XX银行信贷资产证券化信息资料管理办法.docx

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XX银行信贷资产证券化信息资料管理办法

XX银行信贷资产证券化信息资料管理办法

第一章 总则

第一条 为规范信贷资产证券化项目信息资料管理，根据《XX银行商业秘密管理办法》《XX银行保密工作制度》《XX银行档案管理办法》《XX银行授信档案管理办法》等规定，制定本办法。

第二条 本办法所称信贷资产证券化信息资料包括：

（一）存量信息资料。

指本行在信贷资产证券化推动和实施过程中所调用的各类文字、影音、图像等不同形式的存量信息资料，包括但不限于本行各类金融证照复印件、经营管理信息和客户授信档案等。

（二）新增信息资料。

指各单位和外部中介机构在参与本行信贷资产证券化项目的过程中，新形成的各类文字、影音、图像等不同类型的信息资料，包含但不限于外部中介机构与本行现场面谈或远程视频访谈中所形成的会议记录和视频、外部中介机构指定的保密事项、阶段性工作意见及成果、向监管部门申报过程中所形成的各类信息资料等。

第三条 本办法所称外部中介机构系指除本行之外，所有参与本行信贷资证券化项目的各类组织机构，具体包括证券公司、信托公司、律师事务所、会计师事务所、评级公司、托管银行及证券登记机构等。

第四条 信贷资产证券化信息资料的管理主要包括各单位的职责分工、信息资料的内容、信息资料的调用（包括调阅、扫描工作，下同）、传输和归档等工作。

第二章 职责分工

第五条 总行部门职责

（一）总行金融市场部

1.负责制定和修订全行信贷资产证券化信息资料管理办法；

2.负责向总行相关部门申请调用本行金融证照复印件和经营管理信息等存量信息资料；

3.负责具体办理经主管行领导签字审批、盖有业务公章的《XX银行信贷资产证券化信息资料调用函》（附件1）；

4.负责向入池信贷资产所在分行的业务条线部门（公司业务管理部、零售业务管理部、小微企业业务管理部）下达有效的《XX银行信贷资产证券化信息资料调用函》（附件1）；

5.负责对各单位报送的信息资料进行归集整理和规范性审核，负责审核各单位提交的《XX银行信贷资产证券化信息移交清单》（附件2）并归档；

6.负责具体办理经主管行领导签字审批的、盖有业务公章的《信贷资产证券化第三方机构入场审批表》（附件3）；

7.负责审核经有权人签字，盖有对方公章的外部中介机构介绍信；

8.负责填写《保密协议》中的《资料交接确认书》，经由分管行领导审批后，按照总行信息科技部确定的《XX银行信贷资产证券化信息资料传输方案》，向外部中介机构传输信贷资产证券化信息资料；

9.负责接收外部中介机构发送的信贷资产证券化阶段性工作意见及成果，并审核外部中介机构填写的《XX银行信贷资产证券化信息接收清单》（附件4）；

10.负责向监管部门递交信贷资产证券化发行申报材料；

11.负责信贷资产证券化产品发行完毕后的信息资料归档。

（二）总行各业务条线部门（公司业务管理部、零售业务管理部、小微企业业务管理部）

负责根据总行金融市场部制定的筛选标准，确定《基础资产基本信息表》（附件5）。

（三）总行董事会办公室

负责受理由总行金融市场部提出的调用本行公司章程、股权架构和关联企业情况、年报等资料的申请。

（四）总行综合管理部

1.作为总行保密委员会的执行机构，负责在授权范围内对向外部中介机构传输信贷资产证券化信息资料进行审批；超过授权范围的，报总行保密委员会审批；

2.负责受理总行金融市场部提出的，调用与信贷资产证券化项目相关的本行简介、年度工作报告或总结材料、业务发展概况等材料的申请。

（五）总行计划财务部

负责受理总行金融市场部提出的调用总行金融证照复印件、审计报告、财务报表及监管报表等材料的申请。

（六）总行信息科技部

负责对信贷资产证券化信息资料传输的安全性和保密性提供解决方案，包括分行向报送总行信息资料，和总行与外部中介机构之间传输信息资料。

第六条 分行部门职责

（一）业务条线部门（公司业务管理部、零售业务管理部、小微企业业务管理部）

1.负责配备忠于职守、爱岗敬业，具有高度保密意识的信贷资产证券化专员（以下简称“专员”），并保持岗位的相对稳定性。

其职责主要包括：

（1）负责接收由总行金融市场部下达的有效《XX银行信贷资产证券化信息资料调用函》（附件1）；

（2）负责依据有效的《信贷资产证券化第三方中介机构入场审批表》（附件3），接待、协助外部中介机构在规定范围内所进行的尽职调查工作。

2.负责根据总行金融市场部确定的信贷资产证券化入池资产的材料清单，在规定范围内具体办理指定授信档案的调阅、扫描、整理和报送，并填写《基础资产资料信息核对表》（附件6）；

3.负责履行《XX银行授信档案管理办法》中所要求的授信档案外借审批流程。

（二）分行风险管理部

负责具体办理与信贷资产证券化相关的授信客户信息资料调阅、扫描等工作，并在授权范围内审批。

（三）分行综合管理部

作为分行保密委员会的执行机构，负责在授权范围内对向总行报送的信贷资产证券化信息资料进行审批；超过授权范围的，报分行保密委员会审批。

（四）分行信息科技部

负责根据总行信息科技部提出的信贷资产证券化信息资料传输解决方案，为分行到总行的信息资料传输提供技术支持。

第三章 信息资料的内容

第七条 本行信贷资产证券化信息资料的内容按照项目运作流程分为五大类。

（一）基础资产筛查阶段。

主要包括本行初筛的拟证券化的信贷资产基本信息表等。

（二）尽职调查阶段。

包括但不限于以下信息资料：

1.经主管行领导签字审批，盖有业务公章的《信贷资产证券化第三方机构入场审批表》（附件3）。

2.由外部中介机构提供，经有权人签字，盖有对方公章的介绍信。

3.《基础资产信息资料清单》（附件7）所要求的各类信息资料：

（1）抵（质）押类贷款的基础资料。

包括但不限于以下资料：

经年检的企业营业执照、组织机构代码证、税务登记证、公司章程、借款人三年一期本部财务报表、借款人三年一期合并财务报表（如有）、人行征信报告、借款人同意本次融资的内部授权文件或股东会决议、贷款卡复印件、借款合同及补充还款计划（如有）、借款合同补充协议（如有）、还款资金监管协议（如有）、借据、还款凭证（如有）、授信尽调报告（若有）及本笔贷款项下的尽调报告、授信审批意见通知书、评级报告、贷后检查报告、贷款项目批复（如有）、授信协议（如有）、贷款风险评审报告、五级分类认定表、贷款评审报告、借款人提供的项目可行性报告、本笔贷款及其还款在借款人财务账面反映的情况、抵（质）押合同、抵（质）押物证明文件、抵（质）押物评估报告等。

（2）保证类贷款的基础资料。

包括但是不限于经年检的企业营业执照、组织机构代码证、税务登记证、公司章程、借款人三年一期本部财务报表、借款人三年一期合并财务报表（如有）、人行征信报告、借款人同意本次融资的内部授权文件或股东会决议、贷款卡复印件、借款合同及补充还款计划（如有）、借款合同补充协议（如有）、还款资金监管协议（如有）、借据、还款凭证（如有）、授信尽调报告（若有）及本笔贷款项下的尽调报告、授信审批意见通知书、评级报告、贷后检查报告、贷款项目批复（如有）、授信协议（如有）、贷款风险评审报告、五级分类认定表、贷款评审报告、借款人提供的项目可行性报告、本笔贷款及其还款在借款人财务账面反映的情况、保证合同、保证人经年检的营业执照、组织机构代码证、税务登记证、保证人公司章程、保证人三年一期本部财务报表、保证人三年一期合并财务报表（如有）、保证人人行征信报告、保证人同意提供对外担保的内部授权文件；若保证人为本行客户，还需提供该客户贷款项下的尽调报告、授信报告、评级报告、贷后报告等。

（3）若单笔基础资产涵盖上述两种贷款类型，则两种类型的基础资料都需提供。

4.外部中介机构在本行现场面谈或远程视频访谈中所形成的各类文字、影音、图像资料。

5.尽职调查阶段形成的其他信息资料。

（三）外部中介机构出具的阶段性工作意见和成果。

包括但不限于尽职调查报告、法律意见书、会计意见书、评级结果的草案和终稿等各类信息资料。

（四）向监管部门申报过程中所形成的各类信息资料。

包括但不限于：

1.向银监会递交的信息资料。

（1）由本行和特定目的信托受托机构联合签署的申请；

（2）《可行性研究报告》；

（3）《信贷资产证券化业务计划书》；

（4）《信托合同》、《借款合同》、《资金保管合同》及其他相关法律文件草案；

（5）执业律师出具的法律意见书草案、注册会计师出具的会计意见书草案、资信评级机构出具的信用评级报告草案，及有关持续跟踪评级安排的说明；

（6）本行对特定目的信托受托机构的选任标准及程序；

（7）本行信贷资产证券化的业务流程、会计核算制度、风险管理和内部控制制度；

（8）本行信贷资产证券化业务主管人员和主要业务人员的名单和履历；

（9）受托机构对贷款服务机构、资金保管机构、信贷资产证券化交易中其他有关机构的选任标准及程序；

（10）受托机构在信托财产收益支付的间隔期内，对信托财产收益进行投资管理的原则及方式说明；

（11）银监会要求提交的其他文件和资料。

2.向人民银行递交的信息资料。

（1）由本行和特定目的信托受托机构联合签署的申请；

（2）中国银监会的有关批准文件；

（3）本行章程或章程性文件中规定的权力机构的书面同意本次信贷资产证券化的书面文件；

（4）由信托机构签署的发行说明书；

（5）《信托合同》、《借款合同》、《资金保管合同》及其他相关法律文件草案；

（6）执业律师出具的法律意见书草案、注册会计师出具的会计意见书草案、资信评级机构出具的信用评级报告草案，及有关持续跟踪评级安排的说明；

（7）人民银行规定提交的其他文件。

（五）发行阶段所产生的各类信息资料。

包括但不限于承销协议、簿记建档情况、认购书等。

（六）发行阶段后所产生的各类信息资料。

第四章 信息资料的管理

第八条 本行信贷资产证券化信息资料的管理包括信息资料的调用、传输及归档。

第九条 信息资料的调用。

信息资料的调用系指信息资料的调阅、扫描，是下一步信息资料传输前的基础准备工作，主要包括对两大类信息资料的调用：

一是本行金融证照复印件和经营管理信息资料的调用；二是本行授信档案的调用。

（一）本行金融证照和重要经营管理信息资料的调用

1.总行金融市场部向总行董事会办公室、综合管理部或计划财务部提出调用本行金融证照复印件和经营管理信息资料的申请，填写《XX银行信贷资产证券化信息资料调用函》（附件1），并履行相应审批程序；

2.经总行金融市场部和董事会办公室、综合管理部或计划财务部负责人、主管行领导签字审批后，对本行金融证照复印件和经营管理信息资料进行调用。

（二）本行客户授信档案的调用

分行前台部门收到总行金融市场部下达的有效《XX银行信贷资产证券化信息资料调用函》（附件1）之后，对授信档案进行调用。

信息资料的调阅、扫描，原则上应由分行指派专人统一在分行档案库办理，不得将档案资料带离档案库。

如分行扫描设备配置不足，可在履行审批手续后外借档案至文字处理协议单位处扫描。

1.调用授信档案的要求。

（1）在档案库扫描信息资料。

填写《XX授信档案管理办法》中的《XX银行授信档案调用/复印审批单》;经分行公司业务管理部负责人、风险管理部档案管理人员及负责人签字审批,并在《XX授信档案管理办法》中的《XX银行授信档案调用/复印登记簿》上逐项登记后，方可调用。

（2）在文字处理协议单位扫描信息资料。

因工作量大、硬件设施无法满足需求等原因，需要将授信档案外借进行批量扫描的，须满足如下条件方可外借：

由分行公司业务管理部指派专人（双人作业）调用客户授信档案；借出期限仅限于当日，且外借时间必须在9:

00-17:

00之间，单次不得超过10套档案；必须在分行文字处理协议机构进行信息资料批量扫描。

2.具体操作流程。

（1）申请外借授信档案人员须按照《XX银行授信档案管理办法》有关规定，填写《XX银行授信档案外借审批单》，经分行公司业务管理部负责人、风险管理部门负责人和分管行领导签字批准，方可向风险管理部提出授信档案外借申请；

（2）分行风险管理部门据此办理外借手续，并登记《XX授信档案管理办法》中的《XX银行授信档案外借登记簿》。

外借的资料档案由外借人员双人持有和归还。

第十条 信息资料的传输。

信息资料的传输包括四类：

一是分行向总行报送信息资料；二是总行向外部中介机构传输信息资料；三是外部中介机构向本行传输阶段性工作意见和工作成果；四是本行向监管机构递交申报材料。

（一）分行向总行报送信息资料。

分行可通过两种途径向总行报送信息资料：

1.专人送达方式。

（1）该报送方式仅限于总行营业部、长沙分行。

（2）前台业务部门可指定专人将扫描完毕的基础资料存储至指定的、且必须带有密码的内网移动介质上。

密码长度不能低于12位数字，并拆分为两部分：

前半部分密码连同移动介质封存进档案袋并加盖单位公章，后半部分由护送人掌握。

（3）分行业务前台部门负责填写《XX银行信贷资产证券化信息资料移交清单》（附件2），经护送人（双人）签字、前台业务部门、风险管理部负责人及分管行领导审批后，随档案袋一并送至总行。

（4）总行金融市场部被授权人员（双人）接到档案袋后，当面拆封档案袋并合并密码，即时将移动介质中的内容拷贝至用于信贷资产证券化基础资料收集的专用电脑（该电脑仅可单向上传数据）。

（5）拷贝完成并对信息资料确认之后，总行金融市场部被授权人员（双签）、负责人签署《XX银行信贷资产证券化基础资料移交清单》（附件2）并加盖部门公章。

（6）总行金融市场部对《XX银行信贷资产证券化基础资料移交清单》（附件2）原件进行留存，分行前台业务部门留存复印件。

2.专网传输方式。

（1）除总行营业部、长沙分行外，其他分行必须使用此方式向总行报送信息资料。

（2）分行业务条线部门在分行信息科技部的协助下，利用信贷资产证券化传输信息资料专用电脑，通过专业文件管理系统点对点将信息资料上传至总行金融市场部指定的专用电脑。

（3）分行业务条线部门完成信息资料传输后，需即时向总行金融市场部专人通过电话和邮件两种方式进行确认。

总行金融市场部专人收到确认邮件之后，将邮件打印并归档。

（4）分行业务条线部门须将专人（双签），前台业务部门、风险管理部负责人，及分管行领导签字，并加盖单位公章的《XX银行信贷资产证券化信息资料移交清单》（附件2）邮寄至总行金融市场部。

总行金融市场部专人（双人）及负责人签字并加盖部门公章后，将原件归档，复印件寄回分行前台业务部门。

（二）总行向外部中介机构传输信息资料

1.外部中介机构须与本行签订《保密协议》，才可进行信息资料传输。

2.总行向外部中介机构传输信息资料时，须填写《保密协议》中的《资料交接确认书》，经金融市场部专人（双签）及负责人、综合管理部负责人、分管行领导签字并加盖公章；属于商业秘密一级的信息资料，须报总行保密委员会审批通过后，方可进行信息资料传输。

3.总行金融市场部向外部中介机构传输信息资料时，须按照总行信息科技部确定的资料信息传输方案进行资料传输。

4.外部中介机构收到本行发出的信息资料和《资料交接确认书》后，须对《资料交接确认书》的内容进行审核。

确认两者内容相符之后，双人签收，由项目负责人签字并加盖公司公章，原件寄回本行金融市场部。

本行金融市场部收到《资料交接确认书》原件后，及时归档。

（三）外部中介机构向本行传输信息资料。

外部中介结构向本行传输的信息资料主要包括阶段性工作意见和成果、向监管机构递交的申报材料两大类。

1.阶段性工作意见和成果的传输。

（1）阶段性工作意见和成果包括但不限于尽职调查报告、法律意见书、会计意见书初稿及影子评级、资产池评级阶段性结果等。

（2）外部中介机构负责填写《XX银行信贷资产证券化信息资料接收清单》（附件4），经有权人签字并加盖公章后，方可向本行传输相应的信息资料。

（3）外部中介机构的阶段性工作意见和成果，须按照本行信息科技部确定的信息资料传输方案进行传输。

（4）本行金融市场部接收到相关信息资料和《XX银行信贷资产证券化信息资料接收清单》（附件4）后，须对接受的信息资料和清单内容进行审核。

确认两者内容相符后，由专人双签、负责人签字盖章后，原件留存本行，复印件邮寄至传输资料的外部中介机构。

2.向监管机构递交申报书面材料。

（1）外部中介机构完成信贷资产证券化申书面申报材料的制作后，须将书面材料封存并加盖公司公章，派专人护送至本行金融市场部。

（2）外部中介机构负责填写《XX银行信贷资产证券化信息资料接收清单》（附件4），经有权人签字批准并加盖公章后，随封存的申报书面材料一起交至本行金融市场部。

（3）本行金融市场部接收到书面申报材料和《XX银行信贷资产证券化信息资料接收清单》（附件4）后，须对接受的信息资料和清单内容进行审核。

确认两者内容相符后，由专人双签、负责人签字盖章后，原件留存本行，复印件交由外部中介机构保存。

（四）本行向监管机构报送申请发行的资料。

本行通过电子资料和纸质资料两种方式向监管机构报送申报材料。

（1）报送电子资料时，使用OA系统完成审批流程，通过监管专用通道报送电子申报材料。

（2）报送纸质材料时，将拟报送的纸质材料封存并加盖本行行章，指派专人（双人）送至监管部门。

第五章 信息资料的归档

第十一条 信贷资产证券化信息资料的归档，指将在证券化项目推动和实施过程中的新增信息资料，经系统整理后交档案库保存的过程。

第十二条 信贷资产证券化信息资料管理人员应按下列方法对信息进行归档整理：

（一）按照各种信息资料的性质、内容，分类排序。

（二）信息资料按信贷资产证券化的流程归档。

第十三条 信息资料的分类

（一）与外部中介机构签订的《保密协议》、各类合同。

（二）外部中介机构在本行现场面谈，或远程视频访谈中所形成的各类文字、影音、图像等形式的记录。

（三）各类审批要件。

包含但不限于：

1.各方信息资料调用的审批表；

2.《信贷资产证券化第三方中介机构入场审批表》（附件3）和介绍信。

（四）信息资料移交清单。

包含但不限于：

1．《XX银行信贷资产证券化信息资料调用函》（附件1）；

2.《XX银行信贷资产证券化信息资料移交清单》（附件2）；

3.《XX银行信贷资产证券化信息资料接收清单》（附件3）。

（五）外部中介机构的阶段性工作意见和工作成果。

1.执业律师出具的法律意见书草案；

2.注册会计师出具的会计意见书草案；

3.资信评级机构出具的信用评级报告草案，及有关持续跟踪评级安排的说明。

（六）向监管部门递交的项目申报材料。

（七）发行完成后的其他材料。

第六章 信息资料管理的其他规定

第十四条 信息资料管理人员如工作调动或变动，应按本行规定做好工作交接手续。

第十五条 各级信息资料管理人员、经办人员、资料调用人员未经许可，不得向行内无关部门和人员，及本行以外的单位和人员透露档案中涉及的授信客户情况及商业机密。

基础资料归本行所有，任何人不得随意涂改档案内容，不得将有关资料据为己有，或用于本行信贷资产证券化以外的其它用途。

第七章 罚则

第十六条 对未按本办法履行职责的下列行为，视情节轻重，按照《XX银行“红、黄、蓝牌”处罚制度》，对相关责任人给予相应处罚。

（一）未按规定收集，造成信息资料档案不完整的；

（二）未按规定及时移交或归档，造成信息资料档案遗失的；

（三）将工作中形成的应归档信息资料档案据为已有，拒绝向风险管理部门移交归档的；

（四）伪造、变造、窃取或串换信息资料档案的；

（五）擅自对信息资料档案进行更改、更换、撕页和损坏的；

（六）发现信息资料档案破损、变质、下落不明或泄密等情况，未及时采取有效措施的；

（七）调用信息资料未按规定及时归还，且屡催不还，造成信息资料档案资料丢失的；

（八）未按程序鉴定，造成有价值的信息资料档案资料被销毁的；

（九）未经批准，擅自将信息资料档案出卖、赠与或转让他人的；

（十）其他违反信息资料档案管理规定，可能导致档案损毁、灭失的。

第十章 附则

第十七条 其他类型资产证券化可参照此办法对信息资料进行管理。

第十八条 本办法由总行金融市场部负责解释和修订。

第十九条 本办法从发文之日起执行。