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档案价值的鉴定

档案价值的鉴定

第八章档案价值的鉴定

学习目标：

熟悉档案收集及档案鉴定工作的程序，掌握档案收集的方法，会编制档案保管期限表，并能运用档案保管期限表鉴定档案。

档案管理是机关或单位的文书部门将立卷归档好的文件移交给档案部门，档案部门对于处理完毕并具有保存价值的文件实体及信息进行收集、整理、鉴定、保管、开发和提供利用等一系列业务活动。

档案鉴定：

从广义上包括鉴定档案的真伪和鉴定档案的价值两个方面。

档案业务工作中经常进行的鉴定工作主要是鉴定档案的价值。

档案价值鉴定对保证档案质量，开展档案利用工作具有重要意义。

档案价值鉴定开始于文书立卷，贯穿于档案管理始终，决定着每一份档案文件的去留。

作为档案管理人员应该提高认识，掌握鉴定方法，确保档案鉴定工作的质量。

第一节档案价值鉴定工作概述

一、档案价值鉴定工作的含义：

（一）含义：

所谓档案价值的鉴定工作，是指按照一定的原则、标准和方法，分析和判定档案的价值，确定档案的保管期限，剔除失去保存价值的档案加以销毁。

具体地说，就是根据档案内容对以后工作的作用，来判定其是否具有保存价值以及保存多长时间。

基本内容：

第一、制定鉴定档案价值的统一标准和档案保管期限表。

第二，具体分析，判定档案材料的保存价值，并确定其保管期限。

第三，挑选无保存价值和保管期限已满失去保存价值的档案予以销毁或作相应的处理。

在档案界通常所说的档案的鉴定，是对档案价值的鉴定，这里所说的档案的价值是指档案对社会的有用性，对社会有用的，就是“优”的，就是“玉”，对社会没有用的，就是“劣”的，就是“石”。

说的形象一点，档案鉴定的主要目的就是要区分“玉石”。

（二）档案价值鉴定工作的特点：

档案价值鉴定工作包括两个阶段，即首次鉴定和再次鉴定。

首次鉴定是在文件转化为档案之时，有文书立卷部门进行的，主要是确定应该保存的文件以及这些文件的报关期限，其重点在于文件的现世价值的鉴定；再次鉴定是在档案形成几年甚至十几年之后，由档案部门进行的，主要对保存期将满的档案进行再次鉴定，是在新的范围，又一个层次上的分析、判定，比首次鉴定要求高、难度大，其重点在于文件的历史价值。

特点：

1.规范性：

档案价值鉴定工作的规范性，是指在鉴定的过程中应严格遵守国家主管部门及本单位所制定的档案鉴定的原则和标准，建立严密的组织，参与鉴定的人员应具有相对的稳定性，在鉴定方法上要突出研究性。

2.全面性：

档案价值鉴定工作的全面性，是指在鉴定的指导思想上，从利用需求趋向和档案实际状况来研究判定档案对社会各方面的有用价值，即把档案放在更大的范围，多层次、全方位地来分析人士，防止因片面造成失误；

3.长期性：

档案价值鉴定工作的长期性，是指档案价值鉴定工作虽然具有阶段性，却是长期的。

它贯穿于档案管理工作的始终。

在收集、整理、鉴定以及提供利用

（三）档案价值鉴定工作的作用：

档案价值鉴定工作的具体内容主要是判定每一份档案有无保存价值，和确定有保存价值的档案的保存时间。

档案鉴定工作在档案工作种具有十分重要的地位和作用：

1、通过鉴定分清档案的主次，便于进行科学的管理。

随着时间的发展，各单位都会产生数量庞大的档案，这些档案中只有部分是真正有保存价值、利用价值的档案，通过鉴定保存了重要档案，减少了档案的数量，优化了档案部门保管的档案。

2、通过鉴定工作，优化档案质量，建立精品档案，便于提供利用。

开展档案价值鉴定，分清“珠”和“玉”，提高保管档案的质量，有利于后继工作的开展。

通过鉴定工作，挑出无价值的档案，为精炼和销毁档案提供科学的依据。

3、档案价值鉴定工作在方便计算机管理方面具有重要的作用。

档案管理现代化最重要的内容就是用计算机技术来管理档案。

当然，要将有价值的档案信息输入计算机，使计算机处理档案信息迅速和优化，前提是做好档案的价值鉴定工作，筛选有价值的档案信息输入计算机，使计算机管理更加高效、便捷。

（四）档案价值鉴定工作的原则：

鉴定档案必须遵循从维护国家和人民的整体利益出发的原则，用全面、历史、发展的观点确定档案的价值。

首先，用全面的观点分析档案的价值。

具体来说，一是必须从国家的全局利益出发，对档案的价值进行衡量和判断，不能仅局限于某一部门、单位或地区的局部需要。

二是必须全方位、多层次的分析档案价值，既要考虑对形成者具有的近期查考价值，也要考虑对社会具有的长久的历史文化价值；既要着眼于其政治价值，也要着眼于其经济等其他价值。

三是鉴定时要从一个全宗或一个全宗群的角度来综合分析档案价值，才能做到既保证立档单位档案全宗的完整性，又可避免档案的大量重复。

其次，用历史的观点判定档案的价值。

档案室历史纪录，是在一定历史条件下和社会环境中形成的，鉴定时应从其产生的历史条件、时代背景及所发生的历史作用来分析判断，防止用现实政治需要去片面的确定档案的价值。

第三，用发展的观点来衡量档案的价值。

鉴定档案价值是一种预测性的，必须把档案的近期价值和远期价值结合起来考虑，尽量站得高一点，看得远一点，防止金石观点，才能最大限度的保证鉴定的科学性。

鉴定工作中需要注意的问题：

（1）应当以全国统一的鉴定标准为依据，不得各行其是。

（2）宽严问题：

采取留有余地的弹性处理方法。

保存从宽，销毁从严；孤本从宽，复本从严；本机关从宽，外机关单位从严；首脑机关从宽，基层机关从严；建国初期从宽，最近的从严；撤销机关从宽，现行机关从严；两可（如可永久保存也可长期保存）之间就高不就低。

鉴定档案价值必须掌握以下标准：

首先，确定档案保管期限的标准。

现行档案保管期限分为永久、长期、短期三种。

1、永久保管的档案。

其期限在50年以上。

凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的、对本机关、国家和历史研究具有长远利用价值的档案，列为永久保管的档案。

主要包括：

（1）本机关制定的法规性政策性的文件，处理重要问题形成的文件材料，召开重要会议（党代会、党委会、职代会、行政会等）的主要文件材料，重要的请示、报告、皮肤、规划、总结、综合统计报表和机构变化、领导人任免的文件材料。

（2）直属上级机关颁发的属于本机关主要业务并要贯彻执行的重要文件材料。

（3）非直属上级机关针对本机关主要业务并要贯彻执行的重要文件材料。

2、长期保管的档案。

其期限在16—50年。

凡是反映本机关一般工作活动，

例外，离开了社会需求，档案价值将无法实现。

例如，机关工作需要经常查考上级的有关决定、条例、指示等各种档案；证明个人经历需要查考干部任命通知书、干部登记表、职工名册等；证明个人学历需要查考入学登记表、审批表、学生学籍册、毕业生登记表等。

这些利用需求决定了相关档案的价值，如果没有这些需要，相关内容的档案也就没有保存的必要。

因此，社会对档案的利用需求，同样直接影响和决定着档案的价值。

第二节档案保管期限表的编制

一、档案保管期限表

什么是“档案保管期限表”？

档案保管期限表是用表册形式列举各类来源、内容和形式的档案的保管期限的一种提示性文件，它是鉴定档案价值，确定档案保管期限的依据和标准。

（一）现行档案保管期限分为永久、长期、短期

1.永久保管的档案。

其期限在50年以上。

凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的、对本机关、国家和历史研究具有长远利用价值的档案，列为永久保管的档案。

2.长期保管的档案。

其期限在16—50年。

凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管的档案。

3.短期保管的档案。

其期限在15年以下。

凡是在较短时期内对本机关有参考利用价值的文件材料，列为短期保管的档案。

（二）档案保管期限表的作用：

1、统一档案鉴定的客观标准，避免价值鉴定过宽或过严。

依据档案保管期限表，档案人员就可以客观准备地判断每一个案卷的保管期限，而不是根据个人认识对档案进行管理，从而推动档案价值鉴定工作的顺利进行。

2、提高档案价值鉴定工作的质量和效率。

3、便于准确地组织案卷。

依照档案保管期限表，机关文书人员在立卷时就更加方便的考虑文件的价值，并把价值不同的文件组成不同的案卷，再根据档案保管期限表的规定初步确定案卷的保管期限，为后续的档案鉴定工作打下良好的基础。

4、保证档案销毁的准确性。

对照档案保管期限表，档案人员就可以判定哪些档案应该销毁，哪些档案应该保存，有些防止和避免了档案文件被错误销毁的问题。

（三）档案保管期限表的类型：

1、通用型。

由国家档案局制定的《通用档案保管期限表》。

2、专门性。

由国家档案局会同有关专业主管部门制定的专门档案保管期限表。

3、专业型。

由专业主管机关制定、国家档案局批准执行的专业系统档案保管期限表。

4、同类型。

由国家档案局或地方档案局或主管机关制定的同类机关档案保管期限表。

5、专用型。

由某一机关自己制定的仅供本机关内部使用的档案保管期限表。

四、机关档案保管期限表的编制

（一）档案保管期限表的结构

档案保管期限表一般由顺序号、条款、保管期限、附注以及总的“说明”等部分组成。

其中条款和保管期限是最基本的项目。

有关要求：

1.文字说明：

应写明制定档案保管期限表的法规政策依据。

说明一般放在档案保管期限表的前面，起着指导和规定作用。

2.序号：

是用来表示条款的顺序，固定各条款的排列位置的。

必须在条款之前编上统一的顺序号，以固定条款的位置，同时也可作为鉴定人员使用档案保管期限鉴定档案时引用条款的代号。

3.条款名称：

是保管期限中最主要的内容，是用来指代类型档案材料的文字。

应具有概括性、排他性、简明性和可操作性，文字要准确简洁。

4.保管期限：

在条款拟好之后，要具体指出每一条款的保管期限。

保管期限分为短期、长期、永久三类。

5.附注：

主要用于对条款中某些需要说明、解释的问题加以注释。

是在条款之下对条款及其保管期限所作的必要的解释或说明。

（二）机关档案保管期限表的编制步骤与要求：

1.遵照档案上级制定的通用和专用保管期限表有关规定

机关档案保管期限表必须严格按照国家的有关规定和标准，参照上级有关档案保管期限表进行编制。

这样才能保证本机关档案鉴定工作的统一化、标准化和科学化。

2.调查和分析本机关档案的特点

在“三合一”制度下编制的“档案保管期限表”，它制约着机关文件向档案转化的全过程，是进行档案文件初次鉴定、确定文件去留的一把尺子。

所以，编制机关档案保管期限表之前，一定要进行深入的调查研究，掌握本机关档案的特殊性。

3.草拟条款

草拟条款是将本机关所有档案进行归类，找出它们的共性，并将其内容用精当的语言概括出来，用以反映同类档案的特点，并以此作为档案归类的依据。

条款是档案保管期限表最重要的内容，其归类是否正确，语言概括是否准确，都直接影响档案保管期限表作用的发挥。

4.修改定稿

档案保管期限表形成之后，应根据各方面的意见，对初稿进行反复修改，最后形成定稿。

5.审批

档案保管期限表是确定本机关档案保管期限的一份具有指导意义的文件，具有权威性和依据性。

因此，在使用前应由有关领导部门审查批准，才能有效。

并且一经批准，就必须严格按照要求确定档案的保管期限。

第三节档案价值鉴定的具体方法

一、分析影响档案价值的内部因素

（一）分析文件的内容：

是判定档案价值的首要因素。

分析文件内容就是根据文件反映的实际问题，判定文件的价值，确定其保管期限。

一是注意文件的完整程度。

完整程度高的文件重要性大。

二是注意文件的重要程度。

反映当的方针政策、重大事件、或者反映本机关主要职能活动的文件相对而言其重要程度大。

（二）分析文件的作者：

在分析文件作者时，要注意重点保存那些本机关各部门和重要领导人形成的具有代表性的档案材料。

而对来源于上下级和统计单位的档案材料则应从严处理，确保机关自身档案的完整、精炼，从而减少上下级以及统计各单位之间档案大量重复现象。

（三）分析文件的形式：

包括文件的名称特征和外形特征。

文件的名称特征往往是文件内容特征的体现，也表现了文件的不同作用，在一定程度上反映出文件在不同立档单位的不同价值。

文件的外形特征如职称材料或文本都颇具价值，也是确定档案价值的因素之一。

（四）分析文件的形成时间：

在档案界，专家学者一致认为“高龄档案应受重视”。

这实际上是从档案文件的形成时间的角度来考虑的。

实践中，随着时间的推移，形成时间越早的文件，越会因其稀少而显得珍贵。

迈斯奈尔是普鲁士机密国家档案馆馆长，他把来源于一个机关的全部文件看作一个起源完整的文件体，并在1901年提出了一套鉴定标准。

其中，“高龄案卷应当受到尊重”被称为“年龄鉴定论”，对许多国家的档案鉴定工作发生了重大影响。

不少国家都遵循这一原则，为本国的档案文件规定了一个禁止销毁的界限年份，即凡是该年份以前产生的档案文件一概不得销毁。

英国规定：

1660年前的档案禁毁。

德国规定：

16世纪以前的案卷不许销毁。

俄国规定：

19世纪下半叶以前的文件不许销毁。

印度规定：

凡100年以上的文件一律不得销毁。

我国规定：

1911年以前的明清档案和革命历史档案应划为免禁毁档案，全部永久保存。

（五）分析文件的有效期：

有些文件本身具有一定的有效期，如合同、协议书等。

在有效期内这些文件往往具有较强的法律，行政小李，价值比较大；然而有效期满后，大多数的文件材料的价值也会随之降低，甚至失去价值。

二、分析影响档案价值的外部因素

（一）分析立档单位在社会上的地位和作用：

由于立档单位在社会和历史上所存在的地位和所起的作用不同，它们所形成的档案文件的价值也往往不同。

一般来说，当和政府的首脑机关、高级领导机关，它们所处的社会地位高、作用大，因而所形成的档案文件的价值就大一些。

但是，有个别的有著名影响的基层单位或民间组织以及个人，其所形成的档案文件的价值相对就大些。

（二）分析档案文件对机关及社会的影响：

一般来说，对一份档案利用的需要程度———急迫与缓慢、当前与长远、数量与多少——的鉴定，取决于钙粉档案文件对机关及社会的影响，由此决定其保管期限的划定。

（三）分析档案文件的利用情况：

一般来说，现实利用率高的文件，会派生出若干份文件，因此这份利用率高的文件价值就高。

但也有例外情况，比如像本机关征用土地的有关档案，一次也没有利用，也应该留作备用，永久保存。

（四）分析档案文件的发展趋势：

分析档案文件时还应根据我国当前的经济建设和社会发展趋势，来分析研究档案文件利用的一般规律和发展趋势，并且使用信息观念、开放档案和开发档案资源的思路来认识档案的价值，从而把握可能出现的新情况、新特点，把鉴定档案价值建立在科学的鉴定和准确的预测上。

三、分析社会发展对档案价值的影响

随着社会的不断发展，人们关注的焦点越来越集中到经济发展、科技进步、文化教育等等方面，这种变化必将带来人们对档案价值的重新认识，过去认为重要的、需要永久保存的档案现在变得不那么重要，而过去认为不重要的，现在却又变得重要起来。

由此可见，社会的发展，必定给档案价值的鉴定带来影响，这也是我们要求对档案进行多次鉴定的原因之一。

第四节机关档案价值鉴定工作的组织

一、准备环节

1.制定鉴定工作计划：

机关档案价值鉴定工作由于涉及档案文件材料多，情况复杂，因此在正式开展工作以前要制定出一套切实可行的鉴定工作计划，以保证档案鉴定工作有条不紊地顺利进行。

内容一般包括：

鉴定工作的目的、原则、室藏档案的基本情况，本次鉴定工作的范围，鉴定标准和基本方法，鉴定工作的工作量，人力、物力、时间的安排，注意事项等。

计划制定以后要经机关主管档案工作的领导批准。

2.成立机关档案鉴定机构：

档案馆建立档案鉴定委员会，档案室建立档案鉴定小组，负责组织领导档案价值鉴定工作和审查鉴定结果，其成员包括档案馆（室）负责人、档案工作人员、档案形成部门人员以及同机档案行政管理机关人员等。

机关档案鉴定小组组长一般由本机关办公厅（室）负责人担任为宜。

由档案人员和形成部门（单位）联合提出鉴定意见，送交鉴定委员会（小组）审查后呈报上级机关领导者批准。

3.编制档案保管期限表：

没有机关档案保管期限表的单位，在鉴定工作开始以前，应着手编制机关档案保管期限表，作为鉴定工作的依据。

这也是档案鉴定工作的一项重要准备。

二、鉴定环节

1.个人鉴定：

由鉴定小组成员依照机关档案保管期限表按各自的分工，分别对各种档案材料进行审阅、分析，提出鉴定意见，并根据鉴定的意见填写机关档案鉴定卡片。

2.集体审查：

在个人初步鉴定的基础上，由鉴定小组负责人召集全体成员对鉴定卡片进行逐个审查、分析、比较，听取鉴定人员的有关说明，最后形成集体意见。

三、善后处理工作

机关档案鉴定工作完成以后，应该及时根据档案鉴定情况编制机关档案鉴定报告。

机关鉴定报告与鉴定工作计划一样是鉴定工作中形成的正式文件。

鉴定报告一般一式三份。

善后处理工作主要有：

1.将销毁的机关档案从各自目录中划掉，注明，撤销有关卡片；2.凡是保管期限在鉴定中有改变的，应对有关的目录、封面、卡片进行相应的修改；3.保管单位内文件材料有变动的，应对保管案卷进行调整和重新组织；4调整机关档案的排架序列；5.将机关档案鉴定工作计划、鉴定卡片、鉴定报告及其他有关材料集中整理后妥善保存。

四、机关档案的销毁

经过鉴定，对那些确实没有保存价值的机关档案，应该按照一定的程序，加以销毁。

主要内容：

1.编制档案销毁清册：

档案销毁清册一般以全宗为单位来编制，每一清册至少应一式两份，一份留档案馆（室）作为日后工作查考了解销毁情况的凭据；一份送有关领导审查批准，如果要报档案行政机关备案，则需一式三份。

2.审查批准：

机关档案的销毁是一项十分严肃的工作，机关档案部门应将所编制的销毁清册，连同鉴定报告一同交机关有关领导或主管部门审查批准。

严禁擅自对机关档案进行销毁。

3.立档单位和全宗简要说明：

其内容包括：

立档单位和全宗的历史概况、档案所属年代及其保管期限、销毁档案的数量及其内容、鉴定的概况及销毁档案的主要理由。

4.档案销毁方法：

①准备销毁的档案，未批准前应单位系统保管；②对已确定销毁的档案，可“暂缓执行”，过一段时间审查一遍后再实施销毁。

③经过审查批准后，一般可将需销毁的档案送造纸厂打成纸浆或碎纸机销毁。

不准拿作他用或出卖。

④销毁档案必须派俩人监销，直至档案确已销毁，监销人须在销毁清册说明“已销毁”字样和销毁日期，并签字。

销毁清册作永久保存。