中标记即可。

outlook2000的设置

一般情况下，outlook2000的默认设置即可满足要求，若有特殊需要，可由用户进行一些必要的设置。

选择“工具/选项”菜单命令，将弹出如图115所示的“选项”对话框。

在该对话框中通常可以根据需求进行以下一些项目的设置：

图115“选项”对话框

·在“首选参数”选项卡中，可分别设置“电子邮件选项”、“日历选项”、“任务选项”和“联系选项”等。

·在“邮件传递”选项卡中，可新建或更新邮件服务帐号，并可设置是否“连接后立即发送邮件”，每隔多少分钟检查新的邮件，以及完成发送、接收或更新后是否挂断与网络连接等。

如图116所示。

图116“邮件传递”选项卡

·在“邮件格式”选项卡中，可以设置邮件发送编码格式，即可以在“纯文本”、“html”及“microsoftoutlookrtf”三种格式中指定一种发送格式，并可设置所用的邮件文字字体，以及是否使用数字签名等。

·在“其他”选项卡中，可以设置是否“在退出时清空‘已删除邮件’文件夹中的邮件”，以及是否将邮件自动存档等。

·若在“首选参数”选项卡的“电子邮件”框中单击“电子邮件选项”按钮，则可在弹出的“电子邮件选项”对话框中设置对邮件的处理，包括“保留邮件副本…”，“新邮件到达时给出通知”和“自动保存未发送的邮件”，以及设置在答复和转发邮件时是否“包含原始邮件文本”等。

如图117所示。

图117“电子邮件选项”对话框

电子邮件基础

通过因特网，任何人可在任何时间、任何地方收发电子邮件。

电子邮件高效、快捷、廉价，全球每天在因特网上传递的电子邮件平均在几千万份以上。

1.简单原理

电子邮件的收发过程也遵循客户机/服务器模式，邮件收发者的计算机作为邮件客户机，而邮件服务器则是isp的一台专门计算机。

通常个人用户不能直接发送和接收电子邮件，而是首先将邮件从自己的计算机发送到isp的邮件服务器，再由该服务器发送到因特网上，然后送到收件人邮箱所在的isp邮件服务器上，最后才到达收件人的计算机中。

在这个过程中，isp的邮件服务器起到了一个“邮局”的作用，它管理着众多注册用户的邮件信箱，而每个用户的信箱都在该邮件服务器的硬盘上占据一定的存储空间。

2.电子邮件协议

电子邮件的发送和接收过程需要遵循专门的电子邮件协议，它是整个网络应用协议的一部分。

著名的邮件协议有smtp协议和pop3协议。

smtp是简单邮件传输协议，适用于服务器与服务器之间的邮件交换和传输。

因特网上的邮件服务器大多遵循smtp协议。

pop3是邮局协议的第3版本。

用户可使用pop3协议来访问isp邮件服务器上的信箱，以接收发给自己的电子邮件。

通常当所有邮件下载到用户计算机的硬盘上后，邮件服务器硬盘上该邮箱中的邮件即被删除。

3.电子邮件地址

一个用户允许有属于自己的多个电子邮箱。

因特网上的每个电子邮箱都有不同的邮件地址，或称e-mail地址。

如果要给某人发送电子邮件，必须知道这个人的电子邮件地址。

电子邮件地址的格式是固定的，并且在全世界是惟一的。

其格式为：

用户名@主机名

其中：

“@”符号表示“at”。

主机名指的是拥有独立ip地址的邮件服务器名字。

用户名则是在该服务器上为用户建立的电子邮件帐户名。

例如，在chinanet上开户的某一个用户的电子邮件地址为：

tobby@

设置电子邮件帐号

要利用outlook2000收发邮件，必须先在outlook中登记设置一个用户自己的邮件帐号，以便让outlook知道邮件主人的用户名和用户自身的电子邮件地址，以及收发邮件时所使用的邮件服务器名称和所采用的邮件协议等有关信息。

outlook2000可以为用户管理多个电子邮件帐号。

在设置邮件帐号之前，用户通常可从其注册的isp那里得到一个邮件帐号和密码。

此外，用户还可在某些网络站点上申请一个或多个免费的邮件帐号，然后将其添加到outlook2000中。

要在outlook2000中设置（添加）电子邮件帐号，可按以下步骤进行：

（1）在outlook2000的窗口中，选择“工具/帐号”菜单命令，弹出如图118所示的“internet帐号”对话框。

图118“internet帐号”对话框

（2）在“邮件”选项卡中单击“添加”按钮，再在子菜单中选择“邮件”命令。

（3）此时，outlook2000将启动一个“internet连接向导”，出现“您的姓名”对话框。

在“显示姓名”框中输入你的姓名（可以是真名、别名或其他任何名称），收件人在收到此邮件后，在该邮件的“发件人”栏目内将出现这个姓名。

（4）单击“下一步”按钮，出现“internet电子邮件地址”对话框，在其中输入isp为你提供的邮件地址或你自己申请的免费邮件地址。

（5）单击“下一步”按钮，出现“电子邮件服务器名”对话框，在这里输入你的邮件接收（pop3或impa）服务器的名称和外发邮件（smtp）服务器的名称。

（6）单击“下一步”按钮，出现“internetmail登录”对话框，在这里输入你的邮件帐号（用户名）和密码。

（7）单击“下一步”按钮，出现“选择连接类型”对话框，如果是用拨号连接，可选择“通过电话线连接”。

（8）单击“下一步”按钮，然后再设置所用的调制解调器和所用的拨号连接，最后单击“完成”按钮。

创建新邮件

要创建和撰写新邮件，可按以下步骤进行：

（1）单击窗口工具栏中的“新建”按钮，出现如图119所示的“邮件”窗口。

图119“邮件”窗口

（2）在“收件人”框中输入收件人的电子邮件地址。

如果需要同时发送给其他人，可在“抄送”框或“密件抄送”框中输入多个电子邮件地址，各地址之间应用分号隔开。

（3）在“主题”框中输入该邮件的主题。

例如“happynewyear”等。

（4）在窗口下部的邮件正文框中，撰写邮件的文字内容。

（5）如果想要附带发送一个或多个文件，可以选择“插入/文件”菜单命令或单击工具栏中的“插入文件”按钮，弹出“插入文件”对话框。

在该对话框中指定要附加的文件并单击“插入”按钮，即可在邮件中插入该附加文件。

（6）单击工具栏左端的“发送”按钮，即可将此邮件发送出去。

创建新邮件时，需要说明以下几点：

·“抄送”与“密件抄送”是可选项，即当发送给多个收件人时才需要填写。

“抄送”与“密件抄送”的区别是：

接收人能见到“抄送”框中的邮件地址，但不能见到“密件抄送”框中的邮件地址。

·“收件人”、“抄送”或“密件抄送”框中的内容可以自动填入。

方法是：

单击“收件人”、“抄送”或“密件抄送”按钮，在弹出的如图120所示的“选项姓名”对话框中选择某位联系人作为收件人。

与联系人有关的内容将在本章最后的“使用通讯簿”一节进行介绍。

图120“选择姓名”对话框

·若要设置邮件中文字的格式，可选中“格式”菜单中的“带格式文本”，再在邮件中选中要设置格式的文本，然后再选择“格式/字体”菜单命令，在弹出的“字体”对话框中做进一步的字体格式设置。

·在邮件中插入的（或称附加的）文件，可以是文本文件、图片文件、声音文件或程序文件等各种文件。

·选择“文件/脱机工作”菜单命令，可在脱机工作状态下撰写邮件，以节约联网费用。

此外，还可以先在word文档中或写字板中书写邮件内容，并作为文件保存起来。

然后再使用outlook2000的“插入文件”功能将该文件插入到新建的邮件中。

·单击“发送”按钮后，发送的邮件将被暂时保存在“发件箱”中，单击窗口左侧“自定义快捷方式”组中的“发件箱”按钮，在切换到的“发件箱”文件夹中，可看到待发送的邮件。

这些邮件可以在接入因特网后，单击工具栏上的“发送和接收”按钮将它们一起发送出去。

发送和接收邮件

outlook2000包含一个“收件箱”用以存放收到的邮件，另有一个“发件箱”存放已经撰写好待发送的邮件。

要将“发件箱”中的邮件发送出去并从邮件服务器中取回发给自己的邮件，可单击outlook窗口工具栏中的“发送和接收”按钮。

此时若没有和internet连接，outlook会自动要求连接，在验证用户名和密码并成功登录到指定的邮件服务器后，outlook会先将“发件箱”中的邮件发送出去，再连接到pop3服务器检查是否有新的邮件到来，如果有就将其下载并保存到本地计算机的outlook“收件箱”中。

需要说明的是：

·若用户已经接入isp，则通常当outlook2000启动后，会自动与默认的邮件服务器连接，并将用户帐号信箱内的邮件下载到“收件箱”文件夹中。

在“收件箱”文件夹中将列出所有收到邮件的信息，包括每一封电子邮件的发送人、邮件主题和接收时间等。

·用户如果拥有并设置了多个邮件帐号，outlook2000将使用默认帐号发送邮件。

如果要改变默认帐号，可选择“工具/帐号”菜单命令，在弹出的“internet帐号”对话框中，选中要设为默认的帐号，再单击“设为默认值”按钮。

·如果要接收所有帐号信箱中的邮件或非默认帐号中的邮件，可以单击“工具”菜单中，在其“发送和接收”子菜单中：

若选择“所有帐号”即可发送和接收所有帐号信箱中的邮件；若选择某个帐号则仅发送和接收该帐号信箱中的邮件。

阅读与管理邮件

阅读与管理邮件时，不妨在“视图”菜单中去掉“outlook面板”前的对勾，以关闭“outlook面板”，再在“视图”菜单中选中“文件夹列表”，以在窗口左侧显示“文件夹列表”窗格。

然后单击“文件夹列表”中的“收件箱”，切换到“收件箱”窗口。

收到的所有邮件都会出现在“收件箱”窗口右侧窗格的上部，单击其中的某个邮件，就可在下面的预览窗口中显示该邮件的具体内容。

1.阅读邮件

双击“收件箱”邮件列表中某个邮件的名称或图标，就可将该邮件在一个单独的窗口内打开，并显示该邮件的发件人、收件人、主题、发送时间及邮件正文内容，以便仔细阅读。

当邮件中带有一个回形针标志时，表明是一个带有附件的邮件。

单击此回形针标志可见到附加文件（在邮件中插入的文件）的文件名，双击之可将附加文件打开。

如果需要，还可以将附加文件另行存盘保存。

此外，在打开的邮件窗口中阅读邮件时，若单击窗口工具栏上的“上一项目”或“下一项目”按钮，可以直接打开并阅读邮件列表中的上一封邮件或下一封邮件。

2.保存与打印邮件

阅读过的邮件，若觉得需要保存，可选择“文件/另存为”菜单命令，在弹出的“另存为”对话框中将其命名后进行保存。

如果要把当前的邮件打印出来，在打印机就绪的情况下，单击工具栏上的“打印”按钮即可进行打印。

若要打印多份，则应选择“文件/打印”菜单命令，在弹出的“打印”对话框中指定要打印的份数后再进行打印。

3.创建新文件夹

用户还可以创建自己的文件夹，以便分类存放和管理收到的邮件。

方法是：

（1）选择“文件/文件夹/新文件夹”菜单命令，弹出“新建文件夹”对话框。

（2）在“名称”框中，输入一个新文件夹的名称。

（3）在“选择放置文件夹的位置”列表框中指定其父文件夹。

（4）单击“确定”按钮。

系统将询问是否将新建的文件夹图标添加到窗口左侧的outlook面板上，如回答是，则可在outlook面板的“自定义快捷方式”组内显示该文件夹的图标。

选择“视图/文件夹列表”菜单命令，可在窗口左侧的“文件夹列表”中见到新创建的文件夹。

此外，若在“收件箱”窗口中单击工具栏下的“收件箱”按钮，也可看到outlook所有的个人文件夹。

4.移动与复制邮件

可以将某个文件夹中的邮件移动到另一个文件夹中，方法是：

（1）用鼠标右键单击要移动的邮件，在弹出的快捷菜单中选择“移至文件夹”命令，或者在选中要移动的邮件后，单击工具栏上的“移至文件夹”按钮。

（2）在弹出的“移动项目”对话框中，指定目标文件夹。

（3）单击“确定”按钮。

提示：

可用鼠标拖动的方法将某个文件夹中的邮件直接移动或复制到另一个文件夹中。

例如将“收件箱”中的邮件移动或复制到自己新建的文件夹中，只要打开“收件箱”文件夹，将需要移动或复制的邮件选中后，直接用鼠标拖放到左侧“文件夹列表”的目标文件夹图标上即可。

直接拖放为移动，在按住ctrl键的同时拖放则为复制。

5.删除邮件

如果要删除某个邮件或若干个邮件，可在“收件箱”文件夹或其他文件夹列表中选定这些邮件后，用下述方法之一将它们删除：

·单击工具栏上的“删除”按钮。

·用鼠标右键单击该邮件，在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令。

·直接将选定的邮件拖放到窗口左侧“outlook面板”或“文件夹列表”中的“已删除的邮件”文件夹图标上。

提示：

被删除的邮件将进入“已删除的邮件”文件夹。

对于误删的邮件，可打开“已删除的邮件”文件夹，然后将该邮件拖放回原先的文件夹即可。

若要彻底将“已删除的邮件”删除，可用鼠标右键单击“outlook面板”或“文件夹列表”中的“已删除的邮件”文件夹图标，在弹出的快捷菜单中选择“清空‘已删除的邮件’文件夹”命令。

回复与转发邮件

1.回复邮件

若要对收到的某个邮件进行回复，可选中或打开该邮件，然后单击工具栏中的“答复发件人”按钮。

此时会打开一个类似于新建邮件的名为“答复…邮件”的窗口，在该窗口内已经自动填写了“收件人”的邮件地址。

“主题”框的内容则是在原主题前自动加上了一个“答复：

”以表示回复之意。

用户只需在正文区输入回复的信件内容，完成后单击工具栏上的“发送”按钮将该回复的邮件发送到“发件箱”即可。

若在选中要回复的某个邮件后，单击工具栏中的“全部答复”按钮，则可以将同一个回复邮件自动发送给原邮件的“发件人”以及“抄送”框中的所有人。

2.转发邮件

若要将收到的邮件转发给其他人，可以选中或打开该邮件，然后单击工具栏中的“转发”按钮。

此时也会打开一个类似于新建邮件的名为“转发…邮件”的窗口，只要在该窗口内的“收件人”框中输入一个收件人的电子邮件地址即可。

若要转发给多人，可在“抄送”框中输入每一个收件人的电子邮件地址，各地址间需用逗号隔开。

“主题”框的内容则是在原主题前自动加上了一个“转发：

”以表示转发之意。

完成后单击“发送”按钮，将该转发的邮件发送到“发件箱”。

当然，用户也可以在转发的邮件中输入新的内容或插入别的文件（加入附件）等。

使用通讯簿

在outlook2000中收发邮件时，使用其“通讯簿”功能可以为用户带来许多方便。

1.建立通讯簿

建立通讯簿的方法如下：

（1）选择“工具/通讯簿”菜单命令或单击工具栏上的“通讯簿”按钮，弹出“通讯簿”窗口。

如图121所示。

图121“通讯簿”窗口

（2）单击“新建”按钮，再选择“联系人”命令，弹出“联系人”对话框。

（3）在其中输入新联系人的“姓名”、“职务”、“电话号码”等有关的个人信息及其电子邮件地址，然后单击“添加”按钮。

（4）单击“确定”按钮。

新联系人的邮件地址即刻出现在“通讯簿”窗口内。

2.地址自动添入通讯簿

每次发送或接收邮件时，都可以将收件人或发件人的邮件地址添加到通讯簿。

以下两种方法之一均可实现。

·在正在查看或回复的邮件中，右击此人姓名，在弹出的快捷菜单中选择“添加到联系人”。

·在收件箱或其他邮件夹的邮件列表中，右击某个邮件，然后在弹出的快捷菜单中选择“将发件人添加到通讯簿”。

此外，还可将outlook设置为在回信时自动将收件人添加到通讯簿。

方法是：

（1）选择“工具/选项”菜单命令，弹出“选项”对话框。

（2）在“首选参数”选项卡中单击“电子邮件选项”按钮，弹出“电子邮件选项”对话框。

（3）在对话框的底部选中“自动加进要答复的人”复选框。

（4）单击“确定”按钮。

3.利用通讯簿发送邮件

建立了通讯簿后，给联系人发邮件时就可以自动填写“收件人”和“抄送”框内的邮件地址。

以下几种方法均可实现：

·单击工具栏上的“新建”按钮，在出现的“邮件”窗口中选择“工具”菜单中的“通讯簿”命令，在弹出的“选择姓名”对话框中可以方便地选择存在于“通讯簿”中的收件人和抄送者。

·单击工具栏上“新建”按钮，在出现的“邮件”窗口中单击“收件人”或“抄送”按钮，在弹出的“选择姓名”对话框中，选择，“通讯薄”中的收件人和抄送者。

·在outlook面板中单击“联系人”图标，在如图122所示的“联系人”窗口中，用鼠标右键单击某个联系人，在弹出的快捷菜单中选择“致联系人的新邮件”命令，在出现的新邮件窗口中即已自动填写好该收件人的邮件地址。

图122“联系人”窗口