采购员岗位管理制度.docx
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采购员岗位管理制度
采购员岗位管理制度
为加强对采购工作管理，做到有章可循，以保证公司工程项目管理的正常运转，特制定本制度。
一、实行统一采购物资的范围
公司所有的外购物品实行统一采购管理，具体范围包括：
1、生产所用原材料、辅助材料（含圆钢、角钢、避雷针、支架、螺丝等）；
2、采购的指定厂家。
二、相关部门的工作职责
1、销售部门的工作职责
（1）根据销售订单编制销售计划并下发相关部门。
（2）根据产品销售趋势，拟订材料采购价格要求。
2、生产技术部门的工作职责
（1）根据本厂产品特点，编制产品材料、辅助材料耗用定额，作为原辅材料采购的基础数据。
（2）根据生产计划，编制材料需求清单。
（3）根据本厂产品销售趋势、生产加工能力，为降低采购成本，减少采购费用，会同销售、供应、仓储、财务部门拟订大宗消耗原辅材料的库存储备安全定额，报总经理批准后执行。
3、供应部门的工作职责
（1）向供货厂商询价，筛选供货单位，报经总经理审批确认。
（2）对经总经理审批确认的供货厂商，供应部门应与其协商，草拟采购合同，其中涉税事务处理，须先经财务部门审核确认，然后报经总理审批后确认。
（3）根据生产部门报送的材料需求清单，核实仓库存量，结合材料库存安全定额，编制材料请购单，报经总经理批准后组织采购。
（4）采购物资运抵本厂后，根据本厂内部控制的流程规定，签发入库单或待检验物资入库单，交本厂有关部门办理质检、点数入库手续，并核销采购计划。
（5）对现款采购的材料物资，付款时审核供货厂商的结算凭证、本厂的入库凭证，经审核无误后，签字确认，报送有关部门及总经理审批付款。
（6）对赊购物资在本厂规定的挂帐结算日，审核供货厂商提交的入库单、退货凭证，根据采购合同规定条款，编制挂帐结算单，报送财务部门审核。
4、财务部门的工作职责
（1）设置供应商、委托加工厂商资料档案，做好采购合同备案管理工作。
（2）认真审核物资采购及销售的货款结算、物资出入库手续制度的执行结果，发现问题及时向有关领导报告。
（3）对货款结算凭证进行合理性、合法性审核，发现问题督促有关部门纠正，避免给本厂造成经济损失。
（4）设置有关明细账簿，及时办理记账手续，做到账目清楚。
（5）做好与仓库、采购、销售部门的账账、账实的核对工作。
5、质检部门的工作职责
（1）根据供货厂商的信誉度，分别采取抽检或全检的方式，及时检验采购入库的外购物资、委托加工交库产品的质量，并在入库单上签证确认。
（2）凡检验不合格的物资、委托加工工件应拒绝办理签证确认手续，并及时报告有关领导处理。
6、仓储部门的工作职责
（1）凡购进的各种材料、委托加工收回的工件等物资，必须及时按入库单验收点数，并填写实收数，及时记入库存台账。
（2）对赊购采购的物资，在挂帐结算签证时，认真审核退货资料，避免给本厂造成经济损失。
7、其他部门的工作职责
其他部门因生产、经营、管理需要，需采购相关物资时，必须编制请购单，报经有关部门审核，并经总经理，必要时董事会审批后，交供应部门办理采购事务。
三、采购作业操作规程
（一）基本规定
1、本公司的采购业务统一由供应部门负责办理，其他部门或人员不得自行采购。
2、供应部门应根据销售部门下达的销售订单计划结合库存物资的数量、生产耗用进度的实际需要编制采购计划，报总经理（或其授权人员）批准后执行。
3、供应部门根据批准的采购计划组织采购，除零星采购外，批量采购业务必须先与供货方签订采购合同，采购合同应包括品种、规格、数量、质量、价格、交货日期、运费承担、结算方式及经济处罚等项条款。
在采购合同有效期内，若因市场行情发生较大变化时，经过总经理批准可以与供货商签订《调价协议》，并报请财务部门备案。
4、采购物资运到本公司时，先由供应部门对照核对采购计划，经确认无误后开具《入库单》或《代保管送检入库单》，交质检部门进行质量检验，检验合格的入库物资交仓库进行点数入库。
5、除现款购入的物资外，所有以赊销方式购入的物资均必须由送货厂商代表签字确认，以明确双方的经济责任。
赊购入库物资实行代保管管理方式，供货商持有的《代保管送检入库单》不得作为结算付款的凭证。
6、入库物资检验过程中，对现款采购的物资实行全检的方式进行质量检验，对赊销采购的物资除新的供货商需要实行全检外，对信誉好的老的供货商可以实行抽检的方式进行质量检验。
质量检验按照本公司规定的技术标准、图样或封样件的有关要求执行。
对于同一型号、多家供货商的入库物资，必须要求供货商标上辨认标志，否则将视为不合格产品令其退货。
7、对以赊销方式购入的物资，采用“平时送货、月末挂帐结算”的方式，在公司规定的挂账日，供货方须提交的本厂出具的《代保管送检入库单》、退货出库单，经仓库部门签字确认后，由供应部门填开《挂帐结算单》，报财会部门审核后，分别交由供货方收执及报送有关部门存查。
8、赊销方式购入物资的合同约定付款日，供应部门根据财务部门规定的结算要求，通知供货方开具发票，收回《挂帐结算单》，并在扣除本期付款金额后重新填开《挂帐结算单》，经财会部门审核后，交由供货方收执。
9、无论是现款采购还是赊购，在结算付款时均需由供应部门填开《采购付款申请单》，连同有关凭证报经财务部门审核，并经总经理批准后，出纳人员方可付款。
。
10、财务部门在对采购物品结算付款时，应当认真审核《请购单》、《采购合同》、《采购计划单》、《采购付款申请单》、《入库单》、《发票》或《收款收据》等有关单证，账目结算不清或未按合同规定期限付款以及不符合税务制度规定的结算凭证财务部门不得办理审核手续。
11、出纳员须在接到经总经理批准的付款凭证后办理付款手续，付款时必须认真审核是否具备签章齐全的条件，对签章不起的付款凭证不得办理付款手续。
若因付款时间较急，出纳员可以先以电话请示的方式报经总经理同意后办理付款手续，但必须在总经理回到公司后补办审批手续。
12、采购物资除经总经理批准直接交付使用部门使用及管理外，其他物料、工具等必须先经过仓库验收后由领用部门办理领用手续。
（二）操作流程图
1、现款采购
质检部
供应内勤
供货商
①送货 ②开单交付质检
③质检后点数入库
仓库
会计主管
供应内勤
⑤填开付款申请单 ④供货商凭发票、入库单审批付款
⑥审核报批
出 纳
总经理
⑦主管领导审批后付款
2、赊销采购
质检部
供应内勤
供货商
①送货 ②开单交付质检
③质检后点数入库
仓库
供货商
有关会计
⑤审核后挂账单退供货商 ④挂账日供货商凭入库单挂账
⑥结算期供货商凭挂账单、发票（收据）结算货款
总经理
会计主管
供应内勤
⑦填开付款申请单 ⑧审核报批
⑨主管领导审批后付款
出 纳
（三）物资采购环节所需单证格式及用途
请购单
制单日期：
2003年 月 日
请购部门：
物品名称
规格
用途
单位
数量
需用日期
估计价值
备注
主管：
审核：
采购部门：
部门负责人：
经办人：
联别及用途：
第一联：
存根联 请购部门留存；
第二联：
执行联 经批准后送供应部门。
物资采购计划单
编制日期：
年 月 日 NO.000001
车型
品名
规格型号
单位
现 有库存数
新 增需求数
计 划采购量
单价
金额
预计到货日 期
结算方式
总经理审批：
供应部门主管审核：
制单：
联别及用途：
第一联存根联 供应部门留存，作为核销采购计划的依据。
第二联财务联 报财务部门，作为安排资金的依据。
第三联生产联 报生产部门作为衔接生产计划的依据。
物资入库单（或代保管送检入库单）
入库日期：
年 月 日 NO.000001
供应单位：
_____________________________________
车型
品名
规格型号
件数
单位
应收数量
实收数量
退货数
净入库数
单价
金额
合计
（大写）：
￥：
__________元
供货商代表签字：
请供货商注意：
若本批送货应收数与实际点验数存在差异，本公司将按虚报数的10%予以扣款处罚。
制单：
质检：
正常品仓库：
不良品仓库：
联别及用途：
第一联存根联 供应部门留存；
第二联财务联 报财务部门，作为记账的依据；
第三联仓库联 留正常品仓库，作为记载增加库存物资、记载库存台账的依据；
第四联退货联 留不良品仓库，作为减少不良品库存的依据；
第五联客户联 交客户，作为挂账结算货款的依据。
赊销采购挂帐结算单
日期：
年 月 日 NO.000001
供货单位
合同编号
开户银行
账 号
合同规定描述：
物资编号
品名
规格型号
单位
数量
单价（含税价）
金额
合 计
供应部门主管意见：
签字：
年 月 日
财务部门主管意见：
签字：
年 月 日
联别及用途：
第一联存根联 供应部门留存；
第二联客户联 交供货厂商收执，在合同约定付款日作为付款的依据；
第三联财务联 报财务部门备查。
厂付款申请单
日期：
年 月 日 NO.000001
供货单位
合同编号
凭证张数
开户银行
账 号
付款理由：
付款金额（大写）：
￥：
____________元
赊销采购应付帐款动态
期初应付帐款余额
本期新增应付帐款
本期付款额
期末应付帐款语额
供应部门主管意见：
签字：
年 月 日
财务部门主管意见：
签字：
年 月 日
总经理（或其授权人员）意见：
签字：
年 月 日
联别及用途：
第一联存根联 供应部门留存；
第二联审批联 在办理审核、审批手续后作为付款的依据。
四、统计报表
1、采购计划执行情况表
采购计划执行情况表
编制日期：
年 月 日
物资编号
品名
规格型号
单位
月初计划
本月新增计划
本月执行计划
结转下月计划
报送范围：
除报送供应部门主管外，还应分别报送总经理、生产部门、财务部门。
2、应付帐款动态表
赊销采购应付帐款动态情况表
编制日期：
年 月 日
供货商名称
期初应付帐款余额
本期新增应付帐款
本期付款额
期末应付帐款语额
报送范围：
除报送供应部门主管外，还应分别报送总经理、财务部门。
五、经济责任处罚
1、财产、物品使用部门（车间）必须依据生产计划、生产管理实际需要，认真填制请购单。
对贪图省事、乱报采购计划，造成本公司流动资金使用浪费的，依照银行贷款利率的两倍标准对有关责任人处以罚款。
2、供应部门在确保品质的前提下，必须充分考虑市场变化和库存成本等因素，制定大宗物品的采购方案，落实供货单位。
并对采购物品的品质、货款结算安全负责。
若因玩忽职守，造成公司经济损失的，应负相应的经济赔偿责任。
特别是结算过程中产生的应收款项，有关采购人员负有无条件的清收责任。
3、财务部门必须认真履行审核监督责任，对审核把关工作不严、不及时向总经理汇报有关事情真相，并造成公司经济损失的，给予相应的经济和行政处分。
4、质检部门必须对所有运抵本公司的采购物品，依照采购合同规定的质量要求进行质量检验。
若发现品质不符时，必须及时报告采购部门（必要时直接报告总经理）处理，严禁对品质不符的外购物品放行入库。
因质检人员玩忽职守造成经济损失的，给予相应的经济和行政处分。
5、仓库部门对质检部门验收合格的外购物品办理验数入库手续，并对入库采购物品的数量负责。
若发现数量不符时，应当及时向有关部门报告（必要时直接报告总经理），同时妥善保管该批采购物品等待处理。
对仓库保管员工作马虎，未按本办法规定操作，造成入库数量短缺的应负经济赔偿责任。
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