会务筹备方案样板.docx

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会务筹备方案样板

xxxxxx工程

xxx会

会

务

筹

备

方

案

20xx年xx月xx日

为了高效、优质做好本次会议的各项筹备工作，确保xxxx工程xxx会取得预期的效果，特编制此会务筹备方案。

一、会务筹备组

组长：

xxx

副组长：

xxx、xxx

成员：

xxx、xxx、xxx

二、会议筹备

为了确保会议能够顺利召开，在接到会议通知到会议服务工作开始之前，成立会议筹备组，会务组全体人员参加，集中落实会议前期的各项准备工作。

项目

具体工作事项及内容

责任人

会议确认

确定会议方案（规模、人数）

根据会议各项活动信息编制费用预算，并提报批流程

根据会议议题确定参加会议的单位

拟会议通知

制作邀请函

信息收集

发会议邀请函、会议回执

收集参会单位、人员信息，形成与会人员名单

落实参会人员行程，确定需要接、送人员的航班、车次信息

预订机票、火车票

确定接、送人员信息表

酒店预订

预订酒店，了解各项服务内容及报价，住宿、用餐、会议服务内容

考察酒店住宿、用餐（自助、宴会厅）、会议室场地情况

签订酒店合同

形成住宿安排表、用餐安排表

会议材料

会议讨论材料

会议指南，书面印刷，参会人员xx份/人

会议议程

领导发言稿

答谢词

会议材料目录，参会人员1份/人

参会人员签到簿

专家签字表

会议通讯录

场地布置

主会场会标

酒店大厅欢迎牌、主会场指引牌

会场席卡

宴会席卡

分会场指示牌

签到台鲜花

报告台鲜花

印制参会人员代表证、会务服务人员工作证

物资准备

签字笔

打印机台

投影仪台

照相机台

碎纸机台

录音笔支、激光笔支

A4纸包、浅红色A4纸包

订书机只、订书针盒、起钉器只

U盘只

5米电源拖线板只

剪刀、美工刀、尺子

矿泉水箱

香烟条

酒（白酒箱、红酒箱）

茶叶盒

信封只

手提纸袋只

扑克牌副

车辆辆

急救箱只、常规药品适量

三、会议期间工作组分工

在会议期间，为确保各项工作稳中有序，忙而不乱，会务筹备组划分为综合保障组、交通保障组、接待服务组3个工作小组开展具体工作，各行其职。

同时根据各个环节会务服务工作的重点不同，各个小组在做好本职工作的同时应积极协助其他各小组工作。

（一）综合保障组

组长：

xxx

成员：

xxx、xxx、xxx

主要工作

关键环节

负责会议资料准备（发言稿、会议议程、领导致辞等）——xxx、xxx

报告、支撑性文件等审查资料准备及专家临时提出的支撑文件的取得——xxx、xxx

负责会议期间物资发放管理（所有财、物领用需登记）——xxx、xxx

负责会议室布置（会标、会桌摆放、席卡座次摆放、麦克、讲台、灯光、音响、拖线板等）——xxx、xxx、xxx

负责会场服务工作（签到、茶水、笔墨纸张、参会人员需要提供的零星服务）——xxx

会议书面材料的打印、复印、分发、保存等服务——xxx、xxx

会议录音、摄影——xxx

分组讨论各小组记录人员的确认。

投影、音响、麦克须提前1天调试，会前30分钟须再次确认正常；

席卡座次须在会议召开前1天摆放妥当；

会议室门应提前1小时打开；

会务中心复印地点提前熟悉。

（二）交通保障组

组长：

xxx

成员：

xxx、xxx、xxx

主要工作

关键环节

负责车辆调度——xxx

来宾接、送时刻表及接送人员名单确定——xxx

负责接、送参会来宾——xxx、xxx

最迟在会议报到前一天，将所有需要接站（航班、火车）来宾的姓名、抵达时间、站点、通讯联系方式等信息收集完成，并形成书面信息表；

最迟在会议结束前4小时，将所有需要送站（航班、火车）来宾的姓名、送站时间、站点、通讯联系方式等信息收集完成，并形成书面信息表；

根据须接（送）人员信息表，确定接（送）站的车辆、驾驶员，并落实到人；

根据须接（送）人员信息，若存在车辆或驾驶员不足的紧急情况，应采取租用酒店车辆或用出租车接送的方案；

车辆安排妥当后，还应做好上一班次接送延误影响后续班次接送的紧急情况；

须提前探明接送线路是否有城市高峰堵塞、道路修缮异常情况，确定接送最佳线路；同事要求驾驶员提前做好线路熟悉工作，重点是高铁站、地铁口、机场。

信息沟通机制、驾驶员保证精神状态良好、车况检查加油、手机充电；

排车使用派车单、登记表。

（三）接待服务组

组长：

xxx

成员：

xxx、xxx、xxx

主要工作

关键环节

负责与会人员报到接待、引导（签到台签字、发放会议资料、办理入住登记手续、行李搬用、会议结束回收房卡等）——xxx、xxx

制定住宿房间清单——xxx、xxx

住宿房间的调配——xxx、xxx

负责会议期间用餐协调服务工作——xxx、xxx

接待工作必须做到热情、周到；

最迟报到当日10：

00应拿到与会人员入住房间钥匙，便于快捷办理完入住手续；

随时掌握入住情况，当有新增与会人员时，及时汇报并采取应急调配措施；

来宾入住后还应及时了解掌握其提出的临时性要求。

每天须提前做好用餐人数统计工作（重点中餐、晚餐）；

及时确认用餐时间，尤其会议时间发生变化或调整时应及时与酒店方沟通，做好上菜时机控制；

了解掌握参会人员有无用特殊餐禁忌；

用餐期间现场服务（香烟、酒水等）。

四、沟通机制

1、xx月xx日xx:

00在酒店召开全体会务服务人员工作会，各保障小组汇报会务准备工作落实情况，需要协调解决的问题。

2、xx月xx日—xx日，每天晚上由xxx召开碰头会，时间视晚餐结束时间定，总结当天会务工作中经验与不足，商讨布置第二天工作。

3、会务期间，所有服务人员的手机必须确保24小时开机，并在夜间休息时间做好手机充电工作。

五、专业组分工安排

序号

组长

联络人

专业分组

1

xxx

xxx

综合（环保、劳动安全和职业卫生、招标、节能等）

六、会议日程

日期

时间

会议内容

地点

27

日

上午

下午

12:

00～13:

30

14:

00～14:

30

14:

30～15:

30

15:

30～18:

00

18:

00～20:

00

28

日

上午

07:

00～08:

30

8:

30～12:

00

下午

12:

00～13:

30

14:

00～18:

00

18:

00～20:

00

29

日

上午

07:

00～08:

30

8:

30～10:

30

10:

30～12:

00

12:

00～13:

30

下午

13:

30

六、会务预算

一、会场费用：

元

序号

费用名称

单价

数量

小计（元）

备注

1

大会场租金

元/场

间*场

2

中会场租金

元/场

间*场

3

小会场租金

元/场

间*场

2

会场杂费

\

\

二、住宿费用：

195350元

序号

费用名称

单价

数量

小计（元）

备注

1

高级大床房

元/间

间*天

2

高级双床房

元/间

间*天

三、餐费：

元

序号

费用名称

明细

单价

数量

小计（元）

备注

1

自助餐

日午餐

元/人

人

日晚餐

人

日午餐

人

2

桌餐

日晚宴

元/桌

桌*餐

3

烟酒

白酒

瓶/桌

桌

红酒

瓶/桌

桌

中华

\

苏烟

\

四、交通费用：

元

序号

费用名称

单价

数量

小计（元）

备注

1

油费

元/辆

辆

2

过路费

元/辆

辆

3

代表报销

元/人

人

五、其他费用：

元

序号

费用名称

单价

数量

小计（元）

备注

1

印刷费

\

\

六、备用金：

元

合计元