采购管理制度及采购流程三篇doc.docx

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采购管理制度及采购流程三篇doc

采购管理制度及采购流程三篇

第1条

　　采购管理系统和采购流程1、旨在规范公司的采购流程，提高采购效率，从而为生产的顺利进行提供保障，最大限度地降低企业成本，为企业带来更大的财务支持。

　　2、适用范围为加强采购管理，提高采购效率，特制定本制度。

　　所有采购人员和相关人员都应在此系统的基础上工作。

（2）基本流程采购需求查找供应商查询、价格比较、谈判采购谈判合同签订交货验收质量检验入库计划对账财务结算（3）采购流程图查找供应商审批流程查询价格比较谈判采购谈判签订采购合同付款审批流程采购订单交货验收计划对账财务结算验收不合格入库退货、置换采购需求4、系统细则

（1）采购需求请求

　　1、采购需求定义是指一个部门根据生产经营需要确定一个或多个项目，并按规定格式填写，然后按照既定流程申请获取这些项目的过程。

　　2、采购需求流程如图3所示、请购单要素一份完整的请购单应包括请购以下要素的部门。

　　需求部门应按照公司规定的申请单格式填写采购申请单的数据，认真详细、清楚（关键要素见细则）。

　　填写完毕后，填写人应签字确认。

　　填写申请表的部门——采购部——总经理应由需求部经理（负责人）审核，并审核确认申请采购项目的用途、数量、规格，签字后提交上级主管领导。

　　经总经理签字批准后，交采购部采购。

　　采购部收到签字批准的采购申请后，应检查申请内容，并与需求部确认采购货物的规格、数量、到货日期。

　　订单数量的最终确认将根据库存、在途采购等进行。

　　确认后，进入采购阶段。

　　请购买物品；

　　征用的目的；

　　要购买的项目的名称；

　　请求的项目数；

　　拟采购物品的规格；

　　请购买样品、图纸或技术数据等。

　　请询问购物所需的时间。

　　请注意，如果你有任何特殊需要。

　　填写申请表的人；

　　申购部门负责人；

　　申请的审核人；

　　财务审计师。

　　公司总经理。

　　4、请购单及其提交规定请购单应按照要素、清除完成，并经公司领导审核批准后提交给采购部。

　　采购部在提交请购单时应要求采购部签收，采购部应制作备份。

　　如果涉及的项目类型太多、数量，可以附件列表的形式提交，列表的电子文档也必须一起提交。

　　如果公司生产、急需物资，且公司领导不在，可通过电话、邮件或其他形式请示，获得同意后上报采购部，经签字确认后补充。

　　如果产品是从单一来源或指定的制造商和品牌购买的，应用部门必须做出书面解释。

　　请购单使用公司规定的统一格式。

请购部门所做的任何变更或补充，需经公司领导书面签字后提交给采购部。

　　5、公司物资请购部门公司生产经营所需原材料、生产设备、生产部门提交的配件及其他物品。

　　设备维护、维护所需备件、维护工具及其他项目由生产部提交。

　　公司生活及办公用品、固定资产或其他生活及办公用品由行政部提交。

　　公司各部门的特殊材料由各部门提交。

　　6、请购单的采购部在收到请购单时，应检查请购单是否按要求填写完整、清除，以及请购单是否已得到公司领导的批准。

　　当收到请购单时，原则是”无计划，无采购、名称，规格等。

不完整、清楚、不采购、不完整的图纸和技术数据，不采购、不采购库存积压的材料。

　　联系仓库管理人员检查采购物资是否有库存，并查看采购账户，查看在途采购物资是否符合采购申请。

　　对于不符合规定而被撤回的采购物资，应及时通知申请采购的部门。

　　7、请购单工作分工对于已核实的请购单，采购部根据分工和工作职责进行分工。

　　应优先考虑紧急采购项目。

　　如果不能按照申请部门的需求日期完成采购，应通知申请部门。

　　在购买重要项目之前，应咨询公司相关领导的意见。

　　8、采购周期规定根据采购货物数量、特性、区域指定相应的采购周期。

　　采购部应按公司规定的时间提前办理请购单的审批手续，以便采购部按时完成采购。

　　如果采购部未能按时完成采购任务，应向公司领导说明原因。

　　紧急采购时，应报告公司领导采取快速优先采购策略。

（2）询价及其规定请仔细审核请购单名称、规格、数量、名称，了解其技术要求，遇到问题及时与请购部门沟通。

　　属于同一类型或具有相似属性的产品应分类、并集中包装和购买。

　　应优先考虑紧急请购单。

　　所有采购项目必须直接向制造商或供应商询价，原则上不应通过其代理或各种中介组织进行询价。

　　对于申购部门所需的材料或设备，如果质量相同且成本较低，可以推荐采购备选方案。

　　一旦采购部门推荐的可替代产品被选中，他们将在绩效评估中获得额外的分数。

　　对于申购部门要求的物项，采购人员在采购过程中应发现有新产品可以替代采购的物项，如果没有与申购部门沟通，采购部门也应负责。

　　采购部向用户部门提出修改建议。

一旦被选中，用户部门将获得额外的绩效评估分数，用户部门将获得相应的扣减。

　　如果重要材料、项目或单次采购预计采购量较大，在询价前应向公司相关领导汇报公司拟报价或投标单位的基本情况，并在询价或发布招标文件前提交公司领导审批。

　　对于相同规格和技术要求的不同品牌，应进行询价。

　　除了固定资产，根据单次采购的金额，选择供应商询价、供应商参与价格比较或招标采购的供应商数量也应该不同。

　　如果金额较大，公司相关领导将参与监督。

　　被邀请进行比价采购或招标采购的单位应具备一定的资质和实力，有能力提供或完成公司要求的材料和项目。

　　比价采购或招标采购应按照公司规定的格式或完整的招标文件格式进行。

　　询价过程中遇到的特殊情况应以书面形式向公司领导请示。

　　（3）价格比较、价格谈判，以确认供应商的供应能力、交货时间和产品或服务质量。

　　对于合格供应商的价格水平，市场分析显示其他厂商的价格是否最低，报价的综合情况更加突出。

　　在收到供应商的首次报价或开标后，供应商应向公司领导汇报情况，并设定谈判目标或理想的投标价格。

　　重要项目应通过某些方法对目标单位的实力和资质进行验证和审查，如通过现场检查了解供应商在各个方面的实力。

　　参照目标或理想中标价格，与拟合作单位或拟中标单位进一步协商价格和条件。

　　（四）比价、议价结果汇总比价、议价汇总在汇总前上报公司相关领导，经同意后方可汇总。

　　价格比较、价格谈判结果汇总应按照规定格式、工期、付款方式和其他价格条件、列出待选单位和选择原因，并按一定顺序逐一审核。

　　如果比价、谈判结果未通过公司领导审核，则应进行修改或重新处理。

　　（5）合同的签订及其条款

（1）合同文本中包含的要素合同名称、编号、签订时间、签订地点。

　　采购货物名称、规格、数量、单价、总价和合同总金额，清单、技术文件和确认文件是合同不可分割的组成部分。

　　包装要求、备件包装和运输要求。

　　合同总价应含税，包括交付给公司的总价，并应注明特殊情况。

　　付款方式。

　　交货日期。

　　质量保证期。

　　质量要求和规格。

　　违约责任和解决争议的方法。

　　双方的公司信息。

　　其他协议。

（2）如果合同的签订及其条款涉及技术问题和公司机密，注意保密责任。

　　起草合同条款时，必须将所有风险降至最低。

　　如果订购的货物数量大且价值大或难以计数，制造商必须派代表协助计数。

　　保修期必须明确规定何时开始，并应要求制造商尽可能延长保修期。

　　指定提供发票的时间和要求。

　　对于不同的合同，同意不同的付款方式。

例如，对于设备合同，付款金额、付款时间和付款条件应按预付款、验收付款、调试服务付款、质量保证金的顺序指定。

　　与首次合作单位合作时，应少付或不付预付款。

　　违约责任必须详细、具体。

　　在价格比较汇总相关表格的检查和签署完成后，才能进行合同的签署。

　　签订合同前，应当按照规定的格式对合同初稿进行审查。

　　合同旅游审批通过后，由公司领导签署合同并加盖公司合同章后生效。

　　所有签订的合同应及时提交给财务部。

　　（6）付款和合同执行

（1）付款过程中采购的货物经检验入库后，采购经理应按照与供应商签订的期限检查采购账户。

　　准备审查和报告各种基金的材料。

　　采购员对帐采购部批准副总裁/财务部经理付款应由采购部经理批准、审核。

　　签字确认并向上级领导汇报。

　　由主管生产的副总裁或总经理签字批准。

　　财务部已核实提交的表格、材料无误，各级领导签字同意。

　　财务部执行付款。

（2）支付规定所有已签署的合同应按照公司财务报销流程和资本支出审批流程的相关规定进行支付。

　　按计划付款的采购项目在付款前必须通过质量检验。

　　根据公司规定和合同协议符合付款条件的合同，付款时应根据财务部门的要求填写相关资金支出、付款的审批表，并在旅游结束后提交给财务部门。

　　财务部在收到付款审批表后3天内付款，以免影响合同的执行和供货周期。

如因特殊情况造成延期付款，财务部应及时通知采购部并向公司领导汇报。

　　（3）采购部负责人负责跟踪已签订合同的执行情况，采购部负责人进行监督。

如有问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知采购部和公司领导。

　　在签订的合同执行过程中，合作单位应及时掌握合同义务和责任的履行情况，跟踪督促合作单位确保质量和数量，按时履行合同。

　　在合同履行过程中，应严格按照上述约定执行合同，如有未尽事宜，应及时协商签订补充合同。

　　（7）入库和退货验收

（1）验收过程中采购负责人应确定到货时间，提前通知质检部门做好检验准备，并通知仓储部门做好入库准备。

　　通知验收到货并接受入库手续。

货物收到后，质检部门进行质量验收。

采购经理和仓库经理应接受货物数量、规格。

如果数量太大，供应商应协调安排专人协助现场验收。

　　货物通过检验并办理入库手续。

　　仓储人员处理仓储文件并提交给财务部进行成本核算。

　　货物被入库。

　　根据货物的特点，安排好存放位置，并妥善保管。

（2）如果检验供应单位已履行合同，采购部应及时通知质检部验收。

　　不同类型物品的验收标准按公司质检部门的相关规定执行。

　　质检部接到采购部的检验通知后，应及时进行质量检验，并出具质量检验结果证明。

质量检验部门应对质量检验不延误生产部门使用或不能入库的情况负主要责任。

　　公司生活和办公使用的材料不在公司质检部门的质检范围内。

　　（3）仓储公司、设备的所有生产材料应在入库前通过质检部门的检验或验收。

　　采购货物到达公司后，采购部应及时通知采购部，采购部应及时安排卸货和搬运。

　　如果质检部门未能及时接收货物，仓库应在收到交货单后接收货物作为临时材料，并妥善保管。

　　质量检验部门验收合格的产品仓库应及时入库，并及时出具入库清单。

　　根据公司规定，通过质量检验的固定资产和服务将不入库。

　　（4）退货、质检部门验收不合格品的换货，采购经理应配合供应商处理退货、换货。

　　应对不合格品的名称、规格、原因进行分类和标识，并建立不合格采购品清单，作为供应商管理评价的依据。

　　如果退货、换货导致到货时间延长，应及时通知采购部。

　　如有紧急需要，可根据具体情况做其他准备。

　　第二部分采购管理系统、流程1。

目的是规范公司的物资采购流程，降低采购成本，提高采购效率。

　　2.适用范围适用于公司的采购管理。

　　3.责任3.1公司的采购职能由供应部门具体承担。

根据生产计划及时安排采购计划（书面形式）。

财务部负责过程控制和监督。

　　3.2供应部负责生产材料、固定资产（机械、设备及其他生产设备）的采购以及材料的采购和运输；

　　3.3财务部负责采购办公用品和固定资产（建筑、非生产性电子设备、运输设备）；

　　4.采购流程图采购计划→采购申请→部门经理（总经理）批准→供应部（库存验证）→询价采购订单→下合同（部门经理批准、财务部批准）→到货→收货（材料收据或收据）发票单据完成验收→供应部经理批准→财务经理批准→部门经理（总经理）批准→出纳付款→供应商（报销）5.内容5.1采购分类5.1.1生产材料采购包括生产原材料、辅助材料、外购（外购）件、五金配件、劳保用品、低值易耗品等。

5.1.2办公用品采购包括办公耗材、电脑及配件、其他零星材料、培训材料、书籍等。

.5.1.3固定资产采购包括机械设备、房屋、大型资产5.1.4物资采购包括材料进口

　　5.2职能集中供应部和财务部可以委托特定的职能部门和专业人员负责特定的专业采购。

　　具体经办职能部门和经办人员向集中供应部门报告采购情况，共同办理验收、入库和付款手续。

　　5.3采购程序5.3.1一般情况下，每个月25日，各部门汇总审批下月计划所需的材料采购申请（模具材料采购将与模具生产计划一起及时制定），并上报集中采购职能部门。

　　采购申请必须由部门经理签字确认，采购申请人、，金额较大的必须报总经理批准。

　　5.3.2采购申请一式两份（一份存根、一份财务副本）。

　　申请采购时，申请人应将财务移交给集中采购职能部门（供应部门）。

　　购买请购单时，财务将附在原始发票上。

　　5.3.3对于模具制造中使用的特殊材料，申请部门申请采购时应附上详细说明，如模具名称、模具编号、材料规格、要求、数量等。

　　供应部根据请购单上的项目进行查询（供应商和供应价格，不少于三个）、定价、签订合同、下采购订单。

　　5.3.4采购材料交付后，质量控制部和采购申请部应检查并接受材料数量、质量、规格等。

　　验收合格后，办理相应的验收入库手续。

　　5.4付款申请流程5.4.1材料验收确认完成后，采购经理审核无误后，签字确认“发票”、“收据”、“供应商交货收据”、“采购申请财务关联”、“采购订单或合同”、“付款申请”，经集中采购职能部门经理签字确认后，提交财务审核。

　　财务审计确认后，报总经理批准。

　　总经理批准完成后，财务部将按合同或协议付款。

　　5.5每月25日是公司的关闭日。

　　各采购职能部门汇总并向财务部报告当月的采购情况。

总经理办公室应编制并接收办公用品和电脑耗材、0+0+月报表，经汇总部门汇总后上报财务部。

　　供应部门、市场营销部根据实际发生情况汇总当月运输费用，并以报表形式上报财务部。

　　5.6对于长期固定采购项目，付款期限应与供应商商定（每月结算30天、60天或90天）。

付款方式为转账（1000元以上）。

　　附件是采购流程的详细指南。

　　1、供应商应提供尽可能详细的资本、营业执照、产品、生产规模、信用证明及其他相关报告。

　　信息越详细越好。

　　2、买方将对供应商提供的信息进行详细分类，将这些客户分为哪类客户，并对是否值得支持进行内部分析、以及资金是否值得确认。

　　3、买方检查供应商的工厂。

　　检查工厂的规模是否与他们提供的基本信息一致。

　　如果有不一致之处，将不考虑合作。

　　4、买方向供应商提出样品需求。

　　查看样本大小、规格和其他参数是否满足要求。

　　5、买方应通过技术分析，并有检验部门的分析结果。

　　检验包括价格、质量和其他符合性要求。

　　6、如果符合要求，买方将向供应商发出审查通知。

　　符合要求的供应商可以进入买方的供应链。

　　对于最好的供应商，他们必须首先进入买方的供应链，然后才有资格提供产品和服务。

　　7、买方和供应商进行初步商业谈判。

正常的谈判时间是三个月。

　　8、双方签订合同。

　　9、供应商开始向买家提供小批量产品。

　　10、买方审查供应商的小批量产品。

　　所有小批量产品都必须经过严格的实验检验。

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　　1、如果一小批产品通过检查，供应商将被添加到买方的产品目录中。

　　12、供应商加入买方的产品目录。

每个目录都需要单独审查，每个地方都需要再次审查。

整个过程需要半年时间。

　　信用问题是最重要的问题。

在这个过程中不能有错误，信用问题也不允许有问题。

　　在上述12个环节成功通过后，您就可以成为该买方的供应商，并进入其全球供应链。

　　要求极其苛刻。

如果任何一个环节有任何错误，所有的成就都有可能被浪费掉。

　　第三条为规范采购流程，提高采购效率，特制定本制度。

　　2、适用范围适用于公司的采购管理。

　　三、内容

　　1、总则为加强采购管理，提高采购效率，特制定本制度。

　　所有采购人员和相关人员都应在此系统的基础上工作。

　　2、采购基本流程采购需求-采购计划-寻找供应商-询价、价格比较、谈判-采购谈判-合同签订（确定付款条件、配送方式、售后服务）-交货验收（仓储管理）-质量检验（不合格退货）-仓储-计划对账-财务结算采购流程图如下图所示采购计划审核寻找供应商采购产品部门主管寻求价格、价格比较、谈判采购谈判合同签订、交货验收、验收、订单建立、供应商信息、采购需求验收、不合格退货、一般财务部确认、付款条件和计划对账、仓储、财务结算、总经理/财务总监批准1）采购计划采购员应根据请购单和公司销售计划制定采购计划。

　　2）供应商的选择以及供应商的选择和评估通常根据运行条件、供应能力、质量能力等进行评估。

，并在质量、发货、价格、逾期率、合作等方面定期进行综合评分。

　　3）询价、价格比较、价格谈判。

　　4）合同签订买卖双方经过询价、报价、谈判、价格比较等过程。

最后，合同在双方签署相关协议时成立。

　　采购合同的签订将根据采购货物的要求、供应商的情况、企业自身的管理要求、采购政策等要求而有所不同。

　　与财务部核实确定付款条件、发货方式、售后服务等。

　　5）接受交货的买方必须确保货物类型、数量、质量、交货日期是正确的。

　　以买方的决定和合同作为验收资料。

　　6）质检货物质量检验合格后，方可入库。

如果货物不合格，应安排补救措施和退货。

　　7）财务结算商品入库后，财务结算3、申请商品采购流程图1）销售部提出采购需求，2）采购部制定采购计划，采购部负责人向总经理报告、进行财务审批；

　　3）批准通过后，采购主管将下订单。

　　采购部审批（带合同）采购部审批（不带合同）总经理/财务审批销售部提出需求采购订单1）4、申请付款流程图1）采购货物入库后，制定付款计划2）计划主管根据供应商的会计期间检查成本金额与付款金额是否一致，找出不一致的原因，调整成本金额，直到与付款金额一致后再付款；

　　3）采购部批准应付款项4）总经理批准付款采购部批准总经理/财务部批准采购员对帐财务部付款5、到货验收流程1）仓库根据供应商的送货单验收产品后出具入库单，检查入库单金额与送货单金额是否一致，若一致则审核，并将不一致情况上报采购部审核。

采购部当天给予回复6、促销流程1）在周会上确定促销计划2）确定产品信息，包括价格、供应、促销执行时间3）向总经理报告申请促销采购资金4）执行采购订单和促销执行方法5）将促销结果报告给下周例会，并报告成本核算审核入库单、入库入库单、入库检验促销计划。

订单执行商店配送7、退货流程1）商店填写退货申请单，说明原因2）采购部根据供应商合同和合作情况，审核退货申请3）审核并批准可退货仓库，仓库将每周由供应商发出退货订单4）如果供应商不能退货，则报告损失。

报告的损失率不得超过0.5。

商店退货申请表采购部审核仓库并同意供应商不同意商店退货订单报告损失4、采购管理系统1。

建立供应商数据管理（表）簿和售后服务管理表。

　　2建立、全价比较系统，确保采购产品的质量和低价。

　　3每月月底，汇总当月付款、欠款、票据欠款、汇总，并提出下月付款计划。

　　4签订采购合同后，我们应该充分了解交货情况。

如果我们不能及时供货，我们应该提前两天通知申购部门或申购人原因。

　　所有货物应拆包验收。

如果发现任何问题，及时联系供应商，尽快解决。

　　6验收合格后，一个工作日内办理入库手续。

　　5、采购部职责1.制定和完善采购制度和采购流程

（1）根据公司的长远规划，制定采购部的工作方针和目标；

（2）负责制定采购政策、策略、体系和采购工作流程及方法，确保实施；

　　2.制定并实施采购计划

（1）根据公司的扩张规模和年度经营目标，制定有效的采购目标和采购计划；

（2）审查采购要求，统筹规划和确定采购内容，制定采购计划；

　　（3）组织实施市场调研、来预测和跟踪公司的采购需求，熟悉各种产品的供应渠道和市场变化，并据此编制采购预算和采购计划；

　　（4）根据采购管理程序，负责采购项目、合同签订的谈判，并检查合同的执行和执行情况；

　　（6）监督检查仓库验收、入库、入库和管理，确保购销质量；

　　3.采购成本预算和控制

（1）编制月度和周采购预算，实施采购的预防和过程控制，有效降低成本；

（2）采购价格审核、预算、报价，实现有效的成本控制；

　　（4）管理采购合同履行过程、监督检查，并及时支付相关资金；

　　4.选择和管理供应商

（1）根据公司的销售需求，选择价格合理的供应商、可靠的产品质量、良好的信誉、良好的服务质量，建立长期战略联盟；

（2）建立供应商信用、业绩、售后服务能力和市场价格状况及趋势的综合评价体系；

　　（3）不断开发新的供应渠道和供应商，加强对新老客户的拜访和调查；

　　（4）制定供应商管理措施，加强对供应商的管理、考核，确保供应商提供的产品的卓越性；

　　采购部主管的职责

　　1、直销供应商的引进和维护2、采购部的日常管理，主要包括

（1）部门工作安排（日、周、月）

（2）供应商谈判，（3）相关流程的制定和调整，（4）突发事件的处理3、订单评审。

参见安全库存4、应付管理控制5、库存金额和消耗管理控制6、周悦采购需求的审核和调整以及计划6、与其他部门的协调7、库存调拨需求的统计和采购计划的制定8、日常订单的制定和跟进9、退货处理10、库存调拨供应商的谈判、引入和维护1

　　1、制定和实施库存商品促销计划12、批发毛利和毛利周、月结单7、损坏率周、月结单；

　　8、不动商品率月报表（不动商品30天）9、缺货率汇总日反馈报表（公司标准比率不能超过20）；

　　采购主管的职责（负责系统和直接分配）

　　1、系统信息更新2、仓库库存控制3、数据整理（供应商合同，报价、资格、价格调整备案、促销政策）4、直销供应商沟通与维护5、直销供应商促销政策制定与实施6、库存情况周、月报表7、供应商应付款统计、结算与协调8、直销供应商应收款与应付款统计、结算与监控9、相关表制作与归档