会务组织经验分享.docx

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会务组织经验分享

会务组织学习要点

一、会议的筹备

〔一〕制定会议方案书

会议方案书应详细说明会议的流程和人员安排，因会务的不同区别对待，大型会议时设立专门的会议筹划调度小组；在此需强调一点，即应充分考虑在会议进展过程中的“细枝末节〞，做到事无巨细。

一般在会务组织过程中，某项大型活动往往会被一些所影响，这些事件看似始料未及，其实本应在活动开场前就考虑到应对方法，而不应在突发事件前乱了阵脚。

会议方案书应大体包括以下方面〔以大型会议为例〕：

1．会场确定

2．会议筹划方案〔会议日程、议程、会议时间、参会人员范围

3．邀请函

✧按参会人员范围确定参会人员名单

✧下发正式会议通知及要求

✧寄发邀请函

4．餐饮安排

✧按参会人员范围确定就餐人员名单

✧餐饮预算的完成

✧总用餐人数及形式确实认

✧会议休息期间果盘、点心咖啡的准备

5．住宿安排

✧下发住宿相关问题安排的通知

✧住宿房间总量、住宿人数总量确实定

✧费用预算

✧住宿现场安排

6．会议、讲座资料准备

7．会场布置

8．交通安排

✧接待及住房安排

✧确定各部门会后乘坐班车人员数量，并制定班车路线

9．整体调度

✧会前定期召开准备会议

10．会议报到

11．会议进展

12．会后整理

13．游览观光

14．与会重要人物返程机票预订

建议制定如下表格：

工程名称

工程内容

预计完成时间

负责部门

责任人

会场确定

会场确定

2021年3月15日

方案筹划执行组

XXX

会议筹划方案

确定筹划方案〔会议日程、议程、会议时间、参会人员范围等〕

2021年3月15日之前

方案筹划执行组

XXX

略

注意：

组织小型会议，可在此根底上删减不必要环节，根据党中央的相关要求，会议应力求精简，切记不要过分冗长。

〔二〕会场布置

1.绘制会场地形图

如：

大型会议会场

2.会场布置

〔1〕大型会议会场布置

✧制定会场布置方案：

会场绿植摆放

主席台桌牌及发言材料准备

会场灯光

会场指引牌的制作

会场整理、会中主席台茶水效劳

会场人员矿泉水准备及摆放

开场音乐

颁奖音乐

专项活动音乐

结尾音乐

✧与会区：

应具体标明与会各单位应处的区域，如：

✧会场要注意消防设施的放置，标明平安通道的走向。

〔2〕小型会议室布置

✧有关会议内容的横幅；

✧会议桌上布置饮用水、卫生纸〔湿巾〕、会议材料、笔、姓名桌牌等；

✧尤其应注意会议室卫生。

3.道具汇总

需做到：

定人，定物，定位。

建议制定如下表格：

名称

数量

摆放位置

使用人

摄像机

2

厅内两侧

摄像师

耳麦

2

讲台

主持人、发言人

电源

2

讲台

鲜花

2小束

讲台

电脑

2

讲台两侧

主持人

音响

4

厅内四侧

主持人

宣传字牌

6

签到处

横幅

1条

礼仪服装

6套

茶水

与会者

二、领导座次安排

〔一〕会议主席台座次的安排

1.领导人数为单数：

1号首长居中，2号首长在l号首长左边，3号首长在右边，如图：

2.领导人数为双数：

1号、2号首长都居中，l号首长排居中座位的左边，2号首长排右边，如图：

〔二〕关于宴席座次的安排

✧面门为上〔景观好的位子〕原那么

✧前排为上原那么

✧居中为上原那么

✧远门为上原那么

1.席次安排－正常摆位

2.席次安排－主宾身份高于主人

〔三〕长形座会议席次安排

或者

〔四〕主席团席次

〔五〕关于乘车的座次安排

三、照相摄像礼仪介绍

在接待工作中，拍照是一项非常常见的活动形式。

一次较为正式的会面，宾主双方往往需要合影留念。

通过合影，双方进一步加深了感情，能够更好地记住对方，也为双方的交往留下了正式的凭据和美好的回忆。

在正规的接待活动中，无论是接待单位，还是被接待的来访人员，无一不对合影相当重视。

正是因为合影在接待双方的交往中能够起到“催化剂〞的作用，可以稳固宾主双方的友谊，所以接待人员要重视拍照礼仪，讲究拍照礼仪。

尽管在人们的普遍认识中，拍照是一件很简单的事情，但拍照事实上是有很多讲究和忌讳的。

对于接待人员来说，要处理好合影的问题，通常要求关注下述4个重点问题：

〔一〕合影准备

既然合影有着十分重要的意义，那么正式进展之前，具体负责操办此事的接待人员就应该进展认真的准备，千万不可掉以轻心。

在进展准备工作时，必须特别注意以下4个方面的细节：

1.主随客便

所谓主随客便，是指在合影之前，接待人员所在的主办方应该先征求来宾的意见，只有在来宾们都同意的情况下才能够进展拍照。

如果是正式的会晤或会议合影，最好在请柬上就注明有拍照等事宜，以便来宾提前做好着装等准备。

如果来宾不愿照相，可以好言劝说，热情邀请；但如果来宾由于种种原因而坚持不照的话，符合礼仪的做法是以来宾的意见为主，切勿强人所难。

2.布置场所

在拍照活动中，合影场所的选择和布置是一个十分重要的环节。

它能够反映出主办方对此次活动的重视程度。

如果合影场所十分随便或是简陋，那么会相应地降低会晤或会议的档次。

应该说，越是正式的合影，就越应该先期选择好场地，并进展认真的布置。

临时凑合，往往欠妥。

〔1〕选择好适宜的场所。

在场所选择方面，又分为室内和室外两种情况。

在室内照相时，要注意场地的大小和光线的明暗等问题。

在室外照相时，那么要重点考虑天气和位次等问题。

特别要注意的是，假设是大风天、阴天或是十分寒冷、炎热的天气，不宜在室外进展拍照。

如果因为拿不准天气的情况而事先不好做决定时，最正确方法是提前做好两手准备，到时再根据现场情况临时决定，以防手忙脚乱。

〔2〕考虑到背景的布置。

比方是否要挂横幅、横幅上如何书写、横幅讲究与否都是事先就应该安排好的问题。

同时，如果合影人数较多，还要考虑来宾在拍照时所用座椅的摆放问题。

在必要的时候，也可以去租借专门用于合影的背景站架。

3.备好器材

拍照时所需要使用的一切器材，如照相机、闪光灯、三角架、胶卷以及根据合影规模而选择的相应的镜头等等，均应提前备好、备足，防止在合影时发现短缺，令人措手不及以致影响到合影的效果。

在正规的拍照活动中，最好请专业的摄影师，使用专业的摄影器材进展拍摄，因为这样才能保证拍照效果的到位。

同时在拍照活动中，一样的场景最好也多拍几张，以防万一，更不能拿着“傻瓜机〞进展拍照。

〔二〕确定时间

正规的合影，在必要时要向所有参加者通报具体的时间，使大家有所准备。

此外，还应要求大家遵守时间、准时到场。

同时，在拍照活动中，要抓紧时间，讲究效率。

用最快的速度组织参与拍照的人员排好位次，开场拍照。

拍照活动最忌讳的就是无人组织或者是组织不力，以至大家拖拖拉拉，把拍照当成了聊天叙旧和自由活动。

这样，不但耽误大家的时间，而且还会显得主办方组织能力欠缺，使接待人员在专业水准的表现上“丢分〞。

〔三〕合影排位

合影时，有时需要排定具体位次，有时那么不必。

但是在正式场合所拍摄的合影，一般应当进展排位。

在非正式场合所拍摄的合影，那么既可以排列位次，也可以不排列位次。

如果有必要排列合影参加者的具体位次时，应首先考虑到是否方便拍摄。

与此同时，还应注意以下7点：

场地的大小；人数的多少；背景的陈设；光线的强弱；合影参加者具体的身份，高矮和胖瘦；方便与否。

在一般情况下，正式合影的总人数宜少不宜多。

在合影时，所有的参与者一般均应站立。

在必要之时，可以安排前排人员就座，后排人员那么可在其身后呈梯级状站立。

但是，通常不宜要求合影的参加者以蹲姿参与拍摄。

另外，如有必要，可以先期在合影现场摆设便于识别的名签，以便参加者准确无误地各就各位。

在安排合影的具体排位问题时，关键是要知道内外有别，注意以下几点：

1.了解国内合影的排位习惯

国内合影时的排位，一般讲究“居前为上〞、“居中为上〞和“以左为上〞。

具体来看，它又有“人数为单〞与“人数为双〞的分别。

在合影时，国内的习惯做法通常是主方人员居右，客方人员居左，即“以左为尊〞。

2.坚持涉外合影的排位惯例

在涉外场合合影时，应遵守国际惯例，讲究“以右为尊〞，即宜令主人居中，主宾居右，其他双方人员分主左宾右依次排开。

简而言之，就是讲究“以右为上〞。

〔四〕拍照表现

在正规场合拍照是一件很严肃的事情，因此各方人士都要认真对待。

具体到个人表现时，主要讲究的是着装正规、仪表整洁和表情自然这3方面。

1.着装正规

2.仪表整洁

3.表情自然

4.举止有礼

在拍照时，还要注意行为举止必须彬彬有礼，特别讲究“站有站相、坐有坐相〞。

比方，手不能随意插在裤袋里。

无论天气怎样炎热，都不能当众解开纽扣或脱下衣服。

不要在排列队伍中标新立异，与众不同，还要注意不要遮挡了别人的镜头。

同时，如果不是患有眼疾，一般情况下不应该戴着墨镜照相。

〔五〕拍照忌讳

在拍照活动中，对于接待人员而言，除了注意上述的礼仪要求之外，还要特别注意防止犯忌。

1.提供照片

合影之后，主办方应主动向参与合影的各方人士提供照片，并保证人手一张。

不能“虎头蛇尾〞，更不能“有头无尾〞。

那样会让合影的各方人士产生自己是“道具〞之感，是很不礼貌的。

2.忌讳他用

接待人员切记，公务合影照片，只宜作为资料或纪念。

一般不宜用于对外活动，更不能在没有征求拍照参与者同意的情况下就随便发表。