浅论企业秘书的基本素质论文.docx

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浅论企业秘书的基本素质论文

黑龙江技术学院

毕业设计（论文）

论文题目：

浅论企业秘书的基本素质

学生：

李云

指导教师：

李莉

专业：

文秘（速录）

2014年5月

目录

摘要1

关键词1

1优良的思想政治素质2

1.1坚定的政治立场和政治态度2

1.2较高的遵守纪律的自觉性2

1.3热爱祖国，热爱中国共产党2

2良好的职业道德2

2.1工作积极，求真务实2

2.2团结合作，忠于职守3

2.3乐于吃苦，甘居幕后3

3扎实的业务素质3

3.1理论知识3

3.2实践经验3

3.3办事能力3

4健康的心理素质4

4.1辅助意识5

4.2自我意识5

4.3创新意识5

5结论6

6参考文献7

7致谢8

浅论企业秘书的基本素质

摘要：

随着改革开放的不断深入和经济的快速发展，企业对秘书的需求越来越多，对秘书的素质也有了更高的要求。

要想成为一名优秀的企业秘书，必须具备过硬的政治思想素质、优良的职业道德素质、扎实的知识能力和健康的心理素质。

关键词：

企业秘书；思想政治素质；职业道德；心理素质；业务素质

浅论企业秘书的基本素质

随着改革开放的不断深入和现代企业经济的快速发展，各企业间的相互竞争日趋激烈，而企业秘书作为企业秘书工作的主体，其职业素养状况直接决定着企业秘书工作的水平，并对企业的决策运作有一定的影响。

从当前市场上的人力资源供求分析情况看，一方面，大量的秘术人员由于经验缺乏，仅能单一以及对现代企业秘书工作认识和执行上的局限，无法满足企业运作的需求；另一方面市场对高素质的企业秘书需求极为迫切。

这对我们学校文秘专业的学生来说，既是机遇又是挑战。

因而，应该具备什么样的素质才符合现代企业制度改革的要求？

这是一个值得我们深思和研究的问题。

下面就针对这一问题提出些探索性意见。

1优良的思想政治素质

1.1坚定的政治立场和政治态度

履行参谋辅助职能的相关秘书人员,其政治态度必须与领导者实际上是必须与党和国家的政治方向保持一致,这是相关秘书能够称职、产生端正的参谋动机、把准正确的参谋方向、进行积极有效的参谋辅助的最重要的素质条件.能否坚持正确的政治立场,对于秘书人员来说是十分重要的。

1.2较高的遵守纪律的自觉性

就秘书人员而言，纪律是推动一切工作正常运转的根本。

由于秘书人员贴近领导，辅助领导工作，所以必须高度自觉的严格要求和约束自己，把自己置于组织合群中的监督之下。

1.3热爱祖国，热爱中国共产党

这是每个中华人民共和国公民最基本的人生准则和道德规范，也是秘书人员最基本的行为准则。

努力学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、江泽民总书记“三个代表”重要论述，以及党的方针、路线、政策，不断提高理论和政策水平。

2良好的职业道德

2.1工作积极，求真务实

服务领导是秘书工作的基本职能。

市场经济瞬息万变，令人难以把握，秘书人员要强化主动服务，及时把握经济运行和社会发展变化情况。

一要认真为领导决策服好务，做到知情早、晓事快、见事深、谋事准，坚持换位思考，多角度、全方位看问题；二要认真为基层群众服务，转变作风，走出机关，深入基层，听取呼声，做到下情上达，上情下传，互相沟通；三要讲求效率，求真务实。

工作要雷厉风行、讲求时效，这种工作作风是我们党一直都在提倡的优良传统。

小丽大学毕业就进入了厦门玻璃公司，做了经理秘书。

刚开始对公司业务不熟悉，同事们都积极的帮助她，她在公司里感觉到了家的温暖。

业务熟练以后，大家有什么困难她都积极帮助。

领导交代的事都能在规定的时间之内做好，因此受到了领导的表扬。

一日整理文件时她发现，有一份很重要的文件，经理把数据输入错了。

她觉得，应该和经理说，但又害怕经理生气，她在心里做了反复的挣扎。

她心想：

“如果我把这件事和经理说了，扫了经理的面子，经理一定很生气，下个月的晋级有可能就泡汤了,如果不说，就有为我做秘书工作的职责。

”最后小丽决定指出经理的误差。

小丽到了经理办公室把情况说了，经理让她先出去工作。

她此时心里很忐忑。

月底，小丽升职了，对此她感觉很意外，这时内线电话响了。

“小丽，你到我办公室来一趟。

”经理把她叫到办公室对她说：

“我需要的是一个工作积极，求真务实的秘书，即使是老板出现错也应该及时指出，这点你做的很好，继续努力好好工作。

”

2.2团结合作，忠于职守

秘书工作任务重，涉及面广，有些工作往往分解成若干道程序，需要一批人合作来完成，工作程序环环衔接。

因此，秘书人员既要有团结合作的精神，与各个方面人员搞好团结，做到相互配合，步调一致，又要忠于职守，爱岗敬业，在工作中发挥积极性、主动性、创造性。

2.3乐于吃苦，甘居幕后

秘书工作的辅助性特征，决定了秘书人员参谋成果的潜隐性，同时，又决定了秘书参谋辅助工作更见被动辛劳、负重清苦，重压重负下重要的辛劳价值，与注定要无闻无显的价值形态形成明显反差。

正确理解这一反差，树立无私奉献的价值观念是秘书人员做好参谋辅助工作所必须具备的基本思想素质。

秘书小王因为工作出色，被分公司的李经理看中，调到经理办公室当秘书，王秘书干得倒也有声有色。

这些天王秘书很兴奋，因为几天后总公司的张副总经理要来他们分公司视察工作。

由于他工作出色，人又机灵，李经理点名让他陪同一起向张副总经理汇报工作。

王秘书心想机会来了，他要精心准备一番，一定要在副总经理面前好好表现一把，不光让李经理脸上有光，说不定借此以后还可以调到总公司工作。

所以，在张副总经理视察其间，王秘书总是抢着介绍公司某些具体情况，侃侃而谈，娓娓道来，从现状到未来发展趋势、从具体工作到宏观评价无一遗漏。

对自己了解得不太准确的情况，也能灵机一动，迅速做出汇报。

对张副总经理给公司布置的任务，王秘书也毫不犹豫地承诺下来。

视察结束后，王秘书还给张副总经理留了名片，表示今后张副总要办什么事，无论公私，都可以直接找自己。

送走张副总经理以后，王秘书对自己的表现有些沾沾自喜，可是，他发现李经理的脸色有些不对头，并没有表扬他，只说了一句：

“辛苦了”。

过了几天，王秘书被调到销售科当业务员去了。

王秘书的结果给了我们深深的警示，作为一名秘书人员一定要甘居幕后，要有一种无私奉献的精神。

3扎实的业务素质

3.1理论知识

必须认识到理论学习的重要性，一方面要熟练就掌握基础知识科学文化知识、计算机运用技能、秘书专业知识、秘书所在部门的业务知识、行业管理知识以及对业务工作有帮助的其它知识。

另一方面也注意收集新的信息，关注行业领域的新的发展动态。

3.2实践经验

秘书是领导的助手，接触的工作面广，，便于秘书人员积累经验。

一个有素质的秘书人员要注意总结工作中好的经验，尽量避免走弯路，要经常进行经验交流，要多向有经验的人学习。

3.3办事能力

秘书工作繁杂、琐碎、多变，这就要求我们必须具备较高的办事能力，无论是办案，办会，还是处理日常事务，都要注意锻炼自己的办事能力，提高办事效率并应掌握一定的社会交往技能。

3.3.1管理能力

秘书要为领导出主意、当参谋、搞好工作服务，就要具有较强的管理能力。

秘书要充分利用自己接触全面工作机会较多的有利条件，自觉锻炼自己立足全局、综合分析的能力。

判断秘书人员管理能力的强弱，在于看他是否能够满足领导工作的客观需要，在对领导交办的事情的处理上，是否能够灵活、果断、雷厉风行、协调得力。

3.3.2协调能力

搞好协调是秘书部门的一项经常性工作。

秘书人员的协调能力是左右指在领导的交办下，积极主动地沟通信息，调节关系，统一步调，促进机关工作灵活运行，提高工作效率。

一是对上协调，树立全局意识。

要站得高，看得远，想得深。

二是横向协调，树立商量意识。

凡是由秘书部门主办的事情，在酝酿、处理、决策之前，都要注意及时与有关部门协商沟通。

三是对下协调，要树立服务意识。

在协调中要谦虚谨慎，摆正位置，搞好服务，出好主意。

杨洋总是在开会的时候，也就是大庭广众之时，众目睽睽之下，向他的老板提出自己完全相左的建议，即便是杨洋的同事，恐怕心理上也难以接受，更何况他的老板。

所以他被迫频繁调换工作，每次均无大的起色。

他总说的头儿又是和我‘犯相’没法对付。

杨洋的朋友问他‚你的老板都听你的，是不是就不‘犯相’了？

其实，只要杨洋稍微改变一下自己的方式，将自己的个性变得，弹性一些，就不会惹上这样不必要的麻烦。

3.3.3社交能力

现代秘书人员经常跟随领导参加一些社会活动或外出联系工作。

因而应具有较强的社会活动能力，善于待人接物，真正成为承上启下、协调、联系内外的行家。

提高这种素质，需要秘书人员不断锻炼自己的社交能力，掌握公关的技能，谙熟人际交往的知识。

小红进入一家公司，作了前台秘书。

年轻漂亮的小红意气风发，刚参加工作就想好好表现，得到公司的认可。

到单位上班后，整天笑容满面，礼貌热情，抢着接待客人，对公司的其他部门的同事也是问寒问暖，大家都夸奖她伶俐能干。

可她发现前台的其他四位老资格的同事对她很冷淡。

小红在上班过程中明显地感觉到资格老的赵姐对她的敌意很深，问她什么事都爱搭不理的，而另三位同事唯赵姐马首是瞻，对她也是冷冷淡淡。

刚开始，小红没有太在意，心想我做好自己的工作就行了。

后来发现这很困难。

因为她们前台接待的客人很多，工作头绪又多，她虽然受过培训，但毕竟新来乍到，还有很多业务不是很熟，公司的方方面面的情况还不是很清楚，需要同事们的指点和帮助，同时，前台工作的性质本来也需要大家的配合和协助。

认识到这一点，小红开始反省自己，是不是自己哪些方面做得不好，使得同事讨厌自己。

她决心改变做法，让同事喜欢自己。

所以，接下来的日子，小红经常为同事们打水、打饭，、跑腿，脏活、累活抢着干，天天赵姐长赵姐短，虚心向赵姐她们学习。

人力资源部经理过来问她：

“工作怎么样?

和同事们处得怎么样?

”小红也当着赵姐她们的面回答说：

“经理不用担心，赵姐她们经验丰富，经常教给我很多东西，也经常帮助我把工作做好。

”经理满意地走了。

慢慢地，小红发现赵姐她们对待她的态度变了，不再那么冷淡了。

小红坚持不懈，终于有一天，赵姐对她说：

“小红，今天跟我们一起吃饭吧。

近一段时间你也辛苦了，以后我们一起好好相处，把工作做好。

”

4健康的心理素质

秘书的心理素质是决定秘书活动和行为好坏的一个重要因素。

秘书工作的职业特点决定了秘书人员必须具备多方面的心理素质。

秘书心理素质的好坏，集中表现在秘书的角色意识上，角色意识对于秘书的工作具有指导意义。

秘书的角色意识是指秘书个体在社会实践中发展起来的，通过思维、语言为核心的心理活动，对所从事的职业的认识和评价。

秘书必须具备如下五个角色意识：

4.1辅助意识　　

辅助意识主要是指秘书人员应该认识到对领导的辅助功能，自觉地、心甘情愿地当好领导的参谋助手，演好领导的配角。

秘书活动无论从工作方法还是工作内容看，都表现出辅助管理的特性。

秘书人员只有具备了辅助意识，才能在领导的管理决策过程中，沿着领导工作的方向和目标，根据领导的决策意图，随时选择有效的方法和途径，为领导管理决策提供智力和体力服务，充分发挥秘书人员的参谋助手作用。

东北军阀张作霖没什么文化。

在一次给日本‚“友人”题词时，把“张作霖手墨”的‚“墨”字写成了黑，有人说，大帅，缺个土。

正当张作霖一脸窘像时，身边的一个秘书却大喝一声：

“混蛋，你懂什么？

”这叫‘寸土不让’大帅能轻而易举地将‚‘土拱手送给别人吗？

此人后来成了张作霖离不了的得力助手。

4.2自我意识

自我意识是人类特有的一种心理现象，是一个人自己对自己的评估和看法。

秘书的自我意识，即是秘书个体借助内部语言和思维，对自身状态和心理变化进行感知和控制的一种心理活动，包括三方面内容：

一是自我察觉，主要解决“我是一个什么样的人”、“我是怎样做的”问题；二是自称分析，主要解决“我这个人怎么样”、“我是否胜任工作”的问题；三是自称控制，主要解决“我应当一个怎样的人”、“目前我尚须作何努力”的问题。

自称意识对秘书角色的扮演是十分重要的，一些工作出色的秘书总是具有很强的自我意识。

4.3创新意识

当代新思想、新事物层出不穷，秘书人员一个重要的心理素质就是必须具备勇于进取和大胆创新的精神。

对秘书来说，创新意识就是要求他们打破旧观念，克服“领导咋说就咋办”的片面认识，充分发挥工作的积极性和创造性，不因循守旧，不墨守陈规，冲破旧框框，提出新见解，订立新章法，采取新行动，更好地发挥他们的主观能动性，实现自我价值。

结论

随着经济的发展，企业制度的不断完善，秘书工作也不可避免地要面对新的形势和新的制度带来的冲击。

现代社会角色的多样性和复杂性,社会主义市场经济的竟争性都促使秘书的角色职能由传统型向外向型，全能型转变。

面对企业转型，领导意识的更新和秘书工作的不断发展变化，要做好现代企业制度下的秘书工作，秘书工作都必须注重提高自身素质，重塑企业秘书形象，才能自如应对企业需要，市场需要和社会需要。

参考文献

[1]葛红岩主编.新编秘书实务.北京：

高等教育出版社，2007.

[2]方晓蓉、方国雄主编.秘书学（修订版）.北京：

高等教育出版社，2007.

[3]葛红岩主编.秘书实训.北京:

高等教育出版社，2008.

[4]陈合宜主编.《秘书学》.暨南大学出版社，2008.

致谢

本文是在李莉老师的悉心指导下完成的。

从毕业设计题目的选择、到选到课题的研究和论证，再到本毕业设计的编写、修改，每一步都有李老师的细心指导和认真的解析。

在老师的指导下，我在各方面都有所提高，老师以严谨求实，一丝不苟的治学态度和勤勉的工作态度深深感染了我，给我巨大的启迪，鼓舞和鞭策，并成为我人生路上值得学习的榜样。

使我的知识层次又有所提高。

同时感谢所有教育过我的专业老师，你们传授的专业知识是我不断成长的源泉也是完成本论文的基础。

也感谢我同一组的组员和班里的同学是你们在我遇到难题是帮我找到大量资料，解决难题。

再次真诚感谢所有帮助过我的老师同学。

通过这次毕业论文不仅提高了我独立思考问题解决问题的能力而且培养了我认真严谨，一丝不苟的学习态度。

由于经验匮乏，能力有限，论文中难免有许多考虑不周全的地方，希望各位老师多加指教。