汽车修理程序文件.docx
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汽车修理程序文件
GYPA/CX2009A
程序文件
控制性质：
分发编号：
编审：
段寅龙批准：
房广安
2009-09-28发布2009-11-01实施
高阳县平安汽车服务有限公司
文件控制程序
1目录
2适用范围
3职责
4程序
5相关文件
6记录
1目的
对与本公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保在使用处可获得适用文件的有关版本。
2适用范围
适用于本公司与质量管理体系有关的文件控制。
3职责
3.1总经理负责批准《质量手册》。
3.2管理者代表负责审核质量手册，批准发布程序文件。
3.3各部门负责相关文件的编制，使用和保管及本部门与质量体系有关文件的收集，整理和归档等。
3.4质管部负责组织对现有体系文件的评审，对质量体系文件现行版本有效性负责。
4程序
4.1文件分类及保管
4.1.1质量手册由质管部备案保存。
4.1.2公司第二级质量管理体系文件分两类：
a）程序文件（含质量计划）其中质量计划指针对本公司特定的汽车维修过程、汽车销售过程中的项目或合同编制的质量计划或其他标准、规范等，文件的组成应适合于其特有的活动方式。
由各相应部门保存、使用；
b）部门工作文件，作为各部门质量管理体系运行的常用实施细则：
包括管理标准；维修手册；产品技术资料（录象）；结构图册以及各维修站的保修、索赔政策、部门记录文件等。
由各相关部门自行保存并报质管部备案。
4.1.3公司级管理性文件：
包括各种行政管理制度，及外来的管理性文件，包括与质量管
体系有关的政策，法规文件等，由行政部保存。
4.2文件的编号
4.2.1质量管理体系文件的编号
a）质量手册
公司代号—质量手册代号—公元年号—版本号
如：
PA—ZS—2009—A
其中：
PA—表示公司名称，用公司名称汉语拼音的第1个字母表示；
ZS—表示“质量手册”中的“质”（zhi）“量”（shou）汉语拼音的第1个字母；
2009—表示发布年号，用公元表示；
A—表示版本号，用英文A、B、C---表示第1版、第二版、第三版---等；
PA—ZS—2009—A：
表示平安汽车服务有限公司质量手册第1版。
b）程序文件编号
公司代号—程序文件+文件顺序号—公元年号—版本号
如：
PA—CX1—2009—A
其中：
PA—表示公司名称，用公司名称汉语拼音字母的第1个字母表示；
CX1—表示“程序文件”中的“程”（cheng）“序”（xu）汉语拼音字母第1个字母；“1”表示文件顺序号；各文件顺序号见《程序文件清单》；
2009—表示发布年号，用公元表示；
A—表示版本号，用英文A、B、C---表示第1版、第2版、第3版---等；
PA—CX1—2009—A：
表示平安汽车服务有限公司文件控制程序第1版。
C）记录编号
公司代号—部门代号—章节号—记录顺序号
如：
PA—ZGJ—8.3—01
其中：
PA—表示公司名称，用公司名称汉语拼音字母的第1个字母表示；
ZGJ—表示使用部门记录，如“质（zhi）管（guan）部”用使用部门汉语拼音
字母的第1个字母表示；“J”表示“记录”；
8.3—表示记录中的章节号如第8.3章“不合格品控制”；
01—表示记录顺序号，用01、02、03---等表示；
PA—ZGJ—8.3—01：
表示平安汽车服务有限公司质管部在记录第8.3章《不合格品控制程序》中的第1个记录。
d）各部门其他质量文件编号
公司代号—部门代号—文件顺序号—公元年号
如：
PA—ZGQ—01—2009
其中：
××—表示公司名称，用公司名称汉语拼音字母的第1个字母表示；
ZGQ—表示使用部门其他质量文件如“质（zhi）管（guan）部”用使用部门汉
语拼音字母的第1个字母表示；“Q”表示“其他”；
01—表示文件顺序号，用01、02、03---等表示；
2009—表示发布年号，用公元表示；
PA—ZGQ—01—2009：
表示平安汽车服务有限公司质管部第1个其他质量文件。
4.2.2公司各部门代号规定如下；
行政部：
XZ；质管部：
ZG；技术设备检验部：
JJ；维修部：
WX；销售部：
XS；备件部：
BJ。
4.3文件的编写、审核、批准、发放
文件发布前得到批准，以确保文件是充分与适宜的：
a）质量手册由质管部负责组织编写，由管理者代表审核，报总经理批准，由质管部负责登记，发布；
b）程序文件由各相关部门授权小组编写，质管部负责审核，管理者代表批准后，由质管部负责登记、发布；
c）其他体系文件由各部门编写，部门负责人批准后发布；
d）确保文件使用的各场所都应得到相关适用文件的有效版本，文件的发放，回收要填写《文件发放、回收记录》。
4.5文件的更改
a）质量手册由质管部负责组织更改，更改前填写《文件更改申请单》，经管理者代表审
核，报总经理批准后更改。
更改后由管理者代表审核，总经理批准后，质管部负责
登记、发放。
质管部保留文件更改内容的记录；
b）程序文件的更改由各相应使用部门负责人填写《文件更改申请单》，由管理者代表批准并指定人员进行更改，更改后由质管部进行评审，管理者代表批准后，质管部负责登记、发放；
c）其他文件的更改由各相应主管部门填写《文件更改申请单》，由原审批部门审批，再由各相应部门指定人员进行更改、发放、变更；
d）所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。
4.6文件的领用
a）文件的领用者应填写《文件发放、回收记录》经相应主管部门负责人审批后方可领用；
b）因破损而重新领用的新文件，分发号不变，收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效；发放部门作好相应发放签收记录。
4.7文件的保存、作废与销毁
4.7.1文件的保存
a）对受控文件，各部门应及时填写使用文件的《部门受控文件清单》，按策划的时间将清单复印件报质管部备案。
如内容无变化，应通知质管部；
b）各部门与质量管理体系相关文件由部门存放于干燥、安全的地方，质管部按策划的时间间隔进行检查；
c）任何人不得在与质量管理体系有关的文件上乱涂划改，不准私自外借，确保文件清晰，易于识别和检索。
4.7.2文件的作废与销毁
a）所有失效或作废文件由相应部门及时从所有发放或使用场所撤除，质管部加盖“作
废”印章，确保防止作废文件的非预期使用；需要做历史资料保留时，由申请人填
写《文件保留清单》经管理者代表批准后，由质管部加盖“仅供参考”印章。
方可归档保留；
b）对要销毁的作废文件，由相应部门填写《文件销毁申请》，由管理者代表批准后，由质管部负责监督销毁。
4.7.3文件的借阅需临时借阅文件的人员，须填写《文件借阅清单》，本公司内部人员经文件保管部门负责人批准，外部人员经管理者代表批准后方可借阅。
借阅者在指定日期归还文件，由文件保管部门负责收回。
4.8外来文件的控制
质管部负责收集相关国家、行业、国际标准的最新版本，统一编号，加盖“受控”印章分发到相关部门使用，并把旧标准收回。
收到此类文件的相关部门需识别其适用性，并控制分发以确保其有效，同时各相关部门要把上述标准及其他与质量管理体系有关的文件填写《部门受控文件清单》报质管部备案。
4.9质管部每年按策划的时间对公司现有质量管理体系文件进行评审，各部门结合日常使用情况进行适时评审，必要时修改，执行4.5条款规定。
4.10对承载媒体不是纸张的文件控制，也应参照上述规定执行。
4.11作为记录的文件控制执行《记录控制程序》。
5相关文件
《记录控制程序》
6记录
6.1《文件发放、回收记录》。
6.2《文件借阅记录》。
6.3《部门受控文件清单》。
6.4《文件更改申请单》。
6.5《文件销毁申请单》。
记录控制程序
1目的
2适用范围
3职责
4程序
5相关文件
6记录
1目的
为提供产品、过程和体系符合要求及体系有效运行的证据，并为采取纠正和预防措施以及为保持和改进质量管理体系提供信息。
特对质量管理体系的记录予以控制。
2适用范围
适用于为证明产品、过程和体系符合要求及体系有效运行的证据。
3职责
3.1质管部负责监督，管理各部门的质量记录。
3.2各部门负责收集、整理、保管本部门记录，部门负责人负责批准本部编制的记录格式。
3.3行政部负责保管超过策划时限的记录。
4程序
4.1记录格式
4.1.1各部门的记录格式，由部门负责编制，部门负责人审批，交质管部备案。
4.1.2各相关部门可根据工作需要提出记录格式设计更改，执行《文件控制程序》有关文件更改的规定。
4.1.3记录形式包括书面记录和电子媒体、胶片等。
4.1.4记录的标识编号按《文件控制程序》执行。
4.2记录的填写
4.2.1所有记录应按格式要求填写，填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不准随意涂写；如因某种原因不能填写的内容，应能说明理由，并将该单项划去；各相关栏目负责人签名不允许空白。
4.2.2如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其上写明更改后的数据，加盖或签上更改人的印章或姓名及日期。
4.3记录的保存
4.3.1各部门必须把所有记录分类，按日期或顺序号整理好，编制《记录清单》提交质管部备案。
记录存放于适宜环境中储存。
各部门按策划的时限保存记录，对超过所策划保存时限的记录交行政部保存。
4.3.2质管部编制《记录清单》，将公司与质量管理体系运行有关的所有记录汇总，包括名称、编号（版本）、保存期限、使用部门及行政部所提供的《超限保存记录清单》等内容，交管理者代表审批，汇总备案记录的原始样本。
各部门将本部门使用的记录清单作为部门质量管理体系文件的附录，并汇总本部门的记录原始样本。
4.3.3质管部按策划的时间检查各部门记录的使用，管理情况。
4.4记录的发放，借阅
4.4.1各部门按《文件发放、回收记录》，进行空白记录表的发放、回收。
4.4.2各部门保管的记录应便于检索，需借阅者经相应部门负责人批准，填写《文件借阅记录》进行备案，公司内部人员查阅时由借阅部门负责人批准；外部人员查阅时，由管理者代表批准。
借阅者应按期归还。
4.4.3工作需要时，由质管部负责经管理者代表批准，记录可提供给质管部门，上级主管部门，第三方认证机构等查阅。
4.5记录的销毁
记录如超过保存期或其他特殊情况需要销毁时，记录保管部门填写《文件销毁申请单》由质管部审核，报管理者代表批准，由授权人员执行销毁。
5相关文件
《文件控制程序》
6记录
6.1《记录清单》。
6.2《超限保存记录清单》。
6.3《文件发放、回收记录》。
6.4《文件借阅记录》。
管理评审控制程序
1目的
2适用范围
3职责
4程序
5相关文件
6记录
1目的
为了评价本公司质量管理体系改进的机会和变更的需要，保证公司制定的质量方针和质量目标得以贯彻实施，总经理按策划的时间间隔评审质量管理体系，以确保其持续的适宜性、充分性和有效性。
2适用范围
适用于对本公司质量管理体系进行的管理评审的控制和管理。
3职责
3.1总经理负责主持管理评审活动。
3.2管理者代表负责向总经理报告质量管理体系运行的情况，提出改进意见，编制相应的《管理评审报告》。
3.3质管部负责制定《评审计划》组织收集并提供管理评审会议所需的资料，负责对评审后的纠正、预防措施进行跟踪和验证。
3.4本公司各相关部门负责准备，提供与部门工作有关的评审所需的资料，并负责实施管理评审中提出的相应纠正、预防措施。
4程序
4.1管理评审计划
4.1.1本公司按策划的时间间隔由总经理主持进行管理评审，可结合内审后的结果进行，也可根据需要安排。
4.1.2当本公司出现下列情况之一时，可增加管理评审频次：
a）公司组织机构、产品范围、资源配置发生重大变化时；
b）发生重大质量事故或用户关于质量有严重投诉或投诉连续发生时；
c）当质量管理体系标准、国家相关法规及行业法规有变化时；
d）市场需求发生重大变化时；
e）即将进行第二、三方审核时；
f）质量审核中发现严重不合格时。
4.1.3质管部于每次管理评审前策划的时间编制《管理评审计划》，报管理者代表审核，总经理批准。
管理评审计划包括：
a）评审时间；
b）评审目的；
c）评审范围及评审重点；
d）参加评审部门（人员）；
e）评审内容。
4.2管理评审输入
质管部和相关责任部门作好管理评审有关资料的收集和准备工作。
即与以下方面有关的当前的业绩和改进的机会：
a）审核结果，包括第一方、第二方、第三方质量管理体系审核，产品质量审核等的结果；
b）销售部、维修部提供的客户服务满意度测量结果及与顾客沟通的结果；
c）销售部、维修部服务过程业绩和产品的符合性，包括：
过程、产品测量和监控的结果；
d）质管部提供纠正、预防措施的实施情况报告等；
e）以往管理评审的跟踪措施及可能影响质量管理体系变化的内容；
f）质量管理体系运行状况，包括：
质量方针、质量目标的适宜性和有效性。
4.3管理评审准备
4.3.1质管部按策划的时间在管理评审前，以书面形式向管理者代表汇报质量管理体系现阶段运行情况，提交本次《评审计划》，由管理者代表审核，总经理批准。
4.3.2质管部负责根据评审输入的要求，收集和准备评审资料及必要的文件，评审所用资料、文件由管理者代表确认。
4.3.3质管部向参加评审的人员发放《管理评审通知单》及本次《评审计划》和有关资料。
4.4管理评审会议
a）总经理主持管理评审会议，各部门负责人和有关人员对评审输入作出评价，对于存在或潜在的不合格项提出纠正、预防措施，确认责任人和整改时间；
b）总经理对所涉及的评审内容作出结论。
4.5管理评审输出
a）质量管理体系及其过程有效性的改进。
包括：
质量方针、质量目标、组织机构、过程控制等方面的评价；
b）与顾客要求有关的产品改进，对现有产品符合要求的评价包括：
是否需要进行产品、过程审核等与评审内容相关的要求；
c）资源需求等。
4.6管理评审会议结束后，由质管部提供管理评审输出的资料、记录等，管理者代表进行总结，编写《管理评审报告》报总经理批准，由质管部发放至相关部门。
4.7各相关部门按《管理评审报告》提出的要求，进行纠正、预防措施的实施。
其实施效果由质管部负责跟踪验证。
4.8如果评审结果引起文件更改，应执行《文件控制程序》。
4.9管理评审产生的相关记录由各部门按《记录控制程序》执行，包括《管理评审计划》、《管理评审报告》及评审会议记录等。
4.10本次管理评审的输出可作为下次管理评审的输入。
4.11相关文件
5.1《内部质量体系审核控制程序》。
5.2《纠正措施控制程序》。
5.3《预防措施控制程序》。
5.4《文件控制程序》。
5.5《记录控制程序》。
6记录
6.1《管理评审计划》。
6.2《管理评审报告》。
6.3《纠正措施处理单》。
6.4《预防措施处理单》。
6.5《文件销毁申请单》。
人力资源控制程序
1目的
2适用范围
3职责
4程序
5相关文件
6记录
1目的
确保在公司质量管理体系中承担规定职责的人员具备相应的岗位能力，满足质量管理体系有效性的需求。
2适用范围
适用于本公司承担质量管理体系规定职责的所有人员。
3职责
3.1总经理
总经理负责批准公司《年度培训计划》，批准部门负责人《岗位工作任职要求》。
3.2管理者代表
管理者代表负责批准公司部门员工《岗位工作任职要求》。
3.3行政部
a）负责编制公司《年度培训计划》及监督实施；
b）负责编制公司各部门负责人《岗位工作人员任职要求》；
c）负责公司员工上岗基础教育；
d）负责组织对公司培训效果进行评估。
3.4各部门
a）负责编制本部门《岗位工作人员任职要求》；
b）负责本部门员工的岗位技能培训。
4程序
4.1人员安排
4.1.1本公司质量管理体系中承担规定职责的人员应是有能力的，对能力的判断应从教育、培训、技能和经验方面考虑。
4.1.2行政部负责编制各部门负责人《岗位工作人员任职要求》报总经理批准，部门负责人应至少满足下述条件之一：
a）具备相关专业的技术职称；
b）大专以上学历，并工作二年以上；
c）受过相关的职业培训；
d）具备三年以上工作经验。
4.1.3各部门负责人编制本部门《岗位工作人员任职要求》，报管理者代表审批。
4.1.4《岗位工作人员任职要求》经批准后，作为行政部选择、招聘、安排人员的主要根据。
4.2公司员工培训
4.2.1行政部根据从事影响质量活动人员能力需求的识别，分别对新员工、在岗员工、特殊工作人员及各专业人员根据岗位能力需求制定并实施培训。
4.2.2新员工培训
a）行政部负责对新员工进行公司基础教育，学习职员手册，包括：
公司简介、员工纪律、质量方针、质量目标、安全和环境意识、相关法律法规，质量管理体系标准基础知识等的培训。
应在新员工进入公司所策划的时间内进行。
b）部门基础教育及岗位技能培训：
学习本公司部门工作手册的主要内容并且学习生产作业指导书、所用设备、仪器的操作及紧急情况的应变措施等。
由所在部门负责人组织进行，岗位技术负责人组织进行书面和操作考核，行政部监督实施。
4.2.3在岗人员培训
根据本公司实际情况及各维修站主机厂规定，在岗人员培训分为：
a）维修部主机厂培训包括：
•售前检查培训；
•专业技术等级培训；
•专题技术培训；
•专题管理人员培训。
由行政部按主机厂通知时间组织相关人员参加并负责保存培训记录；
b）公司内部培训
根据各部门负责人根据员工《工作考查表》确定所属员工能力需求，需培训员工向行政部提交《培训申请单》行政部负责人审核批准后，负责组织在策划时间内进行培训，如与各维修主机厂培训发生冲突时，应以主机厂培训优先进行。
行政部保存《培训申请单》。
4.2.4特殊工作人员培训
a）特殊工序、关键工序人员的培训，如此工序员工未接受主机厂培训时，也可由所在岗位技术负责人负责培训，培训合格后须持证上岗，并且优先安排到主机厂进行培训。
每年对于这些岗位的人员还应进行岗位考核；
b）电焊工、汽车维修工、电工、钣金工、驾驶员等需取得国家授权部门相应的培训合格证书或等级证书；
c）质量管理体系内审员应由质量认证咨询机构培训、考核后持证上岗。
4.2.5通过教育培训，使员工意识到：
a）满足顾客和法律法规要求的重要性；
b）违反这些要求所造成的后果；
c）自己从事的活动与公司发展的相关性。
4.2.6评价所提供培训的有效性
a）通过理论考核、操作考核，业绩评定和观察等方法，评价培训的有效性，评价被培训的人员是否具备了所需的能力；
b）每年按策划的时间行政部组织各部门负责人召开年度培训工作会议，评价培训的有效性，征求意见和建议，以便更好地制定下年度的培训计划；
c）行政部加强对员工日常工作业绩的评价，可随时对各部门员工进行现场抽查，对不能胜任本职工作的员工，应及时暂停工作，安排培训，考核或转岗，使员工的能力与其从事工作相适应。
4.2.7行政部负责建立，保持员工培训档案。
4.3培训计划及实施
4.3.1每年按策划的时间各部门报行政部《培训申请单》根据公司需求及各部门《培训申请单》，行政部于策划的时间制定培训计划，包括：
培训内容、培训对象、培训时间、考核方式等内容，经总经理批准后，下发到相关部门，并组织实施。
4.3.2每次培训，各相关部门应填写《培训申请表》《培训记录》，记录培训人员、时间、地点、培训师、培训内容及考核成绩等。
4.3.3各部门计划外培训，应填写《培训申请单》，报管理者代表批准，由相关部门组织实施。
4.4本程序所涉及记录应按《记录控制程序》执行。
5相关文件
5.1《管理评审控制程序》。
5.2《记录控制程序》。
6记录
6.1《年度培训计划》。
6.2部门负责人《岗位工作人员任职要求》。
6.3部门《岗位工作人员任职要求》。
6.4《部门培训计划表》。
6.5《员工培训档案》。
6.6《培训签到表》。
6.7《培训记录》。
6.8《培训申请单》。
6.9《人力资源需求表》。
设施和工作环境控制程序
1目的
2适用范围
3职责
4程序
5相关文件
6记录
1目的
确定、提供并维护为达到产品符合要求所需的基础设施，并对实现产品所需的工作环境加以确定，对工作环境中与产品符合性有关的因素加以管理。
2适用范围
适用于为实现产品符合性所需的基础设施，如工作场所；硬件和软件及支持性服务等的控制以及为达到产品符合要求所需的工作环境的控制。
3职责
3.1技术设备检验部负责对公司各部门所需及现有设施的管理及控制。
3.2行政部负责协助各部门对实现产品符合性所需的工作环境进行控制。
3.3各部门负责提出对设施及工作环境的需求并按规定使用和维护。
4程序
4.1生产设施的识别、提供和维护
4.1.1设施的识别
本公司实现产品符合性活动所需的设施包括：
工作场所，如车间、办公场所等；设备和工具，如汽车举升机，汽车维修仪器、量具；软件，如计算机网络；支持性服务，如水、电、气供应等；及通讯设施等。
4.1.2设施的提供
a）按设施使用部门的要求及公司发展的需要，填写《设施配置申请单》，说明设施名称、用途、型号规格，数量等，报总经理批准后，由行政部负责组织安排采购或自制的有关事宜；
b）需要自制的设施由使用部门提出，由技术设备检验部负责提供技术指导，由总经理批准后，行政部负责组织安排自制。
4.1.3设施的验收
a）采购或自制完成的设施，由技术设备检验部组织使用部门进行安装调试，确认满足要求后，由使用部门及技术设备检验部在《设施验收单》上签字验收，并记录与设施有关的内容，如设施名称、型号规格等。
《设施验收单》由技术设备检验部保管，同时负责验收各部门使用的量具等；
b）验收不合格的设施，由备件部与供方协商解决，并在《设施验收单》上记录处理结果；
c）技术设备检验部对验收合格的设施进行编号，建立《设施管理卡》和设施档案，并在《设施一览表》上登记后归档，对低植易耗的工、量具凭设施验收单办理入库手续。
4.1.4设施的使用、维护和养护
a）根据生产需要技术设备检验部组织编写《设施操作规程》，发放给使用部门，相关操作人员应由部门技术负责人培训、考核合格后方可操作；
b）技术设备检验部制定《设施日常保养项目表》规定保养项目、频次，发给使用部门执行并负责监督检查执行情况，按策划的时间收集《设施日常保养项目表》整理入档并作为制定年度检修计划的依据，按策划的时间制定《设施检修计划》发至各部门执行；
c）日常生产中设施故障无法排除时，设施使用人应填写《设施检修单》报技术设备检验部由技术设备检验部负责组织检修并将检修情况记录在相应的《设施管理卡》上，并在维修中作好标识以示区别。
4.1.4设施的报废
技术设备检验部对无法修复或无使用价值的设施，填写《设施报废单》，经总经理批准后报废，并且在《设施管理卡》及《设施一览表》中注明情况
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