行政办公管理制度完整版.docx
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行政办公管理制度完整版
行政办公管理制度
发布日期：
2021年01月01日实施日期：
2021年01月01日
上海*******股份有限公司行政中心发布
第一篇行政办公综合管理制度
一、保密制度
第一章总则
第一条为保守公司秘密，维护公司权益，特制订本制度。
第二条公司秘密是关系公司权益和利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。
第三条公司附属组织和分支机构以及职员都有保守公司秘密的义务。
第四条公司保密工作，实行既确保秘密又便利工作的方针。
第五条对保守、保护公司秘密以及改进保密技术、措施等方面成绩显著的部门或职员实行奖励。
第二章保密范围和密级确定
第六条公司秘密包括本制度第二条规定的下列秘密事项。
（1）公司重大决策中的秘密事项。
（2）公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。
（3）公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录。
（4）公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。
（5）公司所掌握的，尚未进入市场或尚未公开的各类信息。
（6）公司职员人事档案，工资性、劳务性收入及资料。
（7）其他经公司确定应当保密的事项。
一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。
第七条公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。
绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害；机密是重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害；秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受损害。
第八条公司秘级的确定。
（1）公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料为绝密级。
（2）公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级。
（3）公司人事档案、合同、协议、职员工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。
第九条属于公司秘密的文件、资料，应当依据本制度第七条、第八条的规定标明密级，并确定保密期限。
保密期限届满，自行解密。
第三章保密措施
第十条属于公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由总经理办公室或主管副总经理委托专人执行；采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由电脑管理人负责保密。
第十一条对于密级文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施。
（1）非经总经理或主管副总经理批准，不得复制和摘抄。
（2）收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施。
（3）在设备完善的保险装置中保存。
第十二条属于公司秘密的设备或者产品的研制、生产、运输、使用、保存、维修和销毁，由公司指定专门部门负责执行，并采用相应的保密措施。
第十三条在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总经理批准。
第十四条具有属于公司秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列保密措施。
（1）选择具备保密条件的会议场所。
（2）根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定。
（3）依照保密规定，使用会议设备和管理会议文件。
（4）确定会议内容是否传达及传达范围。
第十五条不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。
第十六条公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告总经理办公室；总经理办公室接到报告，应立即做出处理。
第四章责任与处罚
第十七条出现下列情况之一者，给予警告，并扣发工资10～500元。
（1）泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的。
（2）违反本制度第十条、第十二条、第十三条、第十四条、第十五条规定的秘密内容的。
（3）已泄露公司秘密但采取补救措施的。
第十八条出现下列情况之一的，予以辞退并酌情赔偿经济损失。
（1）故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的。
（2）违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的。
（3）利用职权强制他人违反保密规定的。
第五章附则
第十九条本制度规定的泄密是指下列行为之一。
（1）使公司秘密被不应知悉者知悉的。
（2）使公司秘密超出了限定的接触范围，而不能证明未被不应知悉者知悉的。
二、图书管理办法
第一章总则
第一条本公司图书的管理，除另有规定外，悉依本办法办理。
第二条本公司图书由总务科负责管理，并于每年5月、12月下旬各清点一次。
第三条新购图书除按顺序编号外，应将新书名、出版社名称、著作者、册数、出版日期、购买日期、金额及其他有关资料详细登记于“图书登记总簿”，填制图书卡并插放在图书的末页。
第四条本公司图书由总务科编制目录卡供员工查阅。
第五条借书人以本公司员工为限。
第六条辞典、珍贵图书或被指定为公共参考图书，概不得外借，但必须阅览者限于当天归还，其借还手续比照本办法第十四条、第十五条规定办理。
第七条一般书报杂志可随意阅览，阅毕应归回原外，不得擅自携出公司或撕剪，但公司广告、公告及其他与业务有关资料剪贴供公司参考自不在此限。
第八条员工所借图书，如遇清点或公务上需参考时，可随时通知收回，借书人不得拒绝。
第九条员工的借书分个别借书与部门借书两种，部门借书系指属某部门专用图书由单位主管具名借用。
第二章借书时间、借阅期间与册数
第十条借书时间限办公时间内上午10点30分至11点，下午3点至3点30分，其他时间概不受理。
第十一条借书期限最长为三星期，到期应即归还。
倘有特殊事由需续借者，务必办理续借手续，但以续借一次为限。
第十二条借书册数以四册为限。
第十三条部门借书期限与册数不受前两条的限制，但遇调（离）职应将借用图书全部归还。
第三章借还书手续
第十四条员工欲借书，应先查阅图书目录卡片，填写借阅单。
管理员将图书交给借书人前，应先抽出图书卡由借书人签章后，一并与借阅单妥为保管。
第十五条员工还书时应将所借图书交给管理员收讫，管理员除将借阅单归还借书人作废外，并应将图书卡归放书内。
第四章罚则
第十六条员工借出图书不得批改、圈点、画线、折角、涂写，如有破损或遗失等情况，一律照原图书版本购赔或照原价加倍赔价。
第十七条员工借书期限届满，经通知仍不还书者，或遇清点期而仍不还者，除未还书前停止其借书权外，必要时可对其处罚。
第五章附则
第十八条本办法未尽事宜，呈请董事长裁决。
第十九条本办法呈奉董事长核准后实施，修改时亦同。
三、来宾参观接待制度
第一章总则
第一条为进一步提高公司的接待管理水平，促进接待工作的规范化，更好地反映我公司精神面貌，争取各级领导和兄弟单位的支持和合作，达到增进友谊、交流信息、有效改善企业外部环境，树立良好企业形象的目的，特制订本管理办法。
第二章接待工作的主要任务
第二条安排上级部门、兄弟单位、友邻部门和基层单位领导来公司人员的吃、住、行。
第三条安排重要来宾的检查、考察、调研等活动。
第四条协助办理公司大型会议的会务工作。
第五条协助开展公共关系工作，协调好公司的外部环境。
第三章接待工作的基本原则
第六条坚持为提高企业发展和经济效益服务的原则，强化公关意识，增强接待工作深度，宣传企业形象，提高公司声誉，并广泛获取信息。
第七条接待工作要坚持规范化、标准化，符合礼仪要求，按制度和程序办事，克服随意性；既要严格执行党和国家有关廉政建设的规定，又要增加兄弟单位之间的感情，同时也要完成领导交办的工作任务。
第八条接待安排应根据来宾的身份和任务，安排不同领导的接待，确定相应人员的陪同，既要热情周到，也要讲节约，量力而出，反对铺张浪费。
第九条坚持办公室归口管理与对口部门接待相结合的原则。
办公室负责接待工作的统一管理，办理重要接待事务；对涉及较强业务性的接待事务，应由有关部门对口接待，办公室配合。
第十条接待工作中应自尊自重，本着尊敬来宾的原则，搞好服务，不允许发生有损我公司形象的事件。
第四章接待工作的程序与规定
第十一条日常接待工作的规范。
（1）接打电话时，要使用文明语言，如“您好”、“请问贵姓”、“您找哪位”、“请稍候”、“谢谢”等礼貌用语。
（2）在打电话前，要准备好记录用纸、笔或其他所需要的文件、资料，不能等电话接通后再去找所需要的东西，让对方拿着听筒等候。
（3）当客人来访时，应热情迎接，主动引客人到办公室或接待室交谈。
忌让客人长久等候无人过问。
如本人有事离开办公室时，应将办公桌上的文件、资料安放好，以免泄密或丢失。
（4）宴请客人时，应根据宴请的性质和规模不同，分为工作餐、聚餐、宴会；根据来宾的身份，确定不同的人陪同。
第十二条一般性接待工作的程序。
（1）接待前的准备工作。
①对来宾的基本情况做到心中有数。
②制订和落实接待计划。
③做好接待前的细节工作。
（2）接待中的服务工作。
①安排专人迎接来宾。
②妥善安排来宾的生活。
③商订活动日程。
④安排公司领导看望来宾。
⑤精心组织好活动。
⑥安排宴请和浏览。
⑦为客人订购返程车船或飞机票。
（3）接待后的工作。
①诚恳地向来宾征求接待工作的意见，并询问有什么需要接待人员办理的事情。
②把已经订好的返程车（船、飞机）票送到客人手中，并商量离开招待所或宾馆的具体时间。
③安排送客车辆，如有必要还应安排公司领导为客人送行。
第五章接待工作的有关要求
第十三条根据领导意图及客人的需求，掌握接待工作的规律，做到目标明确，思路清晰，计划周密，主次分明，机动灵活，以高度的事业心和责任感，发扬严细作风，扎实做好工作。
第十四条严格执行规定和标准，坚持请示报告制度。
在授权范围以外，个人不得擅自作任何决定和承诺。
未经领导同意，私自安排的宴请等接待费用，一律不予签字报销。
第十五条着装整洁大方，举止谈吐文明礼貌，服务热情、周到、耐心，保持良好的精神风貌，从各方面体现公司的良好形象。
第十六条办公室接待管理人员要不断加强学习和培训，熟悉接待服务管理知识，掌握公共礼仪规范，了解公司的基本情况以及本省的政治、经济、人文、地理、风俗民情和风景名胜的一般知识，并具备必需的应变能力和语言表达能力。
第六章附则
第十七条本管理办法经总经理办公会讨论通过，自颁布之日起实施。
第十八条本办法由办公室负责解释。
四、卫生管理准则
第一条本公司为维护员工健康及工作场所环境卫生，特制订本准则。
第二条凡本公司卫生事宜，除另有规定外，悉依本准则执行。
第三条本公司卫生事宜，由总务部及生产单位（安全卫生委员会）负责。
第四条新员工必须了解卫生的重要与应用的知识。
第五条各工作场所内，均须保持整洁，不得堆积垃圾、污垢或碎屑。
第六条各工作场所的走道及阶梯，至少须每日清扫一次，并须采用适当方法减少灰尘的飞扬。
第七条各工作场所内，应严禁随地吐痰。
第八条饮水必须清洁。
第九条洗手间、厕所、更衣室及其他卫生设施，必须特别保持清洁。
第十条排水沟应经常清除污秽，保持清洁畅通。
第十一条凡可能寄生传染菌的原料，应于使用前施以适当的消毒。
第十二条凡可能产生有碍卫生的气体、尘灰、粉末的工作，应遵守下列规定。
（1）采用适当方法减少此项有害物的产生。
（2）使用密闭器具以防止此项有害物的散发。
（3）在发生此项有害物的最近处，按其性质分别作凝结、沉淀、吸引或排除等处置。
第十三条凡处理有毒物或高热物体的工作或从事于有尘埃、粉末或有毒气体散布场所的工作，或暴露于有害光线中的工作等，须着用防护服装或器具者，应按其性质制备。
从事于前项工作人员，必须使用防护服装或器具。
第十四条各工作场所的采光，应依下列的规定。
（1）各工作部门须有充分的光线。
（2）光线须有适宜的分布。
（3）须防止光线的照射及闪动。
第十五条各工作场所的窗面及照明器具的透光部分，均须保持清洁，勿使有所掩蔽。
第十六条凡台阶、电梯上下处及机械危险部分，均须有适度的光线。
第十七条各工作场所应保持适当的温度。
第十八条各工作场所应充分使空气流通。
第十九条食堂的用具及环境，均须保持清洁卫生。
第二十条垃圾、污物、废弃物等的清除，必须合乎卫生的要求，放置于所规定的场所或箱子内，不得任意乱倒、堆积。
第二十一条本准则经领导批准后施行，修改时亦同。
五、员工言行规范
一言一行，一举一动，都是个人形象的展示。
员工个人形象是公司整体形象的组成部分，因此，每个员工的言行都是公司形象的体现。
热情、礼貌的言行不仅体现出公司员工的整体素质，更体现出公司深厚的文化底蕴。
第一条言谈规范。
（1）恰当地称呼他人。
在社交场合，无论新朋友还是老朋友，都应称呼对方姓氏加头衔或职称，这是对他人的尊敬。
（2）使用礼貌用语。
在受到对方赞扬或帮助时应表示感谢；在打扰或妨碍到别人时，应表示歉意；在指称陌生的第三者时，应使用“那位先生”、“那位女士”等之类称呼。
（3）正式交谈前的寒暄是展开话题的重要手段，寒暄时应选取大家共同感兴趣的话题，避免涉及私人问题或某些敏感话题。
（4）与他人交谈时，不宜出现插入、打断、讽刺、模仿等不礼貌行为。
（5）在交谈过程中，不宜出现过激的言语或过分的玩笑。
（6）在交谈过程中，应合理使用行为语言以配合表达，如微笑、点头等。
（7）交谈时不可用手指点他人。
第二条吸烟规范。
（1）工作时间不能在办公室吸烟，可以到走廊、洗手间等地方吸烟。
（2）如有必要，应在办公区域内适当的地方设置吸烟室。
（3）若有访客欲在办公室吸烟，应向其说明办公室是禁烟区，在征得对方同意后，可到会客室或吸烟室吸烟。
（4）在公共活动场合不宜吸烟。
若要吸烟，看有无禁烟警示及烟缸等，再考虑是否吸烟。
第三条引导客人规范。
（1）在引导的途中，引导者应走在客人的侧前方。
若被引导的是一群人，引导者应灵活处理，一般应在最前面的人的侧前方。
（2）指引方向时，右臂伸出，小臂与上臂略成直角，掌心向上，拇指微向内屈，四指并拢伸直，指向所要去的方向。
（3）上楼梯时，引导者应走在客人的后面。
（4）下楼梯时，引导者应走在客人的前面。
（5）若有我方人员不认识的客人来访，引导者应相互介绍，顺序一般是先介绍我方人员给客人。
第四条电梯使用规范。
（1）进入电梯时，让客人或领导先入。
若是人较多，应注意用手按住电梯按钮以使所有人顺利进入。
（2）在电梯内尽量站成凹形，以方便后进入者。
（3）电梯内空间较小，一般不宜交谈。
（4）出电梯时，应让客人或领导先行，若自己站在门口而同行者又较多，则应先出电梯，按住电梯按钮，等候他人出来。
（5）不可在电梯内丢放垃圾。
第五条介绍规范。
（1）介绍时，应将被介绍人的姓名、职位、单位、职称等介绍清楚。
如“某某经理，这位是某某公司某某部经理某某先生”。
（2）介绍时，应先将职位低者介绍给职位高者，将主人介绍给客人，先将男士介绍给女士。
（3）介绍时，应将手心向上，五指并拢，指向被介绍者。
第六条握手。
（1）初次见面握手不应握满全手，仅握手指部位即可。
（2）握手时，伸出右手，上身直立微向前倾，目光平视对方，点头致意。
（3）握手力度应适中，力度太轻给人感觉无诚意，太重给人感觉过于鲁莽。
（4）握手时间一般在3秒钟之内，握一两下即可。
（5）如戴有手套，一定要脱掉手套再与对方握手。
（6）通常由年长者、职位高者、上级先伸手发出握手信号，年轻者、职位低者、下级再伸出手与之呼应。
（7）平级男士和女士之间，一定要女士先伸出手，男士再握其手。
（8）握手时切忌抢握，或者交叉相握。
第七条名片使用。
（1）在与他人交换名片时，应双手递上，身体微向前躬，手臂高度略与胸齐。
规范用语：
“我叫××，这是我的名片。
”
（2）若想得到对方的名片时，可使用的规范用语为：
“如果您方便，请留张名片给我。
”
（3）接受名片时，双手接过对方的名片仔细看一遍，慎重收好，切忌随意丢放。
（4）若发现名片上有不认识的字或不理解的内容，则应虚心求教，以避免引起误会。
六、员工着装管理制度
第一条为树立和保持公司良好的社会形象，进一步规范化管理，本公司员工应按本规定的要求着装。
第二条员工在上班时间内，要注意仪容仪表，总体要求是：
得体、大方整洁。
第三条男职员的着装要求：
夏天着衬衣、系领带；着衬衣时，不得挽起袖子或不系袖扣；着西装时，要佩戴公司徽。
不准穿皮鞋以外的其他鞋类（包括皮凉鞋）。
第四条女职员上班不得穿牛仔服、运动服、超短裙、低胸衫或其他有碍观瞻的奇装异服，并一律穿肉色丝袜。
第五条女职员上班必须佩戴公司徽；男职员穿西装时要求戴公司徽。
公司徽应佩戴在左胸前适当位置。
第六条部门副经理以上的员工，办公室一定要备有西服，以便有外出活动或重要业务洽谈时穿用。
第七条员工上班应注意将头发梳理整齐。
男职员发不过耳，并一般不准留胡子；女职员上班提倡化淡妆，饰物的佩戴应得当。
第八条员工违反本规定的，除通报批评外，每次罚款50元；一个月连续违反三次以上的，扣发当月奖金。
第九条各部门、各线负责人应认真配合，督促属下员工遵守本规定。
一月累计违反本规定人次超过三人次或该部室员工总数20%的，该负责人亦应罚100元。
第二篇会议管理制度
一、会议管理制度
第一章总则
为改进工作作风，减少会议，缩短会议时间，提高会议质量，特制订本制度。
第二章会议分类及组织
第一条公司会议归纳为四类。
（1）公司级会议：
主要包括公司领导会、公司员工大会，公司技术人员会以及各种代表大会，应分别报请公司董事会或总经理批准后，由负责人分别组织召开。
（2）专业会议：
指公司的工程、技术、业务综合会（如施工进程分析会、工程质量分析会、设计准备会、工程技术协调会、安全工作会等），由公司分管领导批准，主管业务部门负责组织。
（3）部门工作会：
各部门召开的工作会（如部门办工会、业务会、部门员工会等），由各部门领导决定召开并负责组织。
（4）班组（小组）会：
由各部门小组长或业务主管决定并主持召开。
第二条上级或外单位在公司召开的会议（如现场会、报告会、办公会等）或公司级业务会（如洽谈会、座谈会等）一律由综合办受理安排，有关业务对口部门协作作好会务工作。
第三章会议安排
第三条例会的安排。
为避免会议过多或重复，公司正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开。
（1）总经理办公会：
研究、部署行政工作，讨论决定公司行政工作重大问题。
（2）公司业务会：
总结评价当月施工行政工作情况，安排布置下月工作任务。
（3）业务主管以上干部大会（或员工大会）：
总结上季（半年、全年）工作情况、部署本季（半年、全年）工作任务，表彰奖励先进集体、个人。
（4）施工、运营活动分析会：
汇报、分析公司计划执行情况和施工、运营成果，评价各方面的工作情况，肯定成绩，找出不足，提出改进措施，不断提高公司效益。
（5）质量分析会：
汇报、总结、上月施工质量情况，讨论分析施工质量事故（问题）、研究决定质量改进措施。
（6）安全工作会（含治安、消防工作）：
汇报总结前季安全生产、治安、消防工作情况，分析处理事故，检查分析事故隐患，研究确定安全防范措施。
（7）设计工作会（含设计准备会）：
汇报、总结当月设计进程，科研、技术和日常设计准备工作计划完成情况，布置下月设计工作任务，研究有关技术问题。
（8）工程技术协调会：
调度、平衡生产进度、研究解决各部门不能自行解决的重大问题。
（9）部门业务会：
检查、总结、布置工作。
（10）部门办公会：
检查、总结、布置工作。
（11）班组会：
检查、总结、布置工作。
（12）部门班前会：
对头一天工作进行讲评，布置当日工作任务和注意事项。
第四条其他会议的安排。
凡涉及多个部门负责人参加的各种会议，均须经部门或分管厂领导批准后，分别报综合办汇总，并由综合办统一安排，方可召开。
第五条综合办应将公司例会和各种临时会议，统一平衡编制会议计划并订印发到公司领导和各部门及有关服务人员。
第六条凡综合办已列入会计计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的其他会议时，召集单位应提前报请综合办调整会议计划。
未经综合办同意，任何人不得随便打乱正常会议计划。
第七条对于准备不充分、重复性或无多大作用的会议，综合办有权拒绝安排。
第八条对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议，综合办有权安排合并召开。
第九条各部门会期必须服从公司统一安排，各部门小会不应安排在公司例会同期召开（与会人员不发生时间上的冲突除外）。
应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。
第四章会议的准备
第十条所有会议主持人、召集单位和与会人员都应分别作好有关准备工作。
二、会议管理规定
第一条公司、各部门根据本企业经营管理的需要确定相应的会议，会议定期、定时、定人召开。
第二条会议必须要有纪要，重要会议必须会签确认。
第三条会议纪要应编号、及时、规范，按分级管理要求分发、存档、上报（条件允许可通过电子邮件传递）。
第四条与会者到会必须有准备，发言坦诚、有序、严肃、精炼。
第五条与会者必须对会议内容贯彻执行，做到有布置、有落实、有检查。
第六条会议不得无故缺席、迟到。
迟到每次罚50元，无故缺席每次罚100元。
三、会议规程
第一条目的。
本规程旨在明确本公司会议的运营原则，确定会议运营的基本事项，以提高会议的效率与效果。
第二条适用范围。
本规程适用于公司内部的所有会议。
第三条一般原则。
（1）减少会议次数原则。
①对各类会议是否有必要召开，应严格审查，如通过个别联系、协商或请示，能够解决的问题，原则上不召开会议讨论。
②严格限定出席会议人数。
（2）严守时间原则。
①会议主持人会前须向与会者通报有关事项，听取有关人员意见。
主持人和会务工作者须提前进入会场。
②按通知时间准时开会。
③按通知时间准时结束会议。
（3）会议通知的明确性原则。
①在会议通知上，必须明确写明：
日期、开始时间、结束时间、场所、出席人、会议议题和准备事项。
②利用内部通讯系统（广播、电话等）下达会议通知，须在会前由总务科下达。
（4）缺席、迟到的事前联络原则。
①因客观原因而缺席或迟到时，必须事先与主持人（或召集人）联系。
②会前尽量不安排会客和接打电话，以免影响按时与会。
（5）效率性原则。
①事先安排好会场，确定座序，确定会议记录人。
②事前向与会者分发有关会议资料（一般应提前两天）。
③必要时需限定发言时间。
④主持人有权中断游离会议议题的发言。
第四条召开会议要领。
决定会议时间与场所。
（1）会议决定。
下月会议日程，原则上依照“例会一览表”，由各科科长向总务科提出申请，每月20日前由部长会议作出最终决定。
（2）公布月度会议安排。
依据会议日程，由总务科编制“月度会议预定表”，在公司公告栏上公布，并分发各科。
“月度会议预定表”需列示会议时间、场所、主要议题和与会人。
（3）会议日程变更通知。
当会议时间、地点等发生变化时，总务科必须迅速发出变更公告，或个别通知有关人员。
第五条会议运营要领。
会议运营的核心是提高会议的效率。
第六条会议记录要领。
（1）明确机密事项。
会议主持人需向会议记录人明确机密事项的范围及处理注意事项。
（2）统一记录用纸。
会议记录用纸应统一编号，便于装订和复制。
（3）会议记录保管。
会议记录原件应由专人负责保管。
（4）注意事项。
会议记录除记载会议时间、场所、出席人、议事内容外，还要简洁地记录会
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