项目一跟单岗位认知.docx

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项目一跟单岗位认知

项目一跟单岗位认知

本项目主要围绕何为外贸跟单员，外贸跟单员的工作性质，以及外贸跟单员的工作内容。

本项目的结构如图1-1所示。

图1-1本项目基本结构图

任务一：

外贸跟单员的工作性质

一、什么是外贸跟单员

外贸跟单员是指在进出口贸易中，在贸易合同签订后，依据合同和相关单证，对货物加工、装运、保险、报检、报关、结汇等部分或全部环节进行跟踪和监控，协助履行贸易合同的外贸从业人员，是外贸业务的基础性人才之一。

外贸跟单员与外贸跟单的主要区别见表1-1。

表1-1外贸跟单员与外贸跟单的主要区别

名称

区别

外贸跟单

外贸跟单中的“跟”是指跟进、跟随或跟踪，其“单”是进出口贸易合同或信用证项下的订单。

外贸跟单是外贸行业的一个细分的从业岗位，主要是围绕外贸订单，将国外的订单按质、按量、按时交到国外客户手中，是各部门之间业务沟通的桥梁。

外贸跟单员

外贸跟单员是指外贸企业或具有进出口经营权的生产企业中，从事寻找客户、合同磋商与签订、货物跟踪、单证制作等工作的专任从业人员。

也是协助本公司外贸业务员进行开拓国际市场、推销产品、协调生产和完成交货义务的业务助理。

无论是外贸公司的外贸跟单员，还是具有进出口经营权的生产企业的外贸跟单员，其基本的工作便是业务跟进，主要是进行货物进出口的业务跟进。

二、外贸跟单员的特点

外贸跟单员在外贸业务中参与整个环节的操作，与其他外贸工作岗位有着密不可分的关系，具有以下几方面特点：

（一）外贸跟单员在企业各部门中起协调作用

“跟单”是跟进、跟随、追踪订单，订单是流动的，它会流向企业生产、仓储、运输、销售、财务等部门，对此有人形象地将跟单员称为企业内部的“邮递员”或“邮差”。

跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪，即进行生产跟踪。

跟踪的要点是生产进度，货物报关，装运等。

因此，在小企业中，跟单员身兼数职，既是内勤员，又是生产计划员，物控员，还可能是采购员。

在大企业，则代表企业的业务部门向生产制造部门催单要货，跟踪出货。

为完成订单交货义务、保证合同顺利履行，企业内部各部门必须通力合作、加强配合，此时跟单员就必须随订单跟进到上述各部门，责成并协调各部门按订单要求完成各自的任务。

（二）外贸跟单员要兼外贸业务员工作

跟单员不是被动地跟进订单，有时还要主动地进行业务开拓、对准客户实施推销推进，帮助外销员寻找客户。

跟单员在跟单过程中，经常与客户联系合作，有机会了解客户的需求，为寻找准客户、新客户奠定了基础。

因此，跟单员完全有可能成为外销员的助手，在跟单的同时以多签单为目标，共同做好企业的销售工作。

而部分或阶段性地履行外销员职责的即是业务员，所以跟单员还可能直接扮演业务员的角色。

事实上，在一些中小型企业里，跟单员与业务员往往是“二合一”的。

因此，跟单员要：

1、寻找客户：

通过各种途径寻找新客户，跟踪老客户。

2、设定目标：

主要客户和待开发的客户。

3、传播信息：

将企业产品的信息传播出去。

4、推销产品：

主动与客户接洽，展示产品，为获取订单为目的。

5、提供服务：

产品的售后服务，及对客户的服务。

6、收集信息：

收集市场信息，进行市场考察。

7、分配产品：

产品短缺时先分配给主要客户。

（三）外贸跟单员协助业务经理从事助理工作

跟单员在许多时候扮演业务经理助理的角色，他们协助业务经理接待，管理，跟进客户，因此跟单员要：

1、函电的回复；

2、计算报价单；

3、验签订单；

4、填对帐表；

5、目录，样品的寄送与登记；

6、客户档案的管理；

7、客户来访接待；

8、主管交办事项的处理；

9、与相关部门的业务联系。

（四）外贸跟单员兼单证员工作

跟单员在跟进订单时，需要将订单中的不同任务分解落实到不同的部门来完成，每个部门接受任务、执行任务、完成任务的过程中需要借助许多“单据”来办理交接。

这些单据种类繁多、格式内容多样、作用有别、使用范围不同、制作方法和技巧各异，这就要求跟单员必须熟悉单据缮制技巧和方法，在协调各部门工作时扮演好单证员角色。

（五）外贸跟单员身兼报检员、报关员、货代员数职

跟单员跟单过程中还涉及商品检验、报关通关、租船订舱、交单议付等业务流程，因此，跟单员必须对报检、报关、货代等业务非常熟悉。

尽管相关业务可以由专任的报检员、报关员、货代员等来完成，但跟单员一方面可以作为他们的助手，协助他们完成相关任务，另一方面跟单员自身也可担当此任。

（六）外贸跟单员的工作离不开管理

跟单员的工作任务是跟进、跟随、追踪订单，所以，跟单员是“订单管理员”或“订单经理”，他不仅是执行者，更是管理者。

跟单员必须“跟单”，这是他的本职工作，而跟单就必须“管好人”、“管好事”、“管好物”，没有跟单员的协调、跟踪、监控、管理，合同不能顺利履行。

由此可看出，外贸跟单员与其他外贸工作岗位的关系如图1-2所示。

9.商检/客检

13.出口货物报关

图1-2外贸跟单员与其他外贸工作岗位的关系图

三、外贸跟单员的工作性质

外贸跟单员的工作几乎涉及的企业的每一个环节，从销售，生产，物料，财务，人事到总务都会有跟单员的身影出现。

特点是：

复杂的，全方位的。

（一）外贸跟单员的工作责任大

外贸跟单员的工作是建立在订单与客户基础上的，因为订单是企业的生命，完成好订单任务是企业的最基本目标和任务。

而客户是企业的上帝，失去订单与客户将危及到企业的生存。

大多纺织企业都实行订单生产，因此外贸跟单员的跟单工作直接关系到纺织企业的经营生产活动的开展，跟单工作做得好，纺织企业的经营目标就能得以实现；反之，则会使纺织企业失去订单，甚至危及企业的生存，由此可见外贸跟单员的责任之重大。

但同时，外贸跟单员的权利却又非常小，甚至可以说毫无职权，只是一个负责与各部门协调沟通的办事员，一旦遇上某一部门或某一员工不配合，则其工作的阻力就会非常大。

（二）外贸跟单员工作重心在于沟通协调

外贸跟单员的工作是跟踪“订单”，订单到哪里，跟单员就“跟”到哪里。

因此，外贸跟单员就必须跟随订单与客户、生产部门、销售部门、财务部门、仓储保管部门等打交道，通过沟通协调以促成各有关部门完成订单中所要求的任务或工作，都是在完成订单的前提下而进行的与人沟通的工作。

（三）外贸跟单工作节奏快而多变

外贸跟单员跟单时要与许多部门接洽，为保证工作顺利完成，跟单员必须高效率地开展工作，每一步跟单必须打“提前量”，否则很难保证及时交货。

同时，面对的客户来自五湖四海，他们的工作方式，作息时间，工作节奏各不相同；各订单交货品种、交货时间、交货数量、交货方式也可能有差异，这就要求跟单员跟单时应因客户而异、因订单而异，因此，工作节奏也应该是多变的。

另外，客户的需求是多样的。

有时客户的订单是小批量的，但却要及时出货。

这就要求外面跟单员的工作效率是快速的。

（四）外贸跟单工作是综合性的

由于外贸跟单员的工作涉及企业所有部门，由此决定了其工作的综合性。

对外，跟单员要面对客户（包括原材料供应商和产品购买者），要执行采购员、外销员的职责；对内，跟单员要协调各部门工作，要执行管理者职责。

外贸跟单员必须熟悉进出口贸易的实务和工厂的生产运作流程。

因此，外贸跟单员的工作必须具有非常强的综合性。

（五）外贸跟单工作具有涉外性和保密性

外贸跟单员的跟单工作因业务性质而带有明显的涉外性，且跟单过程中，涉及客户、市场信息、商品信息、价格信息、工艺、技术等信息资料均属于企业的商业秘密，跟单员必须忠诚于企业、忠诚于本职工作，遵守保密原则。

任务二：

外贸跟单员的工作内容

外贸跟单员的具本工作就是货物进出口的业务跟进和生产跟单。

从产品资料的搜集、新客户的寻找和老客户的跟踪、企业营销策略的运用、接单及外贸函电的回复、审单、产品生产跟进、货物出运的跟踪、报检和报关的跟进、保险的落实、制单结汇的办理等。

外贸跟单员的工作内容按照跟单的业务进程具体如下：

一、前程跟单

（一）寻找客户

寻找客户是外贸跟单员在接单前的准备阶段，通过搜集资料，选择交易对象，取单与客户的联系，这是外贸跟单的前提。

（二）接待客户

1、准备接待客户

在客户到来之前，外贸跟单员必须做好前期的准备工作。

（1）备好洽谈样品

外贸跟单员对客户所寄来的拟在公司仿制的原样品，如需准备或报价、确认样品、印刷盒、纸套、陈列箱、说明书、公司的宣传资料等，应立即准备齐全，如有问题不能解决，应立即向主管领导请示如何处理。

（2）提供各种技术与材料的说明书及价格表

外贸跟单员应提供各种技术说明书，准备一些相关材料和与其对应的价格表，以及必要的常用工具，协助外贸业务员做好工作。

（3）安排行程

外贸跟单员要应客户所需，代订宾馆，并于客户到公司前一天再与宾馆落实好，不得有误；外贸跟单员必须通知船务人员，最迟于客户来公司前一日备妥相关清单；外贸跟单员与采购部门配合准备工作妥善协调，对大客户来公司应预告其到公司的日期。

2、当日接待客户

（1）如需到机场迎接，外贸跟单员应向总务部协调安排接机事宜，并于飞机抵达前两小时与航空公司机场办事处联络班级确定到达时间，至少提早五分钟到达机场，然后将客户接到公司。

（2）如客户需赴工厂查看，外贸跟单员应事先与工厂联络，安排行程。

（3）如客户需要游览名胜古迹，外贸跟单员应事先安排观光行程。

（三）洽谈业务

1、客户到达公司后，外贸跟单员和业务经理一起与客户进行业务洽谈，陪客户挑选样品。

2、客户挑选出来的产品，外贸跟单员应记录详细资料及产品编码、规格、包装明细、最近工厂价格。

如有必要，可与有关人员协调报价。

如客户是以CFR或CIF条件采购的，应立即计算所拟报单位数量的运费；如改产品客户以前曾购买，则应记录前次厂价与卖价。

3、与客户洽谈中，对报价及客户所特别要求的规格、形态、大小、尺寸、厚度、结构材料、颜色、包装、质量、订购数量等外贸跟单员均应详细记录，必要时画上该产品草图。

4、如客户当日未能决定采购，必须待数日继续洽谈时，外贸跟单员应将所挑选出来的样品，留条嘱咐样品室有关人员暂保留于业务洽谈室架子内，以免下次洽谈时重复挑选。

（保留期限不得超过一星期）。

5、如客户不予洽谈或已洽商完毕的样品，外贸跟单员应立即嘱咐样品室有关人员归还原处。

6、客户如有任何询问应即时查核答复，如不能即时答复，亦应向客户说明原因并告以何时答复。

7、与客户洽谈中，对客户所交代的工作应于下次洽谈前完成。

（四）签订贸易合同

对客户感兴趣的产品，外贸跟单员应整理出报价单，经主管领导审核后交给客户。

若客户对合同的各项条款均无异议，则谈判基本完成，双方拟订合同。

在签订合同时，外贸跟单员应协助外贸业务员对草拟的合同内容进行认真审核；对国外寄来的会签合同要仔细审阅，对有异议的条款必须及时提请贸易伙伴进行确认，达成共识；对合同的品质与交货时间应注意与生产企业的时间生产能力相协调，避免实际业务处于被动。

（五）签订加工合同

当贸易合同签订后，要根据合同规定的要求选择生产加工企业，签订加工合同。

此时，外贸跟单员要了解生产企业的资质、生产规模、技术水平和商业信誉的内容，保证加工货物能符合贸易合同对品质的有关规定，保证能够及时出货。

（六）原料采购跟单

当加工合同签订后，要根据合同的规定选择原料供应商，签订原料采购合同。

外贸跟单员在进行原材料、辅料的跟单业务中，主要是对交货时间、交货质量、交货地点、交货数量和交货价格进行跟踪，其中最重要的是检查原材料、辅料的质量是否符合生产加工的要求，原材料、辅料的质量过低，会降低成品的质量，过高的质量又会增加生产成本，削弱成品价格的竞争力。

因此，外贸跟单员应该配合有关部门对所进原材料、辅料的质量按国际标准或国家标准或双方商定的标准进行严格检验。

检验时，一般要求供应商或其授权的代理人在场，并在检验报告上签字确认。

对于有缺陷的原材料、辅料按一定程序退回供应商