RFID应用于档案管理信息化解决方案.docx
《RFID应用于档案管理信息化解决方案.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《RFID应用于档案管理信息化解决方案.docx（13页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
RFID应用于档案管理信息化解决方案
RFID应用于档案
管理信息化解决方案
专业资料
【摘要】
人们总是希望在需要一份资料的时候，能快速的查找到它，但在档案管理馆、企事业单位档案管理处，经常可以看到管理人员为找到需要的资料焦急而忙碌。
长久以来这个问题一直使档案资料管理人员费劲了脑筋。
目前国内档案馆主要运用档号和条形码标记形式用于内部的排架和定位。
在实物档案的物流过程中，起着重要作用的是档号和条形码。
传统的档案管理方式存在档案数量冗余、查询、盘点困难、处理时间长等低效率现象，而信息技术手段的应用则是解决问题的关键。
RFID技术的引入将彻底改变人们对档案管理活动的认识。
通过对当前档案管理中存在的问题进行分析，设计出一套基于RFID技术的档案管理自动化系统，并就该系统的功能模块架构与管理业务流程进行阐述，以期在档案自动化、智能化管理方面做出有改善。
【关键词】档案管理，RFID技术，方案设计，流程设计
专业资料
一、档案管理的现状与问题
近年来，我国档案事业取得了长足的发展，档
档案的种案事业的规模扩大了，数量也逐日增多，但传统档案管理类日趋多样化，信息量迅速膨胀。
手段与技术所导致的问题日益突显：
（一）、档案编目流程繁琐低效、整理时间冗长传统方式下，档案入馆后先需进行分类、排序，并去装钉，然后由人工撰并将目录连同档案一起封装入档最后手工抄写档案目录，写档案盒的相关信息，导致较多档案入馆后被长期堆放、这种操作方式耗费大量活劳动和时间，案盒内。
一隅得不到及时整理归档。
此外，档案编目与档案盒誊写多为简单、重复性劳动，手工处理方式使得整个流程既繁琐又低效。
（二）、档案存放次序较易被打乱由于人工操作的随意但是在档案存取过程中，虽然档案一般都分类存放，查造成档案存放无序，性和一些不可避免的错误，档案存放的次序难免被打乱，找困难。
（三）、档案查阅耗时长先由管理员找到存随着档案规模与种类越来越庞大，要查找某一档案时，一再根据档案的编目信息在档案架的每一格进行查找。
放该类型档案的档案架，需要将旦档案存取时没有按规定存放在指定的位置，查找起来就好比海底捞针，所有的档案筛选一遍。
（四）、档案的盘点操作不科学专业资料
由于档案数量众多，且档案材料都封装在档案盒内，因此在盘点档案时一般只清点档案盒的数量。
但在每个档案盒内存放的档案种类、数量均不相同，这种盘点方式并不能真正反映档案储存的真实信息。
如果要拆开每个档案盒进行盘点，那将是一项十分庞大的工程。
（五）、对失效档案的管理滞后
有效期限是档案价值体现的重要标志之超过有效期限的档案是没有任何价一。
因此，需要经常性销毁以减少对档案库存资源值的，由于传统管理模式下档案盘点的占用。
但是，使得失效档案不能管理人员对档案的储存时间信息掌握很不准切，工作的困难，很多已过保存期限的旧档案仍然和有效档案一起储存因此，被及时发现和处理。
在货架上，形成大量冗余档案，给档案管理工作带来额外负荷和成本。
鉴于这种现状，档案管理的技术升级与改造迫在眉睫。
作为新一代物料跟（无线射频识别技术）技术的快速发展给档案管理的自动RFID踪与信息识别的化、智能化带来了可能性，具有其他方式无可比拟的优越性。
技术应用于档案管理的方案设计二、RFIDRFID技术简介
（一），即无线射频识别，是兴起于）RFID（RadioFrequencyIdentification系统由射频电子标签、年代的一项自动识别技术。
一个典型的RFID世纪2090识别与通讯等多种技术载体、读写器或阅读器以及天线三部分构成。
它集编码、识别的于一体的综合技术，主要原理是利用无线电波对一种标记媒体进行读写、专业资料
过程，非接触性是它明显特征。
在实际应用中，读写器将特定格式的数据写入RFID标签，然后将标签附着在待识别物体的表面。
读写器亦可无接触地读取并识别电子标签中所保存的电子数据，从而实现对物体识别信息的远距离、无接触式采集、无线传输等功能。
（二）将RFID技术应用于档案管理，有着以下优点：
技术极大地增、非接触式数据采集。
RFID1交换与跟强了管理者对库区存储物品的信息收集、RFID管理者无需打开档案盒，只需将粘有踪能力。
就可以在电脑屏幕标签的档案盒在阅读器前经过，缩减了管理者的作业环档案摘要等信息，上显示出盒内档案的具体名目、数量、节，提高了作业效率，从而有助于管理者实施库存档案的动态化管理。
读写器可以同时从多个射频RFID2、快速扫描，且一次性数据处理量大。
如一些档案内容摘要信息等多项相关数据信息。
标签中快速读取包括货位信息、100倍。
读写器可以每秒读取200个标签的数据，这比传统扫描方式要快超过、标签信息容量大，使用寿命长，可重复使用。
和传统的条形码、磁卡等3甚至更大的容1KRFID标签可存储的数据量大大增加，可达数据存储介质相比，而不会损害标签的功能，从而可实现标签的重,量；标签的内容可以反复被擦写复使用。
无法仿造，识别码独一无二，、安全性高。
标签的数据存取具有密码保护，4这种高度安全性的保护措施使得标签上的数据不易被伪造和篡改。
专业资料
5、抗污染性能强和耐久性，传统条形码的载体是纸张，因此容易受到污染，但RFID对水、油和化学药品等物质具有很强抵抗性。
此外，由于条形码是附于塑料袋或外包装纸箱上，所以特别容易受到折损；RFID卷标是将数据存在芯片中，因此可以免受污损。
6、体积小型化、形状多样化，RFID在读取上并不受尺寸大小与形状限制，不需为了读取精确度而配合纸张的固定尺寸和印刷品质。
此外，RFID标签更可往小型化与多样形态发展，以应用于不同档案。
7、可重复使用，现今的条形码印刷上去之后就无法更改，RFID标签则可以重复地新增、修改、删除RFID卷标内储存的数据，方便信息的更新。
8、穿透性和无屏障阅读，在被覆盖的情况下，RFID能够穿透纸张、木材和塑料等非金属或非透明的材质，并能够进行穿透性通信。
而条形码扫描机必须在近距离而且没有物体阻挡的情况下，才可以辨读条形码
9、标签具有EAS防盗功能，配合门型通道天线，可以很好的防止档案丢失，实现非法取走报警功能
（三）基于RFID的档案自动化管理系统功能模块设计
将其应用于档案管理的以上优点，鉴于RFID同时还有助于工作中不仅能大大提高管理的效率，技提高档案管理的安全性。
由此，一套基于RFID数RFID术的档案管理自动化管理系统，其主要由所1据管理系统和档案管理信息系统组成，如图示。
专业资料
数据管理系统、RFID1该系统由中
心数据库和终端是系管理器组成，统的数据存取中是中心数据库终端管理器包括读写器与手持式阅读器，心与信息输入输出终端。
读写器的作用是负责将数据库中的信息写入标获取信息与输出信息的重要端口。
手持式阅读器是管理员进行现场信息采集与签或是将标签中的信息导入数据库；进而为档案管理信息系通讯的硬件，管理员将采集到的数据导入至中心数据库，统各功能的使用提供数据支持。
、档案管理信息系统2该系统由储位管理子系统、查询管理子系统、销毁管理子系统和安全管理其中储位管理子系统又由储位自动识别模块和档案自动识别模块组子系统构成。
成，而安全管理子系统包括监控模块和警报模块。
专业资料
3、系统具体功能如下：
（1）储位管理子系统：
该子系统能够实现档案自动识别模块所储存的档案盒编号和储位自动识别模块所储存的储位编号自动匹配，从而在进行档案的出入库时较好地实现档案储位的定位。
此外，储位自动识别模块还具有储位分配、储位信息管理的功能，可实现档案馆储位的可视化、动态化管理。
（2）查询管理子系统：
在档案需要被查阅时，由该子系统提供档案编目查询、密级查询等，并发出出库指令，指令通过计算机总线将查询信号传输至档案架，使得档案架上的指示灯亮起，管理人员按指示灯指示做出库作业。
（3）销毁管理子系统：
档案入库前，在销毁管理子系统中设定每份档案的保管期限，当到达保管期限时，销毁管理子系统自动提醒管理人员失效档案的相关信息，由管理人员作进一步处理。
管理人员也可由该子系统查看将要到期或是已到期销毁的档案信息。
（4）安全管理子系统：
该子系统负责档案防盗和现场监管，实施档案管理的安全机制。
当档案盒在非正常情况下离开储位（指不经查询子系统发出出库指令情况下），安装于储位区的阅读器将捕捉到这一信息，将档案信息无线传回管理系统，监控模块将会把这一异常信息立即发送给警报模块，警报模块接受到信息后向计算机控制中心发出警报。
综上所述，RFID数据管理系统与档案管理信息系统通过系统接口实现系统间的对接，由RFID数据管理系统实现档案数据的收集、储存、读写电子标签；档案管理信息系统实现对档案信息的应用与管理。
同时，可对系统用户设置不同权限，以实现对用户的安全性管理。
专业资料
（三）硬件设备的应用方案）频段的读HF/UHF一般来说，档案库房的面积较小，可选择高频或超高频（标签根据用途不同可以分为档案标签和储位标签。
写器和无源电子标签。
RFID、标签信息项的设定1
档案标签上储存的信息项包括：
档案类别、档案名称、档案编号、档案密级、入库时间、保存期限、档案内容摘要等。
库位标签上储存的信息项包括：
储位类型、储位编号、存放的档案编号区间及数量。
2、标签安装在档案标签中，将电子标签封成卡状或不干胶纸质，贴于每个档案盒或档案?
标签的粘贴与取下，同时RFID文件上。
档案盒采用塑料或纸质材质，利于盒体不易损伤可循环使用从而降低储存成本。
考虑到防湿、
防潮需求，可在盒内放置少量干燥剂。
而储位标签在储位不需要调整或者标签没有损坏的情况下，?
一般只需安装一次。
储位标签直接安装在储位正下方的支撑横梁上。
3、电子标签介绍：
VANCHUHF（EPCClass1Gen2）电子标签：
规格描述VT-102
产品型号
专业资料102（L）*6（W）*0.2（H）mm物理特尺PET
材
工作温°Fto环-4°Cto6°C-414°F°Fto-48°C存贮温-4°Cto
°F17IP-00
防护等
Enclosure
EPCClass1Gen2协96bits容
UHF
频防盗功功EAS：
）电子标签（NXPICODESLI-SYHF主要特性：
40年数据存储ISO15693/ISO18000-3·符合字节的片载存储·2,048·密码可选的电子防盗功能
·密码保护的写入命令，以防XX篡改数据·密码保护隐私模式性能和可靠性RF·基准、阅读器安装4110-240在档案室墙壁或天花板上安装阅读器，设备的正常工作需外接RFIDVAC电源适配器，并有局域网或无线局域网覆盖，以进行数据传输。
将专业资料
标签阅读器读取的数据口与电脑网口相连接，从而可将RFID标签阅读器RJ45通过网络或无线网络的方式传回服务器。
1）阅读器介绍：
（分体式阅读器VF-447N
规格描述
产品型号（订购代码）VF-447N
物理特性尺寸110（长）*185（宽）*40（高）mm
重量1KG
环境工作温度-10°Cto55°C
存储温度-20°Cto80°C
湿度10%to95%
防护等级IP-40
天线数量2SMA（RFS-2312）/4SMA（RFS-2314）
电源外接110-240VAC电源适配器
频率范围902-928MHz（可根据需要定制）
射频输出功率20-30dBm
空中接口协议EPCClass1Gen2
通讯接口RJ45/RS232
5、天线安装
为确保档案标签数据的读取，需要根据档案室实际情况，包括档案柜、档案密集架的尺寸样式、材料来确定天线布置，确保最佳读写效果，天线需要定制。
6、多天线分支器
VX-3UHFRFID天线分支器是一个可拥有
它可用于联1-8个接口的超高频天线分支器，网和在实时档案资产跟踪及智能密集架中分专业资料
天线分支器由主天线分支器和从天线分支器组成。
天线。
VX-3配RFID天线。
RFID32个主天线分支器的每个射频输出端口（ANT1~ANT8）可以连接多达考虑到实际的应用个从天线分支器。
注意:
4也就是每个主天线分支器可以支援个天线，请合理规划以发挥出最大效能。
灵场合，实际使用数量未必达到256.
活的天线布置、扩大读写控制半径、大大节省系统成本
）主天线分支器（1
规格描述
产品型号（订购代码）VX-3/M
物理特性尺寸61（长）*45（宽）*8（高）mm
重量500g
环境工作温度-10°Cto55°C
存储温度-20°Cto80°C
专业资料
10%to95%湿度
IP-40
防护等级
）8SMA（母座射频输出口数量
）
1SMA（母座射频输入口数量
12V2A电源
860-960MHz
频率范围
33dBm
射频输出最大功率
RJ45和通讯接口RS23238400
RS232波特率10/100M
RJ45
7、手持式阅读器用于档案资料盘点、顺架清理、。
如对于不能匹配的信息，由管理人员持手
持式阅读器进行现场核对，修改系统信息或现场信息，从而完成档案顺架盘点。
规格描述VH-70
（订购代码）产品型号）mm厚）*25（190（长）*80（宽尺寸物理特性
400g
重量°Cto50°C-15工作温度环境
°C0°Cto存储温度-2605%to95%湿度
IP-54
防护等级专业资料
1.2m
可承受跌落规格
:
>0.2m）写距离（读距离:
>0.5m;读写距离与天线有关）902-928MHz（频率范围可根据需要定制20-30dBm射频输出功率
EPCClass1Gen2
空中接口协议
IEEE802.11b/gClass2V1.1;无线网符合通讯接口RS232;蓝牙;GSM/GPRS通信模块标准3.7V3200mAh锂离子电池电源
）（多语言操作系统WindowsCE5.0操作系统SAMNSUNG400MHzCPU微处理器Flash64/128MB;RAM64/128MB存储器1GBFLASHRAM最大支持SD插槽
）64K3.5inQVGA（240*320像素色显示屏
子母数字背光键盘/支持手写输入键盘25+1屏幕保护膜;;车载充电线皮革背包;USB配件数据线
RFID（四）、技术应用于档案馆档案管理的流程设计
（1）入馆新的档案入库前，首先
要根据档案的类别、年份和密级等相关信息对新建档案进行编RFID目，并通过终端管理器写入标签，生成的电子标签数据被传送到中心数据库里以备系统其他模块调用。
所示：
2档案入馆的流程如图专业资料
然后读取要入档案管理信息系统的储位管理子系统发出入馆指令，入库时，然后储位自动识别模块与档案自动识别模块进行档案盒信息匹馆的档案盒信息，管理员匹配后由储位自动识别模块分配该档案盒的存放储位，配，确认无误后，储位指示点亮起，发出入馆确认信息，确认信息通过计算机总线传递至该档案架，指示灯熄管理人员将档案盒放至指示点所指示的储位，按下储位上的确认按钮，灭，确认信号反馈回管理系统，入馆结束。
全部档案入库完毕后，在查询管理子系统中可对已入馆的档案信息进行查询，从而实现对档案的可视化、动态化管理。
2（）盘点的使用，盘点档案变成一项由于RFID
由档案管理信息系统的查询简单快速的工作：
阅读器立即完成RFID子系统发出盘点指令，专业资料
对档案的相关信息以及相应的储位信息的收集，并自动返回所收集的信息与中心数据库中的数据进行核对。
如对于不能匹配的信息，由管理人员持手持式阅读器进行现场核对，修改系统信息或现场信息，从而完成档案盘点。
（3）查阅
档案的查阅流程如图3所示：
在查询相关档案时，管理员首先通过查询管理子系统查阅档案的编目号，系统将根据编目号提取中心数据库里所储存的数据信息，核对无误后发出出库指令，储位管理子系统中的档案自动识别模块将根据编目号映射其储位编号，找到该档案所存放的物理位置。
管理员发出出库指令，储位指示灯亮起。
当档案经过出库口时，出库口的RFID阅读器将读取档案信息反馈给管理系统，管理人员再次确认所查档案与所出库档案一致后确定出库。
此时，系统将记录下档案的出库时间信息。
如若反馈信息与查询信息不一致，监控模块将向警报模块发出异常警报。
专业资料
（4）安全管理
安全管理子系统可实现对档案馆现场的实时监控与异常警报功能，以防止档案被毁、被盗等。
（5）防毁管理
每份档案入馆时先精确测量其重量、页码等物理特性,并存入RFID数据管理系统,由监控模块对这些信息进行监控。
在档案被查阅后归还时，管理员对该档案的物理特性再次进行检测，并与档案借出之前的数据核对，从而可以及时发现档案有没有被撕毁、缺失等。
（6）防盗管理
所有馆藏档案均处于阅读器的读取范围中。
当档案被取出时，由出库口的RFID阅读器捕捉档案信息，并与出库指令信息进行核对，如果档案是未经档案管理信息系统发出出库指令而异常离开库位，监控模块会激活警报模块发出异常情况警报。
（7）销毁
档案的价值具有时间效应，对于失去存档价值的档案需要进行销毁处理，以减轻对档案管理资源的占用。
当档案在入馆时，将保管期限写入RFID标签并存储于中心数据库中。
在保管过程中，当有档案达到保管期限时，销毁管理子系统将自动跳出档案失效提示，由管理员做出销毁或继续保管处理。
同时，管理人员也可以通过档案销毁管理子系统发出无线指令，由各档案盒上的RFID标签反馈回保管期限信息，实现对档案的有效期管理。
专业资料
（五）、设备清单
序名品型单单数
待VF-447N
1分体式阅读待2天待主天线分支VX-3/M3待VX-3/S丛天线分支4
待手持式阅读5
VH-70
6H标NXP
待
7UHF标签NXP张2待定
待定8系统管理软件套
（六）、工程实施及售后服务
（1）、施工人员组成（乙方）:
项目负责
项目主管项目总监维护主管安装工程师质检工程师
硬件工程师软件工程师
专业资料
（2）、工程执行流程图:
现场施工设计业务确认方案及图纸现场调研签定合同
管线基础调试安装设备安装设备材料到场
试运行公司内部验收交付业主正式验收交验系统技术资料
:
（七）、培训计划培训地点和时间安排及大致内天地1.系统原理及操外围设备的操作与维2.
甲方指定地计算机软件系统的标准与维3.
4.系统的联网、操作与维护培训地点可以,本系统调试开通后,乙方免费为甲方操作、管理人员进行培训.
也可在甲方工地进行现场指导在乙方公司内
专业资料
专业资料
升级会员 