HR工具项目10产品使用手册事业部HR.docx
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HR工具项目10产品使用手册事业部HR
HR工具项目1.0产品使用手册
事业部HR使用手册
1如何登录系统
拥有一定角色权限的用户可以使用用户名和密码登录该系统，角色和权限是由事业部管理员在“权限管理”模块中进行授权分配的，用户名为员工入职时填写的工作邮箱，初始密码为动态生成：
hrtz_xxxxxx，其中xxxxxx为员工有效证件号码的后六位。
用户登录系统后，可对登录密码进行修改。
登录系统的具体步骤如下：
1.用户在地址栏输入“https:
//hr.sino-”进入HR-tools系统登陆页面；
2.用户输入用户名、密码以及验证码，点击“登录”即可进入HR-tools系统。
说明：
同一账户只能一处在线；若另一处使用同账户登录时则提示“该账户已登录”，且不能登录系统。
页面示意如下图：
2登录后首页布局介绍
用户登录系统后看到的页面主体可分为三部分：
今日提示、待办事项、预警信息。
1.今日提示：
对所有在今日该用户应该办理的业务进行提醒（针对预警设置中设置的预警功能进行提醒），提醒的类型包括：
今日待转正员工提醒、今日合同到期员工提醒、跨事业部接收待办理员工、今日副职到期提醒。
如果事业部HR对提醒的员工进行了相应的事务办理，一旦保存成功后，今日提醒上将不再显示该员工。
今日提示增加“跨事业部接收待办理员工”，仅在目标事业部提示待办理接收的员工；跨事业部接收办理完成后该员工姓名不在提示信息中显示；
如：
甲员工从A事业部调至B事业部，A事业部HR已作调出操作，B事业部HR未作接收时，系统预警提醒B事业部拥有入职操作的HR员工，有一条待处理的记录。
2.待办事项：
默认显示当天的待办事项，针对用户本人添加的待办事项和针对员工填写的待办事项都会在此处显示，可以进行修改和删除；
3.预警信息：
各种设置好的预警业务从预警提前天数的日期开始进行提示，如果用户不删除，则一直提示到剩余天数为0为止，剩余天数为0的次日将不显示该提醒，如果有删除，则被删除的记录从删除成功时起将不再显示。
具体如下图所示：
3如何修改登录密码
用户如果需要修改登录密码，可在登录后页面的右上侧，点击“修改密码”链接，进入修改密码页面，用户填写原密码和新密码后，点击“保存”即可。
密码修改成功后，再次登录HR系统，则原密码失效，新密码生效。
页面示意如下图：
4如何为员工办理入职
新员工入职后，HR需要及时为新员工办理入职手续，因为这是新员工信息进入HR系统的第一步，HR在此可以为员工分配组织机构和职级等信息，如果不进行这一步，则对该员工的后续管理将无法进行。
此外，为新员工办理入职操作的前提有两个：
一是集团HR已将职能树设置完毕；二是事业部HR已将组织机构和法人公司设置完毕。
（其中，职能树的设置在《HR工具项目1.0产品使用手册_集团HR》中有详细说明，组织机构和法人公司的设置在本文后续部分“基础信息设置”中有详细介绍。
）只要这两个前提设置完成，即可对员工进行入职操作，具体操作步骤如下：
1.用户登录HR系统后，在页面中上侧点击“新员工入职”，进入新员工入职页面；
按要求填写入职信息，填写完毕点击“保存”即可，保存成功后，中企邮箱在MIS中自动开通，其他事业部需手工到邮箱管理系统中开通邮箱。
2.1）正式工入职页面示意如下图：
2）非正式工入职页面示意如下图：
为防止当天入职员工数量太多导致当天无法及时录入，系统增加了“预录员工入职”功能。
具体操作详见9.1
5事业部管理员入职说明
集团HR在为事业部添加管理员后，该管理员会收到一封邮件，邮件内容为系统随机生成的密码，事业部管理员可使用该密码登录HR系统（登录系统后可以更改密码），用户名为工作邮箱，事业部管理员登录邮箱后第一步必须为自己办理入职手续，否则无法进入后续操作模块。
由于事业部管理员是该事业部第一个入职的人，所以其入职时填写的部门和法人公司都为自行填写，而不能是选择，事业部管理员入职成功后，其填写的部门将自动创建成该事业部下的一层机构，法人公司也会相应出现在“法人公司设置”中。
事业部管理员入职的具体操作步骤如下：
1.事业部管理员登录系统后，首先出现的页面就是事业部管理员入职的页面；
2.事业部管理员按要求填写入职信息，填写完毕，点击“保存”即可。
页面示意如下图：
6如何添加待办事项
针对用户本人需要做的工作进行添加提醒，相当于备忘录的作用。
添加待办事项有两处入口可添加，一是在页面中上侧位置，可点击“添加待办事项”进行添加；另一个是在搜索出具体员工后，在右侧出现的员工信息添加待办事项处点击“添加”来进行待办事项的添加，此时添加的待办事项为针对该员工添加的待办事项。
这两处添加的待办事项都会在登录后首页的中侧显示出来，并可修改和删除。
添加待办事项的步骤如下：
1.用户在页面中上侧的位置，点击“添加待办事项”或者在搜索出具体员工后，在右侧出现的员工信息添加待办事项处点击“添加”，系统即可进入添加待办事项页面；
2.用户填写待办事项信息，点击“保存”即可。
页面示意如下图：
或者：
7基础信息设置
7.1如何创建法人公司
每个事业部负责创建各自事业部的法人公司，如果多个事业部共用一个法人公司时，先由一个事业部创建出该法人公司，之后如果其他事业部再创建该法人公司时，只需录入法人公司名称后，系统即可自动带出该法人公司的其他信息，但“开户银行”和“银行账号”两个字段除外，这两个字段各事业部是独立的，不会共用，需要各事业部分别填写。
创建法人公司具体步骤如下：
1.用户在页面右上侧点击“设置”，进入基础信息设置页面；
2.在基础信息设置点击“机构设置—>法人公司设置”，进入法人公司设置页面；
3.点击“添加法人公司公司”按钮，进入添加法人公司页面，用户填写公司信息，完毕之后，点击“保存”即可；
4.如果需要修改/删除法人公司时，则需要先搜索出该法人公司，然后点击“修改”/“删除”按钮。
页面示意如下图：
7.2怎样创建组织机构
此功能用于事业部HR对组织机构的添加和删除，当集团HR设置完毕各事业部后，各事业部HR即可完善各自事业部的内部机构，在事业部下可以创建子机构，子机构类型分为三种：
区域、分公司、部门，当上级机构为事业部时，“区域”、“分公司”、“部门”均可用；上级机构为区域时，“区域”置灰、“分公司”、“部门”可用；上级机构为分公司时，“区域”、“分公司”置灰，“部门”可用；上级机构为部门时，“区域”、“分公司”置灰，只有“部门”可用；
创建组织机构的具体步骤如下：
1.用户在页面右上侧点击“设置”，进入基础信息设置页面；
2.在基础信息设置点击“机构设置—>组织机构树设置”，进入组织机构树设置页面；
3.用户点击事业部，对应页面右侧显示事业部的详细信息，继续点击“添加机构”，进入添加子机构页面；
4.用户填写信息，完毕之后，点击“保存”即可。
依次点击子机构，就会在点击的机构下级继续创建子机构。
页面示意如下图：
说明：
1.机构删除条件：
该机构及其子机构下没有人员存在，否则需要将人员调出后再进行删除操作，或者机构及子机构下的人员全部离职，也可以进行删除；
2.创建子机构时，系统自动带出上一级所选的所在城市，但用户仍可以修改。
7.3如何进行机构商务设置
机构商务设置功能只提供给中企动力和世华财讯两个事业部使用。
该功能对其他事业部为不可见。
机构商务设置是指对其事业部下的分公司进行市场类别/公司级别或城市级别的设置。
具体操作步骤如下：
1.用户在页面右上侧点击“设置”，进入基础信息设置页面；
2.在基础信息设置点击“机构设置—>机构商务设置”，进入机构商务设置页面；
3.输入机构名称（即：
分公司名称），点击“查询”，系统显示查询结果；如果不输入搜索条件，默认会搜索出该事业部下的所有分公司；
4.用户对分公司进行设置，设置完毕，点击“保存”即可。
当再次查询出该分公司时，系统会显示上次设置的信息，用户可以继续修改保存。
页面示意如下图：
1）中企机构设置示意图
1）世华财讯机构设置示意图
7.4怎样查看机构变更记录
组织机构树上机构的增删都会在此记录，以作为机构变更过程的查询依据，集团HR可以查看集团本部和所有事业部层级上的增删记录，无法查看各个事业部内部机构的增删变化；而各个事业部HR只能查看到自己事业部内部机构的增删记录。
具体操作步骤如下：
1.用户在页面右上侧点击“设置”，进入基础信息设置页面；
2.在基础信息设置点击“机构设置—>机构变更记录”，进入机构变更记录页面；
3.事业部选择框中默认为当前事业部，输入机构名称，点击“查询”，系统显示查询结果；如果不输入搜索条件，默认会搜索出该事业部下的所有机构的变更记录；
页面示意如下图：
7.5如何进行岗位设置
事业部HR创建各自事业部内部使用的岗位。
岗位设置步骤如下：
1.用户在页面右上侧点击“设置”，进入基础信息设置页面；
2.在基础信息设置点击“机构设置—>岗位设置”，进入岗位设置页面；
3.用户点击“添加岗位名称”，进入添加岗位页面；
4.用户填写岗位信息，一次可以添加多个岗位，添加完毕，点击“保存”即可；
5.如果需要修改/删除岗位时，则需要先搜索出该岗位，然后点击“修改”/“删除”按钮。
页面示意如下图：
7.6怎样进行预警设置
预警设置是针对以下5个功能来进行设置预警提醒：
员工生日提醒、入司纪念日提醒、合同到期提醒、转正到期提醒、副职到期提醒。
用户设置好提醒对象和提醒人员后，在设置的提醒天数后即可在登录后首页显示予以提醒。
用户如果不需要使用某些提醒功能，则可以将其设置为“停用”状态，则系统将不会针对该功能再予以提醒。
操作步骤如下：
1.用户在页面右上侧点击“设置”，进入基础信息设置页面；
2.在基础信息设置点击“预警设置—>预警设置”，进入预警设置页面；
3.用户点击预警功能对应的“编辑”按钮，进入相应的预警功能的设置；
4.设置完毕，点击“保存”即可。
页面示意如下图：
8查询员工并对其进行业务处理
8.1如何查询员工
事业部HR如果需要对某个员工进行业务处理，就必须先查询出该员工，然后才能对其进行相关的业务处理，这些业务处理包括：
更新档案（基本信息/教育背景/培训记录/工作经历/奖惩信息/家庭信息/社保信息/公积金信息/存档资料/其他信息）、办理合同（新签/续签/合同主体变更/解除）、办理异动（转正/事业部内异动/跨事业部异动/任副职/免副职/离职）、办理薪资（薪资录入/调薪/停薪）、更正错误（入职信息/转正/薪资录入/事业部内异动/调薪/停薪/副职/离职/合同）。
查询员工的具体步骤如下：
1.用户在页面的中上侧输入员工姓名，点击查询标识的放大镜图标；
2.系统进入搜索后首页。
3.搜索后首页的中侧核心区域显示员工的职级体系信息、异动信息、合同记录、调薪信息，有副职的员工会多显示出副职信息，已离职的员工会多显示离职信息。
搜索后首页的右侧显示员工的信息，包括员工上传的照片。
页面示意如下图：
8.2如何填写员工的档案信息
8.2.1基本信息
具体操作步骤如下：
1.用户搜索出该员工后，点击“更新档案—>基本信息”，进入基本信息页面；
2.用户填写员工的基本信息，填写完毕，点击“保存”即可。
3.如果用户需要再次更新基本信息时，可直接在原记录上进行修改，然后点击保存。
页面示意如下图：
8.2.2教育背景
具体操作步骤如下：
1.用户搜索出该员工后，点击“更新档案—>教育背景”，进入教育背景页面；
2.用户点击“添加”，进入添加教育背景页面；
3.用户填写教育背景信息，填写完毕，点击“保存”即可。
4.如果用户在添加教育背景记录后，需要修改/删除，直接在添加的记录后面点击“修改”/“删除”即可。
页面示意如下图：
8.2.3培训记录
具体操作步骤如下：
1.用户搜索出该员工后，点击“更新档案—>培训记录”，进入培训记录页面；
2.用户点击“添加”，进入添加培训记录页面；
3.用户填写培训记录信息，填写完毕，点击“保存”即可。
4.如果用户在添加培训记录后，需要修改/删除，直接在添加的记录后面点击“修改”/“删除”即可。
页面示意如下图：
8.2.4工作经历
具体操作步骤如下：
1.用户搜索出该员工后，点击“更新档案—>工作经历”，进入工作经历页面；
2.用户点击“添加”，进入添加工作经历页面；
3.用户填写工作经历信息，填写完毕，点击“保存”即可。
4.如果用户在添加工作经历记录后，需要修改/删除，直接在添加的记录后面点击“修改”/“删除”即可。
页面示意如下图：
8.2.5奖惩信息
具体操作步骤如下：
1.用户搜索出该员工后，点击“更新档案—>奖惩信息”，进入奖惩信息页面；
2.用户点击“添加”，进入添加奖惩信息页面；
3.用户填写奖惩信息，填写完毕，点击“保存”即可。
4.奖励记录和惩罚信息的列表是分开显示的，如果用户在添加奖惩信息后，需要修改/删除，直接在相应列表中的对应记录后面点击“修改”/“删除”即可。
页面示意如下图：
8.2.6家庭信息
具体操作步骤如下：
1.用户搜索出该员工后，点击“更新档案—>家庭信息”，进入家庭信息页面；
2.用户点击“添加”，进入添加家庭信息页面；
3.用户填写家庭信息信息，填写完毕，点击“保存”即可。
4.如果用户添加家庭信息记录后，需要修改/删除，直接在相应列表中的对应记录后面点击“修改”/“删除”即可。
页面示意如下图：
8.2.7社保信息
具体操作步骤如下：
1.用户搜索出该员工后，点击“更新档案—>社保信息”，进入社保信息页面；
2.用户填写社保信息，填写完毕，点击“保存”即可。
页面示意如下图：
8.2.8公积金信息
具体操作步骤如下：
1.用户搜索出该员工后，点击“更新档案—>公积金信息”，进入公积金信息页面；
2.用户填写公积金信息，填写完毕，点击“保存”即可。
页面示意如下图：
8.2.9存档资料
用户可以将员工的相关资料扫描成图片后上传至HR系统，以方便随时浏览和获取。
具体操作步骤如下：
1.用户搜索出该员工后，点击“更新档案—>存档资料”，进入存档资料页面；
2.用户点击“浏览”，在本地选择要上传的图片或文件；
3.选择完毕，点击“上传”即可。
4.上传完毕，可以点击附件标识进行查看，也可以删除上传的某些图片或文件页面示意如下图：
说明：
1.上传资料格式要求：
1）上传格式：
JPG（个人简历为word格式）
2）上传大小：
800k之内
2.允许上传多个附件。
如果照片上传了多个，则员工信息处显示的照片为最后一次上传的照片。
8.2.10其他信息
具体操作步骤如下：
1.用户搜索出该员工后，点击“更新档案—>其他信息”，进入其他信息页面；
2.用户填写其他信息，填写完毕，点击“保存”即可。
页面示意如下图：
8.3办理员工的合同
8.3.1如何进行新签
“新签”规则：
1.通过跨事业部调动进入本事业部的员工，不允许新签合同，“新签”按钮灰显，无法进入此页面。
2.如果员工没有新签过合同，则“续签”、“合同主体变更”、“解除”均灰显，无法进入相应页面；
3.如果新签合同时填写了合同起始和到期日期，则系统将自动根据员工填写的合同起始和到期日期自动带出试用期到期时间，但用户仍可以自行修改，但修改的试用期到期时间必须小于法定规定的试用期到期时间（即系统自动带出的试用期到期时间）。
但如果只有合同开始日期，没有合同到期日期或合同到期日期为空，则系统不会自动带出试用期结束日期，完全由用户手动选择；
4.如果用工状态为“非正式工”，则“新签”灰显，无法进入此页面。
新签合同的具体步骤如下：
1.用户搜索出该员工后，点击“办理合同->新签”，系统进入新签合同页面；
2.用户填写合同信息后，点击“保存”即可。
页面示意如下图：
8.3.2怎样续签合同
“续签”规则：
1.无固定期限合同不需要续签，“续签”按钮灰显，无法使用；
2.如果前合同是有固定期限的合同（包括新签和续签），在合同未到期之前，不允许续签，“续签”按钮灰显，无法进入此页面；如果前合同是“以完成一定任务为期限”的合同，则不限制，“续签”按钮可用。
3.如果员工的用工状态为“非正式工”，则“续签”灰显，无法进入续签页面。
续签合同的具体步骤如下：
1.用户搜索出该员工后，点击“办理合同->续签”，系统进入续签合同页面；
2.用户填写续签合同信息后，点击“保存”即可。
页面示意如下图：
8.3.3怎样对合同进行主体变更
“合同主体变更”规则：
1.没有新签过合同，则无法进行合同主体的变更，“合同主体变更”灰显，无法进入此页面。
2.如果员工的用工状态为“非正式工”，“合同主体变更”灰显，无法进入此页面。
合同主体变更的具体操作步骤如下：
1.用户搜索出该员工后，点击“办理合同->合同主体变更”，系统进入合同主体变更页面；
2.用户填写选择变更后的法人公司后，点击“保存”即可。
页面示意如下图：
8.3.4怎样解除合同
“解除”规则：
1.员工必须先进行离职操作，离职操作成功后才能在此解除合同；
2.员工状态为“离职员工”且没有进行过解除合同，则“解除”按钮可用，如果已经进行了解除合同，当用户再次查看该员工，对应的“解除”、“新签”、“续签”、“合同主体变更”功能灰显，无法进入相应页面。
3.如果员工的用工状态为“非正式工”，则“解除”灰显，无法进入解除合同页面。
解除合同的具体步骤如下：
1.用户搜索出该员工后，点击“办理合同->解除”，系统进入解除合同页面；
2.用户填写解除合同的信息后，点击“保存”即可。
页面示意如下图：
8.4办理员工的异动业务
8.4.1如何对员工进行转正操作
“转正”规则：
1.没有试用期的员工，包括复聘和退休返聘，“转正”操作灰显，无法进入转正页面；
2.没有签过合同的员工，不能进行转正操作，“转正”操作灰显，无法进入转正页面；
3.如果员工的用工状态为“非正式工”，则“转正”操作灰显，无法进入转正页面。
4.过期没有手工进行转正操作，系统会自动为其转正；
5.转正可以提前，但不可以延后；
办理转正步骤如下：
1.用户搜索出该员工后，点击“办理异动->转正”，系统进入转正页面；
2.系统会自动显示新签合同时约定的转正生效日期，如果该员工不需要提前转正，则用户直接点击“转正”即可。
3.如果需要提前转正，则用户修改转正生效日期，修改后再点击“转正”即可。
页面示意如下图：
8.4.2怎样进行事业部内异动
事业部内异动包括：
部门调动、区域调动、分公司调动、职位调动。
用户只需填写调动信息，不需选择调动类型，调动类型由系统根据用户填写的信息自动判断记录。
“事业部内异动”规则：
1.事业部内异动操作仅针对主职，不对副职进行操作；
2.如果员工的用工状态为“非正式工”，“事业部内异动”灰显，无法进入此页面。
3.异动生效时间只能是当前及之前的时间，且不能跨月。
办理转正步骤如下：
1.用户搜索出该员工后，点击“办理异动->事业部内异动”，系统进入事业部内异动页面；
2.用户填写异动信息，点击“保存”即可。
页面示意如下图：
8.4.3跨事业部异动如何办理
事业部调动流程：
如果事业部A要将员工1调往B事业部，则先由事业部A的HR在“事业部”调动模块中将员工1调到事业部B，然后由事业部B的HR在“跨事业部异动接收”模块中将其分配到具体的组织机构下。
“事业部内异动”规则：
1.如果员工的用工状态为“非正式工”，“跨事业部调动”灰显，无法进入此页面。
2.异动生效时间只能是当前及之前的时间，且不能跨月。
办理转正步骤如下：
1.用户搜索出该员工后，点击“办理异动->跨事业部异动”，系统进入跨事业部异动页面；
2.用户填写异动信息，点击“保存”即可。
页面示意如下图：
8.4.4如何对员工进行事业部内部任副职
“任副职”规则：
1.同组织机构、同职级体系下，同一职位不允许重复兼任；
2.如果员工的用工状态为“非正式工”，“任副职”灰显，无法进入此页面。
3.副职生效时间只能是当前及之前的时间，且不能跨月。
办理转正步骤如下：
1.用户搜索出该员工后，点击“办理异动->任副职”，系统进入任副职页面；
2.用户填写副职信息，点击“保存”即可。
页面示意如下图：
8.4.5如何免副职
对本事业部内部任副职的情况进行免职。
如果员工的用工状态为“非正式工”，“免职”灰显，无法进入此页面。
免副职步骤如下：
1.用户搜索出该员工后，点击“办理异动->免副职”，系统进入免副职页面；
2.用户在要免职的记录行上点击“免副职”即可。
已被免掉的副职将不出现在列表中。
页面示意如下图：
8.4.6对离职员工如何进行离职操作
员工离职时，离职日期只能为当天及之前的时间，且不能跨月。
员工离职后，如果该用户有登录HR系统的权限，则用户账号禁用，同时工作邮箱禁用。
离职操作步骤如下：
1.用户搜索出该员工后，点击“办理异动->离职”，系统进入离职页面；
2.用户填写离职信息，点击“保存”即可。
页面示意如下图：
8.5办理员工的薪资
8.5.1如何进行薪资录入
员工入职后，事业部HR需要对员工的薪资进行录入操作。
“薪资录入”规则如下：
1.薪资录入中的“职级”只针对转正后的工资有效，对转正前的工资不起作用，即转正后的“基本工资+绩效工资”要与职级相匹配；
2.如果是非正式工，则“职级”灰显，所填薪资不受职级约束；
3.员工的职级要与其职位相匹配。
4.入职工资录入保存后，针对该员工，“薪资录入”灰显，无法点击。
5.通过跨事业部调动进入本事业部的员工，也必须要进行“薪资录入”。
薪资录入步骤如下：
1.用户搜索出该员工后，点击“办理薪资->薪资录入”，系统进入薪资录入页面；
2.用户填写员工的薪资信息，点击“保存”即可。
页面示意如下图：
8.5.2如何对员工进行调薪
“调薪”规则：
1.如果是非正式工，则“调薪”功能灰显，无法进入此页面；
2.如果该员工还未进行薪资录入，则“调薪”功能灰显，无法进入该页面；
“调薪”步骤如下：
1.用户搜索出该员工后，点击“办理薪资->调薪”，系统进入调薪页面；
2.页面显示调薪前和调薪后的信息，用户填写调薪后信息，点击“保存”即可。
页面示意如下图：
8.5.3怎样对离职员工进行停薪操作
“停薪”规则：
1.员工没有离职，不能进行停薪操作。
即：
员工没有离职，则“停薪”按钮灰显，不可进入停薪页面；
2.如果该员工还未进行薪资录入，则“停薪”功能灰显，无法进入该页面；
3.如果该员工有合同，且合同尚未解除，则“停薪”功能灰显，无法进入该页面；
4.工资停止日期=合同解除日期，且为系统自动带出，不可修改，但如果没有合同解除日期，就由用户自己根据日期选取。
“停薪”步骤如下：
1.用户搜索出该员工后，点击“办理薪资->停薪”，系统进入停薪页面；
2.用户填写停薪后信息，点击“保存”即可。
页面示意如下图：
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