编码规章制度4篇.docx
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编码规章制度4篇
编码规章制度4篇
档案管理规定
第一章总则
第一条
为加强公司文书档案、声像档案资料的管理工作，保证文书档案、声像档案的及时归档和妥善保管，特制定本规定。
第二条
负责档案资料的归档督促和日常管理工作。
对档案资料必须按年度立卷，各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料，都要按照本制度的规定分别立卷归档。
第三条
坚持部门收集保管、定期归档制度。
各部门负责人均应指定专人负责收集保管本系统或部门的档案资料并督促其及时归档。
__报行政部备案，如有变动须及时通知行政部。
因工作变动或离职时应将经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
第二章文书档案立卷归档方法
第一节文件资料的收集管理
一、凡公司发出的公文一律由总经办统一收集保管。
二、一项工作由几个部门参与办理在工作活动中形成的文件资料，由主办部门收
集保管。
会议文件由会议召集部门收集保管。
三、公司员工外出培训、学习、考察、调查研究、召开的会议等活动在核报差旅
费时，必须将有归档价值的文件资料向总经办办理交接手续，总经办签字认可后会计部才给予核报差旅费。
三、各部门档案负责人的职责：
（一）了解本部门的工作业务，掌握本部门文件资料的归档范围，收集保管
本部门的文件资料。
（二）认真执行定期归档制度。
对本部门承办的文件资料平时收集归卷，每
年的三月份前应将归档文件资料归档完毕，并向行政部办好交接签收手续。
（三）承办人员借用文件资料时，应积极地做好服务工作，并办理临时借用
文件资料登记手续。
第二节归档范围
一、重要的会议资料，包括会议__、报告、决议、总结、公司领导讲话、典
型发言、会议记录、会议纪要等。
二、公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件资料。
三、公司对外的正式发文与相关公司来往的文书。
四、公司对各分公司的批复；公司反映主要工作活动的报告、总结。
五、公司内部的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表、重要工作
记录（表单）及工作简报。
六、公司与有关单位签订的合同、协议书等文件资料。
七、公司管理人员任免的文件资料以及关于员工奖励、处分的文件资料。
八、公司的各种规章制度、实施细则、程序文件。
九、公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
十、公司保密制度中规定的保密范围材料。
第三节平时归卷
一、各部门都要建立健全平时归卷制度。
对处理完毕或批存的文件资料，应集中
统一保管。
二、各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件资料归卷
使用的“案卷类目”。
“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。
三、公文承办人员应及时将办理完毕或经__员批存的文件资料，收集齐全，
加以，送交本部门负责人归卷。
四、档案员应及时将已归卷的文件资料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文
件卷夹内“对号入座”，并在文件处理登记薄上注明。
第四节立卷
一、立卷工作由相关部门负责人配合，行政部负责组卷、编目。
二、案卷质量总的要求是：
遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机
联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
三、归档的文件资料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
四、在归档的文件资料中，应将每份文件的正件与附件、草稿与定稿、请示与
批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开。
文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。
五、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复
文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。
六、卷内文件资料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件资料应依序排列
在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后；其它文件资料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
七、卷内文件资料应按排列顺序，依次编写页号。
八、永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。
填写的字
亦要工整。
卷内目录放在卷首。
九、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。
十、案卷的装订和案卷各部分的排列格式：
（一）案卷装订。
装订前，卷内文件资料要去掉金属物，对破坏的文件资料应按
裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
（二）案卷各部分的排列格式：
软卷封面（含卷内文件目录）一文件一封底（含备考
表），以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。
附表：
往来文件编码制度
文件编码制度
文件编码说明:
1．文件编码=部门编码+文件类别码+日期编码组成。
Eg：
《关于召开xx年春夏新品发布会__》
编码格式为Y（营销中心对外发布，取部门编码Y）——T（文件类别为通知，取类别码T）字第（固定分隔词缀）——xx0721（xx年7月21日下发__）
综上《关于召开xx年春夏新品发布会__》的编码为——Y-T字第xx0721号。
Eg：
《关于XX区域货品丢失的处理意见》——X-YJ字第xx0121号《关于XX区域货架质量问题处理意见》——Q-YJ字第xx0302号2．文件编码的置放位置为文件右上角，字体为宋体正文5号。
制度（流程）编码规则
1主题内容与适用范围
1.1本规则规定了电机厂制度（流程）文件编写的编号方法、版式及编写格式要求。
编写：
总务部编号：
内部修改：
1.2本规则适用于电机厂制度（流程）文件的编写、发布、使用和调整。
2管理制度（流程）的编号
2.1制度类、流程类等文件的编号方法
2.1.1编号结构
□□□□□□—□□□—□
文件版本号
文件序号（流水号）
文件类别号
文件编写年度号
单位的组织机构代码
单位的组织机构代码：
即电机厂单位代码“1815”。
文件编写年度号：
用二位阿拉伯数字表示。
文件类别号：
用一位大写字母编号表示。
文件序号（流水号）：
用二位阿拉伯数字表示进行连续编号。
文件版本号：
采用一位阿拉伯数字表示版本号。
2.1.2文件类别编号
2.1.2示例
例：
581506—A001--1
该文件代号表示：
东风电机厂06年制度（流程）基础管理类的第1号文件第1版。
1——
3制度（流程）文件的内容构成
3.1概述部分包括首页、目录、制度（流程）名称、编号。
见第4.1-4.2
3.2正文部分包括目的、范围、引用标准和政策规定、术语、职责、管理程序。
见第5.1-5.4
3.3补充部分包括附录、记录表单、工作流程。
见第7.1-7.4
3.4上述文件的构成部分，不要求每一项标准都全部包括。
应包括哪些部分要根据管理内容和要求及工作规程的特征选用。
3.5经过修订的文件，在文件版本更新时，需重新编号，并需发布新旧版本的对照编号表。
4标准的概述部分
4.1目录
4.1.1目录内容包括文件的编号、标题、版次。
4.2标题名称
4.2.1标题名称应简短、明确地反映制度（流程）的主题。
4.2.2文件名称由制度（流程）管理分类的总名称和单项管理文件名称两部分组成，两者分别写在文件的封面和首页。
4.3文件编号。
详见第2.2条
5文件的正文部分
5.1目的
5.1.1程序中应首先简要说明文件的主题，做什么、为什么做。
5.2范围
5.2.1主要规定程序的范围或应用领域。
必要时还应明确不适用范围，可以采用下列典型用语：
“本制度（流程）适用于……”、“本制度（流程）不适用于……”。
5.3术语、符号、代号
5.3.1文件中采用的术语、符号、代号在现行的上级文件中尚无规定时，应在该程序中给出定义或说明。
在给出定义或说明时应简明、准确，注意遵守有关标准的规定。
5.3.2文件中采用的术语、符号、代号及其定义或说明应集中写在职责的前面。
5.4职责
5.4.1规定该项文件所涉及的管理职能。
5.4.2管理职能一般可通过某项管理的基本职能或通过具体管理工作体现。
5.4.3可根据某项管理工作的基本内容归纳划分为若干个具体职能。
5.4.4在按部门制定管理职能时应明确工作范围；还应明确与有关部门或单位的协作关系、分工界限。
6管理内容及要求（工作程序）
—2—
6.1管理内容与要求的排列可按计划、组织、指挥、协调和控制等职能排列；也可按事物逻辑或时间进展顺序排列。
6.2管理内容（工作程序）的编写应简单明确，从开始做到工作完成应形成闭环，体现制度（流程）的完整性。
6.3工作步骤应清晰，具有指导作用。
6.4流程图绘制原则。
6.1绘制原则：
6.1.1接口明确，准确、完整地反映业务有序、高效运行的客观需要，杜绝流程环节的缺项和多余。
6.1.2职责清晰，严格体现各部门的职责分工，充分体现各部门的职责和作用。
6.1.3贯穿或贯彻跨职能团队的工作思想。
6.1.4强调沟通，流程图应经相关部门会审、会签和有关领导审批后发布。
6.1.5流程中涉及的部门均应使用我厂发布的标准部门名称，一般情况下采用全称，特殊情况下采用简称的，应有特别说明。
6.2流程图中“说明栏目”中应对无法绘制出来的项目进行简明、详细说明。
6.3流程图中“记录和表单”栏中应对在本制度（流程）内使用的表单在附件中一一列出。
7文件的补充部分
7.1附录
7.1.1根据要求，一项文件可有若干个附录，必要时也可引用有关标准的附录。
7.1.2附录是对文件所做的补充规定，是标准正文的外延。
7.2记录
7.2.1记录部分应注明编号、记录名称和保存期限等内容。
7.3更改记录表:
对文件的更改应及时记录在更改记录表中，并详细填写所有内容。
xx-05-28发布xx-05-28实施—3—
文件编号管理办法
HXSH/WS-ZD-001-1503-0.1
为加强管理，提高管理的科学化、规范化，特对涉及公司管理方面的制度、流程、表单、合同以及体系管理方面的文件实行统一编号，实现文件编码唯一性。
第一条总则
1.凡本公司需进行编号管理的文件、资料，在编号时均应按照本规定的要求接受管理；本规定不适用于党务文件。
2.由企业管理部负责制订公司文件分类的编号方法，并指导各部门专职人员执行。
3.根据文件类型和内容进行编号分类，便于科学管理和开发利用。
第二条适用范围
本制度适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号、版号以及分发编号的标识管理。
第三条相关术语
1、质量体系文件指质量手册、程序文件、作业文件、管理文件、质量记录等与质量体系有关的文件。
2、技术文件指产品技术文件、工艺技术文件、检验技术文件、外来技术文件、建设图纸和其它技术文件六大类。
3合同文件指除技术、质量合同以外的配套协议、准时供货协议、各种供方行为规范承诺书、价格协议等配套合同和营销合同等。
4、文书文件指公司行政文件、行政规章、各种请示、一次性__等其它与质量体系无直接关联的文件，但以公司级文件颁布的列入公司行政文件类。
第四条职责
1、企业管理部负责行政文书、各类文件的编号和归口管理。
2、供销部负责合同文件的归口管理。
3、生产部负责技术、工艺以及质量体系文件的归口管理。
第五条类别及代码
1、公司名称
公司全称：
巴州泓信石油化工有限公司简称：
HXSH2、部门代码
企业管理部QG生产部SC供销部GX财务部CW3、日期代号
统一采用“yyxx”的格式。
例如：
“1503”代表该文件是xx年3月制定的。
4、流水号
统一采用阿拉伯数字编码。
例如：
“001”代表第一份文件。
5、版本号
下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：
起草版本的编号为0.1,
0.2,0.3,...,0.10。
版本编号可以根据项目需要延伸到若干层。
例如，0.1,0.1.1,0.1.1.1。
一旦文件版本得以确认后，版本编号应该始自1.0。
版本编号不断变化为：
1.0,1.1,1.2,...,1.10。
项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1,2.2等。
6、文件类别及代码
第六条文件编号规则
（一）外来文件编号规则
格式：
HXSH/WW-XX-RC-001-1503
格式说明：
公司名称/文件类别-外来公司名称-需求相关-流水号-年月。
（二）质量体系文件编号规则：
1、质量体系文件类别
2、质量体系文件编号
格式：
HXSH/QM-QC-001-1503-0.1
格式说明：
公司名称/文件类别-质量文件类别-流水号-年月-版本号。
它代表这是由公司于xx年3月第一次起草的第一份质量手册文件。
如果3月份第一次颁布实施了则格式为：
HXSH/ZW-QC-001-1503-1.0（三）技术文件编号规则：
1、技术文件类别：
2、技术文件编号
格式：
HXSH/JW-GY-001-1503-0.1
格式说明：
公司名称/文件类别-技术文件类别-流水号-日期-版本号。
（四）合同文件编码：
1、合同文件类别
2、合同文件编号
格式：
HXSH/HW-X-GX-004-1503
格式说明：
公司名称/文件类别-合同类别-部门-流水号-日期。
（五）文书文件编码规则
1、文书文件类别
2、红头文件编号
格式：
巴泓字（XXXX）XXX号。
格式说明：
（XXXX）为年号，XXX为流水号。
例如：
巴泓字（xx）008号，为公司于xx年发布的第八号文件。
3、一般文书编号
格式：
HXSH/WS-J-SC-004-1503
格式说明：
公司名称/文件类别-文书文件类别-部门-流水号-年号。
（六）公司统一执行的文件编码不需标注部门代码，部门内实行的需标注代码。
第七条文书文件编写规范
1、红头文件编写规范（见附件一）；2、会议纪要编写规范（见附件二）。
第八条附则
1、本办法自颁布之日起实施。
2、本办法最终解释权归企业管理办公室。
附件一
油化工有
限
xx】001号签发人：
文件标题
文书
特此通知
二零一五年三月十九日
主题词：
××××××上报：
××××××
内容仅供参考
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