Word应用培训.docx

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Word应用培训

Word的应用技巧

修改WORD默认设置优化操作

　其实，Word2003的许多默认设置并不适合我们使用，在此让我们看看如何修改这些默认设置让Word使用起来更加方便。

默认图片环绕方式

在Word中插入或粘贴的图片环绕方式默认为“嵌入型”，在这种环绕方式下图片既不能旋转也不能拖动移位，插入图片经常还需要将版式调整为“四周型”再进行处理。

其实我们可以把默认设置改成“四周型”，具体的操作方法：

依次选择“工具→选项”菜单命令，在出现的对话框中选择“编辑”选项卡，单击“图片插入/粘贴方式”下拉列表，从中选择“四周型”项，最后单击“确定”按钮

对象的精确调整

相信不少人都知道，在Word中按住Alt键拖动可以对选中对象进行精确调整。

其实只要进行一些简单设置，即使不按住Alt键直接拖动也可以进行精确调整。

依次选择“绘图”工具栏的“绘图→绘图网格”命令（默认位于Word窗口下方），在弹出的“绘图网格”界面中取消勾选“对象与网格对齐”复选框或将“水平间距”和“垂直间距”都设置为“0.01”（如图1），再单击“默认”按钮，在提示“是否更改网格线的默认设置？

”时单击“是”按钮。

这样以后在Word中直接拖动就可以精确调整了。

　　图1“绘图网格”界面

如果你只需要在当前文档中进行直接拖动微调，而不想彻底改变默认设置，那么修改后不要单击“默认”按钮。

告别绘图画布

在Word2003中绘图画布会在每次插入自选图形或文字框时自动出现。

虽然按Esc键可以暂时让绘图画布消失，但总觉得太麻烦，其实我们可以通过以下方法来取消：

依次选择“工具→选项”菜单命令，在出现的对话框中选择“常规”选项卡，取消勾选“插入'自选图形’时自动创建绘图画布”复选框，最后单击“确定”按钮即可。

 自选图形的默认格式

默认插入的自选图形格式为0.75磅黑色连线、白色填充，如需更改默认格式，可通过以下方法设置：

首先画一个自选图形，然后鼠标右击，在弹出的快捷菜单中选择“设置自选图形格式”命令，在出现的对话框中选择“颜色与线条”选项卡，在其中自定义设置“线条”和“填充色”，设置完毕后单击“确定”按钮。

最后，再次右击自选图形，选择“设置自选图形的默认效果”命令即可。

启动时打开常用输入法

通常只要一打开Word2003就会自动切换到“微软拼音输入法”，如果你惯用的不是这种输入法恐怕就会觉得很困扰了。

能不能让Word启动时自动打开我们惯用的输入法呢？

这其实并不难做到。

　　依次打开“控制面板→添加或删除程序”，从列表中找到“MicrosoftOfficeProfessionalEdition2003”项并单击“更改”按钮。

在Office2003安装窗口中点选“添加或删除功能”单选项并单击下一步，接着勾选“选择应用程序的高级自定义”复选框再单击下一步，从中间的列表中依次展开“MicrosoftOffice→Office共享功能→中文可选用户输入法→微软拼音输入法2003”，单击“微软拼音输入法2003”前的按钮选择“不安装”（如图2），单击“更新”按钮。

等安装完成以后再进入Word时出现的就不是微软拼音输入法了，而是输入法列表中排在首位的中文输入法。

最后只要让常用的输入法排在首位即可。

图2Office安装窗口

　　如果你不希望Word在启动时自动打开中文输入法，那么还有另一个更简单的办法可以使用。

依次选择“工具→选项”菜单命令，在出现的对话框中选择“编辑”选项卡，取消勾选其中的“输入法控制处于活动状态”复选框即可。

　　按像素显示图形尺寸

　　Word中的图形都是按厘米为单位来计算的，如果经常需要把Word中的图形转换成图片，你可能更喜欢采用像素的形式来显示图片的尺寸，具体的操作方法：

依次选择“工具→选项”菜单命令，在出现的对话框中选择“常规”选项卡，勾选其中的“为html功能显示像素”复选框即可实现。

若取消勾选“使用字符单位”复选框，还可以使本来用字符或行高显示的数据变成按厘米来计算，比如：

绘图网格的设置窗口。

如何在Word中高效选择录入表格

 　每个办公室都少不了上报一些报表什么的，故如何高效率地、正确地输入变成了大家追求的目标。

在一些表格的项目中一定会有非此即彼的输入项，如果将这些项目设计成下拉列表就会大大提高输入的速度和正确性，今天笔者就和大家一起来探讨一下这方面的技巧。

　　一、在Word中设置“下拉型窗体域”，实现表格的选择性录入方式

　　在这里我们还是举个例子来说明我们的设计思路吧！

比如，要上报一份“2003年计算中心上机情况统计表”，在这个表格中如职称、上机课程等几项是要反复重复输入的，那不妨将它设置成选择性下拉列表式输入方式，只要一点单元格，就会出现一个下拉列表，在列表中选择要输入的项就可以了。

如图1所示为此表的一部分。

图12003年计算机中心上机情况汇总表

　　要实现上面如图所示的效果需要进行如下设置。

　　第一步：

设计表格

　　先打开一个Word文档，在其中根据需要先设计好表格。

可以先将一些不能用下拉输入的单元格先行输入。

　　第二步：

插入下拉型窗体域

　　下拉型窗体域是比较常用的窗体域类型。

这种类型的窗体域通常用于非此即彼的选择场合。

我们设计的这个表格，在“职称、上机课程和所在院、系”中就可以使用下拉型窗体域，用户在填写表单时可以直接点击鼠标选定，不必进行输入，省去了重复输入的麻烦。

　　具体方法：

将鼠标移到指定位置，比如上机课程下面的单元格，点“视图→工具栏→窗体”，弹出“窗体”工具栏，点“下拉型窗体域”按钮，如图2所示。

图2窗体工具栏

　　窗体域插入后，单元格中会显示出一个带有灰色阴影的小方块（在按下“窗体域底纹”按钮的情况下才会显示阴影）。

窗体域底纹只在屏幕上显示，用于提醒用户该域的具体位置，并不会被打印出来。

双击插入的窗体域，系统弹出“下拉型窗体域选项”对话框。

在“下拉项”的框格内添加下拉菜单中的选项。

添加的步骤是：

首先在“下拉项”项目中输入需要添加的第一个列表项，并单击“添加”按钮（或按回车键），然后依次输入其余列表项。

所有列表项添加完毕后，可以通过向上↑、向下↓这2个“移动”按钮改变列表项的排列顺序。

选中“启用下拉列表”项，点“确定”按钮即可，如图3所示。

图3设计下拉项

　　这样一个单元格的下拉型窗体域就设置好了，下面的单元格就可以采用复制、粘贴的方法来完成。

依次类推，完成其他项的域插入工作。

　　第三步：

保护窗体

　　下拉型窗体域插入完成之后，单击“窗体”工具栏上的小锁状的“保护窗体”按钮，这样除了含有窗体域的单元格外，表格的其他地方都无法进行修改。

此时用鼠标单击任一窗体域单元格，在单元格的右侧会出现一个下拉三角图标，点击该图标会弹出下拉列表，在其中选择即可。

全部选择好后，再点“保护窗体”按钮即可解除锁定。

　　二、在Excel中设置“有效性”，实现表格的选择性录入方式

　　还是上面列举的那个例子吧。

在Excel中可不能在玩儿窗体域了，得换个方法才行。

图4设计表格大体轮廓

　　先在Excel工作表中设计好表格的大体轮廓，再在任意一列中输入要在下拉列表中所显示的内容；选定要使用选择性输入的区域，如图4所示。

　　再点“数据”菜单中的“有效性”命令，在“数据有效性”窗体中的选“设置”选项卡，在“允许”栏中选择“序列”；在“来源”栏中输入序列来源的单元格绝对地址或点“来源”栏中右侧的隐藏窗体按钮，再用鼠标选定上面提前输入好的要在下拉列表中所显示的内容单元格，最后单击“确定”返回，如图5所示。

图5数据来源设置

　　此时只要用鼠标点中区域中的任一单元格，都会在单元格的旁边出现一个下拉箭头，单击箭头，会显示出所有的设置序列，我们只要从中单击所需的项目即可完成录入，如图6所示。

图6项目录入

浅谈Word中“分离下划线”

 　　大家知道，在Word中，为字符添加的下划线，默认情况下是紧靠字符下方的。

能不能调整一下字符和下划线之间的距离呢？

答案是肯定的。

　　1.启动Word2003（其它版本请仿照操作），输入字符“分离下划线的制作”。

　　2.选中“下划线”及前后各一个（多个也可以）字符（即“离下划线的”），按“格式”工具栏上“下划线”按钮右侧的下拉箭头，在随后弹出的快捷菜单中（如图1），选定一种下划线类型（如“双下划线”等），并通过“下划线颜色”菜单，设置好下划线的颜色。

图1设置下划线颜色

　　3.选中字符“离”，然后按住Ctrl键，再选中字符“的”（这样操作可以同时选中多处不连续的字符，本操作不支持Word2000及以前的版本），通过下划线颜色选项，将这两个字符的下划线颜色设置为“白色”。

　　4.选中字符“下划线”，执行“格式→字体”命令，打开“字体”对话框（如图2），切换到“字符间距”标签下，按“位置”右侧的下拉按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选“提升”选项，然后在其右侧“磅值”后面的方框中输入一个数值（这个数值就是分离的距离，此处为了突出这一效果，设置为30磅），确定返回即可。

图2设置字体

一次特殊的查找和替换

 　前不久，领导吩咐我把一些材料整理出来。

搞了好几个晚上，终于完工了。

把整理好的几十页的材料送给领导审阅，领导很满意。

不过，他提了一个小小的要求，就是要求把文中的所有的“第一章”、“第二章”等后面都加上一个顿号。

我心想，这还不简单，查找所有的“章”字，把它替换成“章、”不就行了吗？

于是打开文档，进行了一次全面替换，可是，结果并不如我所料，虽然所有的“第一章”、“第二章”都变成了“第一章、”、“第二章、”，可是全文中其他出现的“章”也变成了“章、”。

这可怎么办呢？

好几十页呀，总不能要我一个一个地去改吧？

　　想到Word的强大功能，总觉得应该有办法的。

还不错，一会儿功夫，果然找到了好办法。

打开“查找和替换”对话框，选择“替换”标签，在“查找内容”中输入“第章”，然后把光标移到两个字之间，单击下方的〔特殊字符〕按钮（如果没有这个按钮的话，单击〔高级〕按钮就会出现），选择“任意字符”（如图1），这时查找的内容就是“第^?

章”。

接下来，把光标移到“替换为”框中，单击〔特殊字符〕按钮，选择“查找内容”，就会插入“^amp;amp;”，再加上一个顿号，这样就把查找的内容替换成原来的查找内容加上一个顿号了，也就是“^amp;amp;、”（如图2），按下〔全部替换〕按钮即可，真是太方便了。

巧妙利用Word设置稿件格式

　一、我的稿纸我做主

　　在Word2003中，我们可以方便地用稿纸方式来书写稿件，但用Word创建的稿纸边框线为深灰色、网格线为浅灰色。

如果我们希望用漂亮的框线颜色来美化自己的稿纸，但找遍所有的菜单和工具栏，都不能找到可以直接修改稿纸框线的命令或工具按钮，难道在Word2003中只能使用这种单调的稿纸框线颜色，不能设置自己的稿纸方式吗？

其实在稿纸创建完毕后，依次选择“视图→页眉和页脚”菜单命令，在弹出的“页眉和页脚”工具栏可以看到光标在页眉编辑区中不停地闪烁，同时稿纸框线的颜色也变成较深的颜色。

将鼠标指针指向稿纸的边框线，当鼠标指针变成黑十字方向箭头形状后，双击鼠标左键，这时Word2003就会弹出“设置自选图形格式”界面，选择“颜色与线条”选项卡，然后在“线条”项目区中单击“颜色”下拉箭头，从线条颜色列表中选择所需要的稿纸边框颜色。

提示：

如果你对稿纸还有更高的要求，还可以在“颜色”、“带图案线条”中选择相关的边框图案、虚实、精细等项目。

设置完成后单击“确定”按钮，此时我们就可以看到自定义的稿纸边框颜色了。

下面我们修改稿纸网格线的颜色。

将鼠标指针指向稿纸网格线，当鼠标指针变成黑十字方向箭头形状后，双击鼠标左键，打开“设置自选图形格式”对话框，然后在此对话框中进行稿纸网格线颜色的修改操作，此外还可以对风格的填充颜色进行设置。

设置完成后单击“确定”按钮关闭对话框。

单击“页眉和页脚”工具栏上的“关闭”按钮。

关闭“页眉和页脚”工具栏。

此时我们就可以在稿纸中进行文档编辑工作了，文档编辑完成后，得到的稿纸效果，是不是很漂亮！

二、在文档末尾自动插入文章字数

写完一篇文章后，我们总希望知道它的字数。

在Word中依次选择“工具→字数统计”菜单命令即可实现。

但每次都要这样似乎有点麻烦，其实，使用“域”可以轻松完成上述任务。

1.将光标定位到需要加入字数统计的地方，手工输入有关统计字符的提示信息，如“本文档的总字数为：

”。

2.依次选择“插入→域”菜单命令，打开“域”对话框。

在“域”对话框的“类别”列表中选择“文档信息”，在“域名”列表框中选择“NumWords”。

3.单击“确定”按钮，关闭所有对话框。

此时，当前光标处就会显示出该文档的字数。

　　对文档进行修改后，统计的字数并不会自动改变，只要将光标移到域代码上，待其变为灰色后用鼠标右击，执行“更新域”或按“F9”键，Word就会自动更新该域，显示出修改后的字数。

如果你想一劳永逸，可直接打开Word的通用模式，将有关字数统计的域插入该模板文件并保存即可。

 在Word中为三位数字设置带圈字符

　从2000版本开始，Word提供了设置带圈字符的功能，选定相应的字符，执行“格式”菜单下的“中文版式→带圈字符”命令，然后“带圈字符”对话框中选择好圈号，单击“确定”按钮就可以了。

　　不过，最近笔者发现一个奇怪的现象，那就是Word只能为两位数字设置带圈字符，对三位数字会自动缩减为两位数字（如图1），这是怎么一回事呢？

原来，Word中的带圈字符功能只适用于一个中文字或两个数字的情况，超过这一范围就无能为力了。

其实，我们可以通过变通的方法为三位数字设置带圈字符。

这里我们为999这个三位数字为例进行说明，具体的操作步骤如下：

1．为两位数字设置带圈字符

首先，我们仍旧按照正常的方法为99设置带圈字符，然后按下“Alt+F9”组合键切换到域代码方式。

2．扩大圈号

　　选定域代码中的圈号，按下“Ctrl+]”组合键或“Ctrl+[”组合键对圈号的大小进行调整（如图2），当觉得圈号差不多时，请将域代码中的“99”改为“999”。

 用Word文档为图片添加解说词

　在Word中我们可以通过添加题注、标签和标注的形式为图片添加解说词。

　　一、为图片添加题注

在Word文档中，我们可以为某些项目，如表格、图片、公式等添加带编号的题注。

操作方法为：

1.选择要为其添加题注的项目，依次选择“插入→引用→题注”菜单命令，接着出现“题注”界面。

　　2.默认的题注为“图表1”，单击“新建标签”按钮，我们可以创建新的题注（如图1）。

　　3.如果让Word自动为其添加带编号的题注，可以在“题注”界面中单击“自动插入题注”按钮，在弹出的“自动插入题注”界面中勾选需要插入题注的项目即可。

Word实用操作技巧之文字编辑

　为了发挥Word的强大功能，建议你在使用时试试以下的技巧，灵活运用这些技巧，可以使你迅速成为Word高手（这里我们以WordXP为例，其他版本请参考操作）。

插入特定文字

　　对于要经常输入的文字段，每次都一个字一个字的敲入，确实很麻烦！

其实你可以把它制成一个按钮放在工具栏里，以后需要时，用鼠标一点即可。

方法是：

在“插入”/自动图文集/自动图文集中添加一项“特定文字”，然后打开“自定义”对话框，选取“命令”选项，在“类型”列表框中单击“自动图文集”，在右边命令框中找到刚才添加的“特定文字”项，将其拖放到工具栏即可。

替换为特殊格式的字体

　　要将文档中的某个词或字统一替换为另一种格式，例如将“XP”改为斜体、下划线的字体格式，可以这样操作：

单击菜单“编辑/替换”，在“查找内容”中输入“XP”，在“替换为”中同样也输入“XP”，然后打击“高级”选项，打开“格式”菜单，将字体设置为斜体、下划线，最后单击“全部替换”。

快速取消项目编号格式

　　当你在文档中输入了项目编号1和回车后，WordXP会自动生成项目编号2、3、4……，取消这些项目编号的方法是：

将文档全选，然后剪切，再粘贴回去，接着在WordXP中的智能标记中选“仅保留文本”格式，即可快速取消项目编号。

快速还原图形尺寸

　　当你在文档中放置一些图片，对它们进行适当地修改之后，如果觉得不满意，还可以快速还原图形尺寸，方法是：

按住Ctrl键，用鼠标双击该图片即可。

一次插入多个图片　　

要在文档中插入多个图片，没必要一个一个的插入，你可以单击菜单“插入/图片/来自文件”，然后在插入图片对话框中，按住Shift键的同时用鼠标逐个点击要添加的图片，最后按“插入”即可。

字替换为图片

具体方法是：

先把图片复制到剪贴板中，然后打开替换对话框，在“查找内容”框中输入将被替换的文字，接着在“替换为”框中输入“^c”（注意：

c必须是小写的半角字符），单击替换即可。

“^c”的含义是让WordXP以剪贴板中的内容替换“查找内容”框中的内容，因此“^c”还可替换包括回车符在内的大段文本。

 巧改Word下划线与文字间的距离

 　经常使用Word的朋友，都有这样的感觉，在Word中对文字设置下划线格式后，由于下划线与文字距离很近，两者几乎连在一起，看起来不够美观。

其实，我们可通过下面的方法来调整下划线与文字之间的距离。

1.首先，在文字前后各敲入一个空格，选中文字及其前后的空格，为其设置下划线格式。

　　2.选中文字（不要选中文字前后的空格），依次单击“格式→字体”菜单命令，在弹出的“字体”对话框中选择“字符间距”选项卡，将“位置”下拉框设置为“提升”、将“磅值”设置为“2磅”，单击“确定”按钮（如图）。

3.最后，将文字前后的空格设置为白色。

这样看起来效果就好多了！

将“页面设置”请进右键菜单