船代外勤操作手册最新版doc.docx
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船代外勤操作手册最新版doc
船务部
外勤操作手册
编号：
PCHS/WI/SD03
版本号：
1305
副本号：
审核人：
（质量经理）
批准人：
（总经理）
发布日期：
2001年8月15日
~批准页（共18页）~
操作手册
1.0登轮准备工作
1.1接到外勤科科长分船通知后，从计划调度处取出代理船舶的资料、函电，详细阅读《单船计划》和来往函电，了解船舶规范、来港任务、引水、靠泊安排以及其它委办事项，并填写《单船作业卡》（函电阅后仍归回计划调度）。
并在《单船计划》上签知，不明事项询问计划调度或值班调度。
签收由计划调度转来的交船方的函电、信件、邮件等。
1.2向值班调度了解船舶作业计划安排。
装货船舶了解备货及通
关情况。
卸货船舶了解接货准备情况。
1.3向商务岗位了解船舶港口使费到帐情况，特别应注意正常港
口使费外的其它费用到帐情况。
1.4准备办理船舶进口手续所需的各种表格（见2.2表1），整理
好转交船方的各类函电、信件、邮件及货物单证。
1.5接受调度交办的事项。
2.0船舶进口岸手续
2.0办理船舶进口岸手续的几种情形:
2.1.1在检疫锚地办理进口岸手续
卫检要求在检疫锚地实施进口岸检疫的船舶或特殊情形需
在检疫锚地办理进口岸手续的船舶，与卫检、边检等共同登轮，办理船舶进口岸手续。
外勤应了解卫检对从疫区来的船舶压舱水、生活用水及生活区检查消毒处理情况。
2.1.2在港内泊位办理进口岸手续
及时掌握船舶动态，陪同卫检、边检等登轮，办理船舶进口岸手续。
2.2单证准备
应协助船长填写下列单证:
表1
单
证
海关
边防
海事处
国检
合计
备
注
总申报单
1
1
1
1
4
货物申报单
1
1
1
3
船用物品申报单
1
1
2
船员物品申报单
1
1
2
编号：
PCHS/WI/SD03版本号：
1305
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船员名单
1
2
1
1
5
外代至少留底一份
旅客名单
1
2
1
1
5
外代至少留底一份
船舶概况报告单
1
1
船舶吨税申报单
1
1
中国籍船舶或有效可
免（外代留底一份）
登陆申请书
1
1
外籍船员
交通工具，枪支
1
1
在总申报单备注可免
弹药申报表
进口舱单（包括
2
2
外代至少留底一份
无货）
航海健康申报书
1
1
从国内港口来船舶可
免
航次清单
1
1
1
3
合计
10
8
6
7
31
2.3
在船舶抵港后应尽快向下列检查单位申报：
2.3.1
海事局
2.3.1.1从境外港口（含港澳台地区的港口）来的船舶，向海事处递交
表1海事处栏中所列单证、上港出港证及所需船舶证书。
2.3.1.2
从境内港口来的中国籍船舶，外勤协助船方携带下列单证,
证件及证书到海事处签证室办理签证。
1）
船舶证书
2）
船员适任证书
3）
船舶签证薄
2.3.1.3
从境内港口来的外国籍船舶，同2.3.1.1。
2.3.2
海关
2.3.2.1
外国籍船舶
（1）来自境外（含港澳台地区）港口，向海关递交表1海关栏内所列单证。
（2）来自境内，除向海关递交表1海关栏内所列单证外，另附上港海关关封。
2.3.2.2中国籍船舶
向海关递交表1海关栏内所列单证，以及“船舶进出境（港）
海关监管簿”。
2.3.3卫检
2.3.3.1从境外（含港澳台地区）来的船舶，通常卫检登轮办理，向卫检递交表1卫检栏内所列单证，并递交“压载水清单”检疫通过后，将卫检签发“船舶入境检疫证”交船上。
2.3.3.2从境内来的船舶也应递交表1卫检栏内所列单证。
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2．3.5边防
2.3.5.1从境外（含港澳台地区）来的船舶，通常边防登轮办理，向边
防递交表1边防栏内所列单证。
2.3.5.2从境内来的船舶
外国籍船舶，交边防表1边防栏内所列单证及上港边防站的边封。
3.0登轮
外勤应在每日的调度会上认真听取有关船舶的动态及货主
或收货人对货物的要求，并通报所负责船舶的修理或装卸等情况，根据实际情况安排登轮。
3.1首次登轮
3.1.1外勤在首次登轮时，除办理船舶进口岸手续外，还应转交船方函电及邮件，在《单船作业卡》上作记录，重要函电，信件及邮件需船长签收；告知船长与代理联系办法；交船长港口注意事项。
3.1.2询问或核对船舶下列事项，但不限于此，并在《单船作业卡》上作记录：
1）船名、国籍、航次、船舶总吨、净吨、载重吨、船长、船宽、呼号等；
2）来港、去港；
3）本港装卸货物名称、数量、重量、体积；
4）抵港时间、吃水、剩油水；
5）吨税有效期或吨税执照申请；
6）船舶证书是否有效，如船舶证书过期，则应督促办理；
7）是否需在本港排放压舱水。
8）是否需在本港添加燃料、淡水、物料。
9）是否需在本港换船员。
3.1.3外勤登轮后，应在联检结束后二小时内将船舶到港情况通报值班调度，内容至少为：
抵靠时间、吃水、剩油水、预计开
/完工时间和离港时间，船舶夜间靠泊除外。
3.1.4若船方申请排放压舱水，则由船方填写一式三份的“压舱水清单”，分别向卫检、海事处申报，经会签同意排放后通知船方。
如卫检、海事处需登轮检查处理，应确定他们登轮的时间后通知船方。
3.2船舶在港期间登轮
1）船舶到港后，外勤应向船方了解以下事项（视船舶实际情况）：
抵长江口下锚时间,海引水登轮时间，离长江口起锚时间，抵宝山锚地时间，江引水登轮时间，途中抛起锚时间，抵港时间（靠泊，锚泊），船舶通过检疫或联检时间
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等。
2）船舶靠泊或锚地作业时，每天至少登轮二次，锚泊船舶每天定时用VHFCHANNEL20或其它通讯工具联系，必要时登轮掌握作业进度，核对船舶作业时间记录，了解影响作业的各种情况，督促港口作业部门，加快装卸作业进度，并在《单船作业卡》上作记录。
3）港方要求船舶移动或因装卸需要移泊时，应向值班调度了解移泊的安排情况，通知船方提前作好准备，并在《单船作业卡》上作记录。
3.3应及时向计划调度报告以下事项，但不限于此：
a）船员遣返、接班情况；
b）借支；
c）备件上船日期、备件出运情况；
d）重大事件，如船员住院动手术、伤亡事故等；e）供油；
f）其它委办事项。
4.0
船舶装卸业务
4.1
卸货船舶
4.1.1
进口单证的核查
认真核查船方或委托方或有关方提供的舱单记载内容是否
完整、正确，包括装货港、卸货港、船舶航次号、提单号、
货物名称、重量、数量等，若发现有错误或不符处，应请船
长更正，签字盖章后，将舱单两份交海关。
4.1.2
船方有随船单证转交收货人时，应带回转交计划调度并与计
划调度签收。
委托方或船长坚持要求凭正本提单卸货时，
应
立即通知计划调度联系收货人或其代理人。
取得正本提单后
立即交船长确认，再带回交计划调度。
如船长要求
保留正本提单，应立即与计划调度联系并确认，则请船长在
正本提单的复印件上注明已收到正本提单日期，并签字加盖
船章，将复印件带回交计划调度并签收。
4.1.3
卸危险货物、液体化工品时，取得“准卸单”后通知船方
/
港方卸货。
4.1.4
船舶卸重大件货物或设备时，向装卸作业公司了解卸货安
排，作好记录，并通知船方作好相应准备，掌握卸货情况
转达港方、船方、收货方对卸货的要求。
4.1.5
卸货过程中发生货损、货差，应立即通知委托方或部门经理，
根据委托方或部门经理的指示办理，并作好记录。
4.1.6
卸货中，若发生混票、困难作业、熏蒸等特殊情况增加费用
时，如需船方付费，则请船长写出委托，报告部门经理及值
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班调度，并计算出额外费用，通知计划调度追索费用，作好记录。
4.1.7“理货单”，“货物残损单”和“货物溢短卸单”
如卸货时有理货公司理货，卸货结束后，应向理货公司索取“理货单”和“货物残损单”、“货物溢短卸单”各一份报委托方后留底。
4.2
装货船舶
4.2.1
从调度处取得装船单证（包括装货单、舱单等），重大件、
危险品应单独列出，在办妥进口手续后交船方（船长或大
副），并请船方估计装完货后的吃水，报值班调度。
装货结
束后，向船方要回签好的舱单（至少三份）、大副收据一联，
配载图一份。
4.2.2
船方申请安排铺垫、加固、绑扎、分隔物料等，应通知计划
调度和值班调度，作好记录。
4.2.3
水尺计算
4.2.3.1船舶到港后，如船方申请安排水尺计量（公估）、容量计重、货物损坏检验鉴定、货舱封舱或开舱、取样、船舱清洁检验、干舱检验等项目时，应由委托方或船方出具书面申请，通知计划调度，在费用落实后通知检验单位检验。
4.2.3.2检验结束后，应在开航前向检验部门索取证书交船长，并请船长签收。
如在船舶开航前不能取得证书,应在取得证书后邮寄委托方或其指定的地址。
4.2.4船舶装动植物产品、法定检验货物时，应向检验单位了解检验结果。
如动植检认为需对船舱进行熏蒸等特殊处理时，应
通知船长作相应准备和安排，并报告部门经理、值班调度,在《单船作业卡》上记录。
4.2.5装危险货物、液体化工品时，应先联系值班调度，取得“准装单”后通知船方/港方装货；如海事处要登轮检查，应请值班调度催促海事处尽早登轮检查，签发“准装单”。
4.2.6向船方索取空白提单，若需使用外代无抬头提单，应由船长
/委托方的书面申请。
将船方提供的空白提单或外代无抬头提单转交发货人或其代理人。
4.2.7积载图
船舶装大宗散、杂货时，向理货公司索取完货后的积载图。
4.2.8提单
向发货人或其代理人索取提单副本或正本提单复印件，交船方或邮寄/传真委托方，一份留存。
4.2.9船长/委托方委托外代签发提单，应征得部门经理同意后才能接受，将委托书交计划调度并留底一份，作好记录。
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5.0委办事项及其安排
外勤应对委办事项及其办理结果在《单船作业卡》上作记录。
另外，证书的交接须船长签收，有关船方重要的“申请书”留底一份。
对于船方委办事项产生的额外费用，应通知计划
调度追索费用，会签计划调度的追索电（船长付现金的除
外）。
委办事项如由供方完成，应及时联系供方完成。
5.1船舶吨税申请
5.1.1协助船方填写“船舶吨税申报单”,吨税有效期一般申请三
十天，如船方申请九十天，则需征得计划调度确认。
5.1.2持“船舶吨税申报单”到海关办理船舶吨税申请手续，领取
船舶吨税执照交船方签收。
将吨税税单交航次结算员。
5.1.3船方持有效吨税执照，如为修理船，且船方要求，可在修理结束后，到海关延期。
5.2
淡水供应
根据船方申请，通知值班调度供水数量、供应时间等，由值
班调度安排。
5.3
伙食、船用物料的供应
船方或委托方申请我司安排伙食、船用物料，由部门经理指
定供方，外勤负责具体实施。
5.4
燃油供应
船方需供应燃油，通知值班调度，由其具体负责落实。
协助
船方填写“加油申请表”一式二份。
到海事局办理手续。
协助船方填写“上下物料申请单”一式二份到海关办理手续，
得到批准后通知船方。
5.5
邮件、信件及函电转发
5.5.1
船方若申请我司发送邮件,应由船长签署《邮寄申请单》
（PCHS/SDF/029），明确邮资承担方，将邮件寄出并作记录，
将《邮寄申请单》交结算员。
5.5.2
若有电传、电报、传真需转发，则应及时发送，并在《单船
作业卡》（PCHS/SDF/009）上记录。
如船方需要发送结果，
则将发送凭证交船长。
5.6
船舶航修
委托方申请我司安排船舶航修或临时修理，
外勤应从调度处
了解修理范围及项目，并负责落实。
5.7
船舶备件
5.7.1
接到计划调度转来的船舶备件及资料后，
若需要则先办理海
关、边防手续，再送上船，与船方作好交接记录。
将船方签
收的回执（若需要）交海关查验后一份交计划调度，一份留
底。
5.7.2
船方或委托方要求将备件转运国外或国内其它港口或其它
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船舶，应请船长出具书面申请，并提供发票和装箱单等，单
证齐全且核对无误后交计划调度，由其办理海关转关手续。
5.8
污油水的处理
船方申请处理污油水，外勤通知值班调度，并负责落实。
5.9
绑扎、加固、扫舱
本港装卸结束后若需要绑扎、加固、扫舱，应提前落实费用，
并根据船长的书面申请进行安排。
5.10
明火作业申请
外勤协助船方填写“船舶明火作业申请书”一式两份，交海
事局，批准后，交船方一份。
若不批准，将原因通知船方。
若船方需在机舱、油舱及油气或爆炸性气体聚集处进行明火
作业，必须由海事局认可的部门进行测爆，海事处核准后通
知船方。
5.11
检修主机
船方申请主机等的吊缸检修，外勤应了解恢复动力时间，
在
征得港方同意后，向海事局申报,海事局核准后通知港方、
值班调度、船方。
5.12
船员就医
5.12.1
船方要求安排船员就医，船长应提交船方申请或填写《就医
申请》一式两份，一份交航次结算员，一份存档，并陪同就
医（指定的供方），将医生诊断书交船方。
5.12.2
船员因病需特殊治疗或住院治疗，外勤应通知船长、值班调
度，经船方同意并落实费用后安排（特殊情况经部门经理同
意），并办理相应的边防手续，住院期间每星期至少探视一
次或电话与医院联系，并将住院情况报告船方。
5.12.3
船员需要接受手术治疗时，应通知船长
/委托方。
手术前医
院要求签字，应由病人本人或船长签字。
5.12.4
船舶抵港前或尚未办妥进口检疫手续时，
如船上有病员需抢
救，应经卫检和边防同意，方可接病员离船。
5.12.5
病员病情影响船舶开航，应报告船长和委托方，同时报告部
门经理。
5.13
船员死亡及善后处理
5.13.1
接到委托方/船长发来的船舶在来港途中或在港口发生船员
死亡的通知后，立即报告部门经理，向船方索取死亡原因（病
死、意外死亡）的书面报告，并通知卫检，意外死亡应通知
边防、公安局。
根据有关当局要求或船长
/委托方申请，安
排法医鉴定死亡原因。
船员死亡的情况，都应报告其国家的
驻华使/领馆，以及外代总公司船务部。
5.13.2
根据委托方的指示和有关当局规定，安排死亡船员遗体火化
或运回故国，注意尊重死者国家的民族习惯。
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5.13.3遗体的转运回国与骨灰的邮寄
a）遗体转运，一般委托分承包方办理，需备妥下列文件:
1）法医鉴定证明书；
2）公证书或使/领馆证明；
3）卫检出具的灵柩转运证明；
4）海关关封（异地转运出境的）；
5）死亡船员海员证/护照。
b）骨灰的邮寄：
交办公室用EMS或DHL邮寄。
5.14船员遣返及船员交接班安排
5.14.1船员遣返
接到委托方/船长关于船员遣返的申请后，索取被遣返船员护照或海员证，备妥“签证申请书”，填妥“签证申请表”,整理好后交值班调度（互免签证除外）。
收到办妥签证的护照或海员证后，到边防办理遣返船员入境手续。
根据委托
方/船长遣返的具体安排情况，由值班调度安排。
5.14.2船员交接班
5.14.2.1根据委托方关于接班船员的抵达通知，仔细核对船员名单和
注意事项。
5.14.2.2根据值班调度的安排，外籍船员由外勤带领去边防办理出境手续，中国籍的外派船员接班，应持有外派授权单位介绍信，边防出境证明及有效证件，由外勤协助办理边防，海关手续，并安排上船。
5.15
去美国港口的船员签证
船方或委托方申请我司代办去美国港口登陆的船员签证,
应取得船方提供的船员名单及申请书，委托外代总公司到
美国驻北京大使馆办理，或委托上海外代到美国驻上海领
事馆办理，若所需费用较大，则应通知备用金索汇员追索
费用。
5.16
船长借支
借支款到帐后，根据船长申请及委托方指示，通知财务部
到银行取款。
外勤从财务部领取款项及借据并签收后交船
长时，请船长在一式四份的《借据》上签名并加盖船章，
交船长一联。
《借据》一联交财务部，一联交航次结算员，
一联存档。
5.17
船方申办或更新“卫生证书”和“除鼠/免于除鼠证书”，
应请船长填写“（卫生检疫）申请书”，签字盖章后交卫检，
并与卫检商定登轮检查时间，报告船长做好准备，船舶开
航前去卫检取得证书，交船长并签收（卫检现场签发的除
外）。
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5.18
船员体检和预防接种
外勤应了解船员具体人数和接种的项目，通知调度，明确
费用。
及时联系卫检登轮办理或安排船员去卫检体检和接
种。
请船长填写“（卫生检疫）申请书”，签字盖章后交卫检。
5.19
船舶证书的年检或更新
一般由委托方直接通过船级社安排船检。
若委托我司办理
则在费用落实的情况下安排船检上船检验，在开航前取得
证书交船长签收（船检现场签发证书的除外）。
5.20
期租船的交船及还船
5.20.1
根据委托方的委托，联系安排船检上船进行测量油水或船
舶状况检验。
5.20.2
根据船舶的检验报告缮制《交船证书》或《还船证书》一
式六份，内容至少包括:
（1）船名；
（2）国籍；（3）船东名称；
（4）租船人全称；（5）交/还船时间；（6）交/还船地点；（7）交/还船时剩油数量。
如有要求，可加上船方提供的剩水数量；交/还船时的状况。
5.20.3
《交船证书》/《还船证书》应准确，清楚，无涂改，并与
租船方、船长确认在长江口还是在宝山交船。
检查无误后
（代表租船方）与船长（代表船东）共同签署,并加盖船章，留
船两份，带回邮寄或传真给委托方，并留底两份。
5.21
船员旅游
外籍船员旅游，首先征求公安局、边防意见，经公安局、
边防同意后准备相应单证，交值班调度到公安局签证。
签
证后到边防办理入境手续，旅游结束后再到边防办理出境
手续。
5.22
签证延期
船方或委托方申请我司办理签证延期，首先登轮核对签证
有效期，询问需在境内逗留时间，确需签证延期的，由船
长提出申请，填写“外国人签证证件延期申请表”,连同护
照/海员证复印件装订成两份交值班调度办理。
5.23
机票
若船方或委托方申请购买机票，则通知值班调度，由其负
责落实。
5.24
电话记录及租借移动电话
若船方要求使用我司电话机，则在其填妥《长途电话计算
单》后,即可使用，通话结束后，填上通话时间。
若船方
要求租借移动电话，则需经过委托方同意，且船长或机务
书面申请，方可租给其使用。
6.0海事处理
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6.1
一旦接到船方、港方、海事局和调度等船舶发生海事的信
息，应查明下列情况。
（1）海事发生的地点；
（2）是否有人员伤亡；
（3）是否因碰撞而使船舶搁浅或触礁出现油污染；
（4）是否因碰撞而使船舶、码头、货物损坏及其大致情况；
（5）是否需要修理人员登轮抢修。
6.2
将查明的情况向部门经理直至总经理汇报，并报告委托方。
如有人员伤亡，应立即组织有关方抢救。
6.3
接受船长递交的救助委托和海事处理报告。
6.4
若有关方要求提供现金/银行/信用担保时，则立即报告委
托方，并协助处理担保事宜。
6.5
应委托方的书面要求，参与事故有关方的协商和海事处主
持的调解，并将协商情况和调解结果告船长和委托方。
6.6
海事处理的全过程应在《单船作业卡》上作好详细记录。
6.
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