常见公文写作格式.docx
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常见公文写作格式
常见公文写作格式
（最新版）
编制人：
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审核人：
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审批人：
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编制单位：
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编制时间：
____年____月____日
序言
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常见公文写作格式
常见公文写作格式：
一、概论
公文特点：
有法定作者制发
具有法定的现行执行效用规范的文体、结构、格式;需要履行法定程序
行为关系：
上行文（请示）平行文（函）
下行文（指示、决定、通知、批复）
二、公文格式
（一）眉首部分：
1.流水号（左上角）
2.保密等级（右上角）：
“绝密”、“机密”、“秘密”
紧急程度（右上角）：
“特急”、“急”3.文头（红头）
4.发文字号：
机关代字、年份、序号，如吉政发【20xx】1号
综合部门用发、业务部门用字
5.签发人（只用于上行文）------------------
（二）主体部分：
6.公文标题（发文机关+主要内容+文种）
7.主送机关：
（下行文主送是多个）
8.正文
9.附件
10.落款，即发文机关名称
11.成文时间
12.印章或签署（骑年盖月）
13.附注
（三）版记部分
14.主题词：
为办公自动化（有主题词表，有文种）
15.抄送机关（不分级）16.印发机关（左下角）17.印发时间（右下角）
三、行文规则联合行文要求
同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可联合行文;
政府与同级党委和军队机关;
政府部门与相应的党组织和军队机关;政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位。
确定成文日期的原则：
机关领导人或秘书长、办公厅（室）主任签发的，以签发日期为准。
联合行文时，以最后一个机关签字日期为准。
须经会议讨论通过的，以通过日期为准。
须经上级机关或立法机关批准的，以批准日期为准。
四、主要文种
（一）命令（下行文）1发布行政法规和规章《吉林省人民政府令》2宣布施行重大强制性行政措施;《戒严的命令》
3嘉奖有关单位及人员。
《嘉奖令》
（二）决定（下行文）
1重大行动做出安排《国务院关于全面推进依法行政的决定》
2奖惩单位及人员《模范个人称号的决定》3变更或撤销下级不适当的决定事项（很少）
（三）公告
适用于向国内外宣布重要事项或法定事项
（四）通告
通告适用于公布社会各有关单位应当遵守或者周知的事项。
（五）通知（下行文）批转下级机关公文转发上级机关的公文转发不相隶属机关的公文传达要求下级机关办理、周知或执行的事项任免人员
（六）通报（下行文）
通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（七）议案（上行文）
议案的行文方向只对人大及其会（八）报告（上行文）
向上级机关汇报工作，不要变成请示或意见。
（九）请示（上行文）
向上级请求指示、批准“妥否，请批复”“请指示”
（十）批复（下行文）注意协调注意接受心理
批复的撰写和制发要及时
（十一）意见三种行文都可。
（十二）函：
平行文（十三）会议纪要
（十四）启事：
电话号码更改
我国法定的公布性文件包括（BD）。
A:
通知B:
通告C:
通报D:
公告
可用来发布规章的文件有（AC）。
A.命令B.决定C.通知D.通告
五、发文处理程序与方法
1.文稿形成
拟稿：
撰拟公文文稿
会商：
涉及到的机关，需征求同意或协助核稿：
交领导前，由专人进行核查。
签发：
领导对文稿终审核准后，批注正式定稿。
按签发人身份、地位及工作程序分为：
正签、代签、核签、会签2.公文制作
注发：
定稿形成后，批注缮写印发要求，使签发意见进一步具体化、技术化缮印：
制作供对外发出的公文。
用印或签署：
盖章或领导签名
3.公文的对外传递：
分装;发出。
4.处理办必公文：
阅卷归档、暂存和销毁。
5.公文审核重点：
行文、政策、格式、文字
六、收文办理
1.公文的收受与分流
签收、外收文登记、启封、内收文登记、分办、摘编
2.办理公文：
拟办:
指具体工作人员对收文如何办理提出建议性处理意见。
供领导核夺。
批办:
领导或部门提出处理意见。
不得越权批办公文
承办：
具体处置公文所针对的事务和问题。
注办：
签注公文承办情况。
便于公文的整理和日后的查考。
3.组织传阅、催办、查办4.处置办毕公文
包括：
立卷归档、清退、暂存、销毁等七、公文归档
1永久：
反映本机关主要职能活动基本历史原貌的文件
2长期（16-50年）：
相当长时间内需要查考的文件资料
3短期（20xx年以下）：
较短时间八、公文管理翻印公开发布复印
撤销：
自始不产生效力。
废止：
自废止之日起不产生效力。
清退：
清理回收销毁：
碎纸机或纸浆
1.制发公文应履地的法定手续是（ABC）。
A:
审核B:
会签C:
审批D:
承办
2.（A）是指对收文如何办理提出建议性处理意见。
A.拟办B.承办C.拟稿D.注办
3.为了维护正常的领导关系，具有隶属关系或业务指导关系的机关之间应基本采取（A）。
A.逐级行文B.多级行文C.越级行文D.直接行文
发文处理程序具有很强的确定性与不可逆性，以下各阶段的先后排序应为：
（A）。
A.会商→核稿→注发→发出B.核稿→用印→缮印→发出
C.核稿→会商→用印→缮印D.拟稿→注发→签发→发出
4.以下活动，不属于注发流动的是：
（A）。
A.解决图表与正文，注码与注文的衔接和页码编排问题
B.向催办部门或人员销办
C.赋予发文字号D.明确公文制作方式与发送方式
5.公文格式所具有的特点是（AC）。
A.相对稳定性B.统一性C.规范性D.权威性
19.做好签发工作的基本要求是（ACD）。
A.不越权签发B.打印时，可对签发文件内容进行修改
C.必须坚持“先核后签”
D.如为代签应注“代”或“代签”字样
公文的分类：
1、按照制文机关的种类划分：
党务机关公文、行政机关公文、司法机关公文、军事机关公文、企事业单位公文、社会团体公文。
2、按照行文方向划分：
上行公文、平行公文、下行公文。
草拟公文前，必须弄清楚行文方向，才能确定文种、内容、措辞等。
3、按照保密程度划分：
绝密公文、机密公文、秘密公文、内部材料、普通公文5种。
4、按照紧急程度划分：
特提公文、特急公文、加急公文、平急公文、普通公文5种。
“特提”电报适用于1日内要办的紧急事项;“特急”电报适用于3日内要办的紧急事项;“加急”电报适用于5日内要办的较急事项;
“平急”电报适用于10日内要办的稍缓事项。
紧急公文中的“特急”是指：
内容重要并特别紧急，已临近规定的办结时限，需特别优先传递处理的公文。
“急件”是指：
内容重要并紧急，需打破工作常规，优先传递处理的公文。
5、按照使用范围划分：
通用公文和专用公文。
决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等全是通用公文;司法类的公文、经济类的公文、新闻类公文、礼仪类公文、议案、提案、建议等等，属专用公文。
6、按照规范性和颁发程序的规范程度、行政约束力的强弱划分：
规范性公文和非规范性公文。
规范性公文有13类14种：
命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
非规范性公文：
除规范性公文以外的公文。
常用的非规范性通用公文有调查报告、工作计划类、工作总结类、提案、建议、说明、讲话稿、简报信息、书信类、启事类、条据类、表格类、大事记等等。
公文处理：
收文办理指对收到公文的办理过程。
包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、反馈等程序。
发文办理指以本机关名义制发公文的过程。
包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
公文归档：
1、需归档公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值立卷。
2、联合办理的公文，原件由主办机关立卷归档。
3、归档公文应明确保管期限，并按期向档案部门移交。
4、拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
5、个人不得保存应当归档的公文。
（一）我国行政系统的通用公文文种
1.规范性文件：
条例。
用于对某一方面的行政工作作比较全面、系统的规定，国务院各部门和地方人民政府的规章不得称“条例”。
2.领导指导性文件：
命令（令）、决定、指示、批复、通知、通报。
3.公布性文件：
公告、通告。
4.陈述呈请性文件：
议案、请示、报告、调查报告
5.商洽性文件：
函。
6.会议文件：
会议纪要。
（二）中国共产党机关的通用公文文种
1.规范性文件：
条例、规定。
2.领导指导性文件：
决议、决定、指示、意见、通知、通报、批复。
3.公布性文件：
公报。
4.陈述呈请性文件：
报告、请示。
5.商洽性文件：
函。
6.会议文件：
会议纪要。
一、公文的格式公文的格式是指组成公文的各部分文字符号在载体（纸张等）上排列的规定。
公文格式有较强的规范性：
国家
有关机关以法规、规章、标准等形式对其加以规范。
公文的格式主要是对载体的规格尺寸、载体区域划分、公文各组成部分的排列次序与编排式样、文字符号的形体及尺寸等予以规范。
（一）目前我国通用公文的格式
1.公文纸一般采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型，供张贴公文的用纸幅面尺寸，可根据实际需要确定。
2.公文纸分为可用以书写、印刷文字、图形等符号的图文区与不允许出现任何符号的白边区两个区域，上白边和左白边应分别宽于下白边和右白边。
3.所有文字符号从上至下，自左而右依次横写横排，正文的行长应与图文区宽度相等。
4.左侧装订。
5.在公文撰写和印制过程中，各个组成部分的标注编排均需遵循一定的规范性要求。
（二）公文组成部分标注与编排的要求1.保密等级的标注与编排
在文稿上，应根据公文实际的涉密程度，用汉字“绝密”、“机密”、“秘密”分别予以标注，并加“”，必要时还要注明保密期限（如机密5年）。
在正式发出的印制本上，保密等级位于公文首页图文区左上角，一般用3号或4号黑体字印刷。
2.紧急程度的标注与编排
在文稿上，根据情况分别标注“急”或“特急”。
在印制本上，紧急程度位于保密等级的下一行，字体字号与保密等级相同。
3.文头的编排
在印刷本上，文头位于公文首页上端，约占图文区面积的1/3弱，以大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色（一般为红色，但也可根据需要用其他颜色）印制，居中排一行。
联合行文的公文，一个作者占一行。
4.发文字号的标注与编排
文稿上，应由有关人员在注发之后，依照发文字号登记册上的式样，依次标注作者代字、置于方括号中的年份号、顺序号。
如国务院1997年第一件发文即标作：
“国发〔1997〕1号”。
一件公文只有一个发文字号，联合行文只标注主办机关的发文字号。
在印制本上，发文字号位于公文首页文头以下，居中。
如有签发人时，应居左，两者排一行。
常采用3号或4号仿宋体印刷。
发文字号下应居中印一条长100mm的细实线。
5.签发人的编排在印制本上，签发人位于发文字号的同一行，居右侧。
排印出“签发人”字样后空一格排出签发人的姓名，体字号与发文字号同。
6.标题的标注与编排撰写文稿时，应根据有关要求正确标注标题：
第一，结构要完整;第二，语意要确切;第三，文字应简练、醒目。
7.主送机关的标注与编排
在撰写文稿时，应将收受并对本文负实际办理、答复责任的机关的全称或规范化简称或统称标出，标注时需注意：
除了普发性公文外，一份公文（特别是上行文）只能以一个机关为主送机关，不能“多头主送”，除非领
导者本人曾有要求，否则不能直接主送领导者，更不能同时直接主送几位领导者;应准确界定主送机关与抄送机关的区别，避免仅依据机关的级别而不是办理方面的责任确定受文机关中的主送与抄送机关;应正确标注受文机关的名称，禁止使用不规范的简称或笼统含混的统称，以免无人承担实际办理责任，削弱公文的效用。
在印制本上，主送机关位于标题下，从左至右顶格排列机关的名称，回行继续顶格。
结尾用冒号。
如主送机关不是一个时，应按其性质、级别的轻重高低以及有关规定或惯例依次排列，机关名称之间用顿号、逗号或分号分隔，常用3号或4号仿宋体字印刷。
二：
决定通知通报报告请示函会议纪要
决定的适用范围是什么，主要有那些种类?
决定适用于对重大事项或者重大行动作出决策和安排，奖励有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。
决定的种类主要有：
嘉奖决定、处分决定、重大行动安排或重要事项的决定等。
报告的适用范围是什么，主要有哪些种类?
报告适用于向上级单位汇报工作、反映情况、回复上级单位询问或交办事项、上报有关材料等。
报告的种类主要有：
工作报告、情况报告、答复报告、报送文件或材料的报告等。
请示的适用范围是什么，主要有哪些种类?
请示适用于向上级单位请示或批准。
一是超出本单位职责权限，请示上级单位批准的事项;二是下级单位在工作中
遇到新情况、新问题，请示上级单位解决或协助解决困难;三是因某些工作事项比较复杂或涉及不相当隶属单位，请示上级单位批转或转发所制发的文件;四是对上级单位有关政策、规定中未明确的问题或工作中遇到的难以把握和确认的问题，请求上级单位指示或予以明确。
请示的种类主要有：
请求批准的请示、请求解决问题的请示、请示批转性的请示和请示指示性的请示。
报告与请示有何区别?
一、行文功能不同。
报告主要是汇报情况、反映问题等;请示则主要是请示批准、指示和解决问题等。
二.处理方式不同。
报告属阅件，可不回复;请示则属办件。
需要办理、批复。
三.时间要求不同。
请示应在事前行文，即所谓“事前请示”;报告一般是报告办理结果或有关情况，即所谓“事后报告”。
通知的适用范围是什么，主要有哪些种类?
通知适用于传达上级单位指示，部署安排工作，任免和聘用干部，批转、转发和印发文件，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或执行的事项等。
通知的种类主要有：
批转和转发性通知、传达或部署通知、周知性通知、会议通知、人事任免通知等。
通报的适用范围是什么，主要有哪些种类?
通报运用于上级单位向下级单位或者有关单位传达重要精神、重要情况，表彰先进和批评错误等。
通报的种类有：
表彰通报、批评通报、情况通报等。
通知与通报有何区别?
通知和通报都具有知晓性和指导性，其区别主要体现在周知事项上。
通知大都要求贯彻执行，使用范围广于通报、周知的事项是具体的，具有一定的约束力;通报重在对重要精神和重要情况的传达，以使有关单位和人员知晓，一般起到引导、警戒、启发、教育和沟通情况的作用。
函的适用范围是什么，批复有哪些种类?
函主要适用于不相隶属单位之间商洽工作、通报情况、征询意见、询问或答复问题，请示批准和答复审批事项等。
函的种类主要有：
征询意见函、请示批准函、答复意见和答复审批事项的函。
会议纪要的适用范围是什么，以会议纪要行文主要有哪几种形式?
会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。
以会议纪要行文的形式主要有以下几种：
一是以会议纪要为文中，以单位名义直接行文;二是以通知为文种，印发会议纪要;三是以会议纪要的特定格式印发会议纪要，会议纪要标识由“XXXX会议纪要”组成。
除上述主要形式外，有时还可以采取分送式，即将会议纪要按会议议定事项涉及的单位分别发送，涉及单位只收到与本单位有关内容。
常见公文写作模板格式及实例
一、请示
【文种说明】请示是下级向上级请求决断、指示、批示或批准事项所使用的呈批性公文。
请示属于上行公文，应用范围较广泛。
【模板格式】
1、标题。
一般写成“关于xxx的请示”
2、主送机关。
只能写一个，忌多头请示，如“人力资源处”。
3、请示的原因。
4、请示的事项。
5、结语。
一般写成“以上请示妥否，请批示”
【参考实例】
关于购置无线麦克及扩音设备的请示
信息化部：
控股公司总部10楼会议室是总部最大的会议室，主要用于召开人员较多的培训和相关会议。
最近一段时间通过使用发现，10楼会议室因较为空旷，若不使用扩音设备，讲课或发言人声音显得较小，会议效果难以保证，不能适应工作需要。
因此为提高会议效果，拟请信息化于3月底前购进一套无线扩音设备（无线麦克和相关扩音设备）投入使用，费用约500元。
以上建议妥否，请批示。
人事行政部
20xx年x月x日
关于对xxxx年度宣传报道工作先进组织单位及优秀通讯报道员进行表彰的
请示
公司领导：
ⅩⅩ年，在公司领导的大力支持下，矿业公司宣传报道各方面工作较之往年均取得了较大进步，为更好的总结经验、查找不足，并且在今年里把宣传工作推上新台阶，我部门拟召开20xx年度宣传报道工作会议。
同时，为树学习典型、立效仿标杆，我部门研究拟对在宣传报道工作中取得优异成绩的组织单位及个人进行奖励，预计需资金9000.00元，具体标准详见附件。
妥否，请批示
人事行政部
20xx年x月x日
二、报告
【文种说明】报告是向上级汇报工作，反映情况，提出意见和建议，或答复上级机关询问的公文。
【模板格式】
1、标题。
一般写成“关于xxx的报告”
2、报告对象。
如“张总”
3、报告原由。
4、报告事项。
5、结语。
可用“专此报告”
【参考实例】
董事长：
20xx年x月x日，控股公司下发了《关于安排部署控股公司20xx年底九项重点工作任务的通知》，安排部署了至20xx年底的九项重点工作任务，工作任务涉及到的各子公司及控股公司各部门领导都给予了高度重视，狠抓落实，有序推进，力争完成既定的工作任务目标。
同时人事行政部为督促做好九项重点工作，开展了定期督办工作，各责任单位每半个月将工作任务推进情况及资源落实情况以书面形式汇总到控股公司人事行政部，由控股公司人事行政部整理整理后向董事长报告。
从11月15日至20xx年元月10日，人事行政部累计开展了四次报告，分阶段向董事长报告了各重点工作的进展情况。
本次是最后汇总报告，结合各子公司的实际工作情况，九个重点工作完成情况评价如下：
一、完成的重点工作有：
1、唐山建龙钢管项目;
2、抚顺新钢铁扭亏为盈工作;
3、财务部全面预算工作;
二、基本完成的重点工作项目有：
1、承德轧钢项目，预计元月15日投产。
2、唐山建龙冷轧项目，预计2月份投产。
3、企划部方针管理工作，预计近期将完成。
4、财务部11月及12月资金平衡及安排工作。
5、吉林建龙与通钢合作工作，参股协议已签署。
三、未完成重点工作项目有：
1、黑龙江建龙钢铁炼钢、轧钢项目投产及化工公司扭亏为盈工作。
2、宁波项目核准及启动、资金协调工作。
各重点工作项目具体完成情况请见附表（略）。
特此报告。
人事行政部
20xx年x月x日
三、通知
【文种说明】通知是上级向下级传达指示、批转或转发公文、布置工作与周知事项时所用的一种下行公文，常见有会议通知、工作通知及任免通知。
【模板格式】
1、标题。
一般写成“关于xxx的通知”。
2、通知对象。
如“各单位”。
3、通知内容，如“会议名称、目的、时间、地点、出席人及会议内容”等。
4、其它特殊事项补充说明。
【参考实例】
控股公司12月份工作例会通知
各子公司、控股公司各部门：
按照公司工作计划，现将控股公司12月份工作例会事宜通知如下：
一、会议时间：
20xx年x月x日8：
00
二、会议地点：
北京总部3#楼二楼第一会议室（地址：
北京市南四环西路188号总部基地）
三、参加人员：
各子公司总经理、控股公司各部长
四、会议议程安排另见材料。
五、其他事项
1、此次相关会议资料已以电子版形式已发至各子公司、各部门负责人及相关联络人员处，会议材料中材料六《控股公司20xx年度资金平衡计划》暂缺，将在例会上通报，请各位参会领导携带笔记本电脑参加会议。
2、按照董事长指示和相关会议纪要精神，为充分做好会议准备，请各子公司、控股公司各部门办公室人员提前组织本单位相关部门和专业人员对会议议题材料进行专题讨论并形成具体意见提供给参会领导，并将本单位上会意见请于12月29日前反馈至人事行政部行政组房国军，人事行政部将整理各部门意见汇总及时提供董事长参阅。
3、外埠子公司领导请于12月30日报到，请各子公司办公室人员及时将领导来京时间告知会议联系人。
4、住宿、用餐安排在中江俱乐部。
5、联系人：
宋翊敏房国军
建龙钢铁控股有限公司
20xx年x月x日
【文件名称】
【文件编号】
【发文日期】
【起草部门】
【签发人】
关于建龙重工集团总部成立总裁室及主管任命的通知集团各子公司、总部各部门：
根据建龙重工集团总部集团化管理推进的需要，经集团高层决策会议决定：
成立总裁室，作为集团总裁的幕僚团队。
负责建龙重工集团各项管理制度制、修订并信息化;推动管理制度执行及业务稽核;负责向总裁呈核案件的专业审核;负责集团经营状态分析，并协助各单位管理改善;负责推动管理活动、管理工具运用;负责规划办理集团共通性教育训练;负责企业举报案件受理、调研。
任命：
刘昆华任集团总裁助理兼任集团总部总裁室主任职务;
李术东任集团总部总裁室副主任职务，兼任人事管理组组长，兼任抚顺新钢铁人事行政副总经理;
杜明任集团总部总裁室副主任职务，兼任财务管理组组长;
顾洪涛任集团总部总裁室副主任职务，兼任运营管理组组长;
简志仁任集团总部总裁室资材管理组组长;
鲁晓静任集团总部总裁室工业工程组组长;
王福新任集团总部总裁室审计监察组组长;
王岩春任集团总部总裁室运营管理组副组长;
陈华超任集
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