48燃料油销售业务流程.docx
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48燃料油销售业务流程
4.8燃料油销售业务流程①
一、业务目标
1经营目标
1.1保证完成经营计划，扩大经营总量，提高市场占有率，获取最佳经营利润。
1.2资金收付及时，保证资金安全。
1.3降低采购成本，保证采购产品的数量和质量。
2财务目标
2.1核算规范，保证会计记录真实、准确、完整。
3合规目标
3.1油品购销符合国家有关法律法规和股份公司内部规章制度。
3.2油品购销合同、相关协议符合合同法等国家法律、法规。
二、业务风险
1经营风险
1.1对市场价格行情判断不准造成采购价格过高或销售收入减少。
①本流程适用于油品销售事业部管理的分（子）公司
1.2客户不满意导致市场份额下降、经营效益流失。
1.3购销信用管理XX或授权不当，导致货款损失或不能及时回笼。
1.4供应商单一，造成供应市场垄断，致使采购价格高于合理市场价格；供应商履约能力不足，造成采购合同无法按约履行，导致公司对外信誉受损。
1.5运输代理选择不当，运输方案不合理，货物保险失效，造成货物灭失、损坏，导致货物无法正常交接或运杂费增加。
1.6油品收付与单据不符，导致油品数量、质量、价格等差异，造成商业纠纷和经济损失。
1.7未经审核，变更标准合同文本中涉及权利、义务条款导致的风险。
2财务风险
2.1交易没有及时入账，期末发生截止性错误；虚假记录或财务记录不准确、不完整；未按规定进行账务处理，造成财务数据不实。
3合规风险
3.1油品购销不符合国家有关法律法规和股份公司内部规章制度,受到处罚。
3.2油品购销合同、相关协议不符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度的要求，导致商业纠纷，造成损失。
三、业务流程步骤与控制点
1上报采购需求计划
1.1燃料油销售部（客户经理）根据当地市场需求变化，编写年、季、月度燃料油需求报告。
省（市）分公司（区外销售公司）燃料油业务部门汇总经分管副经理审批后，分别于每年9月上旬、每季度第二个月25日、每月度5日前向油品销售事业部上报下一年、季、月度进口资源需求计划、石化资源需求计划和外部采购资源需求计划。
2下达采购计划
2.1油品销售事业部汇总分省（市）分公司（区外销售公司）的需求计划，综合平衡后下达年、季、月度进口、石化资源、外部采购计划。
季、月度计划经分管副主任审批，年度计划须经主任审批。
3进口资源采购
3.1根据油品销售事业部下达的月度燃料油进口计划（包括追加计划），省（市）分公司（区外销售公司）燃料油业务部门制定具体的分批次采购实施计划，并书面通知国际事业公司对外询货。
3.2省（市）分公司（区外销售公司）燃料油业务部门与国际事业公司达成委托进口代理意向后，应就进口燃料油的品种、质量指标、生产国别或厂家、数量、价格、船期、目的港等与国际事业公司进行确认，并按规定权限审批后与国际事业公司签订燃料油进口委托代理协议。
在代理协议签订后三个工作日内，省（市）分公司（区外销售公司）燃料油业务部门将代理协议文本上报油品销售事业部备案。
3.3如发生单货不符、数量短少、质量不符、滞期等情况，省（市）分公司（区外销售公司）燃料油业务部门应及时查明原因，分清责任，并将处理意见报分管副经理审批后书面通知国际事业公司。
国际事业公司负责向外商索赔。
3.4进口燃料油期（纸）货保值业务流程参见《10.2境外成品油期（纸）货保值代理业务流程》。
4石化资源采购
4.1根据油品销售事业部下达的季度石化资源分配计划，省（市）分公司（区外销售公司）燃料油业务部门与炼化分（子）公司进行月度衔接，落实运输计划，并书面报分管副经理。
5外部资源采购
5.1根据油品销售事业部下达的外部采购计划，省（市）分公司（区外销售公司）燃料油业务部门统一组织对外部供应商进行评价，供应商信用等级报省（市）分公司（区外销售公司）信用管理领导小组（经理任组长）审批；根据供应商信用等级,由业务部门建议采购价格，填写《外部资源采购申请表》，按规定权限进行审批。
5.2省（市）分公司（区外销售公司）燃料油业务部门依据经法律事务部审定的标准合同文本拟订合同，合同签订人按规定权限与外部供应商订立采购合同（明确交货方式、地点、时间、价格、数量、质量标准、包装规格、承付方式、损耗率、违约责任等）。
合同复印件交财务等部门。
对标准合同文本条款进行文字性修改的，经同级法律事务部门审核；进行实质性修改的，报法律事务部审核。
6验收入库
卸油前,油库工作人员核对货物的品种、数量等与收货通知单是否一致，做好油品的取样化验工作。
6.1油库计量人员按要求做好罐前尺和罐后尺的计量。
计算实际收油数量，填写《油罐动态分户账》和《商品运输损溢处理单》，出具计量报告。
出现运输超损耗问题，按规定填写《验收及复测记录》，查清原因，提出处理意见，报省（市）分公司（区外销售公司）数质量管理部门批准后处理。
6.2验收后，仓库保管员凭验收报告、收货通知单办理入库，并签发入库单，油库接卸人员按要求做好收货作业，填写收货作业台账。
收货通知单、验收报告、入库单连续编号，并由经办人和复核人签字，存档或送相关部门。
6.3进口采购须由相关业务部门取得中国商检或SGS等权威商检机构出具的油品数质量检验报告。
7采购付款
7.1货到付款：
在油品采购确认到货和收到发票后，由业务经办人填写付款申请单并附采购合同、入库验收单等凭据，进口采购须附国际事业公司发出的《付款通知书》，按规定权限审批后，交财务部门审核付款。
7.2预付款：
除石化资源以外的其它油品采购原则上不允许预付货款，确实需要预付货款时，省（市）分公司（区外销售公司）燃料油业务部门根据供应商信用等级和采购合同填制预付款申请单,按规定权限审批后，交由财务部门审核付款。
8市场细分
8.1省（市）分公司（区外销售公司）燃料油业务部门调查当地市场,了解、分析消费规模、客户分布和竞争状况。
根据竞争态势和消费特点，细分目标市场，制定相应的市场策略和营销措施。
省（市）分公司（区外销售公司）燃料油业务部门统一负责落实资源和直销大户的招投标；负责开拓和巩固本区域燃料油市场，增加燃料油销售业务。
9确定销售目标
9.1根据销售事业部下达的年（月）度经营目标，省（市）分公司（区外销售公司）燃料油业务部门制定年（月）度销售计划。
年度计划报经理审批,月度计划经分管副经理批准后分解落实到各燃料油销售部（客户经理）。
10销售及客户管理
10.1合同签订人按规定权限依照经法律事务部审定的销售合同标准文本与客户签订销售合同，有关业务部门在两个工作日内上交省（市）分公司（区外销售公司）燃料油业务部门。
对标准合同文本条款进行文字性修改的，经同级法律事务部门审核；进行实质性修改的，报法律事务部审核。
10.2各级燃料油销售部门要派专人定期与不定期走访客户，了解客户意见和需求，根据需求填写区域市场客户档案更新表，报本部门负责人审批。
燃料油销售部（客户经理）建立客户档案管理岗位负责档案维护，及时对区域市场客户档案进行调整、充实和更新。
11信用核定和控制
11.1省（市）分公司（区外销售公司）信用管理领导小组负责制定相应的信用政策和信用总体规模，根据客户的资金、信用等状况，评定客户信用等级，拟订客户信用限额和时限。
11.2燃料油销售部（客户经理）在核定的信用额度和时限内按规定权限办理信用销售业务，对超出信用规定的，须报省（市）分公司（区外销售公司）信用管理领导小组审批。
合同签订人应同时签订《货款回笼责任书》，并与绩效考核挂钩。
11.3财务部门及时向相关部门反馈客户欠款情况，业务部门督促货款回笼，采取止损措施。
12制定价格策略
12.1省（市）分公司（区外销售公司）燃料油业务部门结合市场实际情况，制定销售的最低限价，经部门负责人审核后报经理（价格领导小组）审批。
燃料油销售部（客户经理）按规定价格执行，超出规定价格的逐级上报审批。
13开票与收款
13.1现款销售：
开票人员根据业务人员的销售单、财务收款凭据，复核无误后开具销售发票或提货通知单并加盖印章。
13.2信用销售:
业务经办人根据销售合同填写信用销售审批单，经部门负责人审批后，填写《开票通知单》交开票人员，开票人员确认客户欠款金额不超过规定的信用范围，开具销售发票或提货通知单并加盖印章。
13.3各级燃料油销售部门每日终了对销售开单和回款情况进行汇总，复核无误后填写收款记录，经财务部门核对，并根据销售情况，编制分对象的销售报表，由部门负责人审核后按时逐级上报到油品销售事业部。
14油库发货
14.1油库发货人员根据盖有印章的提货通知单安排客户或运输部门提货，并将提货通知单留存。
14.2对于一次不能提完的油品，油库应建立客户代保管台账，并将剩余油品转入客户代保管台账。
按照规定开展油库代保管业务的，应根据客户需求开具分提货通知单。
14.3油库发货人员每日交班前整理提货通知单，汇总发货数量，编制日发货报表和代保管台账。
油库记账人员复核日发货量、提货通知单累计数量以及代保管台账，检查是否平衡，发现差异应会同油库发货人员查找原因、及时处理。
15财务记账
15.1各级财务部门审核相关原始凭据,进行账务处理，由不相容岗位稽核。
15.2省（市）分公司（区外销售公司）燃料油业务部门和财务部门每月与国际事业公司、炼化分（子）公司、外部供应商及客户等核对往来款项，做好对账记录。
16合同履行情况检查
16.1业务经办人适时检查购销合同履行情况，对于已执行完毕的购销合同经业务部门负责人审核后及时整理归档；对执行过程中出现问题的购销合同，要及时查明原因，提出处理意见报省（市）分公司（区外销售公司）分管副经理审批。
17业务统计
17.1燃料油销售部（客户经理）每日核对购销发票和业务单据，并按照《销售企业燃料油统计报表制度》的要求，通过业务统计系统燃料油子系统逐级上报燃料油经营日报，及时反映每日商流和物流动态。
17.2每月末各级财务部门、相关业务部门、油库对提货通知单、代保管台账和销售发票等进行对账，发现差异及时查找原因并在当月处理。
18分析与考核
18.1省（市）分公司（区外销售公司）燃料油业务部门每月对市场情况、计划完成、进销存结构、吨油差价、费用构成等情况进行经营活动分析，总结经营工作得失，提出下一步经营策略和工作安排等；并于每月7日前（遇节假日顺延）将月度经营活动分析材料上报油品销售事业部。
18.2省（市）分公司（区外销售公司）绩效考核部门根据绩效考核办法，对燃料油经营业务进行综合评价、业绩考核,并实施奖惩。
四、业务流程图表
控制点
适用单位
不相容
岗位
控制点分值
监督检查方法
流程图
1.上报采购需求计划
1.1燃料油销售部（客户经理）根据当地市场需求变化，编写年、季、月度燃料油需求报告。
省（市）分公司（区外销售公司）燃料油业务部门汇总经分管副经理审批后，分别于每年9月上旬、每季度第二个月25日、每月度5日前向油品销售事业部上报下一年、季、月度进口资源需求计划、石化资源需求计划和外部采购资源需求计划。
省（市）分公司（区外销售公司）
2
1.1检查是否按规定编写需求报告和上报相关需求计划。
2.下达采购计划
2.1油品销售事业部汇总分省（市）分公司（区外销售公司）的需求计划，综合平衡后下达年、季、月度进口、石化资源、外部采购计划。
季、月度计划经分管副主任审批，年度计划须经主任审批。
油品销售事业部
5
2.1检查年、季、月度分期进口、石化配置、外部采购计划是否按规定审批。
3.进口资源采购
3.1根据油品销售事业部下达的月度燃料油进口计划（包括追加计划），省（市）分公司（区外销售公司）燃料油业务部门制定具体的分批次采购实施计划，并书面通知国际事业公司对外询货。
省（市）分公司（区外销售公司）
1
3.1检查是否制定具体的进口实施计划。
3.2省（市）分公司（区外销售公司）燃料油业务部门与国际事业公司达成委托进口代理意向后，应就进口燃料油的品种、质量指标、生产国别或厂家、数量、价格、船期、目的港等与国际事业公司进行确认，并按规定权限审批后与国际事业公司签订燃料油进口委托代理协议。
在代理协议签订后三个工作日内，省（市）分公司（区外销售公司）燃料油业务部门将代理协议文本上报油品销售事业部备案。
省（市）分公司（区外销售公司
1
3.2检查是否按规定签订进口委托代理协议。
3.3如发生单货不符、数量短少、质量不符、滞期等情况，省（市）分公司（区外销售公司）燃料油业务部门应及时查明原因，分清责任，并将处理意见报分管副经理审批后书面通知国际事业公司。
国际事业公司负责向外商索赔。
省（市）分公司（区外销售公司
国际事业公司
验收
计量
质检
审批
2
3.3检查处理意见及索赔情况。
3.4进口燃料油期（纸）货保值业务流程参见《10.2境外成品油期（纸）货保值代理业务流程》。
1
3.4检查方法参见《10.2一般贸易成品油出口纸货保值业务流程》。
4.石化资源采购
4.1根据油品销售事业部下达的季度石化资源分配计划，省（市）分公司（区外销售公司）燃料油业务部门与炼化分（子）公司进行月度衔接，落实运输计划,并书面报分管副经理。
省（市）分公司（区外销售公司）
2
4.1检查运输计划。
5.外部资源采购
5.1根据油品销售事业部下达的外部采购计划，省（市）分公司（区外销售公司）燃料油业务部门统一组织对外部供应商进行评价，供应商信用等级报省（市）分公司（区外销售公司）信用管理小组（经理任组长）审批；根据供应商信用等级,由业务部门建议采购价格，填写《外部资源采购申请表》，按规定权限进行审批。
省（市）分公司（区外销售公司）
经办
审核
审批
5
5.1检查信用及建议价格是否按规定审批。
5.2省（市）分公司（区外销售公司）燃料油业务部门依据经法律事务部审定的标准合同文本拟订合同，合同签订人按规定权限与外部供应商订立采购合同（明确交货方式、地点、时间、价格、数量、质量标准、包装规格、承付方式、损耗率、违约责任等）。
合同复印件交财务等部门。
对标准合同文本条款进行文字性修改的，经同级法律事务部门审核；进行实质性修改的，报法律事务部审核。
省（市）分公司（区外销售公司）
3
5.2检查采购合同。
6.验收入库
6.1油库计量人员按要求做好罐前尺和罐后尺的计量。
计算实际收油数量，填写《油罐动态分户账》和《商品运输损溢处理单》，出具计量报告。
出现运输超损耗问题，按规定填写《验收及复测记录》，查清原因，提出处理意见，报省（市）分公司（区外销售公司）数质量管理部门批准后处理。
省（市）分公司（区外销售公司）
经办
计量
验收
审批
2
6.1检查油品计量、验收等记录及有关处理意见。
6.2验收后，仓库保管员凭验收报告、收货通知单办理入库，并签发入库单，油库接卸人员按要求做好收货作业，填写收货作业台账。
收货通知单、验收报告、入库单连续编号，并由经办人和复核人签字，存档或送相关部门。
省（市）分公司（区外销售公司）
保管
验收
复核
2
6.2检查收货作业台账,检查入库单是否连续编号，是否由经办人和复核人签字。
6.3进口采购须由相关业务部门取得中国商检或SGS等权威商检机构出具的油品数质量检验报告。
省（市）分公司（区外销售公司）
2
6.3检查是否有油品数质量检验报告。
7.采购付款
7.1货到付款：
在油品采购确认到货和收到发票后，由业务经办人填写付款申请单并附采购合同、入库验收单等凭据，进口采购须附国际事业公司发出的《付款通知书》，按规定权限审批后，交财务部门审核付款。
省（市）分公司（区外销售公司）
业务部门
财务部门
审批
4
7.1检查是否按规定办理付款手续。
7.2预付款：
除石化资源以外的其它油品采购原则上不允许预付货款，确实需要预付货款时，省（市）分公司（区外销售公司）燃料油业务部门根据供应商信用等级和采购合同填制预付款申请单，按规定权限审批后，交财务部门审核付款。
省（市）分公司（区外销售公司）
业务部门
财务部门
审批
4
7.2检查是否按规定办理预付款手续。
8.市场细分
8.1省（市）分公司（区外销售公司）燃料油业务部门调查当地市场，了解、分析消费规模、客户分布和竞争状况。
根据竞争态势和消费特点，细分目标市场，制定相应的市场策略和营销措施。
省（市）分公司（区外销售公司）燃料油业务部门统一负责落实资源和直销大户的招投标；负责开拓和巩固本区域燃料油市场，增加燃料油销售业务。
省（市）分公司（区外销售公司）
3
8.1检查市场策略和营销措施。
9.确定销售目标
9.1根据油品销售事业部下达的年（月）度经营目标，省（市）分公司（区外销售公司）燃料油业务部门制定年（月）度销售计划。
年度计划报经理审批；月度计划经分管副经理批准后分解落实到各燃料油销售部（客户经理）。
省（市）分公司（区外销售公司）
3
9.1检查销售计划是否按规定审批及分解落实。
10.销售及客户管理
10.1合同签订人按规定权限依照经法律事务部审定的销售合同标准文本与客户签订销售合同，有关业务部门在两个工作日内上交省（市）分公司（区外销售公司）燃料油业务部门。
对标准合同文本条款进行文字性修改的，经同级法律事务部门审核；进行实质性修改的，报法律事务部审核。
省（市）分公（区外销售公司）司
3
10.1检查销售合同。
10.2各级燃料油销售部门要派专人定期与不定期走访客户，了解客户意见和需求，根据需求填写区域市场客户档案更新表，报本部门负责人审批。
燃料油销售部（客户经理）建立客户档案管理岗位负责档案维护，及时对区域市场客户档案进行调整、充实和更新。
省（市）分公司（区外销售公司）
经办
审核
2
10.2检查走访客户记录和客户档案。
11.信用核定和控制
11.1省（市）分公司（区外销售公司）信用管理领导小组负责制定相应的信用政策和信用总体规模,根据客户的资金、信用等状况，评定客户信用等级,拟订客户信用限额和时限。
省（市）分公司（区外销售公司）
经办
审核
审批
5
11.1检查信用政策以及客户信用等级评定情况。
11.2燃料油销售部（客户经理）在核定的信用额度和时限内按规定权限办理信用销售业务，对超出信用规定的，须报省（市）分公司（区外销售公司）信用管理领导小组审批。
合同签订人应同时签订《货款回笼责任书》，并与绩效考核挂钩。
省（市）分公司（区外销售公司）
经办
审核
审批
5
11.2检查是否按规定办理信用审核、审批，是否签订《货款回笼责任书》。
11.3财务部门及时向相关部门反馈客户欠款情况，业务部门督促货款回笼，采取止损措施。
省（市）分公司（区外销售公司）
3
11.3检查清欠措施及清欠结果。
12．制定价格策略
12.1省（市）分公司（区外销售公司）燃料油业务部门结合市场实际情况，制定销售的最低限价，经部门负责人审核后报经理（价格领导小组）审批。
燃料油销售部（客户经理）按规定价格执行，超出规定价格的逐级上报审批。
省（市）分公司（区外销售公司）
经办
审核
审批
6
12.1检查销售价格及浮动比率是否按规定审核、审批、执行。
13．开票与收款
13.1现款销售：
开票人员根据业务人员的销售单、财务收款凭据，复核无误后开具销售发票或提货通知单并加盖印章。
省（市）分公司（区外销售公司）
销售部门
财务部门
经办
收款
4
13.1检查开票、收款等手续是否齐备。
13.2信用销售:
业务经办人根据销售合同填写信用销售审批单，经部门负责人审批后，填写《开票通知单》交开票人员，开票人员确认客户欠款金额不超过规定的信用范围，开具销售发票或提货通知单并加盖印章。
省（市）分公司（区外销售公司）
经办
审批
开票
4
13.2检查信用销售是否按规定办理。
13.3各级燃料油销售部门每日终了对销售开单和回款情况进行汇总，复核无误后填写收款记录，经财务部门核对，并根据销售情况，编制分对象的销售报表，由部门负责人审核后按时逐级上报到油品销售事业部。
省（市）分公司（区外销售公司）
财务部门
业务部门
经办
审核
2
13.3检查收款记录是否经财务人员核对签字，检查经审核的分对象销售报表。
14．油库发货
14.1油库发货人员根据盖有印章的提货通知单安排客户或运输部门提货，并将提货通知单留存。
省（市）分公司（区外销售公司）
2
14.1检查提货通知单。
14.2对于一次不能提完的油品，油库应建立客户代保管台账，并将剩余油品转入客户代保管台账。
按照规定开展油库代保管业务的，应根据客户需求开具分提货通知单。
省（市）分公司（区外销售公司）
保管
开票
2
14.2检查客户代保管台账。
14.3油库发货人员每日交班前整理提货通知单，汇总发货数量，编制日发货报表和代保管台账。
油库记账人员复核日发货量、提货通知单累计数量以及代保管台账，检查是否平衡，发现差异应会同油库发货人员查找原因、及时处理。
省（市）分公司（区外销售公司）
保管
记账
2
14.3检查日发货报表和代保管台账是否经油库记账人员复核签字。
15．财务记账
15.1各级财务部门审核相关原始凭据,进行账务处理，由不相容岗位稽核。
省（市）分公司（区外销售公司）
记账
稽核
2
15.1检查账务处理是否符合规定。
15．2省（市）分公司（区外销售公司）燃料油业务部门和财务部门每月与国际事业公司、炼化分（子）公司、外部供应商及客户等核对往来款项，做好对账记录。
省（市）分公司（区外销售公司）、
业务部门
财务部门
3
15.2检查对账记录。
16．合同履行情况检查
16.1业务经办人适时检查购销合同履行情况，对于已执行完毕的购销合同经业务部门负责人审核后及时整理归档；对执行过程中出现问题的购销合同，要及时查明原因，提出处理意见报省（市）分公司（区外销售公司）分管副经理审批。
省（市）分公司（区外销售公司）
2
16.1检查购销合同履行情况检查记录。
17．业务统计
17.1燃料油销售部（客户经理）每日核对购销发票和业务单据，并按照《销售企业燃料油统计报表制度》的要求，通过业务统计系统燃料油子系统逐级上报燃料油经营日报，及时反映每日商流和物流动态。
省（市）分公司（区外销售公司）
2
17.1检查是否按规定上报燃料油经营日报。
17.2每月末各级财务部门、相关业务部门、油库对提货通知单、代保管台账和销售发票等进行对账，发现差异及时查找原因并在当月处理。
省（市）分公司（区外销售公司）
业务部门
财务部门
2
17.2检查对账记录和差异处理记录。
18．分析与考核
18.1省（市）分公司（区外销售公司）燃料油业务部门每月对市场情况、计划完成、进销存结构、吨油差价、费用构成等情况进行经营活动分析，总结经营工作得失，提出下一步经营策略和工作安排等；并于每月7日前（遇节假日顺延）将月度经营活动分析材料上报油品销售事业部。
省（市）分公
升级会员 