产品类采购管理制度.docx
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产品类采购管理制度
一、目的
为规范产品类的采购申请，降低成本，提高各部门工作效率，特制定此制度
二、范围
适合产品类物料采购申请作业。
三、定义
产品类：
11
FERT成品
12
HALB半成品
13
BUY外购件
14
PART零部件
15
SCFL生产材料辅料
16
WXJ外协件
26
CPBZ成品包装
四、规范
第1章采购规划与计划管理工具1
一、采购战略规划工具1
采购战略规划管理制度1
二、采购计划管理工具4
1、采购计划管理制度4
2、采购计划审批制度7
三、采购战略与计划管理表单9
1、请购申请单9
2、采购联络单10
3、物资需求汇总表10
4、物资需求分析表11
5、月度采购计划表11
6、年度采购计划表12
7、采购变更申请表12
第2章采购预算管理工具13
一、采购预算管理制度13
1、采购预算管理办法13
2、采购预算编制制度16
二、采购预算管理文书方案19
1、采购用款申请书范例19
2、采购预算增加申请书20
三、采购预算管理表单21
1、固定资产采购预算表21
2、直接材料采购预算表21
3、办公用品采购预算表22
4、商品货物采购预算表23
5、备品备件采购预算表23
6、仪器设备采购预算表24
7、采购预算变更申请表24
8、年度采购预算汇总表25
第3章采购价格评估管理工具26
一、采购价格管理制度26
1、采购价格管理制度26
2、采购价格控制办法30
二、采购价格管控文书方案32
采购报价邀请函35
三、采购价格管控图表34
1、采购价格调查表34
2、采购中心询价表35
3、采购价格分析表35
4、采购价格比价表36
5、采购价格统计表37
第4章采购质量控制管理工具38
一、采购质量保证体系建立工具38
供应商认证与实施管理制度38
二、采购物资验收控制工具42
1、采购验收实施细则42
2、采购质量问题处理办法45
三、采购质量控制与改善工具47
采购质量保证协议47
四、采购质量管控表单50
1、采购检验报告单50
2、采购质量控制表50
3、采购退货登记表55
4、到货抽检记录表55
5、采购到货验收清单55
第5章采购订单与交期管理工具52
一、采购订单管理制度52
1、采购订单管理办法52
2、订单跟踪管理办法54
二、采购订单与交期管控图表57
1、采购订单模板一57
2、采购订单模板二57
3、采购订单明细表58
4、采购订单跟踪表58
5、订单变更申请表59
6、采购交期控制表59
7、采购交期延误分析表60
第6章采购谈判与合同管理工具66
一、采购谈判管理工具66
采购谈判议价管理制度66
二、采购谈判与合同管理制度68
1、采购合同管理制度68
2、采购合同评审制度69
三、采购合同样本77
1、商品采购合同样本77
2、物资采购合同样本80
四、采购谈判与合同管理图表77
1、谈判事项记录表77
2、谈判议价记录表77
3、供应商谈判意愿分析表78
4、采购合同评审记录表78
5、采购合同审核记录表79
第7章采购库存与成本管理工具80
一、采购成本管控工具80
1、采购成本控制制度80
2、采购成本控制考核方法83
二、采购库存管控工具87
1、库存成本控制办法87
2、库存周转管理制度91
三、采购库存与成本管理图表93
1、采购库存分析表101
2、采购成本分析表94
3、物资库存月报表94
4、存量基准设定表94
5、采购补货计划表94
第8章采购风险与监督管理工具95
采购风险控制办法95
一、采购监督与稽核管理制度98
1、采购付款稽核制度98
2、采购腐败处理办法100
第9章供应商管理工具104
一、供应商管理制度104
1、供应商调查办法113
2、供应商绩效改进办法107
二、供应商管理图表108
1、供应商评价表117
2、供应商调查表118
3、供应商评审记录表120
4、供应商考核评级表122
第10章采购招标管理工具114
一、采购招标管理制度114
1、采购招标管理细则114
2、招标公告管理办法120
二、采购招标管理图表134
1、采购投标报名表134
2、采购开标记录表135
3、采购招标评审表124
4、采购招标成果表136
第11章采购结算管理工具137
一、采购结算管理制度137
1、采购结算管理办法137
2、采购付款管理办法140
二、采购结算管理图表143
1、结算审批表143
2、结算对账表143
3、预付款申请表144
4、现金采购申请表144
5、采购结算明细表145
6、采购合同付款审批表145
7、月度采购结算汇总表146
第12章采购方式管理工具135
一、项目采购管理工具147
1、项目采购管理办法147
2、项目采购结算办法148
第13章采购人员管理工具140
一、采购人员工作规范140
1、采购人员道德管理办法140
2、采购人员培训管理制度143
二、采购人员管理方案147
1、采购人员反贿赂承诺书147
2、采购人员保密协议148
附录：
企业采购招标手册设计150
第1章采购规划与计划管理工具
一、采购战略规划工具
1、采购战略规划管理制度
以下是某企业的采购战略规划管理制度，供读者参考。
制度名称
采购战略规划管理制度
受控状态
编号
执行部门
监督部门
编修部门
第1章总则
第1条目的
为有效指导采购战略的制定工作，为本公司制定长远的采购发展目标，确保采购战略能够支持公司的总体规划与布局，特制定本制度。
第2条适用范围
本制度适用于公司采购战略制定过程的调研、目标设计、职责划分、成本、控制策略制定等环节。
第3条岗位职责
采购战略规划涉及的主要岗位职责如下表所示。
采购战略规划岗位职责一览表
岗位
具体职责
采购总监
1．主持采购战略的规划和制定工作，并审核采购规划的科学性
2．组织制定采购管理的流程和制度，确保采购工作规范化
3．组织选择合适的采购方式，制定成本控制和风险控制策略等
采购经理
1．在采购总监的领导下，负责采购规划的制定工作
2．协助采购总监规划采购部门组织职能，制定相关流程和制度
3．对采购方式选择、成本控制、风险控制等事项提出宝贵的意见
采购人员
1．负责收集采购与供应市场的信息和相应的趋势
2．负责编制采购规划过程中的各类相关文件
第2章采购战略规划分析
第4条公司采购战略规划分析
1．在制定采购战略规划之前，采购人员需准确了解公司长期的发展规划，主要应包括未来5～10年公司主要的发展方向。
2．采购人员还需分析公司战略成本，从中长期发展的角度来判别公司的成本构成情况和趋势。
第5条采购环境分析
采购部对采购环境的分析主要包括以下工作要点，具体如下图所示。
采购环境分析的工作要点
第6条确定采购战略目标
1.在通过对公司战略规划和采购环境的分析之后，采购总监需在采购经理的协助下，确定公司采购的中长期战略目标。
2.采购战略目标包括采购作业目标，采购质量目标，采购数量，采购方式，采购人员和组织，采购价格与成本目标等内容。
3.战略目标制定后，应及时上报总经办审核，审批通过后，需作为采购工作规划的指导性纲领。
第3章采购战略规划的制定
第7条采购流程优化设计
1.采购总监、采购经理应根据下级人员提交的现有采购流程状况进行分析、整合，找出需要进行流程优化的步骤。
2.采购规划人员应在对现有流程进行充分论证的基础上，与相关作业人员一起制定出新的采购流程，提高采购工作效率。
第8条确定采购相关标准
1.制定采购标准。
采购规划人员应当及时制定采购标准，包括采购交期标准、物资接收标准、供应商质量标准等，并形成相应的标准文件。
2.物资接收标准。
物资接收标准将作为公司统一的物资管理指导性文件，其中应该描述以下六个方面的内容。
（1）收货质量检验方法、检验程序。
（2）采购物资的验收标准和政策。
（3）第三方加工的程序和管理办法，物资返工、返回和报废处理的原则。
（4）危险物资的管理办法。
（5）收货差异的处理方法。
（6）收货质量问题的解决方法等。
3.供应商管理标准。
采购规划人员需确定本公司的供应商管理标准和政策，并及时编制相应的指导文件。
第9条确定合理的采购方式
采购规划人员应当确定合理的标准，明确规定在满足何种情况下采用何种采购方式，具体内容如下。
1.确定招标采购需满足的采购规模，对于在此规模以上的采购项目，原则上均采用招标采购方式。
2.确定采购外包需满足的条件，并严格控制外包商资质。
3.确定集中采购和分散采购的物资类型。
4.确定内部、外部采购需满足的条件，并确定在何种情况下必须采用内部采购。
第10条确定采购风险及成本管理措施
1.制定采购成本控制策略。
采购规划人员需制定新规划期内的采购成本控制策略、成本控制计划，并确定主要责任人和实施要项，以指导规划期内采购成本控制工作。
2.制定采购风险规避措施。
采购规划人员还需根据过去工作中出现的采购风险制定相应的采购风险规避措施，确定完善的供应商维护策略，从采购质量、交期、价格、售后服务、财务等方面规避采购风险。
第11条形成完善的采购战略
做好采购战略规划的各步骤之后，采购人员应及时编制各类文件，形成完整的采购战略规划书，作为规划期内采购活动的指导纲要。
1.采购战略规划应包括的内容主要有以下10点。
采购战略规划的内容
2．采购人员需不断根据实际情况修改采购战略规划，使战略适应公司内外部环境。
第4章附则
第12条本制度由总经办负责制定与解释。
第13条本制度报董事会审议批准后，自颁布之日起执行。
修
订
记
录
修订标记
修订处数
修订日期
修订执行人
审批签字
二、采购计划管理工具
1、采购计划管理制度
以下是某企业的采购计划管理制度，供读者参考。
制度名称
采购计划管理制度
受控状态
编号
执行部门
监督部门
编修部门
第1章总则
第1条目的
为加强采购计划的管理，保证公司各部门的采购工作按时、按质地完成，确保公司生产经营活动顺利有序地进行，特制定本制度。
第2条适用范围
本制度适用于公司所有物资采购计划的执行和管理工作。
第3条职责划分
1.采购部负责组织编制年度、季度、月度采购计划，并严格监督与控制其执行情况。
2.公司总经理负责审批采购计划。
第2章采购计划的编制与审批
第4条采购计划的编制依据
采购计划人员制订采购计划时，应考虑经营计划、需求部门的采购申请、年度采购预算、库存状况和公司现金流状况等相关因素。
第5条编制采购计划应注意的事项
1.采购计划应避免过于乐观或保守。
2.采购计划编制过程中，应考虑公司年度目标达成的可能性。
3.分析销售计划、生产计划的可行性和预见性。
4.注意物资需求计划与物资清单、库存状况的确定性。
5.考虑保障生产与降低库存之间的平衡。
6.注意物资采购价格和市场信息的可能变化。
第6条采购计划的编制步骤
1.明确公司经营计划
（1）采购计划人员需要明确掌握公司于每年年底制订的下一年度的经营计划。
（2）采购计划人员需掌握年度经营目标、客户订单意向、市场预测等资料，进行较准确的销售预测。
2.明确公司生产计划和库存状况
（1）采购部应及时掌握生产部制订的生产计划，以及生产部根据库存状况制订的物资需求计划。
（2）采购部应掌握各部门根据年度目标、经营计划和生产计划等预测的各种消耗物资的需求量。
3.编制采购计划
采购部需要汇总各种物资的需求和请购单据等，据此编制采购计划并上报采购经理、总经理审批。
第7条采购计划的审批
采购计划由采购部根据审批后的“采购申请单”制订。
相关人员在授权范围内对各类采购计划进行审查和批准后，将采购计划报送财务部审核。
采购计划审核的主要内容如下。
1.采购计划是否符合企业的生产经营计划。
2.采购目标是否合理、得当，采购的物资是否遵循成本最优的原则。
3.物资消耗定额、物资采购批量是否准确，库存储备量是否存在过高或过低的现象。
4.采购计划表中的内容是否符合规定要求。
第3章采购计划的执行与调整
第8条采购计划的执行
1.采购计划的分解。
采购计划主管将审批后的采购计划按照时间和职位进行分解。
2.采购任务的下达。
对采购计划进行分解后，采购经理需要将采购任务分配到各个岗位并落实责任，向采购人员说明采购的品种、数量、价格、期限和供应商的情况等内容。
3.采购任务的执行。
采购部负责做好采购过程中采购数量和交货情况等信息的记录，采购计划主管对采购部执行计划的过程进行监督。
第9条采购计划的变更管理
1.若计划执行过程中出现异常问题，采购部应对计划做出调整。
2.对于已经审批的采购物资，请购部门如果需要变更物资的规格、数量或撤销采购申请，必须立即通知采购部，以便采购部及时根据实际情况更改采购计划。
第10条采购计划的增补管理
1.各需求部门在发现采购物资不能满足业务需求时，应编制“增补需求计划申请表”。
2.采购部需编制相关的说明文件，说明增补物资需求的原因以及已采购物资的使用状况，附在“增补需求计划申请表”之后。
3.申请表经需求部门经理审批签字后，递交采购部。
4.如果增补需求的申请符合公司相关规定，则采购计划人员应着手编制采购计划增补方案；如果增补需求的申请不规范或申请原因不充分，采购部有权驳回相关部门的申请。
5.采购计划增补方案经采购经理、财务部、总经理分别审批通过后，便可作为增补采购计划的依据。
6.增补采购计划制订完成后，采购部应将其发送至需求部门，作为采购增补实施的依据。
第4章附则
第11条本制度由采购部负责制定与解释。
第12条本制度报总经理办公室会审议批准后，自颁布之日起执行。
修订
记录
修订标记
修订处数
修订日期
修订执行人
审批签字
2、采购计划审批制度
以下是某企业的采购计划审批制度，供读者参考。
制度名称
采购计划审批制度
受控状态
编号
执行部门
监督部门
编修部门
第1章总则
第1条目的
按照“权责分明、相互制约、相互监督”的原则，公司在实施采购计划控制时必须明确计划审批机构、计划制订机构和计划执行机构，并按照岗位分工控制原则赋予三大机构在采购计划控制中的相应职责和权限，为实现上述目的，特制定本制度。
第2条适用范围
本制度适用于采购计划在编制、执行、调整以及考核的工作中的审批事宜。
第3条责任部门
1.公司采购计划的审批人员:
总经理或采购总监。
2.公司采购计划制定人员:
采购计划主管。
3.采购计划执行机构:
采购部及各请购部门。
第2章采购计划编制的审批
第4条采购计划编制的审批
采购计划由采购部根据审批后的“采购申请单”制订。
相关人员在授权范围内对各类采购计划进行审查和批准后，将采购计划报送总经理审批。
1.年度采购计划由总经理审批。
2.季度、月度采购计划由采购经理审核、采购总监审批。
第5条采购计划审批的内容
1.采购计划是否符合企业的生产经营计划。
2.采购目标是否合理、得当。
3.物资消耗定额、物资采购批量是否准确。
4.库存储备量是否存在过高或过低的现象。
5.采购的物资是否遵循成本最优的原则。
6.采购计划表中的内容是否符合规定要求。
第3章采购计划执行与调整的审批
第6条采购计划执行的审批
1.年度采购计划审批通过后，采购计划主管将其分解下发。
2.请购部门提出的请购要求必须经部门经理审批签字。
3.采购部负责审核请购需求是否在年度采购计划之内，不在计划之内的必须上报总经理审批。
第7条采购计划调整的审批
1.对于已经审批的采购物资，请购部门如果需要变更物资的规格、数量或撤销采购申请，必须报采购部审批，以便采购部及时根据实际情况更改采购计划。
2.需要增补需求计划时，各需求部门应编制“增补需求计划申请表”，经需求部门经理审批签字后递交采购部审核，通过后，编制采购计划增补方案。
3.采购计划增补方案分别经采购经理、财务部、总经理审批通过后，采购部应将其发送至需求部门。
第4章采购计划分析与考核的审批
第8条采购计划执行总结
采购计划主管定期编制计划执行情况报告，上交采购经理、采购总监、总经理审阅、分析。
第9条采购计划分析
各上级领导对采购计划主管提交的计划执行情况报告进行分析，编制计划执行情况分析报告。
第10条采购计划执行奖励
1.采购总监根据分析结果编制奖惩方案，交总经理审批。
2.公司根据审批通过的奖惩方案，及时对相关部门进行奖惩，以调动相关部门及人员的积极性。
第5章附则
第11条采购部负责本制度的制定、解释及修订工作。
第12条本制度报总经理办公会审议通过后，自公布之日起执行。
修
订
记
录
修订标记
修订处数
修订日期
修订执行人
审批签字
三、采购战略与计划管理表单
1、请购申请单
请购日期：
年月日需要日期：
年月日
请
购
部门
科室
申请人
请购单编号
请购物资的具体用途
紧急级别
□普通□速件□紧急
品名、规格、尺寸、功能
单位
数量
附件
1．部门主管签章
□附样品个
□附图份
□设计图份
□现场说明
□其他
2．财务经理审核签章
交货地点
3．总经理签章
采购比价
品牌、厂商、规格、功能
单位/数量
报价（附估价单）
议价结果
采购建议
单价
总价
采购员
比价签章
□税外价
□现金
订购日期
4．部门主管签章
□税内价
□开票
交货日期
□票据
□订购单
□合约方式
5．总经理签章
核实验收
交货日期
年月日
备注
6．验收人员签字
规格品名
□符合□不符合
□保留□保修
□维修□保证书□其他
备注
第一联，采购单位（白）；第二联，财务部（红）；第三联，请购单位（蓝）
2、采购联络单
供应商名称
采购订单号
序号
物资名称
规格型号
单位
数量
备注
1
2
3
…
说明
审批
采购经理
签字：
年月日
总经理审批
签字：
年月日
3、物资需求汇总表
编号：
日期：
年月日
序
号
需求部门
物资名称
规格型号
单
位
数
量
单
价
需求
金额
采购日期
备注
1
2
3
…
审批人：
审核人：
制表人：
4、物资需求分析表
填表人：
填表日期：
年月日
供应商名称
订单号
交货期
产品名称
型号
数量
物资使用日期
物资需求分析
物资名称
分析项目
A
B
C
D
E
F
…
物资需求部门
部门用量
利用率（%）
备用率（%）
标准用量
库存数量
申购数量
预计到货日
实际到货日
备注
备用率是依据物资特点以及以往使用情况而确定的一个概数
5、月度采购计划表
编号：
编制日期：
年月日
物资名称
规格
部门
全年采购总量
单价
金额
每月采购计划
1月
2月
3月
……
数量
金额
数量
金额
数量
金额
……
……
批准日期：
年月日审核日期：
年月日编表人：
6、年度采购计划表
编号：
年度：
年
1月
2月
3月
4月
5月
6月
7月
8月
9月
10月
11月
12月
累计
7、采购变更申请表
请购部门
原请购单编号
品名
规格
采购日期
变动内容
变动原因
联系电话
经办人
采购部
意见
采购专员
采购主管
采购经理
日期：
年月日
日期：
年月日
（盖章）年月日
财务部
核准意见
经办人
负责人
日期：
年月日
（盖章）年月日
主管副总
（盖章）年月日
总经理
（盖章）年月日
备注
1．随附资料：
原采购请购书复印件、已采购合同复印件
2．本表一式四份：
请购部门、采购部、财务部、企业管理部各一份
第2章采购预算管理工具
一、采购预算管理制度
1、采购预算管理办
升级会员 