法律事务部工作流程.docx

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法律事务部工作流程.docx

法律事务部工作流程

会议组织与法律信息

项目

工作程序（执行标准）

执行人

负责组织召开法律事务专题会

负责对新颁布法律、法规信息的搜集、通报

一、出现法律事务部认为需要召开法律事务专题会的情形（包括但不限于工商事务及重大法律事务等），由法律事务部牵头召开专题会，决定开会时间、与会人员名单。

二、将拟定开会时间、与会人员名单报总裁办公室，由其下发开会通知。

三、相关人员准时参加会议。

四、法律事务部形成会议纪要。

五、总裁办公室下发会议纪要

六、与会人员及时落实会议纪要，法律事务部负责监督

根据《新颁布法律法规简报制度》要求

一、每周对新颁布法律进行搜集。

二、筛选与公司经营相关的信息。

三、每月25日编写完成《法律、法规通报报告》送总裁办公室。

四、总裁办公室下发。

一、法律事务部负责人

二、法律事务部、总裁办公室

三、相关部门负责人

四、法律事务部法律主管

五、总裁办公室文档员

六、相关部门、法律事务部

一、法律事务部法律主管

二、法律事务部负责人

三、法律事务部负责人

四、总裁办公室文档员

员工培训

项目

工作程序（执行标准）

执行人

法律事务部专业

培训

一、根据每年度向人事管理部报备的部门年度培训计划和纲要，依据人事管理部时间安排组织相关人员进行培训。

二、专业培训。

对部门工作大纲及岗位职责培训。

三、适时培训。

根据部门职责和人事管理部安排，对相关人员进行适时培训。

四、编制试题，组织考试。

五、培训间期。

以上二、三项为不定期培训，培训频次约为每月一次。

一、法律事务部负责人

二、法律事务部负责人

三、法律事务部负责人

四、法律事务部负责人

项目的考察、论证

项目

工作程序（执行标准）

执行人

参与企业或公司重大项目考察洽谈论证

一、企业负责人提出对重大项目的考察、洽谈、论证的指示。

二、组成考察小组对拟合作的单位进行先期资料搜集，人员由企业负责人委托。

三、法律部依据委托派员参加，参与信息搜集、考察方案的制定。

四、需实地考察，由企业负责人提出并确定人员组成。

考察包括不限于对方企业性质、资产、资信状况及项目本身的市场投资前景等相关内容。

五、考察中遵章守纪维护企业形象,严禁随意表态，并每日定时将考察信息向企业负责人汇报，汇报要详实、准确，不得瞒报、误报、缓报。

一、企业负责人

二、企业负责人

三、法律事务部负责人

四、考察组组长

五、考察组组长

项目的考察、论证

项目

工作程序（执行标准）

执行人

参与企业或公司重大项目考察洽谈论证

六、考察完毕需编写考察报告。

考察报告应包含考察项目的具体情况、项目初步可行性研究、继续开展的合理化建议等，该考察报告须于归来后三个工作日内完成。

七、考察小组就考察报告当面向企业负责人汇报、说明，听取负责人指示，并根据指示确定后续工作开展计划。

八、考察资料存档

六、考察组组长

七、考察组组长

八、考察组组长

合同的考察、洽谈

项目

工作程序（执行标准）

执行人

负责企业合同的考察、洽谈

一、根据工作需要，法律事务部提出合同考察、洽谈前期准备的申请,派遣法律事务部人员参加。

二、相关部门根据法律事务部要求配合法律事务部的考察、洽谈工作。

三、要求：

（一）、考察三家以上，接受对方提供资质材料、询价明细表等。

1、分析报价构成（报价应包括品名、产地、型号等）

2、独立另行询价

3、对对方的履约能力、信用度等进行评估（标的额较大的合同应实地考察），若发现对方有合同缔约欺诈行为（如涉及单价、数量、质量、总金额等）收集证据资料，提出处理意见当日呈报

一、法律事务部负责人

二、相关部门负责人

三、法律事务部负责人（考察小组组长）

（一）、法律事务部负责人（考察小组组长）

1、法律事务部负责人

2、法律事务部负责人

3、法律事务部负责人

合同的考察、洽谈

项目

工作程序（执行标准）

执行人

负责企业合同的考察、洽谈

企业负责人。

（二）、洽谈内容必须符合公司授权的业务范围及期限，在合同考察、洽谈过程中，当发现有以下问题时，有权提请质询或提请终止考察、洽谈。

1、对方无履行能力

2、对方无主体资格

3、与我方人员有经营性合作关系或其它影响合同签署的关系

4、有欺诈行为

（三）、参加人员须按时参加,积极参与，公正、廉洁，严守纪律

（四）、每日将考察信息向企业负责人报告，汇报要详实、准确，不得瞒报、误报、缓报。

四、编写书面考察或洽谈报告（异地考察）于考察、洽谈完毕（返青后）二工作日内完成报企业负责人。

（二）、法律事务部负责人（考察小组组长）

（三）、考察小组

（四）、法律事务部负责人（考察小组组长）

四、法律事务部负责人（考察小组组长）

合同的起草

项目

工作程序（执行标准）

执行人

负责企业合同起草

一、经批准同意与对方进一步洽谈合作时，需草拟合同。

要求合同内容完备，条款齐全，表达清楚，违约责任明确，签约手续合法，主要内容包括：

（一）、当事人名称或姓名和住址

（二）、标的

（三）、数量

（四）、质量

（五）、价款或酬金

（六）、履行期限、地点和方式

（七）、违约责任

（八）、解决争议的方法

二个工作日内完成

二、检查资料是否完善，包括：

对方营业执照、资质证、产品许可证、询价表、法人委托书等

一、法律主管

二、法律主管

合同的会签、签署

项目

工作程序（执行标准）

执行人

负责合同的会签、签署

一、法律事务部办理合同会签

法律事务部填写“合同会签（）审表”，并列明所需会签的部门，报各相关部门进行合同会签，要求填写清晰、完整、简洁，一日内完成

二、专业人员的意见

各专业人员必须认真履行自己职责，对所签意见负责，预算一定要按国家有关规定及市场行情严格把关并对其真实性、准确性负责；物资采购合同、材料批价合同或工程合同必须有专业工程师、造价师等的审查意见。

三、法律意见

（一）、联系特聘律师.一日内完成

（二）、特聘律师应在“相关人员意见”栏填写意见，或填写“律师法律意见表”。

四、法律事务部按照企业合同管理规定对合同进行风险评估

一、法律事务部法律主管

二、各合同经办专业人员

三、法律事务部负责人及律师

（一）、法律事务部负责人

（二）、外聘律师

四、法律事务部负责人

合同的会签、签署

项目

工作程序（执行标准）

执行人

负责合同的会签、签署

五、根据合同会签意见与对方当事人沟通、修改合同，并在会签表中填写修改结果

六、填写“合同签订审批表”，连同修改后的合同转总裁办公室（合同的各经办人员须在合同每页核字确认），呈企业负责人审批。

七、企业负责人签署意见，并委托合同签署人签署合同

注：

所有合同的报审、报备必须有依据，即对拟签署合同行为的说明和企业对该说明的批示；

拟续签合同必须汇报上个合同期的履行情况，并拟写续签建议。

五、法律事务部负责人

六、法律事务部负责人

七、企业负责人

合同的会签会

项目

工作程序（执行标准）

执行人

合同会签会

一、对于标的额较大（人民币50000元以上）、涉及会签范围较广、对企业的经营发展有重大影响可能的合同原则上必须召开合同会签会。

二、主办部门在考察、洽谈的基础上组织备齐会签相关文件资料。

三、填写《会签/洽谈通知书》，通知法律事务部，应提前会议召开日两个工作日通知。

四、法律事务部提前一个工作日通知召开会签会，相关部门派员参加，与会人员会签填写意见，最终签署权为企业负责人或授权人，要求当天会签。

五、必要时通知律师参加并签署法律意见书

一、法律事务部负责人

二、合同主办部门负责人

三、合同主办部门负责人

四、法律事务部负责人

五、法律事务部负责人

合同的签署和移送

项目

工作程序（执行标准）

执行人

负责合同的签署

负责合同的移送

一、审定后合同及资料通知对方盖章、签字。

二、签署合同。

签署人确认“合同签订审批表”由合同会签人员、企业负责人签名后，按授权签署合同（一式4～6份），上述工作二日内完成。

三、法律事务部办理企业盖章，以上二日内完成。

一、签署后原件按合同约定份数返回对方。

二、签订后的合同应该填写“合同移送单”，副本一份转财务审计部，法律事务部留存复印件，并按相关部门数量分发。

三、正本及相关合资料移送企业档案室存档。

各公司的合同考察、洽谈、起草、会签、签署、移送工作参照企业的流程执行，如有特殊需要可申请法律事务部参与上述流程。

一、合同主办部门

二、法律事务部合同管理员

三、法律事务部合同管理员

一、合同主办部门

二、法律事务部合同管理员

三、法律事务部合同管理员

合同存档管理

项目

工作程序（执行标准）

执行人

合同存档管理、编号

一、签署后合同由法律事务部合同管理员负责整理、分类、保管等管理工作。

正本及相关资料的归档，副本或合同复印件移送合同执行部门

二、合同履行过程中，主办部门应及时将合同补充资料移交法律事务部，由法律事务部合同管理员负责归档及复印转发相关部门的工作

三、签署后合同由法律事务部合同管理员统一分类、编号

（一）、合同统一编号H

（二）、按公司名称分，如：

1、裕源集团编号集

2、裕亨公司编号亨

3、物业公司编号物

4、泰伟公司编号泰

5、柏润投资编号柏

6、和润投资编号和

7、台东商城公司编号台

（三）、按合同内容分，如：

（1）、法律类合同、协议编号F

（2）、经济类合同、协议编号J

（四）、合同最终编号为：

公司名称合同内容合同统一编号年号编号

一、法律事务部合同管理员

二、法律事务部合同管理员

三、法律事务部合同管理员

合同的履行

项目

工作程序（执行标准）

执行人

合同的履行

一、建立合同执行情况台帐，在合同执行期间随时发生随时填写。

二、合同履行中凡与合同相关的会议，须由法律事务部派员参加，并在会议纪要上签署意见。

三、因合同履行出现的经济文件、法律文书、合同条款变更等文件，须由法律事务部签收、传阅，完成时效根据相关部门对此文件的时效限定为准。

四、受理合同内外收、付款。

（一）、工作、资金计划会召开前三日，主办部门提交关于合同收、付款“资金计划”，法律事务部签署意见。

（二）、工程类资金支付时，法律事务部应于《工程款支付审批单》上签署意见。

一、法律事务部合同管理员

二、法律事务部负责人

三、法律事务部负责人

四、法律事务部负责人

合同履行的监督

项目

工作程序（执行标准）

执行人

合同履行的监督检查

一、定时与执行部门沟核对合同履行情况（每资金计划期一次），将合同履行情况登记“合同执行情况一览表”并向部门负责人汇报。

二、每月抽查执行中合同。

确定检查内容包括：

（一）、合同履行情况及进度、数量、金额、质量等。

（二）、交接检验手续是否齐备、完整、客观。

（三）、抽查结果向合同相关部门通报，并报本部门负责人。

三、根据每期合同履行核对及抽查的结果，编写合同履行情况报告，报本部门负责人，逐级呈报企业负责人阅示。

一、法律事务部法律主管

二、法律事务部合同管理员

三、法律事务部合同管理员

合同的变更

项目

工作程序（执行标准）

执行人

合同的变更

一、合同对方提出变更时，主办部门填写“合同变更通知单”，并经部门内部审核通过。

要求：

（一）、必须有对方的书面申请材料。

（二）、内部审核必须有明确的意见。

（三）、须有合同前期履行情况的书面材料。

（四）、若属工程类合同变更应有专业工程师的意见。

二、法律事务部组织相关部门进行会签，会签应该有律师签署的意见，其它标准按会签程序的有关标准执行，一日内完成。

三、法律事务部负责把合同履行情况及会签表上报企业负责人批示。

四、法律事务部办理合同变更的手续，手续办理完毕后，法律事务部通过“合同变更通知单”书面通知相关部门履行。

一、主办部门负责人

二、法律事务部法律主管

三、法律事务部负责人

四、法律事务部合同管理员

合同的变更

项目

工作程序（执行标准）

执行人

合同的变更

五、通知对方

（一）、单项条款的变更，双方必须在变更条款部分签章确认。

（二）、其它条款变更需要签订变更协议的，必须签订变更协议，作为合同附件。

一、我方提出合同变更时，主办部门进行内部审核。

二、法律事务部审核主办部门的意见，必要时通知律师协助审查合同变更内容。

三、主办部门与对方协商变更

要求：

（一）、协商的变更要点必须做好书面记录。

（二）、对变更内容组织相关部门举行会签。

（三）、将变更申请及有关部门的会签意见上报企业负责人批示。

变更认可后，办理相关手续。

若对修改部分无法达成一致，由法律事务部及时采取相应措施。

五、合同主办部门负责人

一、主办部门负责人

二、法律事务部法律主管

三、主办部门负责人

合同履行的终止

项目

工作程序（执行标准）

执行人