工艺设备采购流程说明.docx
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工艺设备采购流程说明
工艺设备采购流程说明
文件编号
流程负责人
戴大力
流程主导部门
技术部
版本号
更改说明
拟制人（小组）
审核人
批准人
生效日期
一目的
为适应公司发展战略、年度经营计划对设备采购的要求，及新产品开发对供应商同步开发的要求，规范设备的采购过程，提高工艺设备的适用性、经济性、可靠性和可维修性。
二定义
1、工艺设备的新增采购：
为满足产能扩大要求而增加设备。
2、工艺设备改造：
涉及设备主要参数、工艺用途改变的设备改造。
三流程概要
流程级别
二级流程
上级流程
流程
流程范围
本流程从调研开始，至与通过验收结束，本流程适用公司一轿厂和直属车间新增和改造（改变工艺参数）设备的采购。
注：
设备更新、大修和改造（不改变工艺参数）采购（主导部门为生产部）和计量设备的采购（主导部门为质保部）均参照此流程执行。
流程客户
外部客户
供应商
内部客户
公司、使用单位、维修部门、财务部
上游流程
●生产准备流程
●年度经营计划管理流程
下游流程
●固定资产管理流程
●设备使用、维修管理流程
流程输入
●工艺设计方案
●年度经营计划
流程输出
●设备验收单
流程起点
调研
流程终点
通过验收
流程绩效指标
计划保障率、费用控制情况、设备性能与技术协议符合度、
设备重大故障次数（验收前）、设备故障及时解决率（验收前）
流程参与部门
职责
技术部
1.制定工艺设备新增或改造计划、编制项目采购订单、起草技术协议并组织相关部门会签技术协议及供方设计图纸；
2.组织相关部门对非标设备进行预验收、拆箱、安装、调试、产品加工和验收；
3.参加工艺设备招标的评审；
4.参加供应商调研；
5.处理安装过程的技术问题
6.汇总调试问题并与采购部协调供方解决问题
7.督促供方对操作人员和维修人员进行培训；
8.对设备进行产品加工结果的确认；
采购部
1.组织供应商调研和工艺设备的采购招标活动；
2.组织进口件的放送和商检手续；
3.办理安装开工手续；
4.配合设备的安装、调试工作,并与技术部协调供方解决设计问题；
5.负责对供方责任的问题的索赔；
6.向财务提交设备验收单申请付款；
7.及时向规划部反馈验收结果或索赔结果。
规划部
1.审核设备新增或改造计划；
2.审核项目采购单；
3.审核项目采购合同；
经管会/集团
1.审批设备新增或改造计划；
2.审批项目采购合同；
3.重大设备投资项目的财务结算审批
生产部
（不含维修部门）
1.参加技术协议的会签、工艺设备招标的评审、供方设计图纸会签和非标设备的预验收；
2.配合设备安装，参加调试工作；
3.参加产品加工确认和验收。
维修部门
（生产部设备工装科、一轿厂维修车间）
1.参加供应商调研、工艺设备采购的招标评审、技术协议的会签、对供方设计图纸会签认可、非标设备的预验收、设备到货（备件、工具和资料）接收和调试、配合设备安装产品加工的设备确认；
2.负责解决安装调试过程中的操作问题；
3.参加供方举行的相关培训；
4.与使用单位共同负责设备试用期内的的正常维护和保养；
质保部
1.负责对调试零（合）件进行检测，编制《质量评审报告》；
2.参加设备验收工作。
使用单位
（一轿厂和直属车间）
1.参加非标设备预验收、设备调试、加工产品的设备确认和验收工作；
2.配合设备安装工作；
3.与维修部门共同负责设备试用期内的的正常维护和保养；
四流程图
五流程说明
1调研/技术部
1.1输入/输入部门：
公司发展规划/规划部、年度经营计划/规划部、相关法律法规/规划部、产品及技术规划/产品部、工艺设计方案/技术部
1.2输出/接收部门：
设备供应市场情况/技术部
1.3操作说明：
根据国家产业化政策、公司发展规划、年度经营计划的要求，对设备供应市场进行调研，了解外部市场的供给情况、质量、价格和潜在供应商背景。
在新产品开发流程中新产品设计工作图评审确定后，技术部设计工艺方案，确定工艺设计方案后工艺设备同步采购启动，进行外部供应市场调研。
2制订设备新增和改造计划/技术部
2.1输入/输入部门：
公司发展规划/规划部、年度经营计划/规划部、相关法律法规/规划部、产品及技术规划/产品部、新产品设计工作图/产品部
2.2输出/接收部门：
预算项目经济可行性分析、专项预算立项申请表、技措项目/规划部
2.3操作说明：
技术部根据调研结果和公司发展规划、年度经营计划和制定设备新增和改造计划，计划内容包括预算项目经济可靠性分析、专项预算立项申请表、技措项目。
3审核计划/规划部
3.1输入/输入部门：
设备新增和改造计划/技术部
3.2输出/接收部门：
审核意见/技术部、经管会
3.3操作说明：
规划部规划控制科审核采购计划，提出审核意见。
4审批计划/经管会、集团
4.1输入/输入部门：
设备新增和改造计划/技术部、审核意见/规划部
4.2输出/接收部门：
*年度轿车专项预算/技术部、规划部
4.3操作说明：
公司经管会审核并批准采购计划，如涉及重大固定资产投资，须由集团审核及批准。
审批后确定次年度《*年度轿车专项预算》。
5编制项目采购单/技术部
5.1输入/输入部门：
审批后的设备新增和改造计划/技术部
5.2输出/接收部门：
项目采购单/技术部
5.3操作说明：
根据审批后的《*年度轿车专项预算表》，技术部编制项目采购单，明确采购设备的名称、规格、数量、性能、费用、到货时间、建议供货厂家、项目编号等。
6审批项目采购单/规划部
6.1输入/输入部门：
项目采购单/技术部
6.2输出/接收部门：
审批意见/技术部
6.3操作说明：
规划部审批项目采购单，审批预算和项目。
7起草技术协议/技术部
7.1输入/输入部门：
审批后的项目采购单/规划部、工艺设计方案/技术部
7.2输出/接收部门：
技术协议初稿/技术部、维修部门、生产部
7.3操作说明：
根据工艺设计方案和项目采购单，技术部制定设备采购的技术协议，明确设备的性能指标和技术要求、培训要求等。
8会签技术协议/技术部、维修部门、生产部
8.1输入/输入部门：
技术协议初稿/技术部
8.2输出/接收部门：
会签后的技术协议/供方、技术部、采购部、维修部门、生产部
8.3操作说明：
技术部组织相关部门对工艺设备新增或改造项目采购的技术协议进行讨论和会签；
9制订环境和安全协议/生产部
9.1输入/输入部门：
法律法规
9.2输出/接收部门：
环境和安全协议/采购部
9.3操作说明：
生产部制定针对设备和供应商的环境和安全协议，保障设备符合环境和安全要求。
10供应商调研/采购部、技术部、生产部、维修部门
10.1输入/输入部门：
10.2输出/接收部门：
供方调查表/采购部
10.3操作说明：
采购部制订《供方调查表》，并组织技术部、生产部和维修部门对投标供应商的技术、生产、质量、环境等方面进行考察评价，并对投票供方的设备使用情况进行调研考察后，采购部组织调研部门进行评价，作为招标评审中评价供方的依据。
供应商调研评价至少包括以下内容：
✧供应商行业地位、规模实力、资质
✧供应商开发、工艺、制造、质保能力
✧供应商设备使用情况
11采购招标或商务谈判/采购部组织，相关部门参加
11.1输入/输入部门：
会签后的技术协议/技术部、环境和安全协议/生产部
11.2输出/接收部门：
《设备采购合同》
11.3操作说明：
采购部负责拟订《设备采购合同》；
对于采购金额大于或等于50万元人民币的设备，采购部按《采购招标程序》的要求组织相关部门进行采购招标活动。
对于采购金额小于50万元人民币的非标或标准设备，采购部与供应商进行商务谈判。
要求每类设备3家以上供应商洽谈，确定合格和入选供应商。
12签定设备采购合同/采购部
12.1输入/输入部门：
技术协议和环境安全协议
12.2输出/接收部门：
设备采购合同、技术协议和环境安全协议/采购委员会、技术部、维修部门、生产部
12.3操作说明
采购部负责与入选供应商签定《设备采购合同》、《技术协议》，并与首次供货的供应商应签订《环境和安全协议》。
13非标设备设计图会签/技术部、维修部门、生产部
13.1输入/输入部门：
设计图/供方
13.2输出/接收部门：
会签后的设计图/技术部、维修部门、生产部
13.3操作说明：
对于非标设备，由技术部组织维修部门和生产部对供方提供的设计图进行讨论和会签。
14非标设备预验收/技术部、维修部门
14.1输入/输入部门：
会签后的设计图、技术协议/技术部，设备采购合同/采购部
14.2输出/接收部门：
设备预验收单/技术部
14.3操作说明：
对于非标设备，由技术部组织维修部门、生产部按采购合同、技术协议和设计图进行预验收（一般在供方现场进行），预验收后填写《设备预验收单》；如预验收不合格，由技术部汇总整改意见要求供应商限期内整改，整改完后再由技术部组织预验收，预验收合格后供方再发货。
15货物接收/技术部、采购部、维修部门
15.1输入/输入部门：
货物和资料/供方
15.2输出/接收部门：
设备拆箱记录单/技术部
15.3操作说明：
采购部组织进口件的放关和商检手续。
技术部组织相关部门进行设备的拆箱工作，维修部门到现场接收资料、备件、工具等，接收后由技术部填写《设备拆箱记录单》。
16办理安装开工手续/采购部
16.1输入/输入部门：
设备折箱记录单/技术部
16.2输出/接收部门：
安装开工手续、项目开工通知、施工单位施工资格审批表、施工人员安全教育表/保卫科、技术部、使用单位、维修部门、生产部
16.3操作说明：
采购部协调供方办理安装开工手续，按《外来施工单位管理规定》对施工单位进行资格审批，并由保卫科对施工人员进行安全教育，并分别填写《施工单位施工资格审批表》和《施工人员安全教育表》，然后由采购部下达《项目开工通知单》给相关部门。
17设备安装/技术部、使用单位、维修部门、生产部
17.1输入/输入部门：
安装开工手续/采购部、
17.2输出/接收部门：
17.3操作说明：
技术部负责组织设备安装工作，生产部、采购、维修和使用部门等配合设备安装工作。
18解决安装问题/技术部，采购部、使用单位、维修部门
18.1输入/输入部门：
安装问题/供方、技术部、使用单位、维修部门、生产部
18.2输出/接收部门：
问题解决记录/技术部
18.3操作说明：
安装过程中发生的技术问题由技术部处理。
19设备调试/技术部、使用单位、维修部门、生产部
19.1输入/输入部门：
19.2输出/接收部门：
设备运转调试记录/技术部
19.3操作说明：
技术部组织并协调设备的调试工作，生产部、维修部门和使用单位按技术要求（工艺参数）进行设备调试，由技术部填写《设备运转调试记录》
20汇总调试问题/技术部
20.1输入/输入部门：
问题/使用单位、维修部、生产部
20.2输出/接收部门：
调试问题汇总表/技术部
20.3操作说明：
技术部负责汇总调试过程的设备运转问题，并填写《调试问题汇总表》。
21协调供方解决问题/技术部、采购部
21.1输入/输入部门：
调试问题汇总表/生产部
21.2输出/接收部门：
21.3操作说明：
技术部、采购部负责协调供方解决设备运转的调试问题。
22培训/技术部、使用部门、维修部门
22.1输入/输入部门：
技术协议/技术部
22.2输出/接收部门：
培训记录/人力资源部
22.3操作说明：
根据技术协议由技术部协调供方对操作人员、维修人员进行培训，培训结束由人力资源部考核培训成果，并填写《培训记录》。
技术部协调供方自设备安装到调试结束提供技术和物资支持。
23产品加工/技术部
23.1输入/输入部门：
23.2输出/接收部门：
23.3操作说明：
由技术部组织相关部门进行零部件（含整车）的加工，使用单位参加产品加工、生产部和维修部门配合产品加工，在加工过程掌握设备运行状态。
24加工产品确认/质保部、技术部、维修部门
24.1输入/输入部门：
24.2输出/接收部门：
设备确认报告、质量评审报告、零合件检测单/技术部、采购部
24.3操作说明：
对产品加工过程发生的设备问题，由技术部和采购部负责协调供方解决。
维修部门负责确认设备的节拍、工艺参数等符合批量化生产的要求，质保部负责编制《质量评审报告》和《零合件检测单》，由技术部根据上述信息编制《设备确认报告》。
25退货索赔/采购部
25.1输入/输入部门：
设备采购合同/采购部，技术协议、设备确认报告（不合格报告）/技术部、质保部，环境和安全协议/生产部
25.2输出/接收部门：
退货索赔结果/经管会、规划部、技术部、维修部门
25.3操作说明：
采购部负责对设备或备件自运输发货、到安装调试、产品加工过程和验收过程发生的缺失、损坏及降低质量等违背《设备采购合同》、《技术协议》、《环境和安全协议》相关条款且认定属于供方责任的问题，按相关规定对供方进行索赔工作。
26设备编号和转固定资产管理/生产部、财务部
26.1输入/输入部门：
设备确认报告/技术部
26.2输出/接收部门：
设备编号/财务部、生产部
26.3操作说明：
设备经产品加工确认合格后，由技术部下达《加工产品设备确认报告》，同时填写《机动（传导）设备移交生产使用鉴定验收单》，并提交到生产部，生产部对该设备进行设备编号，再由财务部转转固定资产管理。
（注：
设备转固是在产品加工设备确认之后还是在设备接收之后，由财务部根据公司利益和运作有效来确定）
27设备试运行管理/技术部、采购部、维修部门、使用单位
27.1输入/输入部门：
27.2输出/接收部门：
27.3操作说明
在设备试用期内（通常不低于3个月，具体周期应根据采购部与供方签订的《设备采购合同》确定），由维修部门和使用单位负责对设备进行正常维护和保养，并由设备维修部门根据设备运转状况填写《设备运转检验记录单》
设备在试用期内出现属于设备制造、安装和调试的问题由采购部和技术部共同组织供方解决；属于操作方面的问题由维修部门和使用单位解决。
维修部门和使用单位负责设备在试用期间的正常维护工作。
28验收/技术部、质保部、使用单位、生产部、维修部
28.1输入/输入部门：
设备采购合同/采购部，设备技术协议/技术部，环境与安全生产协议/生产部
28.2输出/接收部门：
设备验收单/规划部、财务部
28.3操作说明：
设备经产品加工确认合格后和设备试用期之前，由技术部组织维修、使用单位、质保部、生产部对设备进行验收，验收合格后由技术部填写《设备验收单》，并经维修部门、生产部和使用部门签字。
设备经验收合格后转设备的使用和维护管理流程，由维修部和使用单位对该设备进行使用、维护和保养管理。
29财务结算/财务部、采购部
29.1输入/输入部门：
设备验收单/技术部、采购合同/采购部
29.2输出/接收部门：
付款单/财务部
29.3操作说明：
采购部和财务部凭技术部提供《设备验收单》提交财务部，财务部按《设备采购合同》的规定与供方进行财务结算，开具付款单据。
六相关文件
《采购招标程序》
《外来施工单位管理规定》
《实物质量评审工作程序》
《零合件检测工作程序》
七记录和表格
序号
记录和表格
保存期限
1
预算项目经济可靠性分析
5年
2
专项预算立项申请表
5年
3
技措项目
5年
4
**年轿车专项预算表
5年
5
项目采购订单
5年
6
设备采购合同
5年
7
技术协议
5年
8
会签后的图纸
5年
9
供应商调研评价表
5年
10
设备预验收单
5年
11
设备折箱记录单
5年
12
项目开工通知单
5年
13
施工单位施工资格审批表
5年
14
施工人员安全教育表
5年
15
设备调试记录
5年
16
质量评审报告
5年
17
整车零合件检测单
5年
18
设备确认报告
5年
19
机动（传导）设备移交生产使用鉴定验收单
5年
20
培训记录
5年
21
设备运转检验记录单
5年
22
设备验收单
5年
23
付款单
5年
升级会员 