Excel 基础.docx

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Excel基础

EXCEL2000基础

一、Excel是什么?

　Excel是微软公司出品的Office系列办公软件中的一个组件，确切地说，它是一个电子表格软件，可以用来制作电子表格、完成许多复杂的数据运算，进行数据的分析和预测并且具有强大的制作图表的功能；现在的新版本Excel2000还可以制作网页呢！

二、Excel界面的介绍

启动Excel后可看到它的主界面如下图。

最上面的是标题栏，标题栏左边是Excel的图标，后面显示的是现在启动的应用程序的名称，接着的连字符后面是当前打开的工作簿的名称；标题栏最右边的三个按钮分别是最小化、最大化/恢复按钮和关闭按钮，一般的Windows应用程序都有。

标题栏下面是菜单栏，Office2000的菜单栏比较特殊，单击菜单栏上的项目通常出现的不是全部菜单，菜单最下面有个向下的箭头，单击它就可以打开全部菜单了。

因为在Office2000中对菜单和工具栏使用了一种新的功能，可以记忆你对菜单项和工具栏按钮的使用频率，并把不常用的选项或按钮隐藏起来，这样在打开菜单时看到的就是最常用的功能，也就更方便查找了。

菜单栏下面是工具栏，熟练使用工具栏中的按钮可以提高我们的工作效率。

　　工具栏的下面就是Excel比较特殊的东西了，左边是名称框，我们可以在名称框里给一个或一组单元格定义一个名称，也可以从名称框中直接选择定义过的名称来选中相应的单元格。

右边是编辑栏，选中单元格后可以在编辑栏中输入单元格的内容，如公式或文字及数据等。

在编辑栏中单击准备输入时，名称框和编辑栏中间会出现图中所示三个按钮：

左边的错号是“取消”按钮，它的作用是恢复到单元格输入以前的状态；中间的对号是“输入”按钮，就是确定输入栏中的内容为当前选定单元格的内容了；等号是“编辑公式”按钮，单击等号按钮表示要在单元格中输入公式

名称框下面灰色的小方块儿是“全选按钮”，单击它可以选中当前工作表的全部单元格。

全选按钮右边的A、B、C...是列标，单击列标可以选中相应的列。

全选按钮下面的1、2、3...是行标，单击行标可以选中相应的整行。

中间最大的区域就是Excel的工作表区，也就是放置表格内容的地方；工作表区的右边和下面有两个滚动条，是翻动工作表查看内容用的。

　　在工作表区的下面，左边的部分用是用来管理工作簿中的工作表，如下图所示。

我们把一个Excel的文档叫做工作簿，在一个工作簿中可以包含很多的工作表。

Sheet1，Sheet2……等等都代表着一个工作表，这些工作表组成了一个工作簿，就好像我们的帐本，每一页是一个工作表，而一个帐本就是一个工作簿了。

左边是工作表标签，上面显示的是每个表的名字。

单击“Sheet2”，就可以转到表Sheet2中，同样，单击“Sheet3”，“Sheet4”，都可以到相应的表中。

四个带箭头的按钮是标签滚动按钮。

单击向右的箭头可以让标签整个向右移动一个位置，即从Sheet2开始显示，单击带竖线的向右箭头，最后一个表的标签就显露了出来；单击向左的箭头，下面的整个向左移动了一个表，单击带竖线的向左的箭头，最左边的b表就又是Sheet1了；而且这样只是改变工作表标签的显示，当前编辑的工作表是没有改变的。

　　界面的最下面是状态条。

Excel的状态条可以显示当前的键盘的几个Lock键的状态，右边有一个“NUM”的标记，表示现在的Numlock是打开的，按一下键盘上的“NumLock”键，这个标记就消失了，表示不再是NumLock状态，按一下“CapLock”键，就显示出CAPS，表示CapsLock状态是打开的，再按一下CapLock键，它就会消失。

　　我们也可以移动菜单栏和工具栏的位置，用鼠标点住菜单栏前面的竖条，如下图所示，拖动鼠标时菜单栏的位置就随鼠标移动，我们可以把它放在界面的任意位置。

　　有时我们不能看到全部的工具栏，此时单击工具栏右边的箭头，会弹出一个面板，从面板中可以选择所需要的功能按钮。

三、保存工作簿

单击工具栏中的“保存”按钮或“文件”菜单中的“保存”命令可以实现保存操作，在工作中要注意随时保存工作的成果。

　　在“文件”菜单中还有一个“另存为”选项。

前面已经打开的工作簿，如果定好了名字，再使用“保存”命令时就不会弹出“保存”对话框，而是直接保存到相应的文件中。

但有时我们希望把当前的工作做一个备份，或者不想改动当前的文件，要把所做的修改保存在另外的文件中，这时就要用到“另存为”选项了。

打开“文件”菜单，单击“另存为”命令，弹出“另存为”对话框如图所示：

　　这个对话框同我们前面见到的一般的保存对话框是相同的，同样如果想把文件保存到某个文件夹中，单击“保存位置”下拉列表框，从中选择相应目录，进入对应的文件夹，在“文件名”中键入文件名，单击“保存”按钮，这个文件就保存到指定的文件夹中了。

四、多个工作簿之间切换

　编辑工作表还要知道的就是如何在几个同时打开的工作簿之间切换。

现在我们切换到刚才打开的另外一个工作簿中去。

打开“窗口”菜单，当前同时打开的文件簿列表如下图所示：

　　菜单中列出了当前打开的所有工作簿的名称，而且在当前在编辑的工作簿的前有一个对号，单击下面另外的工作簿名称，当前编辑的就成了这个工作簿。

如果要回到刚才的工作薄就再单击“窗口”菜单，选择原来的工作薄名称，又切换回来了。

五、关闭工作簿

单击标题栏上的“关闭”按钮的作用是退出Excel。

如果同时打开了两个工作簿，单击“关闭”按扭会同时将这两个工作簿都关闭。

如果要关闭的只是当前编辑的一个，可以单击菜单栏上的“关闭窗口”按钮，工作簿就被关闭了。

单击“最小化”按钮，界面中工作簿就变成了小条：

我们可以用鼠标任意的拖动，改变它们的位置，这样在同时使用多个工作簿时就可以方便地选择要编辑的工作簿，切换起来也很容易。

六、文字和数据的输入

　现在我们来看怎么向单元格里输入东西：

单击左上角的A1单元格，按Ctrl+空格键打开输入法，输入“晓宇”，单元格中就出现了“晓宇”两个字。

这时单元格中多了一个一闪一闪的竖线，就是光标，刚才我们没有进入输入状态，所以光标没有出现，现在进入了输入状态，所以光标也就出现在了输入文字的地方，光标所在的地方就叫做插入点，我们输入的文字会从这里插入到工作表中去。

那怎么才能进入输入状态呢？

选中单元格以后直接输入文字就自动进入了输入状态，当然还有其它的方法：

双击它下面的A2单元格，光标出现在这个单元格中，表示现在也进入了输入状态，输入“Excel”。

你会发现上面的编辑栏是也显示出刚才所写的文字，编辑栏中可以显示选中的单元格中的内容；把鼠标移动到它上面，鼠标就变成了这样的一个“I”形，单击左键，光标就移动到这个单元格中了，输入“教学”，单元格的内容也随之改变。

这里有一个问题需要注意，我们单击选中A1单元格，直接输入“学习”，原来的“晓宇”就被覆盖掉了，因此，在往已经有内容的单元格中添加内容时，如果不想把原来的内容覆盖掉，就一定要双击这个单元格再输入，或者在选中单元格后使用编辑栏来输入。

七、简单的计算功能

后面还空着两列，我们可以利用Excel的数据计算功能把这两列的结果自动填上。

我们知道销售额等于零售单价乘以销售量，现在单击F7单元格，从表中来看，这个单元格的数值应该是D7单元格和E7单元格数值的乘积，于是我们这样来做：

单击编辑栏前面的等号，也就是“编辑公式”按钮，单击D7单元格，编辑栏中就出现了“D7”，从键盘上输入一个“*”号，这在Excel中代表一个乘号，然后再用鼠标单击E7单元格，单击“确定”按钮，在F7单元格中就出现了D7单元格和E7单元格的数值的乘积。

你也许会问，为什么用单元格相乘，而不用单元格里的数相乘呢？

这是因为在Excel中用公式进行自动运算时，公式中所调用的单元格名称，都会被替换成相应的单元格中的数值进行计算，而且即使单元格中的数据发生变化，公式也仍然适用，而不用随之调整。

所以在使用公式进行计算时，一般都是直接调用单元格名称的。

接下来我们对公式进行自动填充。

把鼠标放到F7单元格的右下角，鼠标变成黑色的十字时按下左键拖动到“矿泉水”一行上，松开左键，Excel就自动用我们在开始那行设定的公式把下边这些数值都计算了出来；而且如果你调整物品的单价或销售数量的话，销售额会自动进行调整。

八、相对引用和绝对引用

我们再把“利润”一栏填好：

单击选中G7单元格，单击“编辑公式”按钮，接着单击F7单元格，然后输入一个“*”，再单击G4单元格，编辑栏中就出现了算式，将“G4”改为“$G$4”，用前面讲的方法把这个算式向下填充，现在的数据就是我们想要的了。

加不加“$”符号的区别是表示对单元格数据的引用方式不同。

比如销售额一栏：

F7单元格的公式是“=D7*E7”，F8中的公式是“=D8*E8”，F9中的公式“=D9*E9”，可以看出，引用的单元格总是公式所在的单元格的左边两个，也就是说相对位置是不变的。

再看看G列的单元格：

从上到下所有单元格的引用中的“$G$4”都不变，而不加“$”符号的都在变化，这就是说引用单元格时如果加了“$”符号就表示绝对引用，无论在哪个单元格进行运算，所引用的都是“$”符号后面所写的这个单元格中的数据；而不加“$”符号的单元格引用就是相对引用，所引用的单元格会随公式单元格的位置变化而发生变化。

如果你还是不太清楚，那我们再举个例子看一下：

单击H7单元格，用前面说的方法把它的计算公式设置为“=D7*E7”，向下填充；单击I7单元格，将公式设置为“=$D7*$E7”，向下填充。

现在就可以看到区别了：

I列单元格中每一行的数据都是本行商品的单价乘以商品的销售量得出的，而H列中的数据则都是第七行中D和E单元格的乘积，换句话说，没有加$符号的单元格引用的都是与公式单元格相对位置相同的单元格的数值，而加了$符号的则是引用一个固定的单元格的内容。

九、自动求和功能

接着来把这个表完成。

先把后面用不到的这些删除：

在H7单元格上按下左键，拖动到I16单元格中松开左键，这样就选中了这些单元格，按一下Delete键，就可以把这些单元格中的内容全部删除了；然后单击F17单元格，这里应该是上面数字的合计，我们使用自动求和功能来做：

在F7单元格上按下左键，拖动鼠标到F16单元格，选中它们，单击工具栏上的“自动求和”按钮，F17单元格中就出现了上面的单元格数值的和；单击G17单元格，单击“自动求和”按钮，单元格中出现了求和公式SUM，Excel自动选择了一个范围，单击“输入”按钮，求和的值就出来了。

对于这种简单的行和列的求和Excel的识别还是很准确的，至于复杂的求和的用法我们会慢慢介绍。

十、调整列宽

　插入日期后单元格的内容变成了“#”，这是因为单元格不够宽，日期和时间没法儿显示全，所以就显示成这样了。

我们可以把这一列变宽一些：

把鼠标放到列标志行上C列和D列中间的竖线上，鼠标就变成了一个左右带有两个箭头的拖动标记，按下左键向右拖动鼠标，就可以把C列拉宽，看宽度够了就松开左键，日期和时间就可以完全显示出来了。

十一、单元格格式设置

这个表格的基本的数据部分已经全部完成了，不过现在的表格实在不好看，而且还不是完全符合我们的要求，我们来把它改变一下。

首先重新设置一下日期的格式：

单击C4单元格，打开“格式”菜单，单击“单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，单击“数字”选项卡，单击选择“分类”列表框中的“日期”项，单击选择右边“类型”列表中的“1997年3月4日”，单击“确定”按钮，日期和时间的格式就改变了。

　　接着我们来改变表格的外观。

就从第一行开始吧：

“今日饮料销售情况统计表”应该是在整个表格的中间，而且字也要大一些，下面还有一条线：

选中B1到G1几个单元格，单击工具栏上的“合并并居中”按钮，这里的这些文字就到了中间了，而且刚才选中的那些单元格也都变成了一个单元格。

单击“字号”下拉列表框的下拉箭头，从列表中选择“18”，单击工具栏上的“加粗”按钮，把文字的笔画加粗，这样表头文字就设置完成了；再来把下面的线加上：

在单元格上单击右键，从弹出的菜单中选择“设置单元格格式”命令，打开“单元格格式”对话框，单击“边框”选项卡，从“线条”列表框中选择一种稍微粗一点的线型，在左边单击“底部框线”按钮，单击“确定”按钮，这条线就设置好了；同样，下面的“合计”也应该占一个比较大的位置，选中B17到E17单元格，单击工具栏上的“合并并居中”按钮，现在“合计”两个字之的距离太小了，给它们中间加上一些空格：

在上面的编辑栏的“合”和“计”两个字的中间单击，把光标定位到这里，敲入一些空格，就完成了。

　　现在的表格看上去就差不多了，单击工具栏上的“打印预览”按钮，现在看到的就是实际打印出来的效果了。

你可能已经发现，这些数据中间的线都没有了。

刚才的视图中看到的线是Excel的分隔线，它们的作用是把Excel表的区域划分成一个一个的单元格，以方便我们编辑，而在打印的时候，这些分隔线是不会出现的。

如果想让打印出来的表格有框线，就需要这样设置了：

单击“关闭”按钮回到刚才的视图，选中这些单元格，打开“单元格格式”对话框，单击“边框”选项卡，单击“外边框”按钮，再单击“内部”按钮，单击“确定”按钮，表格的边框就设置好了。

单击“打印预览”按钮，怎么样，效果不错吧。

　　下面我们再进行一些格式设置。

单击左边行标志符中的6，选中第六行，单击工具栏中的“居中”按钮，把这一行单元格中的文字都居中显示，然后选中从“名称”到“利润”几个单元格，打开“单元格格式”对话框，单击“图案”选项卡，单击黄色按钮，把单元格的底色设置为黄色，单击“字体”选项卡，单击“颜色”下拉列表框，选择“红色”，单击“确定”按钮，同样把其它的单元格设置好，表格就漂亮多了。

　　我们再用设置一下最后一行的“边框”：

选中第17行，打开“插入”菜单，选择“行”，插入一行，现在原来的17行就成了18行了。

选中17行的B到G单元格，打开“单元格格式”对话框，单击“图案”选项卡，选择“蓝色”，然后单击“确定”按钮。

现在是一个大的蓝条，我们把它变窄一点就可以了：

把鼠标放到左边这里的17行和18行交界的地方，把边界向上拖，把17行变得窄一些，这样就完成了。

现在看看，还有那些地方没弄好呢？

看单价这一列，小数点后应该有两位小数。

我们改一下，选中这些单元格，单击工具栏上的“增加小数位数”按钮，小数点后有了一位小数，再单击一下，就是两位了。

用同样的方法把销售额和利润两栏都设置好。

十二、　打印预览和打印

如果没有问题，就可以把建好的工作表打印出来了。

不过为保险起见，我们还是先预览一下：

单击“打印预览”按钮，看看没有什么问题，再单击“打印”按钮，表格就打印出来了。

十三、　保存和打开工作簿

　　最后我们把工作簿保存起来。

单击工具栏上的“保存”按钮，因为是第一次保存Excel会自动弹出一个“另存为”对话框，注意现在保存的位置是“我的文档”文件夹，我们输入一个文件名：

“练习”，单击“保存”按钮，Excel会自动加上扩展名“.xls”，所以我们保存的文件的名称就叫做“练习.xls”，注意看这个名称已经出现在标题栏上了单击窗口右上角的“关闭”按钮，就退出了Excel。

　　保存文件的目的是为了以后可以再次调用，现在看看怎么把保存的文件打开。

刚才我们把文件保存在了“我的文档”中，双击桌面上的“我的文档”图标，打开“我的文档”文件夹，找到刚才保存的“练习.xls”，双击它，Excel就会自动启动，并把这个文件打开了。

如果你要建立一个新的工作表，直接单击工具栏上的“新建”按钮，就会新建了一个工作表。

　　好了，这一课我们讲了输入数据、自动填充、公式计算、自动求和、插入时间函数、设置单元格的格式等内容，如果这些内容都掌握了，完成简单的表格计算应该不成问.Excel还有很多东西，我们会在以后的教程中继续讲解，逐步深入。

十四、视图的切换

我们经常会遇到这种情况：

工作表的内容在视图中看起来不是很完整，这时我们可以试一下全屏显示：

打开“视图”菜单，单击“全屏显示”命令，界面变成了这个样子，中间的数据显示区域比原来大了许多。

　可是有时这里还是不能全部显示出表格，还可以这样：

单击“关闭全屏显示”按钮，回到正常的视图中，单击工具栏上的“显示比例”下拉列表框的下拉箭头

，选择75%，把视图中的表变小，如果还是不全，我们可以直接在输入框中输入“50”，然后回车，就可以了。

　　在编辑的时候，如果想知道这个表有几页，可以打开“视图”菜单，单击“分页预览”命令，会出现一个对话框，告诉我们现在的视图状态下可以直接拖动分页符的位置，单击“确定”按钮。

在Excel中分页符的概念比较奇特，现在视图中这些蓝色的虚线就是分页符，把鼠标放到上面，鼠标就变成了这样的移动标记“

”；可以发现整个表格被蓝色的线条分成了两个部分，这就表示现在的表打印出来的话会有两页，单击“打印预览”按钮，从状态栏上可以看出现在的表共有两页，；现在我们把中间的这条竖线向右拖动，与边框蓝线重合，现在看上去表只有一部分了，单击“打印预览”按钮，可以看到现在的表就只有一页了。

　　我们还可以自己插入分页符，选中要分页位置的单元格，然后打开“插入”菜单，单击“分页符”命令，在选中的单元格的左边和上面就出现了分页符的标记，这样就设置好分页了。

如果只想上下分，选中要分页的行，插入一个分页符就可以了。

在excel中，我们还可以使用视图管理器来在不同的视图形式之间切换：

打开“视图”菜单，单击“视图管理器”命令，打开了“视图管理器”对话框，单击“添加”按钮，把当前的视图存储起来：

在“名称”输入框中输入“页面视图”，单击“确定”按钮。

现在我们把视图设置为一般视图并以75%的比例显示，打开“视图”菜单，单击“视图管理器”命令，可以看到列表中已经有了我们刚才设置的“页面视图”项，再单击“添加”按钮，在对话框的“名称”输入框中输入“普通视图”，单击“确定”按钮，再保存一个页面设置。

现在再打开“视图管理器”对话框，从列表中选择“页面视图”，单击“显示”按钮，视图就切换到了刚才保存的页面视图的样子，这样切换起来就很方便了

十五、拆分窗口

　使用视面管理器可以方便地观看工作表的页面效果和分页情况，不过这对于数据浏览的帮助并不大，只有在表比较小的时候才有用，而在表太大时，比例设置小了往往会看不清楚，而我们平时查看的通常都是比较大的工作表，看这种表经常遇到的一个困难是表中两个部分的数据进行比较时没有办法同时看到两部分的数据。

　　对于这种情况我们可以这样来做：

打开“窗口”菜单，单击“拆分”命令，在工作表当前选中单元格的上面和左边就出现了两条拆分线，整个窗口分成了四部分，而垂直和水平滚动条也都变成了两个。

拖动上面的垂直滚动条，可以同时改变上面两个窗口中的显示数据；单击左边的水平滚动条，则可以同时改变左边两个窗口显示的数据，这样我们就可以通过这四个窗口分别观看不同位置的数据了。

　　这样对比着看就舒服多了！

　　我们还可以用鼠标拖动这些分隔线：

把鼠标放到这里的这些分隔线上，可以看到鼠标变成了这样的形状

，按下左键，拖动鼠标，就可以改变分隔线的位置了。

　　取消这些分隔线时，只要打开“窗口”菜单，原来的“拆分”命令变成了“撤消窗口拆分”命令，单击它，就可以撤消窗口的拆分了。

十六、新建和重排窗口

　上一节讲到的是一个表格时的情况，有时我们需要把一个工作簿中不同的工作表的内容来对照着看，这时拆分就帮不上忙了，不过我们可以使用这样的方法：

打开“窗口”菜单，单击“新建窗口”命令，为当前工作簿新建一个窗口，注意现在的标题栏上的文件名后面就多了一个“:

2”，表示现在是打开的一个工作簿的第二个窗口。

　　打开“窗口”菜单，单击“重排窗口”命令，弹出“重排窗口”对话框，选择一个窗口排列的方式，这里我们选择“垂直并排”，选中“当前活动工作簿的窗口”前的复选框，单击“确定”按钮。

我们给这个工作簿建立的两个窗口就在这里并排显示了，在两个窗口中选择不同的工作表显示，就可以进行对比查看了

同样，如果是两个不同的工作簿中的内容进行比较，也可以使用这个重排窗口命令，只是在打开的“重排窗口”对话框中不要选中“当前活动工作簿的窗口”命令就可以了。

十七、冻结窗格

在查看表格时还会经常遇到这种情况：

在拖动滚动条查看工作表后面的内容时看不到行标题和列标题，给我们的查阅带来很大的不便；现在我们使用拆分可以很容易地解决这个问题：

单击选中这个表的D7单元格，然后打开窗口菜单，单击“拆分”项，把窗口拆分开，现在右下角这个区域就只是数据了，我们通过拖动这个区域的滚动条，就可以参考上面和左边的数据来看这一部分的内容了

不过这样还是有缺点，当我们把滚动条拖到边的时候会出现表头，看起来感觉不是很好，因此我们打开窗口菜单，单击冻结窗格项，现在窗口中的拆分线就消失了，取而代之的是两条较粗的黑线，滚动条也恢复了一个的状态，现在单击这个垂直滚动条，改变的只是下面的部分，改变水平滚动条的位置，可以看到改变的只是右边的部分，就和拆分后的效果一样，不同的只是不会出现左边和上面的内容了。

我们来看这样一个表格，横向上窗口的宽度已经足够了，这里只需要冻结上面的标题部分，我们就可以这样来做：

单击这个行标，选中标题下面的一行，然后打开窗口菜单，单击“冻结窗格”项，现在改变滚动条的位置，这时可以变化的只是选中的行和该行以下的部分。

就是说选中一行再冻结就是冻结选中行上面的部分。

　如果现在要冻结上面的部分和左边的部分，单击两部分交叉的这个单元格，打开窗口菜单，单击冻结窗格项，就冻结了选中的单元格上面和左边的窗格。

这点和拆分很类似。

　　打开窗口菜单，单击“撤消窗口冻结”项，就可以把这个窗口的冻结撤消了

十八、数据的排序

在查阅数据的时候，我们经常会希望表中的数据可以按一定的顺序排列，以方便查看。

　　例如现在有一张股市的表格，我们希望找到涨跌幅度最大的几种股票，以找到近日走红和看跌的单股，现在所有的记录从上到下是按照股票的序号排列的，我们让它照股票的涨跌幅度来排列：

单击“涨跌%”单元格，单击工具栏中的“降序”按钮

，表中的数据就按照涨跌的幅度从大到小排列了，这样我们找起股票名称来就方便多了。

如果是想从小到大排列，单击“升序”按钮

，现在排在前面的就成了跌幅大的股票了。

　　如果想让涨跌相同的股票按照成交量的大小来排列，打开“数据”菜单，单击“排序”命令，打开“排序”对话框；可以看到Excel自动选定了一个排序区域，我们看它的选取还是正确的；在“排序”对话框中我们可以设置三个排序的条件，我们这里只要用两个就可以了，现在工作表排序的主要关键字是“涨跌%”，按递增排列，将其改为“递减”，设置一下次要关键字：

单击“次要关键字”一栏中下拉列表框的下拉箭头，从列表中选择“成交量”，后面也选择为递减；注意下面的标题行的设置，这里选择的是“有标题行”，对于不想对标题行也一起排序时一定要选这个选项；然后单击“确定”按钮。

（如下左图

有时我们的表需要按照行来排序，这在Excel中也可以实现：

打开“排序”对话框，单击“选项”按钮，打开“排序选项”对话框，这里可以设置排序的次序、方向、方法、是否区分大小写等，我们选择方向为“按行排序”，单击“确定”按钮，我们看“主要关键字”下拉列表框中的内容就发生了变化；不过由于在这里不能正确识别标题列，所以单击“确定”按钮后的排序会出现一些问题，这种情况下最好先选中要排序的单元格，然后再进行排序。

（如上右图）