供方和采购管理手册》物资篇.docx

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供方和采购管理手册》物资篇

建议：

1、集采平台管理集采中心负责；

2、价格数据库管理及发布集采中心负责；

3、对三级单位招议标管理集采中心负责。

第三篇物资管理

1总则

1.1目的

为进一步规范物资管理运行机制，实现物资全过程管理的标准化、制度化、规范化，做好资源保障供应，合理降低材料成本，增加经济效益，特制订本手册。

1.2范围

本手册适用于局总部、二级单位、三级单位和项目部的物资管理。

海外建筑工程项目可按所在地区的特点，在执行本手册时适当修改。

1.3依据

本手册根据中国建筑股份有限公司《项目管理手册》及其它相关管理制度细化制定。

1.4管理原则

物资管理坚持“集中采购、分级管理、公开公正、择优选择、强化管控、各负其责”的原则。

1.5主要应对风险

本手册主要应对物资供应商管理、计划管理、采购管理、合同管理、验收管理、使用管理、结算管理等业务环节中的管理漏洞。

1.6术语和定义

1.6.1物资分类

（1）物资按在生产中的作用，分为工程材料和周转材料两大类：

大类

小类

内容

工程材料

（构成工程实体的物资。

工程材料按性质、用途和重要程度，又分为A、B、C三种）

A类物资

土建工程的钢材、水泥、商品砼、外加剂、防水材料、防火材料、用于承重结构的砼构件等；安装工程的成套设备、各类管材、管件、阀门、暖气片、电气设备、照明灯具、电缆电线、防火材料、饰面板等；装饰工程的防火材料、龙骨、饰面板、墙地砖、铝合金及制品等。

B类物资

砖、瓦、灰、砂、石、砌块、干粉砂浆等地方建筑材料、砼构件、金属构件、木构件、一般安装材料和装饰材料等。

C类物资

其他零星建筑物资。

周转材料

（包括周转料具和临时设施）

周转料具

是指企业能够多次使用、逐渐转移其价值但仍保持原有形态而不确认为固定资产的材料。

主要包括模板（定型钢模、滑模、定型塑模、胶合板等）、钢支撑、脚手架（钢管、门架、扣件、脚手板等）、钢板桩、木材类（方木、枕木、圆木等）、电器料具（临建用电缆、配电箱等）、安全网、密目网、安全带等在工程建设过程中有助于工程实体形成但不构成工程实体的物资。

临时设施

活动板房、彩钢围档、工具式临边防护设施及工具式防护棚、临设用水电材料和工具、临时道路所用物资等。

（2）物资按供应责任分为以下三类

业主供料、自购物资和分包商采购/租赁物资。

1.6.2其它术语

（1）随货技术资料

合格证、质量证明书、出厂试验报告等用于证明物资合格的出厂证明，设备、材料的装箱单、工具单、备品备件单、零部件目录等物资清单，以及设备图纸、说明书、保修书等说明如何使用、维护物资的各种资料。

（2）质量证明号

合格证等出厂质量证明或进场复试报告等证明物资合格的证件上的唯一性编号。

（3）不合格物资

凡外观检查及物理性能、化学性能试验不符合国家标准，达不到有关技术指标或不能满足规定要求的，均视为不合格物资。

（4）剩余物资

工程剩余物资包括积压物资和废旧物资。

积压物资指的是由于工程变更等原因造成的积压物资，或本工程使用过以后不再使用，而本身仍具有使用价值的物资；废旧物资是指由于某种特殊原因造成损坏，或某种物资使用后的残余部分，及保管过程中造成的物资发生质变，而不能利用的物资。

（5）限额领料

限额领料是指按照材料消耗定额或规定限额控制材料领发的一种管理形式，其本质就是施工预算不能突破施工图预算，主要分为以下几种形式：

按分项工程实行限额领料、按工程部位实行限额领料和按单位工程实行限额领料。

（6）先进先出

物资领用按该物资入库时间先后确定出库价格，越先入库的越先发出。

2职责与权限

2.1管理职责

序号

管理职责

局总部

二级单位

三级单位

项目部

1

合格物资供应商管理

√

√

√

√

2

物资采购、租赁招议标管理

√

√

√

3

周转材料与剩余物资的采购、租赁、调配与处理

√

√

√

4

零星物资及低值易耗品采购

直管项目

非直管项目

-

5

物资现场使用与保管

√

6

物资盘点与成本分析

√

7

物资管理人员的培训

√

√

√

8

物资管理工作的检查、考核和评价

√

√

√

主管部门：

物资管理部门

相关部门：

商务管理部（商务部）、合约法律部门、采购中心、安全环境部门、工程管理部门等。

2.2审批权限

序号

管理决策事项

局总部

二级单位

三级单位

项目部

1

物资采购比价会审表

1.1

钢筋、砼、设备、电缆、模板、木方、定型化防护设施及采购额超过500万元的其他主材，以及直管项目部的AB类物资、周转材料、批量采购的C类物资

-

总经济师

-

-

1.2

除二级单位采购外的物资

-

-

总经济师

-

2

废旧物资处理

2.1

废旧物资处理申请表

-

物资管理部经理

-

2.2

废旧物资招标评审记录表

-

总经济师

-

注：

公司总经济师负责中标价格审批

3管理要求

3.1物资供应商管理

（1）管理流程

（2）工作要求

序号

关键活动

管理要求

时间

要求

主责部门

相关部门

工作文件

1

资格预审

新引进供应商审查营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品合格证是否真实有效，并保留加盖供应商公章的资质资料复印件

招标前

三级单位物资部

项目器材部

-

2

考察评价

工程材料中的A、B类物资、周转材料、发包人提供或指定物资供应商等必须考察评价；零星物资可由采购人员直接择优采购，但批量供应的必须经过评价

资格预审后7日内

三级单位物资部

项目器材部、项目技术部

供应商登记表、供应商考察报告

3

审核、上报

将评价合格的供应商进行汇总，经审核后逐级上报

每周二之前

二级单位物资管理部

三级单位物资部

合格供应商名录

4

审批、注册

审核新增供应商通过后注册到ERP系统

每周三

局工程管理部

二级单位物资管理部

-

5

物资采购管理流程

详见本手册3.3物资招标采购管理（非集采）

-

-

-

-

6

物资现场管理流程

详见本手册3.4物资现场管理

-

-

-

-

7

物资结算管理流程

详见成本管理手册相关章节

每月23日前

-

-

-

8

材料款支付管理流程

详见《财务资金管理手册》2.2资金支付管理

-

-

-

-

9

反馈供方合作情况

年底对物资供应商的合作情况进行反馈

每年1月10日前

项目器材部

-

-

10

年度复评

根据项目部反馈信息，对供方进行年度考核评价，依据供应商分级标准将物资供应商分为三级合格供应商和不合格供应商；两年内未合作的供应商，直接从合格物资供应商名录中删除，再次合作时必须重新组织评价，被评价为不合格供应商的，两年内不予合作，再合作须重新评价

每年3月20日前

三级单位物资部

三级单位施工管理部、商务管理部

供应商考核评价表

11

汇总、上报

汇总年度复评结果，经审核后逐级上报

每年3月25日前

三级单位物资部

-

-

12

审批、汇总、发布、资源共享

二级单位物资管理部对三级单位考核情况进行审批，汇总物资合格供应商名录并定期发布，全公司共享合格物资供应商名录

每年4月1日前

二级单位物资管理部

三级单位物资部、项目器材部

合格、不合格供应商名录

13

供应商满意度调查

物资供应商填写供应商满意度调查表，项目器材部收集调查表报三级单位物资部，二、三级单位物资部编制供应商满意度调查汇总报告逐级上报局工程管理部备案

每年7月20日前

局工程管理部

二、三级单位物资管理部、项目器材部

物资供应商满意度调查表、汇总报告

14

优秀供应商推荐

根据合作情况选择优秀供应商进行推荐

每年12月31日前

三级单位物资部、项目器材部

-

优秀供应商推荐表

15

优秀供应商评选

二级单位物资管理部组织评选并进行奖励

每年1月15日前

二级单位物资管理部

-

优秀供应商评选名单

16

优秀供应商公布

局工程管理部公布局优秀供应商情况

每年1月31日前

局工程管理部

-

-

（3）供应商分级标准

级别

供货额

合作年限

其它要求

备注

一级合格供应商

年度供货额占分公司或直属工程项目同类物资供货额10%以上

与公司连续合作3年以上

供货及时、产品质量符合要求，连续两年年度复评为“二级”及以上

所有条件同时满足

二级合格供应商

年度供货额占分公司或直属工程项目同类物资供货额5%以上

与公司连续合作1年以上

供货及时、产品质量符合要求

所有条件同时满足

三级合格供应商

供货及时、产品质量符合要求

不合格供应商

有下列情况之一：

在省市级及以上的专业媒体上登载有违规或国家各检测单位发表检测结果为不合格的产品；发生质量事故或一年内累计出现三次以上环保、安全不合格；不履行合同义务；供应能力不足，影响施工生产正常进行；有行贿、串标、围标等违法、违规的行为；发生过法律诉讼、闹事等恶意事件；综合评价为不合格。

3.2物资计划管理

（1）管理流程

（2）工作要求

序号

关键活动

管理要求

时间

要求

主责部门

相关部门

工作文件

1

物资采购策划

结合项目实际情况对项目物资管理中的风险点、亏损点、赢利点进行辨识，并根据风险辨识情况制定物资管理目标和措施，做好职责分工，由三级单位物资部组织编制物资采购策划，重点工程由二级单位物资管理部组织编制。

因合同范围调整、设计变更等原因导致项目物资采购策划内容不适用时，由编制单位组织更新

中标后10日内

二、三级单位物资部

三级单位工程、商务、财务资金部

物资采购策划表

2

编制预算计划

根据清单、合同、图纸及设计变更等分层、分段、分规格、分构件进行编制，过程中及时更新，所需A、B类物资和周转材料必须包含在内。

提供预算计划量与投标量对比表，施工过程中还应提供与分包用量的对比

项目开工60日内，超大体量工程分段完成

项目商务部/成本工程师

项目工程技术部

物资需用总计划、项目钢筋需用总计划、项目混凝土需用总计划、周转工具需用总计划

3

编制月度需用计划

根据项目物资需用总计划、工程进度计划、施工现场平面布置图编制，并根据现场进度及时调整；发包人供应物资需用计划单独编制上报

每月22日前

项目工程部/专业工程师

项目商务部/成本工程师

物资需用计划表

4

编制采购计划

根据月度盘点库存及物资需用计划编制，未签订物资合同的编制物资采购计划，经审批后上报；已签订物资合同但需分期分批进货的，编制物资采购订单。

每月23日前

项目器材部/物资经理

项目工程部/专业工程师

物资采购计划表、物资采购订单

5

计划汇总

对项目部提报物资采购计划进行汇总，经审批后实施采购

每月25日前

三级单位物资部

项目器材部//物资经理

物资采购计划表

3.3物资招标采购管理（非集采）

（1）管理流程

（2）工作要求

序号

关键活动

管理要求

时间要求

主责部门

相关部门

工作文件

1

提出物资采购申请

根据物资需求计划编制物资采购申请，并报三级单位物资部；

每月25日前

项目部

-

物资招标采购申请表

2

汇总并编制招（议）标计划，确定采购方式

根据各项目上报的物资采购计划，在权限范围内综合分析、策划，确定采购方式，并反馈项目部；

开标前14天

二级单位采购中心/三级单位物资部

二级单位物资管理部，二、三级单位成本/商务管理部门

招（议）标计划

3

审批招（议）标计划

根据招（议）标权限，审批招（议）标计划。

收到招标计划2天内

二级单位分管领导/三级单位经理

-

-

4

成立招（议）标小组

1）总经济师担任组长，采购中心经理（物资部经理）担任副组长，组员由物资、生产、商务、财务和该项目部相关人员组成；

2）特殊或者重大物资采购招标由总经理担任组长或者由总经理授权指定的授权人任组长。

审批后1天内

二级单位采购中心/三级单位物资部

物资、工程、法务、成本、安全、技术、财务、纪监部门及项目部

-

5

编制招（议）标文件

根据物资采购申请要求和相关文件规定，编制招（议）标文件。

审批后2天内

招议标小组

同上

招（议）标文件

6

评审招（议）标文件

采用企业标准文本的，就签约文本与标准文本差异性部分进行审核。

未能使用标准文本的，就全部内容进行审核。

收到文本后2天内

招议标小组

物资、工程、法务、成本、安全、技术、财务、纪监部门及项目部

招（议）标文件评审表

7

邀请投标

按照《物资招标采购申请表》中所审批的供应商对其邀请投标。

招（议）标文件提交评审之前

二级单位采购中心/三级单位物资部

各层级单位/部门

-

8

发放招（议）标文件

向被推荐的供应商发出投标邀请，发放招（议）标文件。

至少开标前5天

二级单位采购中心/三级单位物资部

-

-

9

组织开标、询标

1）有效投标人不少于3家，特殊情况提请招标小组组长批准；

2）超出商务部/商务管理部确定的招标控制价的，由招议标小组确定是否排除投标，意见分歧的报分管领导审批；

投标截止时间

招议标小组

物资、工程、法务、成本、安全、技术、财务、纪监部门及项目部

开标/询标记录

10

推荐备选中标单位

招标小组根据评标结果编写物资采购比价会审表，推荐备选中标单位，三级单位授权内采购的本单位总经济师确定中标单位，二级单位采购的公司总经济师确定中标单位；

开标后2天内

招议标小组

-

物资采购比价会审表

11

审批中标单位

授权限额以下的，由三级单位审批；限额以上的，由二级单位审批；

收到中标推荐表2天内

二级单位分管领导/三级单位经理

-

-

12

发放中标通知书

-

确定中标人1天内

二级单位采购中心/三级单位物资部

-

中标通知书

13

签订物资采购合同

根据招标文件和投标文件签订物资采购合同并进行合同交底。

签订流程参见《合约法务管理手册》“分供方合同签订”一节。

物资价款超过原合同价款10%，必须签订补充协议或重新招标确定供应商。

因业务量增加需要增加供应商家数，应办理审批手续，且合同条件不能突破中标供应商签约合同。

发出中标通知书15天内（进场前）

二级单位物资管理部/三级单位物资部

采购中心、工程、合约、成本、安全、财务资金部门

物资采购/租赁合同评审表、新增签约供应商报告表、分供方合同交底书

14

组织物资进场

按照合同约定组织物资进场。

按合同规定

项目部

-

-

（3）物资采购权限

序号

责任部门

采购权限

1

集采中心

钢筋及其它须集采中心采购的物资

2

二级单位集采中心

钢筋、商混、设备、电缆、模板、木方、定型化防护设施及采购额超过500万元的其他主材，以及直管项目的AB类物资、周转材料、批量采购的C类物资

3

三级单位物资部

二级单位采购外的其他物资

3.4物资现场管理

序号

关键活动

管理要求

时间

要求

主责部门

相关部门

工作文件

1

进场验证

根据物资需用计划、采购合同、样品等对进场物资规格、数量、外观质量、随货技术资料等进行验证，填写物资进场验证记录，办理收料单；分包合同中有消耗控制指标的物资，分包材料员（须有授权委托书）要参与验证；商品混凝土小票项目值班人员应参与验收并签字确认；

物资进场当日

项目器材部

项目工程、技术、质量、安全部

物资进场验证记录、收料单

2

物资标识

物资进场后应及时做出唯一性标识，露天存放的物资用标识牌标识，仓库贮存的物资用标识卡标识，危险化学品应有“危险品”、“防火”、“防爆”等特别标识；合格品与不合格品应分开堆放，不合格品单独存放在“不合格区”并予以标识

物资进场24小时内

项目器材部

-

物资标识牌、仓库用料卡

3

物资复试

根据物资进场验收计划,需进场复试的物资，物资工程师要在24小时内通知试验工程师取样试验；试验工程师及时取样复试，在试验单位出试验结果的24小时内通知物资工程师；严禁未经复试或复试结果未出来前进行加工使用。

物资进场24小时内

项目工程技术部

项目器材部

物资进场验证记录

4

验收单办理

进场物资经验收合格后，及时办理验收单

验收合格24小时内

项目器材部

项目工程、技术、质量、商务、安全部

物资验收单

5

不合格物资处理

对发现的不合格物资及时标识，组织相关人员进行评审，商定处理方法（如及时更换、加工使其合格后直接使用、经发包人及设计单位同意改变用途使用、退货或报废）并做好记录

发现不合格物资时

项目器材部

项目工程、技术、质量、安全部

不合格物资处理记录

6

物资搬运、包装、储存、保管

根据施工现场平面布置图和物资特性确定贮存地点和贮存方式，尽量避免二次搬运，易燃、易爆等危险物资应按其属性及国家对化学危险物品安全管理条例相关规定贮存；露天存放物资要求存放场地平整、码放整齐、成垛成方，排水畅通，留有运输通道，必要时采取遮阳避雨措施；分公司应建立仓库，负责本区域剩余物资的仓储与周转调剂，按照《仓库管理办法》要求配备齐全仓库管理人员，并按规定进行管理。

仓库贮存物资要求仓库清洁卫生，通风良好，配备消防器材，做好防火、防盗、防雨、防潮、防变质、防损坏和丢失等措施，并按库区号、架排号、层垛号、位号“四号定位”进行贮存

每日

项目器材部

项目工程部、安全部

-

7

物资使用

现场物资领用遵循“限额领料、先进先出”的原则，未经检验合格不得使用，对有保管期限要求的物资，应在保管期内投入使用；项目专业工程师根据工程形象进度对物资的使用、消耗情况进行管控，监督指导工人用料，确保用料准确并杜绝浪费

按需

项目器材部

项目商务部

领料单、调拨单

8

物资出场

施工现场所有物资必须凭出门证出场，项目物资人员每周一次核查比对材料、门卫的两联及门卫登记表是否匹配，发现问题及时处理，并留存处理记录

物资出场时

项目器材部

项目工程部、商务部、安全部、项目经理

出门证

3.5相关方物资管理

3.5.1发包人物资管理

序号

关键活动

管理要求

时间

要求

主责部门

相关部门

工作文件

1

物资进场

发包人提供的物资，应按计划进场，并按产品性能、形态分类，合理码放、便于使用

物资进场当日

项目器材部

项目工程、技术、质量、安全部

物资进场验证记录

2

现场验收

发包人供应物资必须由发包人人员或委托监理人员参与验收，并在验收单上签字。

对不合格物资，由发包人联系供货商退货。

相关处理按不合格物资管理规定执行

物资进场当日

项目器材部

项目工程、技术、商务、质量、安全部

物资验收单

3

不合格物资处理

若发包人供应物资发生损坏、丢失或不适应情况，由相关人员与发包人共同商定处理办法，并签署处理意见留底

发现不合格品时

项目器材部

项目工程、技术、商务、质量、安全部

不合格物资处理记录

3.5.2分包商物资管理

序号

关键活动

管理要求

时间

要求

主责部门

相关部门

工作文件

1

物资进场

监督分包材料员做好自行采购的物资进场记录，并按规定进行检验和试验，入库时合理堆放、保持库区整齐规范

物资进场当日

项目器材部

项目工程、技术、质量、安全部

物资进场验收记录

2

物资验收

对分包商采购材料的供应商进行审查，查看相关资料是否有效，同时对进场材料的质量情况进行严格验收，是否符合设计及合同，并留存相关资料

物资进场当日

项目器材部

项目工程、技术、商务、质量、安全部

物资进场验收记录

3

物资代购

分包合同中约定由分包商采购的物资，任何单位或个人不得以任何理由允许分包商以局属单位名义签订采购合同；如因特殊原因分包商不能自行采购的，需分包商出据材料采购委托单，由项目经理批准报分公司总经济师批准后按自购物资处理，物资进场后项目材料工程师及时办理物资调拔和扣款手续并及时移交项目商务部办理扣款

按需

项目器材部

项目经理、三级单位物资部

物资代购委托书

4

物资出场

凭出门证出场

按需

项目器材部

项目工程部、安全部、项目经理

出门证

3.6周转料具管理

（1）管理流程

（2）工作要求

序号

关键活动

管理要求

时间

要求

主责部门

相关部门

工作文件

1

编制需用计划

根据周转工具需用总计划、工程进度计划、施工现场平面布置图编制，并根据现场进度及时调整

项目开工60日内

项目工程部/专业工程师

项目商务部/成本工程师

物资需用计划

2

编制周转料具租赁计划

三级单位物资部编制周转料具采购计划，二级单位物资管理部确定项目周转料具的供应方式，优先使用自有周转料具，当自有周转料具不能满足要求时，可以进行购置或租赁；在自有周转料具闲置的状态下，不能在外单位租用周转料具；未经二级单位领导的批准，任何单位和个人不得自行购置周转料具。

租赁计划和总量控制应按照施工方案进行

项目开工60日内

三级单位物资部、施工管理部

项目器材部、设计技术部

周转料具租赁计划

3

料具租赁

使用外部周转料具的根据物资采购管理流程要求；使用自有周转料具时签订内部租赁协议

料具进场之前7日内

二级单位采购中心、三级单位物资部

物资管理部、项目设计技术部、质量部、商务部、项目器材部

-

4

料具进场

对进场料具进行数量、质量和安全检查，办理相关单据

料具进场当日

项目器材部

项目工程、技术、质量、安全部

物资进场验证记录、收料单

5

料具使用

监督分包商对周转料具的使用和维护，对使用中随意锯切、打洞、垫路、损坏料具和料具丢失的现象，根据实际情况对分包商进行处罚。

因工程所需，分包商要对周转料具进行锯切、打洞、垫路、烧焊等，必须经项目部审核后方可操作

-

项目工程部/专业工程师

项目器材部、商务部

周转料具保管台帐

6

料具退场

自有料具按时、按量收回；不用的租赁料具须在第一时间通知租赁单位退租。

退场时项目材料工程师必须和分包材料员共同核对盘点数量，并办理运输和退租手续，确认丢失和损坏量，按照分包合同的约定从分包结算价款中扣除

使用完毕3日内

项目器材部

项目工程部、三级单位物资部、商务管理部

-

7

料具结算管理流程

详见《成本管理手册》相关内容

-

-

-

-

3.7项目资产管理

（1）管理要求

序号

关键活动

管理要求

时间

要求

主责部门

相关

部门

工作文件

1

进场、使用及保管

项目资产进场验收后，项目主责部门应建立项目资产登记表。

使用人领用、保管后，要按说明书要求进行使用，使用过程中要妥善保管，及时保养、维修，保持项目资产一直在完好状态

资产进场当日

项目器材、工程、技术、质量、安全部

-

-

2

台账建立

项目资产主责部门对进场、出场、报废的项目资产分别建立台账，及时与供应商进行核对，确保