费用管理制度.docx

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费用管理制度

费用管理制度

第一章总则

第一条宗旨和根据

为了加强北京知联天下知识产权代理事务所（以下简称“知联天下”）费用管理，本

着节约、高效、规范流程、明确职责的原则，特制定本制度。

第二条费用的界定

本制度所称费用，包括人工费用、经营变动费用、经营固定费用三大方面内容。

第三条适用范围

本制度适用于知联天下的费用管理活动。

知联天下各部门和个人从事与本制度相

关的活动，都应当遵守本制度。

了解并遵守费用制度是每位员工的责任。

第二章管理办法

第四条费用管理方式

公司费用管理采用预算管理、额度管理、项目管理三种方法。

严禁先列支，后报销。

所有报销的原始凭证不得涂改。

管理方法一：

采用预算管理和额度管理相结合的费用有：

市内交通费、餐费。

管理方法二：

采用预算管理和项目管理相结合的费用有：

招待费、会议费、培训费。

管理方法三：

除此之外的费用采用预算管理。

第五条预算管理

（一）财务部根据公司年度销售目标组织编制费用预算表，以收定支，费用预算

分年、季、月三个时间点。

（二）人工费用、固定费用由行政部一编制，与经营活动密切相关的变动费用由

各部门预算编制。

（三）销售部的招待费（礼品除外）不得超过全年销售任务的1%。

（四）所有费用的累计支出都不应超出当前的累计预算，确因业务需要超出当前

累计费用预算，须经财务部和总经理联合审批，超出部分从后续月份的支出中扣回，以

确保不突破年度费用预算。

（超出预算需提供书面报告,报财务部和总经理联合审批）

第六条额度管理

（一）额度管理是指费用支出需控制在一定额度范围内的管理方法，适用于市内

交通费、餐费。

（二）个人费用额度是指根据员工岗位、工作性质等确定的每月费用可报销上限。

（三）每一预算单元所有员工的个人费用额度之和不得超过部门预算。

（四）费用采取单项控制，各项之间不可调剂使用。

第七条项目管理

（一）实行项目管理的费用需在某一事项进行前，以书面形式向其部门负责人提

交该事项申请及项目预算，经总经理审批后，报财务部立项后方可执行。

（二）实行项目管理的费用，如未经事先审批和立项，财务部不予办理借款和报

销。

第三章费用借款、报销原则

第八条费用借款规定

（一）公司不开放差旅费以外的个人费用借款，严禁招待费借款。

（二）所有借款均记入借款人名下，非正式员工不允许借款，特殊情况，由其直

接上级借款。

（三）借款单必须写明借款的详细用途，借款单上必须为借款人亲笔签字，不允

许使用手签章。

（四）财务部按照前款不清后款不借的原则办理个人借款业务。

对未能在规定时

间内办理报销和归还借款且不能说明原因的，财务部将暂停支付个人报销款项，直至报

销款项冲抵借款完毕。

特殊情况需经部门相关负责人和财务部联合审批后方可办理。

（五）借款3000元以上需提前一天通知财务，不提前通知财务如遇库存现金不够

将无法借款。

（六）对于有关部门申请的押金、保证金允许超过一个月报销。

但每年年末结清

归还，有需要的下年年初重新申请借款

第九条费用借款和报销审批权限

（一）所有备用金借支和费用的报销，由部门负责人确认，财务部审核后报总经

理审批；

（二）部门相关负责人费用报销由财务部审核后报总经理审批。

第十条费用报销规定

（一）除支付工资与劳务费外，费用报销须出具由税务监制的正式发票或财政部

门统一印制的收款收据。

报销人对其提供的原始票据负责，若发现使用虚假发

票、破票，虚假发票所对应金额的一律不予报销。

对于无法提供或发票遗失的，

且没有刷卡记录，财务部有权不予报销，亦不得使用替代发票。

（二）报销款3000元以上需提前一天通知财务，不提前通知财务如遇库存现金不

够将无法报销。

（三）报销项目费用时，除填写支出凭单外，需另附《报销明细》标明具体项目

名称，已便财务进行项目核算，否则不予报销。

（四）报销费用提供的发票抬头应当为公司全称，定额发票除外。

对于无公司名

称或公司名称不完整、发票内容填写不完整、无发票日期的票据，一律不予报销。

（五）费用报销采用实名制，任何人不得以他人名义报销。

报销超过本人月度标

准的，原则上不予报销；情况特殊的，应当在报销单上写明原因，经部门负责人审批同

意后予以报销。

（六）招待费报销：

每次交际行为须单独填写一张《报销明细》，并在“费用描述”

里，写明日期、客户、招待地点、招待人数、票据张数。

（七）差旅费报销：

出差事项需填写详尽，住宿、城际、交际、途中交通费等需

分行填写。

（八）报销单据须用胶水（不可使用订书针、曲别针、大头针等金属物品）横向

粘贴支出凭单上。

发票按费用按类别分别填写支出凭证，需按时间顺序呈鱼鳞状依次粘

贴，应与费用报告说明一一对应。

超出边界的部分须向内折叠好，对于粘贴填写不规范

的报销单，财务人员可以拒绝受理。

（九）发票粘贴时应注意，不能将票据上有关信息遮盖。

如：

出租车票的时间、

金额；机票的乘机人姓名；发票上开具的品名、金额、时间等。

（十）除差旅费、劳务费用、日常开支可以用现金支付外，其他付款原则上以银

行支付。

（十一）费用报销内容与借款申请不一致的，发票开具单位与借款申请单上收款单

位不一致的，财务部有权拒绝报销。

第十一条费用报销时间

为及时准确地反映各部门当期费用，原则上要求每周四为费用报销日，其他款项不

受此限制。

具体要求如下：

（一）发票报销时限为发票开具日起1周内，超出规定时间财务部一律不予报销。

（二）出差期间发生的交际费与差旅费一起报销，不受每周报销时间的限制。

（回

来后一周内报销）

（三）如遇相关领导不在公司，可通过邮件审批。

通过邮件审批的单子，财务可以先

报销，后补签字。

第四章关于市内交通费的规定

第十二条市内交通费规定

（一）市内交通费指员工在工作日内因公外出乘坐公共交通工具（含地铁、出租

车、公交车等）而发生的费用，不包括上下班通勤费。

各部门依据“市内交通费报销标

准”（表一）确定员工报销上限，不得突破，员工在其额度内据实报销。

（二）报销市内交通费时，需在发票背面用铅笔注明起始地点，如：

公司-交行，未

注明起始地的发票财务不予报销。

（三）各部门依据“市内交通费报销标准”（表一）确定员工报销上限，不得突

破，员工在其额度内据实报销。

（四）请假超过一个月并办理工作移交的，请假期间的市内交通费原则不允报销。

表一市内交通费报销标准

职位系列职位/岗位交通费额度

（上限）

管理岗总经理1000

部门经理

500

销售岗

项目经理300

部门经理300

职能岗

员工200

特殊情况如：

货运性质的由总经理审批通过后方可到财务报销。

第五章关于招待费的规定

第十三条关于招待费的规定

（一）业务招待费是指公司为加强与业务伙伴、客户及政府部门的关系，为公司生产、经

营良好的外部关系和社会环境而发生的招待餐费、住宿费、礼品费等支出。

公司各

部门在业务活动和接到工作中，根据具体情况可安排招待用餐，也可适当赠送纪念

品或礼品。

（二）各部门需要严格控制招待费支出，严禁以招待费名义报销个人费用。

（三）招待费实行实名制，谁经手谁报销，严禁代他人报销。

（四）各部门因工作需要赠送礼品时，应先由部门书面申请，并注明原因，馈赠物品名称、

数量、价值、金额等，经部门负责人审核、财务部复核、总经理联合审批同意后，

部门方可填写申请单或支款单，经办人凭批件执行。

赠送公司统一定做的礼品，按

照公司领用规定执行，费用将计入领用部门，所赠送礼品计入部门费用；销售部举

办市场活动所赠送的礼品，费用计入销售部。

（五）礼品如需自行购买，须事先得到部门经理（叠加总经理）审批同意并报财务部备案

后，方可购买。

报销时须提供商场、超市电脑打印的商品清单。

（六）招待用餐工作客饭，一般情况下每人每餐不超过100元，重点招待每人每餐不超过

200元，特殊招待每人每餐不超过800元，重点招待和特殊招待应提前报部门经理

审批。

招待费发票报销须另填写《报销明细》，注明日期、招待对象、人数、事由、

金额等，单次招待费超过1500元的，需提前申请并对具体情况详细说明，经总经理

审批同意后方可报销。

（销售部除外）

（七）销售部招待费限额每人每月5000元，如连续3月无业绩的须提供书面报告，并详细

阐明原因。

书面报告经部门负责人审核、总经理审批后，方可办理后续的报销。

（八）请假超过一个月并办理工作移交的，请假期间发生的招待费原则上不允许报销。

（九）业务招待费实行部门经理负责制。

当月招待费超支可以下月招待费预算额度弥补，

但季度的招待费支出总额应以季度招待费预算额度为限。

第六章关于加班报销的规定

第十四条加班报销规定

（一）节假日加班、工作日加班至20:

00时后，职能部门人员可以报销加班餐费，发票

背面需要注明加班日期和共同就餐人员，并经上级审批人签字同意后方可报销，

加班餐费报销标准不超过50元/人次。

（二）节假日加班、工作日加班至21:

00点后可以报销回住所的出租车费。

第七章关于差旅费的规定

第十五条差旅费报销规定

（一）差旅费指员工因公出差而发生的交通费、托运行李费、出差补助费、住宿

费等。

（二）各部门人员出差，由其部门经理安排。

差旅费报销时需打印出差申请审批

或审批邮件，与原始单据一同交财务部。

出差人预支差旅费应填写借款单，注明出差事

由、地点、人数、期限及交通工具，由财务部根据实际情况核准最终借款额。

参加培训

的差旅费用，在借款或报销时需同时提供培训通知。

（三）出差人员，应严格遵守有关规定，工作结束及时返回，并在返回后一周内

办理报销手续；超期不予报销。

未经部门领导审批的差旅费不得报销

（四）原则上不允许自驾车出差。

如遇特殊情况，需经总经理审批同意。

自驾车

报销费用以正常出差乘坐火车或汽车1人次城际交通的标准核定，提供汽油费、过路过

桥发票报销费用。

（五）出差期间餐费和车费报销提供发票原则上须与出差时间、地点相吻合，不

得以异地或其他时间的发票为报销凭证。

标准见（表三）。

因公参加会议、培训，食宿

由组织者统一安排并承担的，不再享受差旅餐补；食宿不统一安排的，视同差旅费报销。

（六）因特殊情况，出差人员住宿费用支出超出标准的，必须说明原因，由总经

理签署审批意见，否则一律不予报销。

（七）同性别两人同地出差时，公司提倡入住同一房间，住宿费不超过2人住宿

标准。

（八）出差不报销住宿费的，按100元/天予以补贴，需提供与出差地点和时间相

吻合的相关凭据。

（九）出差期间若某天发生招待用餐费用，则当日该餐不再给予补助。

表二

差旅费标准表

差旅餐费包

出差地级别住宿费

干

管理层700元/天

北京、上海、广州、

部门经理400元/天

深圳120元/天

员工350元/天

早餐：

20元

其他省会城市直辖

管理层650元/天

午餐：

50元

市及苏州、东莞、

部门经理350元/天

晚餐：

50元

大连、青岛、厦门、300元/天

员工

珠海

管理层400元/天

其他城市

部门经理300元/天

员工260元/天

特殊情况需报副总审批通过后方可到财务报销。

第十六条出差交通工具规定

（十）公司所有人员禁止乘坐头等舱。

特殊情况需经总经理审批后方可乘坐。

（十一）其他员工出差，出差地点乘坐火车在1000KM以内可以到达的，一般只可乘

坐火车（含高铁/动车）。

（十二）乘坐高铁出差无特殊原因，应选择二等座。

特殊情况需要乘坐飞机及高铁

商务座/一等座的，须在提前申请并经副总审批通过后方可乘坐；如若未经批准，擅自乘

坐飞机或高铁商务座/一等座者，其费用只能按二等座报销，差价自理，但特价机票未超

过火车二等座价格的不属于超标。

出差尽量选择早班或晚班飞机，较少占用工作时间。

本着节约原则鼓励选择火车出行。

（十三）飞机票由行政部统一预订，享受统一优惠折扣。

当员工通过其他途径得到

的票价比公司统一订票票价低时，可以要求公司代为购买或经订票人（前台助理）确认

后自行购买。

能够以公司名义统一订票,而员工自行购买票款高于公司同类票价款的，高

出部分由员工自己承担。

第八章关于办公费的规定

第十七条办公费

（十四）办公费指日常办公过程中发生的费用，分为五大类核算：

日常办公、办公

环境、招聘存档、主机及软件、年会等对外费用等。

（十五）办公用品原则上由采购部门负责。

一般情况下各部门不允许自行购买办公

用品；特殊情况下购置办公用品的，报销时除具备原始合法发票外还应当提供采购清单。

（十六）办公费采用谁受益谁承担的原则，由行政部分配到各使用部门。

第九章关于培训费的规定

第十八条培训费

（十七）培训包括内部培训和外部培训。

内部培训是指公司、部门自己组织承办的

培训；外部培训是指外单位承办的需我方承担费用的培训。

（十八）内部培训费指场租、交通、食宿、为培训准备的资料费、外请培训机构支

付服务费等费用；外部培训费包括员工接受外部培训及培训外部人员所发生的费用。

（十九）非行政部组织的培训需报行政部备案。

（二十）培训的食宿、交通由组织者统一安排的，不再享受差旅报销；食宿不统一

安排的，培训期间所发生的费用按差旅费规定执行。

（二十一）培训费须提前申请并填写“培训费审批表”（见附表三）。

第十章关于会议费的规定

第十九条会议费

（二十二）会议包括内部会议和外部会议两类，内部会议是指经公司总经理批准

的会议；外部会议是指外单位举办的需我方承担费用的非市场活动会议。

（二十三）会议费包括场地、设备租赁费、统一食宿费、活动费、交通费、资料

印刷费等。

（二十四）内部会议需要提供会议经费预算，原则上在公司内部场地举办；外部

会议需要提供会议邀请函；会议以承包形式举办的，需要提供与承办方签订的协议。

（二十五）会议食宿由组织者统一安排的，不再享受差旅费报销；食宿不统一安

排的，参加会议期间所发生的费用按差旅费规定执行。

（二十六）会议费须提前申请并填写“会议费审批表”（见附表四）。

第十一章关于运杂费的规定

第二十条运杂费

运杂费是由于接受运输商品服务而支付给承运单位的费用，包括铁路、公路、航空、

水运等费用，以及为购买运输包装物而发生的费用。

第十二章关于宣传费的规定

第二十一条宣传费

（二十七）宣传费是为提高知名度，扩大社会影响，树立良好形象而发生的费用。

分为广告宣传费、展览展示费、印刷费等。

（二十八）进行市场宣传活动必须签订合同，该合同需经相关部门审核审批后交

财务部备案。

（二十九）广告宣传费报销时需提供正式的广告业专用发票，平面媒体广告需提

供相应的广告样张。

（三十）展示展览类活动（包括活动过程中发生的礼品支出）需事先提供整体活动

预算，与参展方签订的合同。

根据预算和合同进行借款，报销时需提供活动明细清单。

（三十一）印刷类活动（包括各种宣传资料印刷）借款时需提供合同，报销时需

提供印刷资料样品。

（三十二）收到厂商或其他单位分担的市场费资金时，冲减当期的市场费。

第十三章关于咨询费

第二十二条咨询费

咨询费只公司因拓展业务、开发市场、获取信息或只是等原因接受外部单位服务而支付

的费用，这些外部单位包括顾问公司、会计师事务所、税务咨询事务所、法律事务所、管理

咨询事务所等中介机构。

第十四章认证费规定

第二十三条认证费

认证费是指公司委托的外部机构的证明、证件等而支付的费用，如ISO9001认证费、产

品认可实验费、、申请商标注册、专利注册等；验资费计入“认证费“。

第十五章关于人工成本的规定

第二十四条工资及奖金

工资指按照工资制度的规定，支付给正式编制员工（包括试用期员工）的劳动报酬。

公

司依法代扣代缴个人所得税。

第二十五条政策类奖金

政策类奖金包括优秀员工奖励、专项奖以及按照一定政策给予员工的奖励，经公司总经

理审批通过后，由行政部提供人员名单及奖励金额交财务备案。

获取奖励的人员直接到财务

办理支取手续，财务进行发放记录管理。

第二十六条福利费

福利费包括法定性质福利与公司性质福利。

法定性质福利是指按国家有关规定计提交纳的养老保险金、工伤保险、失业保险金、医

疗保险金（社会统筹）以及当地政府规定需交纳的其他保险金。

法定性质福利支付必须经行

政部、财务部审批。

公司性质支出包括工作餐费，每人30元/次、体检费、节假日礼金、团建费、新年联欢

费等。

依据行政部制度执行，支付须经财务部、行政部联合审批。

第二十七条劳务费

劳务费指支付给临时招用的散工（计件工、定量包工等）、聘请的专家或顾问以及各种

应给予报酬的外单位人员的费用。

支付给单位劳务费对方须提供税务局认可的正式发票，支

付给个人的劳务费用需要扣除个人所得税，取得个人签字的收条作为报销依据。

第十六章关于租赁、水电、装修费的规定

第二十八条租赁、水电费、装修费、物业管理费

（三十三）租赁费是指公司因经营需要而向其他单位租用房屋、设备、一仪器等

支出的费用。

（三十四）租赁费主要包括：

租赁房屋的房租，租用设备、仪器等的租金。

（三十五）房租、水电费、装修费由行政部统一负责签订合同，统一申请支付。

（三十六）房租是指因经营需要而向其他单位租用房屋支出的费用，包括房租租

金与物业管理费用、停车费。

房屋租赁需要与出租方签订租赁协议，费用按照租赁期分

期摊销或预提。

（三十七）水电费指日常工作发生的水费、电费、空调费、暖气费等。

（三十八）装修费是指因生产、经营、管理的需要而修缮房屋、对生产、经营、

管理场所进行内外装修等支出的费用，包括因装修而产生的布线等工程费用，因增加办

公座位而新添置的办公家具的费用。

（三十九）房租、租赁费由行政部提出申请并审核，经总经理审批后方可支付。

（四十）物业管理费是指公司依据租赁合同条款约定为保证公司办公场所正常使用

支付给物业的费用。

第十七章车辆使用费规定

第二十九条车辆使用费

车辆使用费指本公司公车发生的各种费用，主要包括公司的公务用车过路过桥费、

停车费、汽油费、汽车维修费（即对汽车保养、修理等发生的费用）、汽车保险费

和车船使用税等。

第十八章关于维修费的规定

第三十条维修费

日常维修费指对非车辆类的固定资产、办公家具、低值易耗品、计算机软件进行维护、

保养、修理、装饰、改良等发生的费用，主要包括：

办公设备维修费，包括不对原固定资产

的主要特征发生改变的改装、维护、修理等项费用（如计算机维修、复印机维修、空调维修

等）和对办公家具修理所发生的费用等。

日常维修费由行政部门负责监督控制，各部门办公设备维修要在申请费用支出时详细注

明维修项目、预算金额等。

第十九章财产保险费规定

第三十一条财产保险费

指公司对所有权或使用权属公司所有的财产进行保险而支付给保险公司的费用，主要指

商品保险费，保险公司返还的赔款应冲减财产保险费。

第二十章费用分析

每月底财务人员将费用预算与实际支出情况汇总并进行比较分析，分别报送相关人员。

第二十一章附则

第三十二条制度备案

费用制度由公司财务部拟订，经总经理审批通过后下发执行。

第三十三条本制度的解释

本制度由公司财务部负责解释，修订。

第三十四条本制度的施行

本制度自2018年5月1日起生效施行。