会议的六大功能.docx
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会议的六大功能
会议的六大功能
会议的六大功能
1．传达公司经营理念并使公司目标协调一致
召开会议最主要是为了传达公司的经营理念，统一上下员工的步调，改进公司的缺失，让公司能够更好。
同时通过会议，集思广益，把大家的意见统一起来使之成为公司即将遵循的一个方向，这样才能众志成城，又快又好的将目标变为现实。
2．传达决策者信念
决策者的信念也要通过会议来传达。
比如，公司今年开始要派发一些红利给所有的员工，而且要根据每位员工完成各项指标的多少而有所不同，这是领导者的一种激励策略，这样的信念就需要利用会议来隆重推出，充分吸引员工，激发员工的工作热情。
3．集思广益共同解决问题与危机
集思广益、共同解决问题与危机是会议的又
→需要整合不同意见
作为包含着许多个体的团队，要成为一个整体，就需要整合内部不同的意见，如，让众人接受一个决定、计划和构想；或者重新整合众人混乱的观念，确保所有人都对一个问题有一致的理解，这时，就需要开会。
另外，如果需要使某个问题尽快获得各方的反应，或是需要全面推动、加快已经被延迟了的工作，往往也需要开会。
→涉及多方面的工作安排
如果决策实施时涉及多个部门、多个人员时，当然也需要召开会议。
比如说，为了让大家明确目前所面临的问题；处理涉及到不同部门的人事问题；处理不知道什么人对此应负责，或是需要多人、多部门对此负责的问题；安排涉及多个部门人员的工作，以上这些情况均需要召开会议以取得最好效果。
2．会议议程不可太过冗长
→安排会议议程
会议的议程如同轨道，可以令会议在预定的方向上有步骤、有计划的进行。
一般来说，会议的议程是有一定模式的，大多数的会议议程都需要包括主席的开场白、介绍基本情况、自由发言、讨论问题、整合意见、得出结论和会议结束等几个部分。
以上就是会议议程一般所要包括的内容，除此之外，还可以根据实际需要对会议的议程进行添加或删减，比如，有的会议结束时可能需要领导发言，有的会议的议题情况由主席代为介绍等。
这些，都要视当时具体的情况而定。
→各种会议的长度
议程确定之后，一定要根据会议的类型把握好会议的长度，一般来说日常的例会需要30～90分钟；临时性会议中的短期会议长度为30分钟以内、中期会议长度为30～120分钟、长期会议长度为1天以上。
3．开会地点的安排
开会地点的选择要切合会议的内容以及形式，还要注意会议的预算、会议的规模及室温、灯光、噪声等各种因素，而且需要确保与会者的舒适度。
一个让与会者感到不适的地方不会给会议带来良好的效果。
公司内部的会议一般都在公司内举行，但不同类型的会议，举行的地点也有所不同。
公司的例会，需要有一个固定的会议场所，最好是一间独立、宽敞、明亮的房间，里面有必要的布置和设备；公司的高层在主办会议时可以使用公司内部的场地；公司间的会议根据会议举行的目的而选择不同的地点；大型会议，特别是比较正式的会议，其场所要求比其他会议要高一些，但是仍有不少地点可供选择，比如会议中心、公共建筑和高校会堂等。
4．确定合适的开会时间
日常的例会最好选择在周二至周四8：
00～11：
00或14：
00～16：
00举行；临时例会则要选择与会者都感到方便的时间。
还有，如果你将会议安排在11：
00召开，就要特别注意严格控制好会议时间，这样才不会影响与会者的正常安排。
另外，紧急会议召开时间的选择，一般遵守“越快越好”的原则。
会议召开时间的安排要根据与会者的情况来进行，要求一切以与会者为本。
5．邀请适合参与会议的对象
适合参与会议的人员应该符合如下条件：
→有利于议题的讨论
与会议的议题有关，应当是与会者的首要条件；与会者还包括跟讨论题目有直接关联的人、可以提供专业或独家信息的人、能使讨论更有效率的人。
→有利于会议的顺利进行
与会者还包括有利于会议顺利进行的人，比如，对会议的协调作用不可或缺的人、代表着某个团体或群体利益的人等。
→有利于召集者的意愿
召集者的意愿是会议召开的一个决定性因素，于是，那些有利于召集者意愿的人当然也是与会者的理想人选。
以上三个标准是确定与会者名单的一般标准，当然，有时在一些特别场合下还有其他的标准，但是这三个标准是基础标准，应当在确定名单时首先被执行。
6．辅助器材的搭配
公司的会议室由于需要长期使用，所以应配有常用的辅助器材，它们主要是一些电子设备：
首先是照明设备，无论采光效果如何，电灯的照明度都不应低于办公室的照明度；其次是扩音设备，一般有三四个即可，均匀分布在会议室内，扩音器的功率要和会议室的大小相适应，扩音设备不但可以提高发言者传递信息的效率，也同样可以帮助主席或发言者在场面混乱的时候控制局势；再者是投影设备，一般包括电脑、投影器、投影幕以及相关的传导线等，投影器多为可移动型，可在投影幕前2～4米处安装；还包括视听设备，虽然现在投影设备一般都可以替代视听设备，但如果条件允许，还是应当有一套视听设备，包括电视机、ＤＶＤ影碟机、功放机、音箱等。
决定开会日期应注意的事项
已经确定要召开会议之后，接下来要做的就是确定召开会议的准确时间。
确定会议时间要考察好一些事项，如表1－1所示，怎样才能让所有需要参加会议的人都准时出现在会场，才能让会议顺利进行。
表1－1 决定开会日期时应注意的事项
决定开会日期时应注意的事项
1
开会时间有无碰上外宾来访，或公司出货期、假日等特殊时期
2
应考虑出席者的工作状况，可有代理人
3
辅助器材的来源
4
由谁负责联络
5
主席、会议记录人员等相关人员的编派
6
会议进行时间预计要多久
下面就表1－1中的几个要点进行说明：
1．确定惟一的联络人
要确定惟一的联络人员，而且要自始至终由这个人来联系，千万不要今天这个人负责联系，明天又换另外一个，这样会让接到通知的人搞不清到底是哪一个部门通知开会。
2．确定主席
要从会议召集者、参与会议的最高领导、与议题关系最为紧密的人、现场控制能力较强的人和各方面代表均能接受的人中选定合适的会议主席。
3．确定会议记录者
好的会议记录者，除了具备倾听、互动、发表意见的能力，而且还要具有良好的组织、综合、比较能力。
在会议过程中，会议记录者有义务适时帮助与会者有系统地陈述意见及遵照议程进行讨论。
开会场所的选择
一个好的会议场所要有利于营造会议的气氛，为会议进程的顺利进行提供种种方便，不合适的会议场所容易导致与会者的分心，不利于会议任务的顺利完成。
在开会前做好有关会议场所的一切准备工作，才能让会议的成功有所保证。
这些准备包括确定一个在会议期间可以自由使用的场所，不能出现会议进行了一半，忽然被通知不能继续使用的情况；一个好的会议场所一定要具备较好的隔音设施，否则就会如同身处闹市区，根本无法集中精神来开会；舒适宽敞、采光通风良好的会场，有利于让与会者放松心情、集中注意力，有利于激发与会者的创意。
表1－2 开会场所的选择
开会场所的选择
1
在会议时间内可自由使用的场所
2
隔音效果良好
3
会场须舒适宽敞
4
采光通风良好
5
没有其他干扰源
6
最好有窗帘，在放投影资料时才能看清楚
7
安静不嘈杂，空调良好
8
插座电源及白板、麦克风等要齐全
总而言之，开会场所一定要选在安静合适的场所，必须要具备足够的自由空间，必须要配备好必需的辅助器材，这样才能为会议的成功保驾护航。
随着经济全球化的加速发展，国与国之间的界限越来越少，跨国经济已是大势所趋。
随着跨国企业的增多，跨国会议的地位也日渐重要，许多企业在国内接待外宾的机会也相应的越来越多，跨国会议也就成为企业展现自身内涵的一个新舞台。
要想安排一次成功的跨国会议，需要从以下两个方面入手：
会前的准备
安排接待人员
跨国会议与一般会议相比，最大的特殊性就在于与会者来自不同的国家，所以，与会人员之间存在的最大障碍就是语言沟通的障碍。
没有很好的语言沟通，自然也就无法形成令双方甚至多方都满意的决议。
因此，跨国会议的接待人员就显得非常重要。
跨国会议的接待人员主要分为两种，他们各司其职，承担着整个会议的沟通协调工作。
1．一般性服务事项接待人员
负责一般性服务事项的接待人员，即普通接待人员。
普通接待人员必须熟悉他国语言和国际礼仪，他们可以承担一般性的引导工作，通过自身的服务让外宾在陌生的环境中感觉到亲切和舒适。
2．专业的口译人员
专业的口译人员则必须非常擅长外语，他们可以流利的用外语与外宾进行即时交流。
他们还具有一个重要的素质，那就是精通相关的专业术语，能够准确地实现两种甚至多种语言的相互转换，以保证双方的经济利益。
会场布置
会场的布置既要符合国际标准，又要体现出本国特色。
以海报为例，就可以一边用外宾国家的语言，一边用本国语言，这样的“双剑合壁”相信可以很好地烘托出一种良好合作的气氛。
跨国会议中桌椅的排列与公司内部的会议排列是一样的，会议桌一般以马蹄状的为主，座位安排以右为主、以左为辅，门口的位置安排自己公司的人员，外宾要安排在会议主席旁边以示尊贵。
大型会议的会场门口处应有接待处或签到处；在会场的两边有工作台，提供材料或饮水；如果需要进行录像，在会场的中央偏前放置摄影机。
另外，还要注意安全出口的畅通和卫生间位置的提示。
接待外宾的细节
要想举行能令外宾印象深刻的跨国会议，首先要做好的工作就是搜集有关外宾生活习惯的种种信息，充分了解不同国家的风土人情、生活禁忌，这样才能有的放矢，有理、有效地安排好会议的相关事宜，让外宾的中国之行充满愉快的记忆，从而从侧面促进交易的成功。
1．外宾生活习惯
外宾的生活习惯包含许多方面的内容，这里重点介绍饮料和食物的禁忌。
→饮料
饮料是每个人生活的必需品，每个国家的人因为生活环境的不同而拥有不同的饮料习惯。
英国人和美国人都喜欢喝咖啡，但是，与咖啡相比，英国人更喜欢饮茶。
他们喜欢喝下午茶，尤其是红茶。
日本人也喜欢喝茶，他们喜欢的茶种是乌龙茶。
一般的外国人喝矿泉水的比例很高，他们喜欢喝质感较强的矿泉水，尤其是比较注重矿泉水的品牌。
所以，如果为外宾准备矿泉水，最好选择那些国际上比较认同的品牌。
→食物禁忌
接待外宾要了解各国饮食的禁忌。
例如：
日本人不吃鸽子；韩国人特别喜欢吃泡菜，三餐中惟有泡菜是不可以缺少的；回教徒不吃猪肉，不吃无鳞无骨的海鲜，如：
乌贼、水母、海参等；天主教徒在吃面包时有一点儿特别的禁忌，那就是小餐包不可以倒放着，倒放是不尊重人的表现。
2．迎宾准备
→鲜花的选择
迎接外宾鲜花是不可或缺之物。
每种花都有自己的花语，送花给外宾要会挑选合适的花种。
如果你接待的是一位欧美的女性，千万不要送给她一大把鲜红的玫瑰，因为玫瑰是用来传递爱意的；也不要送百合花或者菊花，许多国家把这两种花专门用在吊唁的场合；黄玫瑰也不适合送给外宾，因为它的花语是绝交。
为了很好的传递友谊，会议接待人员最好能多多了解有关花的知识，这样才能送出合适的鲜花。
→胸花的佩戴
为外宾佩戴胸花也有讲究，如果你要为男士佩戴胸花，最好充分利用男士西装的胸口袋，把花梗从那个口袋插进去，那样不会损坏对方西装的衣料；为女士佩戴胸花时，除非是非常厚的面料，一般千万不要随便戳洞。
夏天为女士佩戴胸花时，不要别在胸前，以免倒挂，而是要将花别在女性的肩部。
→接机牌的装饰
在机场迎接外宾往往需要一块接机牌，接机牌的主要作用是引导来宾。
除了引导，接机牌还可以成为展现公司文化的一个小小窗口。
为了给外宾留下美好的第一印象，一定要对接机牌进行一定的装饰。
最好不要使用常见的白纸板，而要使用彩色的纸板。
缤纷靓丽的色彩既醒目又热情，非常适合迎宾。
另外，纸板上还要清晰的用相关语言写出来宾的名字。
也可以对接机牌进行个性化装饰，比如，在接机牌的下半段悬挂两个铃铛，当旅客出来时，就轻轻摇晃牌子，铃铛发出的细碎而悦耳的声音很容易吸引旅客的注意力，从而可以有效缩短寻找的时间，也能带给宾客愉悦的感觉。
3．沿途报喜不报忧
从机场到目的地，往往会经过一些规划较好的地区，也会经过一些未经规划的地方。
规划较好的地区，如国家的重大建设项目，这些地方可以大力宣扬，但如果是未经规划的地方，比如比较脏乱的地方，最好避重就轻，一带而过，而不要一直阐述：
“这个是我们最脏的地方了，你看看脏成这个样子……”俗话说家丑不可外扬，所以负面的消息不必太过于招摇。
4．安排外宾住宿
→营造良好的住宿氛围
安排工作人员或者请饭店代为准备鲜花、水果，可以为男宾准备一小瓶洋酒，女宾则是包装精美的小盒巧克力，并在桌上附上一张短笺，祝他（她）在中国这段时间，能有个美好的回忆，并告知桌上的点心，是一份小小的心意，外宾才敢享用。
此外，房间的气味也很重要，建议尽量在外宾的房间里摆放香水百合之类的花材，当外宾推开房门的时候就感受到一股清香，带来一天的好心情。
房间最好向阳，窗外的景致也要好。
→提供相关资料
为外宾选择了一个舒适的住宿环境后，还要为其准备以下资料，让其对自己身边的服务人员、自己的行程以及饭店的情况等都了如指掌，产生宾至如归的感觉。
图2－1 为外宾提供的相关资料
正像图2－1所示，接待人员的资料是外宾资料夹中的第一份资料，这份资料包括接待人员的姓名、照片、联系方式、专长等。
第二份资料是会议期间的具体行程安排，比如第一天干什么、第二天干什么等等，每天的行程都介绍得清清楚楚。
这些行程中还包括拜会地点、旅游地点的简介、自由活动时间的长短，以及探访相关好友等的时间安排。
第三份资料就是外宾所住饭店的资料，这份资料注明饭店内各种消费场所的地点。
其中，还应包括一张用中文和外文书写的饭店位置卡，当外宾外出迷路时可以求助他人。
最好也能够准备一张简便的地形图，使外宾能够方便的了解酒店周围的商业设施，方便外宾的生活。
→兼顾到外宾的家眷
外宾如有家眷陪同，别忘了另外安排轻松有趣的文化行程，如参观博物馆、民俗村等活动。
女性家眷一般喜欢采购，外宾对他国具有本国特色的商品通常较为感兴趣，例如外宾来到中国，可以带他们去采购中国的丝绸、民间工艺品等。
5．派送礼物
外宾来到中国参加跨国会议，主办公司一般都要送给外宾一些合宜的礼物，一方面表现出中国企业的好客之情，另一方面也是为了加强感情联系。
赠送外宾礼物要把握两个主要原则：
首先要体现我国的传统，其次要弘扬我国的国粹。
所谓礼轻情义重，送礼切忌送太重、易碎的物品，比较合适的礼物有竹制品、手工艺品，比如中国结、印章等，这些物品中国特色比较鲜明，而且富含情义。
也可根据各国人民对礼物的不同喜好来赠送礼品，比如日本人喜欢洋酒、腌制食品，一对包装精美的蜡烛台对欧美人士来说也是不错的选择。
【自检】
以下是跨国会议前接待外宾需要做好的准备工作，请以此为标准检测一下贵公司上次接待外宾时工作的准备情况：
相关资料准备情况
接待人员资料
□已解决□还未
外宾饮食喜好资料
□已解决□还未
编写新闻稿
□已解决□还未
准备行程表
□已解决□还未
一般业务安排
安排茶点和饮食
□已解决□还未
登记安排
□已解决□还未
宣传袋
□已解决□还未
视听设备
□已解决□还未
翻译服务
□已解决□还未
保卫人员和停车场
□已解决□还未
接待工作
□已解决□还未
如果解决率≥80%，就说明贵公司的准备工作比较充分。
如果解决率≤80%，那您下次就要多多努力！
【本讲小结】
跨国会议，对于会议礼仪、接待礼仪、餐桌礼仪等等国际礼仪，皆须涉猎吸收，才能有“礼”走遍天下。
要想举行令外宾印象深刻的跨国会议，首先要做好的工作就是搜集有关外宾生活习惯的种种信息，通过这些信息充分了解不同国家的风土人情和生活禁忌，这样才能有的放矢，有理、有效地安排好会议的相关事宜。
跨国会议的接待人员主要分为两种，一种是负责一般性服务事项的接待人员，即普通接待人员；另一种则是非常专业的口译人员。
他们各司其职，承担着整个会议的沟通协调工作。
【心得体会】
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开会应有的态度
1．开会之前针对主题提出自己的见解
参与会议的每个人都需要考虑提出具有建设性的意见，最好能够在开会之前针对主题把自己的见解整理出来，做到胸有成竹。
需要注意的是要在适当的时候，以适当的方式贡献自己的创意。
比如，轮到自己发言时，直接、正面地提出自己的看法；从别人的观点引申，提出自己的看法；综合多个人的观点，提出自己的看法；同意他人的观点；针对别人的观点，提出不同的意见；以设问的形式，提出自己的看法。
2．对出席者一视同仁，不分上下
对出席会议的其他与会者应该一视同仁，不要因为你与他的私人问题，就将他所提的意见一概否决。
开会的目的在于集思广益、共同解决问题，而不是制造问题，因此，与会者要彼此尊重，公私分明，绝对不要存有个人私心，要对出席者一视同仁，不分上下，这样才能达到开会的目的。
3．不受利害及感情影响
除了要明确自己的责任以外，保持一个良好的心态对与会者来说也同样重要。
所谓良好的心态，主要就是开放的心态。
以开放的心态参加会议，就会减少一些抱怨和摩擦，收获就会增多。
反之，如果带着抵触情绪来参加会议，那么，参加会议就会成为一种痛苦。
所以，参加会议要不受利害及感情影响。
4．对事不对人，不因个人喜好而区别对待他人
参加会议还要做到对事不对人，要能容纳其他与会者的意见，而且要认真考虑他人的意见。
这就需要与会者有一个宽广的胸怀，时时抱着这样的信念：
参加的会议必然对我有用；即使会议比较烦人，但既来之，则安之；不要把对某人的好恶带入会议讨论中来；在会上应做到就事论事，不要牵扯其他；适当的发表自己的观点。
5．服从众人决议
开会时，如果大家一致表决通过了某项决议，在一般情况下，即使你还有反对意见，也只能私下保留，在会议中一定要服从众人的决议。
会议强调的正是集体的力量，奉行的是少数服从多数的原则，这一点每位与会者都要谨记于心。
6．通力合作以期在短时间内完成工作
当你的意见不被采纳时，千万不要意气用事，不要抱着“反正我的意见你们都不采纳，随你们吧！
”的心态。
这种做法非但不利于会议的顺利进行，而且也不利于你的个人发展。
通力合作，以期在短时间之内圆满完成工作，这是会议的一个精髓所在，所以，当你的意见被否定时，你要多检讨自身，主动向大家靠拢，探讨一下自己意见的缺失在哪里，这样才能和大家一起尽快尽好的完成工作。
出席者应遵守的礼节
与会者礼节
1．尊重会议的整体功能
出席者应该尊重会议的整体功能。
在会议中，任何有关的问题都可以当众提出，但是最好不要论及与会议议程无关的话题。
因为这些话题的出现会误导会议的方向，影响会议的正常进行，可能还会导致会议的决议无法按时达成。
另外，还要切记会议是沟通和交流的场所，是求同存异的场所，如果出现了不文明的行为，对参与会议的每个人来说都是羞耻之事，应该极力避免。
2．遵守会议规定
开会时无论是发言还是其他行动都要严格遵守会议规定。
比如，会议还没有进行到第二项议程的讨论，你就不可以擅自举手提出：
“我觉得第二条怎么怎么样”，这种行为明显违背了会议议程的规定。
所谓欲速则不达，其实按照顺序行事的效率是最高的，这样可以在最短的时间内解决问题。
所以，一定要认真遵守会议的规定。
3．出席者彼此尊重
出席者要相互尊重，不要在会议进行中看会议以外的资料，更不可以将自己工作内没完成的部分拿到会议中继续进行。
要保证在你的桌面上只能有与议程有关的参考资料，其他的都不应该带进去，这是对其他与会者的一种尊重。
4．关掉所有通讯器材
在参加会议时，要关掉所有的通讯器材。
可以带电脑进入会议室，但是电脑中的内容必须要跟会议有关，绝对不允许带电脑进去上网聊天或是打游戏。
试想如果所有与会者的手机都开着，凡是用电脑的人都在打游戏聊天，会议的严肃性何存？
会议本身的意义何在？
主席的威严何在？
5．发言要征询主席许可
开会发言是与会者的义务之一，但是在履行这项义务时要注意按章行事。
当你需要发言时，请你举手示意，先征询会议主席的许可然后再进行发言。
会议主席是会议的主持和管理者，整个会议的议程均在他的调控之中，充分尊重会议主席，先与其做好沟通，非常有利于会议的顺利进行。
6．不随便离席走动或打电话
所谓既来之则安之，一旦会议正式开始，与会者就不能随便离席，即使你对会议的议题毫无兴趣，也要耐着性子认真开会。
在会议中随便离席走动或打电话，很容易扰乱会场的秩序，也会分散会议主席的注意力，所以，这些行为是严格禁止的。
认真参与会议，不乱走乱动是与会者素质的一种体现，它可以充分反映出与会者对会议以及其他与会者的尊重。
7．不要随便打断别人讲话
一些与会者在没有理解发言者意思或者不等发言者说完一个问题，就频频提出问题，打断别人的讲话。
这种行为经常会将发言人和会议主席置于十分尴尬的境地。
一方面，出于礼貌和碍于情面，发言人不得不中断谈话，回答这些直率的提问，有时还得再一次重复自己的观点；另一方面，这样的作法会将会议拖入不断重复的陷阱而使会议的目标无法完成。
克服频频发问的倾向很简单，一方面要注意倾听，不要由于自己的原因而造成听不清发言，另一方面即使有不太清楚的地方，可以先记录下来以便会下了解，或者抓住重点在发言者的讲话告一段落时再进行提问。
主席职责
1．协调气氛
主席的角色是“群体中的一位”与领导的双重结合，每一位会议主席对此都要有明确的认识。
在会议中，要保证每个与会者都能达到最好的发挥，当出现由于某些原因造成部分与会者对议题讨论情绪冷淡的情况时，会议主席就要及时采取措施，激励与会者，使会议气氛活跃起来。
2．引导会议方向
主席的职责之一，就是在讨论有了离题的倾向，尤其是发言者意见太偏激时，能够引导大家的情绪趋于冷静，以寻找契机尽早纠正偏差，争取让与会人员和发言者本人都能愉快的接受。
多数会议都存在离题现象，对于这个常见的问题，会议主席应当有一定的处理经验和方法。
及时、有效的处理，可以为会议节省大量的时间和与会者的精力。
3．化解冲突
与会者本身若能自行化解意见冲突，则创造高效率的会议就不会是一件难事。
必要的话，主席应公开处理互相冲突的意见，但要极力避免引起与会者间的对立。
主席在化解冲突前，应该对持相反意见的两方分别有清楚的了解，并提出折中方案应对。
4．有效结束会议
结束会议的一般步骤包括：
判断结束会议时机、简短的报告此次会议的决定、宣布会议结束、向与会者再次表示感谢和与会者的退场安排。
很显然，已经得出决议，完成预定目标的会议可以结束了。
对于还没有得出决议的会议，可以参照当时的情况判断；在宣布会议结束前，需要将此次会议的决定简短的向所有与会者进行报告，以表现这个会议决定是公开透明的；会议结束时，会议主席应向全体与会者表示感谢；如果与会者人数较多，就需要对与会者的退场次序进行安排。
【自检】
根据你参与会议的经验，如果你在开会时遇到了以下的情况，你认为应该如何应对才是正确的行为？
1．一提出观点就遭到了别人的反对。
□立即反驳□不予理睬
□有礼貌的提醒他让自己把话说完□请求主席维持会场秩序
2．别人反对自己的观点时，有人身攻击的语句。
□反唇相讥□不予理睬
□提醒他注意礼貌□继续就议
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