公文培训策划书终稿.docx
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公文培训策划书终稿
广东财经大学工商管理学院
团
学
公文培训讲座
策划书
主办：
广东财经大学工商管理学院秘书处
一、活动主题………………………………………1
二、活动背景………………………………………1
三、活动目的………………………………………1
四、活动对象………………………………………2
五、活动时间………………………………………2
六、活动地点………………………………………2
七、活动流程
1 前期准备………………………………………2
2 当天流程………………………………………10
3 后期工作………………………………………22
八、人员安排………………………………………26
九、所需物资………………………………………33
十、应急方案………………………………………36
十一、注意事项………………………………………38
十二、经费预算………………………………………41
十三、备附注表………………………………………41
一、活动主题
了解公文写作知识，掌握公文写作技能
二、活动背景
开学已有一个多月了，工商管理学院团总支学生会的换届工作已经结束，各部门的各项工作都已步入正轨。
由于13级新生在公文写作能力上的欠缺，工商管理学院部分工作未能顺利开展。
对此，为提高工商管理学院团总支学生会队伍和各班级的整体素质，让其了解并掌握一定的公文写作知识，提高各部门的办事效率和质量，工商管理学院秘书处有目的、有计划地为13级新生组织了一次公文写作培训活动。
三、活动目的
1.让13级新生了解公文写作的重要性，并帮助其掌握公文写作基础知识与格式规范要求。
2.纠正13级新生在日常文书工作中出现的常见错误，便其掌握常见公文的写作技巧并能熟练运用，提高工作效率。
3.帮助团总支学生会干事具有逻辑性、层次性、准确性的公文写作表达能力。
4.增强工商管理学院团总支学生会各部门之间工作的严谨性与凝聚力。
促进我工商管理学院各干事之间和各部门之间的交流与协调，并推动工商管理学院各项工作的顺利开展。
5.提高13级新生的综合素质，进而提高团总支学生会服务同学的能力和整体水平。
6.为13级新生提供一条了解部门日常工作的途径，勉励大学生在校期间能用更多的知识来弥补个人阅历的不足，增强大学生对未来的信心，激励大学生的奋斗热情用实践去感知美好的未来！
四、活动对象
工商管理学院团总支学生会全体干事
工商管理学院班级代表
五、活动时间
2013年10月24号19：
30—21：
30
六、活动地点
一教208
七、活动流程
（一）前期准备
时间
人员安排
工作安排
备注
10月8日
秘书处全体干事
选定总负责人,主讲人（3个）,主持人（1个）
主持人：
林晓冰主讲人：
张钦培，肖晓燕，薛云总负责人：
朱丹霞
10月10日
陈镇鸿,陈晓青
搜集各部门通讯录并计算应与会人员人数
10月9日-10月11日
朱丹霞，郑少婷，洪妙玲
整理修改策划书一稿
10月12日
薛云，张钦培，肖晓燕
薛云，张钦培，肖晓燕把公文培训资料发给黄胜峰
余梦淇
到208考查课室的大致规格并制作座位表
见附表2，
朱丹霞
整理策划书初稿并上交
10月13号
詹鸿玉，张钦培
到商城购买买彩色纸，并开始手工制作玫瑰花,和手工奖品
手工品，玫瑰花以作奖品，最晚在21日前完成
要记得开收据
黄胜峰，朱雨清
两人合作负责完成PPT
朱丹霞
交代主持人，主讲人开始向师兄师姐借正装
林晓冰
上交主持稿给秘书长
石柔，陈镇鸿，郑少婷，朱丹霞
开始编剧本并排演拍成视频
剧本内容见备注
10月14号
朱丹霞，薛云，肖晓燕，张钦培，林晓冰，黄胜峰，朱雨清
开始修改主持稿，主讲稿，PPT并熟悉内容
陈晓青
申请208课室
10月15号
朱丹霞
到一教霸课室以供第一次会议
具体地点时间当天通知
13级秘书处全体干事
秘书处全体人员第一次会议
会议主要内容有：
1朱丹霞进行接下来的人员安排
3，交代第一次彩排注意事项
10月16日
陈晓青
到行政楼205抽签决定课室并通知朱丹霞抽签情况
朱丹霞
通知秘书长，副秘书长，资深干事抽签的情况
选定会前音乐并发给胜峰
上交二稿，并将二稿发到共享上
10月17日
秘书处全体干事
第一次彩排
时间是晚上七点半，地点在一教108
10月17日-18日
12级秘书处留部干事
对二稿，主讲稿，主持稿进行修改
朱丹霞
收集大家对策划书的意见并整理并在18日晚上交最终稿
10月18日-19日
张钦培，肖晓燕，薛云，林晓冰
自己修改主持稿，主讲稿，并熟悉内容
10月18日
郑少婷
郑少婷租用麦克风和音响，
洪妙玲
申请素拓票并打印素拓票
素拓票设计见
10月19日
朱雨清
到一教霸课室以供秘书处第二次会议
秘书处13级全体人员
秘书处第二次会议
会议内容：
交代第二次彩排的内容
10月20日
詹鸿玉，余梦淇，朱雨清,洪妙玲,郑少婷，石柔，陈俊龙，陈镇鸿
负责引路小秘到一教长廊集中并排演带路
时间是上午十点
秘书处全体人员
第二次彩排
时间在下午两点，地点在一教208
10月21日
秘书长
1通知宣传部常委潘原春关于会议当天布置会场的工作2邀请礼仪队队长关于在会议当天帮忙化妆的相关事宜
邀请新闻部会议当天拍照，拟写新闻稿的事
石柔，洪妙玲
飞信通知各班班长关于会议的时间，地点，所需物品，注意事项。
飞信模板见备注
肖晓燕
飞信通知教支的与会人员（2个）
陈鸿
飞信通知党支部的与会人员（2个）
团学部门各跟进小秘
飞信通知各跟进部门部长干事
10月21日-22日
张钦培
肖晓燕
薛云
林晓冰，朱丹霞，黄胜峰
丹霞，
12级留部干事
再次修改主持稿，主讲稿,ppt，
主持稿主讲稿修改后由主持人，主讲人发给陈晓青。
10月22日
秘书长
邀请张自广老师参加公文培训大会并邀请老师在大会上发言
10月23日
黄胜峰
把ppt最终版，会前音乐，视频拷进备份u盘
陈晓青，
打印主持稿，主讲稿并交与主持人，主讲人，朱丹霞
朱丹霞
到一教霸课室
以供秘书处最后一次会议使用
13级秘书处全体人员
秘书处会前最后一次会议
会议内容：
1.朱丹霞重申24日整个当天流程以及工作安排
2.交代当天的注意事项
（二）当天流程
时间
人员
事件
备注
10月24日上午
秘书处13级干事
各小秘再次用飞信通知自己跟进部门部长，留部干事，新干事关于会议的时间，地点，所需物品，注意事项，并请各部长通知各自部门全体新干事
飞信模板见备注
肖晓燕
教支的与会人员（2个）
詹鸿玉
用飞信通知各班班长关于会议的时间，地点，所需物品，注意事项
张钦培
通知新闻部干事拍照的时间和地点
干事联系方式由秘书长提供
朱丹霞
再次通知宣传部部长布置会场的时间和地点
陈晓青
通知礼仪队队长关于化妆的时间和地点
10月24日12:
00
黄胜峰
中午到会场检查电脑,麦克风等设备.
如有问题联系多媒体管理员修理
13级秘书处全体干事
进行最后一次彩排
地点在所申请的课室
10月24号17:
15
朱丹霞到达会场并安排陈鸿，俊龙到宣传部搬东西准备置布会场
2张钦培，肖晓燕，薛云，林晓冰准备化妆
.3黄胜峰，陈镇鸿搬音响和麦克风
4朱雨清从秘书处拿各部门引路牌，奖品，矿泉水到达会场
5洪妙玲负责开窗，拉窗帘，余梦淇清理会场，朱雨清根据座位表放好座位牌
10月24号17:
30-18:
15
礼仪队干事
帮主持人，主讲人化妆
10月24号17:
30-18：
00
詹鸿玉，余梦淇，朱雨清,洪妙玲,郑少婷，石柔，陈俊龙，陈镇鸿
到一教长廊集中并按照带队路线排练带队路程。
胜峰试音响麦克风，多媒体设备并试播ppt、视频和会前音乐。
具体路线见备注。
18:
00
其他秘书处干事到场并集中
朱丹霞重申注意事项和落实工作。
除主持人，主讲人外其他人员穿上院服站在指定位置等候安排。
18：
15-18:
40
林晓冰、肖晓燕、张钦培、薛云
主持人，主讲人试麦
试麦内容为主持稿，主讲稿内容，这时其他人员听听试播成果并给出建议。
18:
40
詹鸿玉，余梦淇，朱雨清,洪妙玲,郑少婷，石柔，陈俊龙
每位小秘拿着两个部门引路牌和到一教长廊等候与会人员
详细部门分配见备注
陈晓青，陈鸿
到前门等待待与会人员
黄胜峰
操机员黄胜峰就位并做好准备并做好最后检查
小秘们举起牌子并引领他们有序排队
19：
05
詹鸿玉，余梦淇，朱雨清,洪妙玲,郑少婷，石柔，陈俊龙，陈镇鸿
引领团学新干事和各班级代表入场
待个部门坐下后，引路小秘根据座位表清点各自负责部门的与会人数并自己记录
部长，副部干事入场
由晓青，陈鸿引领入场
19:
20
老师，常委入场
由晓青，陈鸿引领入场
待所有人员入场后晓青和陈鸿分别站在前后门等候安排
19:
25
场控，灯控，递麦克风人员就位
19：
30-19：
33
主持人
主持人致开场白
包括介绍常委，老师以及其他嘉宾，并有请主讲人薛云上台讲解
19：
33-19：
38
主讲人薛云
介绍公文基本知识
包括公文的定义，目的，意义，种类
19：
38-19：
48
主讲人薛云
讲解通知，总结两种公文
19:
48-19:
49
主持人林晓冰
感谢薛云的讲解，并有请主讲人晓燕进行讲解
19：
49-19：
59
主讲人肖晓燕
讲解申请，邀请函两种公文
20:
59-20:
06
主讲人肖晓燕
播放情景剧视频并开始“大家来找茬”互动环节
此时灯控陈俊龙关灯，视频播放完立即开灯
朱雨清，詹鸿玉负责递麦克风,奖品为玫瑰花+笔记本
20：
06-20：
07
主持人林晓冰
感谢晓燕的讲解并有请主讲人钦培进行讲解
20：
07-21：
30
主讲人张钦培
讲解通知和总结两种公文
20:
30-20:
40
主持人林晓冰
感谢钦培的讲解，并开始有奖抢答环节
此时负责递麦，朱雨清，詹鸿玉
奖品为纸折的手工品+笔记本
20:
40-20：
41
主持人林晓冰
抢答环节结束，邀请老师发言
20：
41-20：
51
张自广老师
老师发言
20：
51-20：
52
主持人林晓冰
致闭幕词，宣告会议结束
20:
52-20:
54
主持人林晓冰
按照出场顺序让其他们有序离场
此时陈晓青，陈俊龙在右门门口，陈鸿，郑少婷在左门门口发放素拓票
20:
54-20:
55
秘书处全体成员，老师，常委
合照留念
21:
55-:
21：
30
朱丹霞
根据物资表清点物资
石柔，余梦淇，陈俊龙，陈镇鸿，郑少婷，黄胜峰，陈晓青，朱雨清
1.石柔打扫卫生，收起座牌，卡座
2.郑少婷关好窗户
牌座收完之后由胜峰，陈镇鸿带回秘书处
3.俊龙，陈鸿将院旗，字幅，卡座搬回宣传部工作室
4.黄胜峰检查设备完毕后关多媒体设备并和陈镇鸿将麦克风音响搬回秘书处
（三）后期处理
时间
人员
工作安排
备注
10月25日
郑少婷
上交物资结算表
陈俊龙，陈镇鸿
归还胶凳
13级秘书处所有干事
用飞信感谢常委，部长及留部干事的出席
并发飞信关于反馈问题并将结果上交总负责人
飞信模板见备注
秘书长
感谢老师的出席并请教老师对这次培训的看法
10月26日
朱丹霞
通知每位干事写一篇总结
10月27日
张钦培
收集新闻部把当天所拍的照片并上传群共享
1
朱丹霞
到一教霸课室以供开总结大会
具体时间地点当天由朱丹霞通知
秘书处全体人员
开总结大会
会议内容：
1总负责人，主持人，主讲人的总结感受
2其余干事的一些看法感受3秘书长，副秘书长，资深干事发表总结
（3）人员安排
人员
工作
备注
秘书长
邀请老师出席
通知新闻部，宣传部，礼仪队到会场的工作
批改策划书，主持稿，主讲稿，ppt
参加三次彩排
12级秘书处留部干事
批改策划书，主持稿，主讲稿，ppt
参加三次彩排
朱丹霞
（总负责人）
1.情景剧拍摄。
2.飞信通知宣传部与会人员
3.通知宣传部干事布置会场时间
整理上交策划书
4安排人员并跟进各项工作
5.回后清点物资。
林晓冰
（主持人）
1.确认主持稿内容并熟悉当天流程。
2.飞信通知体育部与会人员
3.协助主讲人进行互动。
薛云
（主讲人）
1.确认主讲稿内容并熟悉当天流程。
2.飞信通知社会实践部与会人员。
3.培训当天：
介绍公文基本知识，讲解通知，总结2种公文。
肖晓燕
（主讲人）
1.确认主讲稿并熟悉当天流程。
2.用飞信通知教支与会人员。
3.培训当天：
a.讲解申请，邀请函2种公文。
b.进行“大家来找茬”的互动环节。
张钦培
（主讲人）
1.确认主讲稿并熟悉当天流程。
2.到商场购买彩色卡纸并手工制作玫瑰花。
3.飞信通知新闻部与会人员。
4.通知新闻部干事拍照时间
5.培训当天：
讲解策划书和工作总结两种公文。
6.培训结束后将照片上传到群共享。
郑少婷
（场控）
1.拍摄情景剧。
2.租用麦克风。
3.用飞信通知组织部与会人员。
4.带领部门排队进场。
5.引领人员有序离场。
6.培训结束后关好窗户。
7.上交物资结算表。
陈晓青
1.搜集各部门通讯录并确定与会人数。
2.申请课室并进行抽签。
3.用飞信通知艺术团与会人员。
4.在前门接待与会人员。
陈镇鸿
（场控）
1.搜集各部门通讯录并确定参与人数。
2.拍摄情景剧。
3.用飞信通知学习部与会人员。
4.培训前，后搬音响设备。
洪妙玲
（场控）
1．申请素拓票并打印素拓票
2.飞信通知素拓部与会人员。
3.买书签并制作座牌
4.培训前负责开窗拉窗帘
5.带领部门排队进场。
6.培训结束后引领人员有序离场。
7.
陈鸿
1.考察课室并绘制座位表。
2.飞信通知党支部与会人员。
3.购买1瓶矿泉水，彩色纸并制作座牌。
4.搬院旗，字幅，卡座。
5.到前门接待与会人员。
6.培训前后搬院旗，字幅，卡座
詹鸿玉
（递麦人员）
1.制作手工艺品作为奖品。
2.带领部门排队进场。
3.引领人员有序离场。
黄胜峰
（操机员）
1.制作PPT。
2.用飞信通知信息部与会人员。
3.选定会前播放的音乐并拷进U盘里并备份笔记本。
4.培训过程中负责电脑的操控。
5.检查电脑,麦克风等设备。
6.培训结束后检查设备并关好多媒体设备。
7.培训前后搬音响麦克风
朱雨清
（递麦人员）
1.飞信通知文娱部与会人员
2霸课室
3.会前打扫课室卫生，摆放好座位名牌，矿泉水。
4.带领部门排队进场。
5.引领人员有序离场。
石柔
（场控）
1.拍摄情景剧。
2.飞信通知纪检部与会人员。
3.带领部门排队进场。
4.引领人员有序离场。
5.打扫卫生，收起座牌。
陈俊龙
（灯控）
1.拍摄情景剧。
2.飞信通知外联部与会人员。
3.申请多媒体课室以供彩排。
4.培训前后搬院旗等东西。
5.带领部门排队进场。
6.培训中负责控制灯光。
7.引领人员有序离场。
余梦淇
1制作座位表。
2.飞信通知生活部与会人员。
3.带领部门排队进场。
4.引领人员有序离场。
九，物资准备
名称
数量
用途
来源
备注
饮用水
1
供老师饮用
到商城购买
开收据
主持稿
2
供主持人使用
到秘书处打印
备份由主要负责人保管
主讲稿
6
供主讲人使用
到秘书处打印
U盘
2
储存公文培训资料，会前音乐
自备
笔记本电脑
1
供主讲人备用
自备
彩色硬纸板
20
制作牌座
到商城购买
碳素笔
1
制作牌座
到商城购买
彩色纸
20
制作指玫瑰花
秘书处提供
麦克风
3
供主持人，观众时使用
到团工委租借
大课室
1
公文培训场地
到秘书处借用
院旗
10
布置会场
到宣传部借用
书签
5
奖品
购买
剧本
1
制作视频
自制
演讲PPT
1
供讲解用
胜锋整理
座位表
16
在会场时供总负责人使用
打印
玫瑰花
20
作为奖品
自折
手工奖品
6
奖品
秘书处干事制作
视频
1
培训时使用
秘书处干事制作
牌座
13
布置会场
秘书处干事制作
音乐
8
会前播放
胜峰整理
引路牌
15
干事排队时使用
秘书处提供
笔记本
9
奖品
网购
照明灯
2
紧急备用
自备
十，应急方案
1.出现问题：
如出现个别与会人员迟到。
解决方案：
在门口引导的晓青和陈鸿引导其从走道边入场。
2会议期间，与会人员出现身体极度不适。
解决方案：
场控将出现此状况的与会人员课室两旁出去，并组织好会场秩序。
3.出现问题：
与会人员因故不能出席会议。
解决方案：
若是部门干事，在会前需要请假的与会人员需要事先发飞信告知跟进其部门的小秘，各小秘把名单交给主要负责人。
4.出现问题：
会议过程中个别人员因故需提早离场。
解决方案：
跟场控说明原因后，并有场控领导其从两旁离场
5.出现问题：
会议过程中与会人员交头接耳，影响现场秩序。
解决方案：
由场控提醒，保持会场安静，维持会场秩序
6.出现问题：
秘书处工作人员若因故不能进行所负责的工作
解决方案：
需提前告知总负责人，由总负责人安排其他工作人员代其为负责。
7.出现问题：
会议期间有其他部门或协会的活动声音太大而影响会议正常进行。
解决方案：
由本次会议的主要负责人与其他部门或协会活动的负责人沟通协商。
8.出现问题：
10月24日下午检查活动场地麦克风投影仪电脑，发现设备无法正常使用，或会议期间设备临时出现故障。
解决方案：
若在会前发现问题及时通知技术中心前来维修，若在会中则启用主讲人的备用笔记本或麦克风
9.投影仪无法修缮
解决方案：
让薛云在会议18:
30在黑板上写出主要培训内容，会议期间主讲人根据主讲稿进行讲解。
10出现问题：
主持人的主持稿丢失或主讲人的ppt损坏
解决方案：
启用总负责人备份的主持稿或ppt.
11出现问题：
会议前、或期间或接近尾声课室突然停电。
解决方案：
a）会议前：
若与会人员已到场，主持人上前讲述能为开始会议的原因，场控控制会议秩序。
同时，黄胜峰联系询问停电缘由并大概何时恢复电力供应。
之后，确认是否将会议延迟。
b）若会议期间停电，停电期间，灯控俊龙先拿出应急灯由总负责人维持好现场秩序。
若五分钟内没有恢复用电，由总负责人宣布会议改期，时间地点另行通知，并由陈俊龙和陈镇鸿指挥与会人员安全有序离场。
c）若接近尾声，将应急灯拿出，将内容口述讲完，之后，由场控引导人员有序出场。
13.会议当天突发暴雨等极端天气状况，导致会议无法如期召开。
解决方案：
由各小秘在18：
30时发飞信通知其跟进的部门成员和詹鸿玉提前半小时通知班长会议暂时取消，时间地点待定。
秘书处成员重新开会确定会议时间地点后，再另行通知与会人员。
14.出现问题：
互动环节冷场
解决方案：
由各小秘事先在跟进部门中找熟人帮忙
15,出现问题：
由于一教大课室吃紧，10月16号没申请到大课室。
解决方案：
会议推迟一周。
十一.注意事项
1.活动前期，必须提前申请大课室，确定会议时间,确定与会人数
2.活动前期，黄胜锋要先进行勘察，熟悉路线并提前布置好会场（包括路标的布置）。
3.活动前，开会讨论并明确六种公文培训内容，主持人自备主持稿，由张钦培协助主讲人制作好PPT，制作过程添加一些有趣的环节，为ppt内容增添生动。
4.活动前期，现场所需的PPT，主持人必须提前把PPT备份进U盘和笔记本电脑，放进桌面文件夹，按次序加前缀，避免造成混乱。
陈晓青并提前打印备份演讲稿和主持稿，防止遗失。
6.由于活动需要借用多媒体设备，所以要求工作人员在使用时倍加小心。
7.会议开始前秘书处的工作人员必须下午五点十五分到达会场。
8.活动前，飞信给常委和各部门部长，邀请他们来参加会议，邀请函上需清楚写明会议时间、地点、主题、要求。
9.活动前，各小秘需要提前告知其跟进的部门成员，要求各成员必须准时到场，并提醒各成员自带纸笔，详细记录培训内容，通知时需注意礼貌。
10.活动前期，选好主持人，主讲人，主负责人，总负责人需分配好各工作人员的工作。
11.活动前期，工作人员必须事先对麦克风、电脑、投影仪进行调试，检查场地桌凳、灯管是否损坏。
12.主要负责人需详细列出物资清单，并让陈鸿，妙玲，钦培，鸿玉提前购买。
购买物资时必须按要求开好发票或收据，并仔细清点物资，避免遗漏。
购买后需妥善保管物资。
13.整个活动期间，要厉行节约，做好经费预算，尽量减少开销。
14.明确常委和各部门部长的座位，会议开始前，由陈鸿，陈晓青引导他们入座，避免造成混乱。
15.活动期间，主要负责人要做好会场引导工作，确保与会人员准时准确到达活动地点，并有序入座。
16.活动期间，所有工作人员必须注意自身形象，穿部服或院服，举止文明，礼貌待人。
17.活动期间，主持人要掌握好活动时长，谨遵活动流程，尽量避免提前结束或延迟活动时间。
如遇到突发状况，要随机应变。
19.活动期间，所有与会人员要遵循会场秩序，保持安静，不要随意走动。
所有工作人员，要在指定的地方工作。
20.活动期间，工作人员要保持手机开机并调为震动，要听从总负责人安排和调配，如有突发状况，要灵活应变。
21.活动期间，提醒与会人员与工作人员自备饮用水，发飞信时应注意礼貌。
22.会议期间，与会人员和秘书处的工作人员必须把手机调成静音或震动。
23.活动期间，主持人在会前及会议尾声礼貌提醒与会人员要注意保持会场安静与清洁。
24.活动结束后，由维护秩序员引导，有秩序地离场。
25.活动结束后工作人员必须清点物资和清理现场后才能离开，以免遗失物资。
26.活动结束后及时归还麦克风和胶凳，上交购买物资的收据或发票以报销。
名称
单价（元）
数量
总价（元）
手工品材料
﹨
6
15
笔记本，
1.2
9
10.8
饮用水
2
1
2
碳素笔
2
1
2
彩色纸
0.5
20
10
麦克风（音响）
﹨
3
60
总计
99.8
十二，经费预算
十三备注附表
附表五附表一：
秘书处通讯录
姓名
手机长号
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